Revisione e valutazione online di Microsoft sharepoint

Introduzione a SharePoint Online

È semplice registrarsi con Microsoft SharePoint Online. Basta scegliere un piano e fornire nome, e-mail, numero di telefono, azienda e indirizzo. Quindi, creare un ID utente, una password e un URL univoco (ad es. Nomeutente.onmicrosoft.com). Successivamente, verifica di non essere un robot inserendo un codice che ti verrà inviato tramite un SMS o una telefonata. Infine, inserisci i tuoi dati di pagamento e scegli se pagare mensilmente o annualmente. Le informazioni di pagamento non sono richieste se si opta per la prova gratuita.

Se è la tua prima esperienza con Office 365, potresti riscontrare un po 'di sovraccarico di informazioni al primo accesso. Se ti sei registrato per la versione di prova gratuita di Microsoft Office 365 Enterprise E3, la tua dashboard includerà più di una dozzina di riquadri collegati a vari programmi e funzionalità Microsoft inclusi nel livello Enterprise E3. Uno di questi riquadri è Microsoft SharePoint Online. Inoltre, puoi accedere agli aspetti amministrativi di Microsoft SharePoint Online dal modulo Admin utilizzando il menu Admin Center sul lato sinistro.

Microsoft SharePoint Online consente agli utenti di creare singoli siti come organizzazione e entità di gestione. Ogni sito di SharePoint può avere una propria raccolta documenti, blocchi note, sicurezza e design. Inoltre, i siti possono essere organizzati come siti autonomi o in una gerarchia mediante l'utilizzo di siti secondari. Quando si crea un sito, viene richiesto di scegliere tra un sito del team o un sito di comunicazione. I siti del team sono i siti di SharePoint tradizionali, destinati alla collaborazione all'interno di un'organizzazione, in particolare in cui una percentuale significativa degli utenti sarà coinvolta nella gestione dei documenti. I siti di comunicazione sono utili per scenari in cui un singolo o un piccolo gruppo sta creando contenuti che possono essere consumati da un gruppo più ampio di utenti; pensalo come un incrocio tra una biblioteca di documenti e un blog. Entrambe le opzioni del sito possono essere utilizzate per condividere documenti e sono altamente personalizzabili.

I siti dei team in Microsoft SharePoint Online sono flessibili, a condizione che qualcuno sia disposto a navigare nella curva di apprendimento. La raccolta documenti di un sito, ad esempio, può essere configurata con numerosi campi di metadati, che possono essere sfruttati per una serie di funzioni diverse. Una vista del documento può essere personalizzata per mostrare campi specifici da utilizzare per la ricerca e l'ordinamento. Una vista può anche essere filtrata per visualizzare solo documenti con metadati corrispondenti, il che ti consentirebbe di creare più viste, ognuna personalizzata per mostrare un set specifico di documenti.

Le raccolte documenti di Microsoft SharePoint Online possono essere sincronizzate con il tuo computer o dispositivo mobile utilizzando il client Microsoft OneDrive. Gli utenti desktop possono semplicemente fare clic sul pulsante Sincronizza nella raccolta documenti per configurare la connessione (o scaricare il software). È possibile aggiungere nuovi file alla raccolta documenti tramite il trascinamento della selezione, copiando i file in una cartella sincronizzata sul desktop o utilizzando varie app di Office su del desktop o dispositivi mobili. Un colpo contro Microsoft SharePoint Online per molti anni è stato dovuto all'imprevedibilità del client di sincronizzazione OneDrive. Da allora Microsoft ha rilasciato un nuovo client OneDrive, che sembra fare un lavoro molto migliore nel mantenere sincronizzati i tuoi file.

