Revisione e valutazione Mavenlink

Uno dei modi migliori per trasferire i team di progetto dalla posta elettronica e in uno spazio in cui il lavoro reale può essere svolto in modo più efficiente è utilizzare uno strumento di collaborazione online che centralizza le attività, la comunicazione e la gestione del flusso di lavoro. Da questo punto di vista, Mavenlink ($ 39 per utente al mese) è un servizio semplice che combina buoni livelli di autorizzazione, un'interfaccia utente molto professionale (UI) e alcuni livelli di servizio. È veloce da configurare, ma non ha la navigazione più semplice.

A parte la collaborazione, questi tipi di strumenti generalmente aggiungono molti altri tipi di silos per arricchire le loro offerte. Mavenlink non fa eccezione, concentrandosi sulla gestione dei progetti (PM) e il monitoraggio del tempo. Tuttavia, sebbene Mavenlink sia una scelta decente per i PM online, non batte le due scelte degli editori raccomandate da PCMag in quella categoria, i progetti di lavoro di squadra e i progetti Zoho, entrambi i quali offrono alle piccole imprese un po 'di più in termini di funzionalità e valore. Allo stesso modo, dal punto di vista del monitoraggio del tempo, Mavenlink è una soluzione capace, ma il suo prezzo e le sue caratteristiche non coincidono perfettamente con la scelta dei nostri redattori in quella categoria, TSheets.

Un altro strumento di gestione del lavoro ha guadagnato la scelta degli editori di PCMag, sebbene sia più adatto per le medie aziende di grandi dimensioni che vogliono cambiare completamente il loro modo di lavorare. LiquidPlanner è un'opzione fantastica, ma richiede un buy-in totale e molta formazione per trarne pieno vantaggio.

Prezzi e piani

Mavenlink offre quattro livelli di servizio a pagamento, oltre a un livello gratuito che è leggermente difficile da trovare. Puoi provare uno dei tipi di account a pagamento per 10 giorni senza richiedere la carta di credito. Il piano Mavenlink gratuito ti consente di gestire un numero illimitato di progetti con un numero illimitato di compagni di squadra, ma ottieni solo 500 megabyte (MB) di spazio di archiviazione.

Tra gli account a pagamento di Mavenlink ci sono Mavenlink Teams, Professional, Premier ed Enterprise. Per qualsiasi tipo di account, puoi invitare collaboratori esterni ad avere un accesso limitato al tuo account Mavenlink, che ti consente, ad esempio, di condividere i progressi del progetto con i clienti.

Un account Teams ti offre 10 GB di spazio di archiviazione e tutti gli strumenti di base per la collaborazione e il PM, con alcune eccezioni. Tuttavia, non si ottengono strumenti per la gestione di portafogli o richieste di modifica. Inoltre non si ottengono strumenti per la contabilità, la pianificazione delle risorse o la business intelligence. Il prezzo per un piano di squadre è di $ 19 al mese per un massimo di cinque utenti se pagato annualmente, che arriva a $ 228. Ricorda, questo è il prezzo per cinque persone. Per aggiungere più utenti oltre i primi cinque, pagherai un extra di $ 4 per utente al mese, che arriva a un extra di $ 48 a persona, in base al pagamento anticipato di un anno di servizio.

Mavenlink Professional include 50 GB di spazio di archiviazione e aggiunge alcune funzionalità in più, ma costa molto di più. Con questo livello, ottieni strumenti di contabilità dei progetti, ovvero monitoraggio del tempo e delle spese, nonché strumenti di budget per i progetti, oltre a strumenti di gestione delle richieste di modifica. Il piano Professional costa $ 39 per utente al mese con un contratto annuale e nessuna opzione mensile. Quindi stai guardando $ 348 a persona per l'anno. Questo può diventare costoso abbastanza rapidamente.

Mavenlink afferma che Premier è il livello di servizio più popolare e viene fornito con un sacco di spazio di archiviazione (100 GB) e funzionalità extra, tra cui monitoraggio di tempi e spese, fatturazione, tariffari, budget di progetto e tracciamento dei margini, pianificazione delle risorse, analisi e utilizzo - e report relativi alle risorse all'interno dello strumento di business intelligence di Mavenlink, Insights, che offre 40 report predefiniti e report personalizzati. Il livello Enterprise offre 1 TB di archiviazione oltre a servizi avanzati, come analisi in tempo reale e strumenti di reporting personalizzati. Nessuno di questi livelli di servizio ha prezzi di listino; devi contattare l'azienda per un preventivo. Premier ed Enterprise vanno da $ 59- $ 79 per utente al mese a seconda che gli utenti optino per la funzionalità Insights and Proofing, che consente di annotare i progetti e fornire feedback. Mavenlink era un po 'vago su come le funzionalità Insights e Proofing influissero sui prezzi in questo intervallo.

A titolo di confronto, i progetti di lavoro di squadra e i progetti Zoho costano ciascuno circa $ 600 all'anno per un numero illimitato di utenti. Un piano Mavenlink Professional per 10 utenti costerebbe $ 3.480 per l'anno. Tali stime si basano sul piano da $ 49 al mese di Teamwork Projects, che include il supporto per un massimo di 40 progetti e 20 GB di spazio, e sul piano da $ 50 al mese di Zoho Projects, che consente 50 progetti e viene fornito con 15 GB di spazio di archiviazione. A seconda delle dimensioni e delle esigenze di una piccola impresa, i progetti Zoho e i progetti di lavoro di squadra possono offrire il miglior valore.

Alcuni servizi che addebitano per utente al mese sono Volerro ($ 7, 99 per utente al mese per il suo piano Business Team), LiquidPlanner ($ 45 per utente al mese con un minimo di 5 utenti), Progetti Comindware ($ 28, 49 per utente al mese) e Progetti facili ($ 24 per utente al mese). Spesso, la struttura tariffaria per utente al mese indica che lo strumento è più adatto alle grandi e alle imprese rispetto alle piccole o microimprese.

Siamo felici che Mavenlink offra un account veramente gratuito che puoi utilizzare per un periodo di tempo illimitato solo per familiarizzare con il servizio di base e l'interfaccia utente. Alcuni altri servizi PM online offrono ancora account gratuiti. Includono Volerro, progetti di lavoro di squadra, progetti Zoho, ProofHub e Wrike. Tutti hanno anche dei limiti. Con Volerro, puoi gestire solo tre progetti o 100 MB di file memorizzati, qualunque sia il limite che colpisci per primo. Teamwork Projects supporta solo due progetti gratuitamente, mentre Zoho Projects e ProofHub ne supportano solo uno ciascuno. Wrike supporta progetti illimitati e cinque utenti nel suo piano gratuito, ma riduce le funzionalità, in modo da non ottenere attività secondarie, schede attività, grafici Gantt o persino dashboard. Basecamp, una volta leader nel PM gratuito, non ha più un piano gratuito, a meno che tu non sia un insegnante o non possieda un account Basecamp Classic, nel qual caso sei nonno, ma sei bloccato nella vecchia UI senza accesso alle nuove funzionalità.

Iniziare

Mavenlink funziona come la maggior parte dei servizi PM tradizionali. È online e aggiornato in tempo reale, quindi avrai bisogno di una connessione Internet quando la usi. Per iniziare, abbiamo creato alcuni progetti demo e ne abbiamo trasformato uno in un modello in modo da poter riutilizzare nuovamente la sua struttura di base.

Per ogni progetto, Mavenlink ti consente di decidere se il progetto è per il provider o un client. Puoi anche regolare la visibilità per rendere un progetto aperto a tutti i membri della tua organizzazione a cui partecipare, aperto solo a quelli con privilegi di amministratore o privato e accessibile solo a coloro che inviti a partecipare. Allo stesso modo, anche le discussioni possono essere aperte o private.