Condivisione e collaborazione dei documenti

Fondamentalmente, Microsoft SharePoint Online è una piattaforma di gestione dei documenti. Oltre alle funzionalità di base per la gestione dei documenti, come upload e download di file, modifica e condivisione, Microsoft SharePoint Online gestisce anche il rilevamento delle modifiche. Tenere un registro di chi ha effettuato le modifiche e consentire di scaricare le precedenti edizioni del documento per rivedere le modifiche o tornare a una revisione precedente conferisce una certa flessibilità a Microsoft SharePoint Online. Gli utenti possono anche configurare avvisi su una raccolta documenti per ricevere una notifica quando vengono apportate modifiche. I documenti possono essere estratti per evitare problemi con più persone che modificano lo stesso file, sebbene la creazione condivisa (più utenti che modificano lo stesso file contemporaneamente) sia supportata anche per i moderni documenti di Office, supponendo che tutti gli utenti utilizzino Office 2010 o versioni successive.

Microsoft offre alcune funzionalità di sicurezza e conformità piuttosto pesanti in Office 365, molte delle quali possono essere sfruttate contro Microsoft SharePoint Online. La maggior parte delle altre suite di gestione dei documenti di livello aziendale, come Ascensio System OnlyOffice, offre funzionalità di sicurezza di base come autorizzazioni e monitoraggio dell'audit. Microsoft SharePoint Online supporta anche queste funzionalità ma include anche funzionalità di un ordine di grandezza superiore alla concorrenza. Per cominciare, è possibile creare criteri che gestiscono elementi quali etichette di documenti, prevenzione della perdita di dati, conservazione dei documenti e accesso dei supervisori. Le etichette dei documenti vengono utilizzate per identificare i documenti che possono avere dati sensibili, come carte di credito, numeri di previdenza sociale o dati dei clienti.

SharePoint offre strumenti non solo per creare e gestire queste etichette, ma per applicarle a documenti esistenti (o anche e-mail se si utilizza una suite Office 365 completa) in base al contenuto del documento. Strumenti simili sono disponibili per prevenire la perdita di dati, come impedire che documenti che contengono informazioni sensibili vengano condivisi all'esterno dell'organizzazione. Sono inoltre disponibili strumenti per la gestione della conservazione dei documenti, sia per impedire agli utenti di eliminare definitivamente i documenti sia per imporre l'archiviazione o la rimozione dopo un periodo di tempo definito. In molti di questi casi, Microsoft offre un set predefinito di filtri progettato per facilitare la conformità alle normative in vari paesi, tra cui la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) e le normative corrispondenti. È inoltre possibile configurare l'applicazione della politica utilizzando i termini di ricerca. Questi criteri possono essere applicati su Microsoft SharePoint Online o ai singoli siti.

La registrazione di controllo può essere utilizzata per tenere traccia delle attività a livello di utente o delle modifiche amministrative. Una volta abilitata la registrazione, è possibile cercare nel registro di controllo azioni specifiche, utenti, finestre temporali o termini di ricerca al fine di focalizzare la vista. Una caratteristica menzionata in precedenza, eDiscovery, è uno strumento completo per individuare documenti relativi a un argomento specifico come un'azione legale. Utilizzando eDiscovery, è possibile individuare documenti che rientrano nell'ambito di una citazione o di un'altra richiesta di informazioni, proteggere i documenti pertinenti mettendo in attesa loro, o addirittura esportare i file pertinenti per soddisfare la richiesta.

Se queste funzionalità di sicurezza sembrano intimidatorie, sappi che sono completamente opzionali e non ti ostacoleranno se scegli di ignorarle. Sono inoltre disponibili opzioni di sicurezza più standard, come autorizzazioni di gruppo o basate sull'utente. È inoltre possibile configurare il funzionamento della condivisione di file all'esterno dell'organizzazione, ad esempio la condivisione solo con utenti autenticati, l'impostazione dei periodi di scadenza per l'accesso anonimo o utilizzando gruppi per gestire chi può condividere documenti esternamente. È inoltre possibile configurare collegamenti di condivisione per fornire accesso in sola lettura ai documenti.