L'interfaccia utente di Mavenlink è abbastanza chiara e semplice. Abbiamo affrontato alcuni tentativi ed errori nel capire come partecipare a un progetto aperto a tutti. Quando inviti le persone a partecipare a un progetto, ricevono un invito via e-mail e alla fine abbiamo appreso che il modo migliore per partecipare a un progetto era semplicemente fare clic sul collegamento nell'e-mail. Il semplice scouting all'interno di Mavenlink per trovare il progetto a cui avremmo dovuto aderire non ha funzionato per noi. Senza un invito via e-mail per partecipare a un progetto, la vista client è vuota. Sebbene l'elenco dei progetti fosse vuoto nella vista dei dipendenti, abbiamo visto un elenco completo dei progetti nell'account amministratore.

Mavenlink sembra serio. È molto diverso dalla bonanza carica di adesivi e con codice colore di Trello, uno strumento leggero in stile Kanban per la gestione del lavoro. Tuttavia, ottieni alcuni codici colore per i progetti con un colore blu predefinito. È possibile contrassegnare i progetti come Attivo, Inoltrato, Revisione esigenze o In attesa.

Una volta che inizi ad assegnare attività alle persone, a pianificare scadenze e pietre miliari e a caricare file sul tuo progetto in Mavenlink, puoi guardare il tuo progetto in diverse viste, come una vista del Task Tracker o una vista del diagramma di Gantt. Ogni progetto ha anche un Feed attività, in cui è possibile visualizzare ogni dettaglio sul progetto nel momento in cui si verifica, nonché un feed attività su tutti i progetti a cui si è collegati. Il feed attività consente di menzionare @, il che significa che è possibile indirizzare i colleghi verso progetti e attività. Il feed attività consente di eliminare i file da Google Drive e la funzionalità di approvazione per richieste relative a tempi e spese.

A qualsiasi attività è possibile aggiungere una buona quantità di dettagli, come assegnatario, data di scadenza, tag, attività secondarie e persino un elenco di controllo. Una comoda barra delle applicazioni sul lato destro della vista Attività ti consente di visualizzare le attività di tutti o solo le attività assegnate a te. Per ottenere filtri più avanzati, ad esempio vedere solo le attività assegnate a una persona specifica che sono state completate, passerai alla visualizzazione completa di Task Tracker.

Caratteristiche più profonde

Mavenlink sembra adatto a organizzazioni e aziende più grandi perché gli utenti possono avere ruoli diversi con autorizzazioni diverse. Tali autorizzazioni specifiche non sono spesso necessarie nelle piccole imprese. Le opzioni di autorizzazione per i progetti includono Admin, Project Lead, Project Creator e Collaborator (non ti annoieremo troppo con tutti i dettagli delle autorizzazioni).

Ad esempio, un responsabile di progetto può dirigere progetti finanziari, creare progetti e collaborare a progetti, ma non può gestire i membri dell'account, modificare i dati di fatturazione, modificare i dettagli e i piani dell'account o cambiare il marchio personalizzato. Un collaboratore può solo collaborare al progetto e non può toccare nient'altro.

Ci piacciono i livelli di autorizzazione perché fanno un ottimo lavoro nell'aiutare un'azienda a gestire l'accesso senza esagerare. L'impostazione delle autorizzazioni è un processo intuitivo. Dopo aver selezionato ruoli come Amministratore o Capo progetto, X e segni di spunta verranno visualizzati accanto alle funzionalità per mostrare cosa è stato attivato per un determinato utente. Per visualizzare i report di analisi, è necessario accedere a livello di Visualizzatore report e versioni successive. Ci sono abbastanza opzioni, ma non sono travolgenti. Alcune aziende potrebbero aver bisogno di un elevato livello di dettaglio per le autorizzazioni, tuttavia, e per quelle organizzazioni consigliamo Workfront. In Workfront, a seconda del ruolo, potresti persino visualizzare un'interfaccia utente completamente diversa da quella visualizzata dagli altri utenti.

Una funzione eccellente in Mavenlink si chiama Smart Snips. Ciò consente di inserire commenti evidenziati sui file caricati direttamente nel browser. È un modo semplice per contrassegnare qualsiasi file allegato a un'attività o un progetto disegnando una casella attorno a una sezione di cui vuoi discutere e aggiungendo un commento. Volerro ha strumenti di markup simili, ma ti impedisce di fare qualcosa di più che cerchiare un'area del documento e aggiungere un commento. Se il tuo team discute spesso di opere d'arte o presentazioni, Smart Snips di Mavenlink è una funzionalità inestimabile. Mavenlink Proofing è anche uno strumento chiave. Ha tutti i vantaggi di Smart Snips, ma ti consente di rivedere le risorse direttamente nella console. È possibile annotare i tipi di file, visualizzare un archivio di modifica completo e collaborare con i colleghi per una supervisione più immediata.

Vale la pena avere le relazioni nel conto Premier perché includono informazioni finanziarie e schede. Ai livelli di servizio inferiori non si ottengono report diversi dalla possibilità di esportare i dati di progetto in un file CSV o Microsoft Excel.

Se gli strumenti di reporting sono ciò di cui hai bisogno, ti consigliamo di consultare LiquidPlanner, che offre sia PM che strumenti di gestione del lavoro. LiquidPlanner dispone di ampie funzionalità per tenere traccia delle ore fatturabili rispetto a quelle non fatturabili e di altre funzionalità di gestione delle spese. Mavenlink offre un riepilogo dell'audit temporale, che mostra le ore effettive lavorate rispetto alla "capacità della settimana lavorativa" o l'importo che potrebbero funzionare in una settimana. Tiene inoltre traccia dello stato delle ore del foglio presenze approvate.

Sebbene Mavenlink mantenga i membri del team connessi e comunicanti mentre lavorano a un progetto, non ha un'app di chat integrata, che è una cosa che ci piace vedere in qualsiasi sistema di gestione del lavoro. Le persone a volte hanno bisogno di porsi rapidamente delle domande che non necessitano necessariamente di essere archiviate insieme a un progetto ("Sei alla tua scrivania?" "Possiamo saltare subito una telefonata?" "Hai risposto all'email del cliente ? "). Zoho Projects e Volerro inseriscono un'app di chat all'interno dell'area di lavoro, così come il servizio sul posto di lavoro Podio. Il lavoro di squadra offre un'app di chat gratuita, ma è separata dall'area di lavoro dei progetti di lavoro di squadra, che è tutt'altro che ideale. Potresti anche usare Slack o Google Hangouts o qualche altra app di chat.

App ed extra

Mavenlink, sfortunatamente, non ha app mobili dedicate, ma ha un sito Web ottimizzato per dispositivi mobili che puoi visualizzare sulla maggior parte dei browser mobili. Il sito mobile ti consente di visualizzare il feed delle attività sui progetti, accedere all'elenco delle attività, tenere traccia del tempo e persino registrare le spese ovunque tu sia.

Trello, sebbene molto più leggero nelle funzionalità, offre una vasta gamma di app mobili per iOS, Android, Windows Phone e persino Amazon Fire. Zoho Projects e Teamwork Projects, le scelte dei nostri redattori in PM, hanno entrambe le app mobili per iOS e Android.

In termini di connessione ad altre app e servizi, Mavenlink fa molto meglio. Puoi integrarlo con Google Apps, PayPal e QuickBooks. C'è anche la documentazione API che consente ai team di creare qualsiasi app e integrazione di cui abbiano bisogno.

Per coloro che non sono esperti di codice, Mavenlink è supportato anche dalla rete Zapier. Zapier è qualcosa di simile alla IFTTT delle app aziendali. È uno strumento che chiunque può utilizzare (anche se non si ha esperienza di programmazione) per creare automazioni rapide tra due app aziendali. Ad esempio, puoi connettere Mavenlink e GitHub usando Zapier, in modo tale che quando viene creato un certo tipo di voce in Mavenlink, viene automaticamente registrato un nuovo problema di GitHub.