Flusso di lavoro flessibile ed estensibile

Microsoft SharePoint supporta la creazione di flussi di lavoro da qualche tempo e SharePoint Online non fa eccezione. Mentre la maggior parte dei sistemi di gestione dei documenti con un modulo del flusso di lavoro supporta attività di gestione dei documenti di base, come il routing di revisione o le richieste di firma, Microsoft SharePoint Online si integra perfettamente con Microsoft Flow, uno strumento per la creazione di flussi di lavoro tra piattaforme diverse. Utilizzando Flow, è possibile inviare richieste di approvazione quando i documenti vengono caricati in una libreria, integrarsi con Microsoft Forms per instradare le informazioni al contatto appropriato o collegare una raccolta documenti con una piattaforma di archiviazione cloud di terze parti come DropBox Business o Google Drive per Lavoro. Microsoft offre oltre un centinaio di modelli Flow, oppure puoi crearne uno tuo.

Un'altra area che Microsoft sta spingendo come punto di integrazione nella loro piattaforma olistica di gestione delle informazioni è Microsoft PowerApps. L'intento alla base di PowerApps è che gli utenti possono facilmente (in termini relativi) creare un'app in grado di acquisire e archiviare dati in Microsoft SharePoint (anche utilizzando Flow). Questi PowerApp possono essere elencati nel Microsoft Store e utilizzati per processi aziendali interni o come portali rivolti al cliente.

Parlando di app, la lunga relazione di Microsoft con gli sviluppatori significa che il catalogo delle app di Microsoft SharePoint è pieno zeppo di app che è possibile integrare nei siti di Microsoft SharePoint. Queste app sono disponibili in opzioni a pagamento e gratuite, ma dovresti essere consapevole che anche le app gratuite hanno un prezzo. Le autorizzazioni delle app di Microsoft SharePoint sono molto simili a quelle che ti aspetteresti sul tuo dispositivo mobile e ogni app include un elenco di cose che l'app sarà in grado di fare con i tuoi documenti e dati, quindi dovrebbero essere gestite con la dovuta cura. Nelle giuste circostanze, le app di Microsoft SharePoint possono aggiungere funzionalità come funzionalità di notifica avanzate, opzioni di calendario aggiuntive, integrazione in altri servizi e una serie di altre opzioni.

SharePoint Online è una piattaforma potente

La reputazione di Microsoft SharePoint per essere difficile da gestire o addirittura utilizzare è il risultato della sua attenzione alle funzionalità rispetto all'usabilità. Con l'accresciuta attenzione di Microsoft nel rendere Office 365 e i suoi vari componenti accessibili agli amministratori part-time (in particolare quelli spinti dal ruolo per necessità), Microsoft SharePoint Online è una rivelazione in termini di offerta di funzionalità avanzate che si rivolgono ai clienti aziendali senza fornire un soluzione così complessa da non poter essere utilizzata da piccoli negozi IT. Ad essere onesti, ci sono ancora alcune complessità nella gestione di Microsoft SharePoint, tra cui più posizioni per le impostazioni amministrative. Ma la maggior parte delle funzionalità sono molto più semplici da configurare di quanto non lo fossero in passato.

I prezzi di Microsoft Office 365 sono aggressivi e si può avere Microsoft SharePoint Online per un ragionevole $ 5 per utente al mese. Ma questo è ancora molto lontano dal prezzo di $ 1 per utente al mese che puoi ottenere dal concorrente Ascensio System OnlyOffice, la nostra altra scelta dell'editore. Tuttavia, sulla base del suo nuovo focus sulla facilità d'uso, della collaborazione avanzata e delle funzionalità di sicurezza offerte con Flow, eDiscovery e l'ampia varietà di criteri di gestione configurabili, Microsoft SharePoint Online guadagna facilmente uno dei nostri premi Editors 'Choice nella gestione dei documenti categoria.