Come con gli strumenti autonomi di tracciamento del tempo come VeriClock e TSheets, il timer in Mavenlink è ben visibile nell'app mobile. Il pulsante Start è ben progettato, così come il pulsante blu Salva. Tuttavia, mancano le funzioni ben progettate Clock In, Clock Out e Take Break di TSheets, la nostra scelta dei redattori nella categoria di monitoraggio del tempo. Il browser mobile è un modo comodo e semplice per registrare il tempo per Mavenlink ed è facile da usare come VeriClock.

Monitoraggio del tempo per le grandi aziende

Sebbene non utilizzeresti mai Mavenlink come strumento di monitoraggio del tempo autonomo, offre una vasta gamma di funzioni di gestione dei tempi e delle spese. A differenza di strumenti come Hubstaff e TSheets, che sono puri strumenti di tracciamento del tempo di gioco progettati per lavoratori e manager, la funzionalità di tracciamento del tempo di Mavenlink è costruita per aiutare i manager a una migliore supervisione su quanto lavoro viene svolto, quanto denaro viene speso e come meglio prevedere progetti simili in futuro. Di conseguenza, alcune funzioni, come la chiamata al check-in, il check-in via SMS, il check-in tramite foto o video, la creazione di campi personalizzati (per cose come il chilometraggio e il monitoraggio basato sulla quantità), non sono disponibili. Prima di approfondire troppo ciò che Mavenlink non ha, parliamo dell'esperienza dell'utente (UX).

Come lavoratore, puoi accedere alle funzionalità di rilevamento del tempo in Mavenlink eseguendo il drill in un progetto o facendo clic sul pulsante del tempo di traccia, che si trova sempre nella parte in alto a destra della console, indipendentemente dal modulo in cui ti trovi. Il pulsante della traccia temporale è il modo più rapido per gli utenti di accedere alla console di monitoraggio del tempo di Mavenlink. C'è un piccolo cronometro accanto al pulsante "Traccia tempo. Questa è una caratteristica elegante che non troverai su strumenti come Wrike, in cui sei costretto a saltare in un'attività prima di poter iniziare a eseguire l'orologio. Tempo le voci vengono visualizzate anche nella dashboard dell'app. Una cosa strana in Mavenlink è che puoi iniziare a monitorare il tempo prima di indicare quale progetto stai monitorando. Dopo aver specificato il progetto nella finestra a comparsa Voce temporale, puoi salvare le informazioni in il tuo foglio di tempo. L'aggiunta di voci di tempo in ore e minuti nella pagina Foglio di tempo è un processo simile a quello di TimeSolv Pro.

È possibile tenere traccia del tempo per il giorno e di un grafico a barre del tempo lavorato per la settimana. La dashboard fornisce anche una visione utile di quanto tempo fatturabile è stato utilizzato. Mavenlink ti dà accesso a un orologio da polso che ti consente di iniziare a lavorare e controllare per vedere per quanto tempo hai lavorato una volta completata l'attività. Oppure puoi aggiungere una durata, se sai per certo che lavorerai, diciamo, 8 ore e 25 minuti. In questa vista, sarai in grado di visualizzare tutti i progetti su cui stai lavorando, scegliere il progetto per il quale stai per monitorare il tempo e selezionare l'attività specifica, il ruolo e le spese associate per il tuo tempo corrente periodo di monitoraggio.

Il programma settimanale ti consente di vedere le ore e le attività su cui stai lavorando. È possibile regolare e modificare qualsiasi spostamento all'interno della scheda attività, il che rappresenta un enorme vantaggio per i dipendenti che desiderano passare da un progetto all'altro e per i lavoratori che non lavorano secondo un rigido programma 9-5. Puoi anche aggiungere turni al tuo foglio presenze, visualizzare le approvazioni in sospeso e le voci rifiutate. Chiunque abbia accesso allo strumento può inviare messaggi agli utenti utilizzando le menzioni @ per chiedere loro perché non hanno inviato o perché non hanno effettuato il log in e il log out. La menzione verrà visualizzata nel feed delle attività dell'utente e riceveranno un'e-mail sulla menzione.

Come amministratore, puoi visualizzare tutte le ore assegnate a un progetto durante una determinata settimana nel tuo programma di visualizzazione settimanale. Puoi approvare o rifiutare i turni da qui. È possibile ottenere una suddivisione delle voci temporali per progetto o per attività. Puoi vedere cosa non è stato inviato e cosa è in sospeso. Mavenlink è andato ben oltre per allineare le ore lavorate con i pagamenti associati a una determinata attività, tanto che una persona specifica registrata in Mavenlink può essere automaticamente impostata per pagare una tariffa diversa per un'attività diversa. Wrike non ti consente di assegnare automaticamente le tariffe a nessuno, e le ore fatturabili rispetto a quelle non fatturabili devono essere aggiunte come campo personalizzato. Con la funzione di reporting di Mavenlink, puoi vedere quante ore sono state registrate, quante sono fatturabili rispetto a non fatturabili. Puoi confrontare e confrontare i progetti in base al modo in cui il tempo è stato monitorato e al modo in cui sono state pagate le spese orarie.

Utilizzando lo strumento Insights, puoi vedere quante cose sono state registrate, approvate e rifiutate in un determinato periodo di tempo o progetto. Puoi anche guardare a ciò che hai programmato rispetto a ciò che è previsto per pianificare. Le integrazioni con Concur e Expensify lo rendono uno strumento eccellente per le aziende che utilizzano software per automatizzare il monitoraggio del tempo, la fatturazione e i pagamenti. Le integrazioni sono organiche, quindi i dati fluiscono avanti e indietro tra i sistemi senza dati ciechi. Inoltre, Mavenlink ti consente di pianificare quando escono i rapporti e possono essere inviati automaticamente via e-mail per un determinato progetto. È possibile visualizzare i report che mostrano quali fogli presenze sono stati approvati. Ora puoi anche pianificare quando i rapporti escono via e-mail in base alle esigenze di un determinato progetto. Puoi scegliere un orario come le 10:30 e inviarli automaticamente ogni giorno a quell'ora. Abbiamo creato un rapporto per l'analisi delle prestazioni e siamo stati in grado di visualizzare le voci temporali fatturabili o non fatturabili.

Come accennato, non vorrai acquistare Mavenlink esclusivamente per la sua abilità di tracciamento del tempo. Altri strumenti, come Hubstaff, TSheets e VeriClock sono progettati come strumenti di tracciamento del tempo di gioco puro. Hanno messo a punto il tracciamento in un modo quasi draconiano: TSheets e VeriClock ti consentono di vedere la posizione GPS dei check-in degli smartphone e si collegano automaticamente quando raggiungi il raggio di geofencing. Ti consentono anche di bloccare gli indirizzi IP in modo che i dipendenti lavorino solo nell'area in cui vuoi che lavorino, e possono essere impostati per forzare i dipendenti a scattare un selfie davanti al cantiere per dimostrare la presenza. Mavenlink non è progettato per quel livello di supervisione. Piuttosto, è progettato per le organizzazioni più grandi per tenere traccia, gestire e prevedere la partecipazione ai progetti per migliorare le operazioni. Se è quello che ti serve, il monitoraggio del tempo di Mavenlink può solo aiutare la tua azienda.

Una scelta solida

Mavenlink è un solido servizio PM. L'interfaccia non è attraente come gli strumenti di tracciamento del tempo di gioco puro come TSheets o altri strumenti PM come Zoho Projects, ma la funzionalità è robusta. Il livello di servizio Premier offre un utile set di funzionalità, tra cui strumenti di reporting, integrazioni finanziarie e così via. Tuttavia, per le piccole imprese, PCMag raccomanda le scelte dei redattori Zoho Projects e Teamwork Projects perché offrono molto valore di produttività per i team in crescita, soprattutto perché il loro prezzo mensile supporta un numero illimitato di utenti. Le organizzazioni più grandi che stanno prendendo in considerazione Mavenlink potrebbero voler anche indagare su LiquidPlanner, che è anche una scelta degli editori.

Per ulteriori informazioni su Mavenlink e il CEO Ray Grainger, dai un'occhiata alla nostra intervista, il CEO avventuroso di Mavenlink Set His Views on the East.