Video: Desktop Search Made Easy with Lookeen – an Introduction (Ottobre 2024)
Gli strumenti di ricerca desktop come Lookeen Desktop Search di Axonic ($ 58 per la Standard Edition) erano una volta una fiorente categoria tra le utility, ma non erano così popolari da quando la ricerca integrata di Microsoft in Windows. Ma se nel corso degli anni hai creato un ampio archivio di dati sul tuo disco rigido e devi essere in grado di trovare rapidamente file o e-mail casuali su base regolare, un programma come Lookeen o X1 Search, i nostri redattori L'utilità di ricerca desktop scelta, può semplificarti la vita. Invece di perdere ore a mantenere una struttura di cartelle gerarchica per le tue e-mail, ad esempio, puoi lasciare tutto ciò che invii nella cartella Inviati e inserire tutti i messaggi in arrivo che conservi in una cartella Già letto e lasciare che il programma trovi quello che ti serve quando ti serve esso.
Con cosa funziona Lookeen
In realtà, Lookeen è disponibile in quattro versioni: Lookeen Free, che Axonic chiama una versione Home, Standard (qui recensito), Business ed Enterprise, a cui Axonic fa riferimento collettivamente come versioni Professional o Business. Il limite fondamentale di Lookeen Free è che indicizza e cerca solo i file, senza supporto per la posta elettronica. Tuttavia, tutti e quattro condividono le stesse funzionalità di indicizzazione e ricerca e utilizzano tutti lo stesso codice programma. Dopo aver installato il programma, è possibile eseguire l'aggiornamento in qualsiasi momento acquistando una licenza per una versione più capace e inserendo la nuova chiave di registrazione.
In breve, la versione Business ($ 83 per postazione) aggiunge Criteri di gruppo per rendere più semplice l'installazione su più workstation per un amministratore. La versione Enterprise ($ 116 per postazione) aggiunge anche la possibilità di lavorare con indici condivisi in un team e la capacità di lavorare come client di ricerca con Lookeen Server, che è un'utilità di indicizzazione separata a livello aziendale. Per questa recensione, ho testato le funzionalità condivise da tutte e tre le versioni Professional.
Per i miei test, ho installato Lookeen su un sistema Windows 7. Secondo Axonic, funziona anche con Windows Vista, 8, 8.1 e 10. La società afferma che funziona anche con XP, anche se non è ufficialmente supportata. L'unico client di posta elettronica con cui funziona è Microsoft Outlook. E hai bisogno della versione 2003 o successiva. Per i miei test, ho usato Outlook 2007, con un file PST locale. Se si utilizza Microsoft Exchange Server 2003 o versione successiva, è possibile anche il programma con un file OST locale o direttamente con Exchange Server.
Iniziare
Installare e configurare Lookeen è per lo più semplice, ma più difficile di quanto potrebbe essere perché alcune scelte non sono spiegate bene. Ad esempio, è possibile installare il programma in modo che funzioni solo come plug-in di Outlook (anche se indicizza e trova i file sul disco rigido) o come programma autonomo, quindi è possibile utilizzarlo senza avviare prima Outlook. Tuttavia, non c'è nulla in nessuna delle schermate di installazione che ti dica questo o che ti spieghi come configurarlo in un modo o nell'altro. Oversights come questo ha richiesto un po 'più di tempo per installare il programma nel modo desiderato. Fortunatamente, questo è un problema una tantum e solo un piccolo inconveniente.
In molti modi, l'installazione è semplice. Scarica il file da Lookeen ed eseguilo. La routine di installazione fornisce una breve introduzione all'uso del programma, nonché schermate di installazione che consentono di specificare cosa indicizzare, che normalmente includerebbe il file Outlook.pst e la scelta delle unità o delle cartelle di file. Al termine, Lookeen creerà l'indice in background, indicizzando il testo completo di ogni file, e-mail e allegato e-mail.
La durata del tempo di indicizzazione dipende dalla velocità del PC, dalla quantità da indicizzare e dall'impostazione scelta per il tempo di elaborazione. L'ho lasciato all'impostazione predefinita e non ho notato alcun effetto sui tempi di risposta per la scrittura in Word. È inoltre possibile regolare l'impostazione a un livello inferiore, se necessario, anche mentre il programma sta indicizzando attivamente.
Diverse opzioni consentono di impostare Lookeen per quanto spesso indicizzare e se indicizzare in tempo reale, mentre ogni file viene creato o ogni e-mail viene scritta o ricevuta. Puoi anche aggiungere o modificare i target dell'indice in qualsiasi momento, aggiungendo cartelle o unità o rimuovendoli dall'elenco di indicizzazione.
Un'opzione particolarmente importante se si archiviano i file PST di Outlook, ad esempio alla fine di ogni anno, ma a volte è necessario trovare e-mail di un anno precedente, è la possibilità di aggiungere i file di archivio all'indice. Aggiungerli non è così semplice come lo è con X1 Search, ma una volta aggiunti, trovare vecchi messaggi e-mail è facile come trovarne di nuovi.
Ricerca
Puoi richiamare il programma premendo Ctrl due volte, oppure facendo doppio clic sull'icona Lookeen nell'area di notifica, quindi digitando la frase di ricerca, oppure puoi digitare la frase nella casella di testo che il programma aggiunge a Outlook, quindi chiamare il programma premendo Invio.
In entrambi i casi, Lookeen cercherà rapidamente nell'indice e mostrerà un elenco di tutti i risultati, completo di un conteggio di quanti elementi ha trovato. È possibile evidenziare singoli risultati nell'elenco e visualizzare i contenuti in un riquadro di anteprima sul lato destro della finestra Lookeen. Una volta trovato l'elemento desiderato, puoi fare doppio clic su di esso per aprirlo con il programma a cui è associato.
Se si visualizzano troppi hit per sfogliare comodamente i risultati, è possibile utilizzare uno o più elenchi a discesa e caselle di testo di Lookeen per restringere la ricerca, scegliendo di includere Tutto, ad esempio, oppure solo Posta, Allegati, Contatti, Note, Appuntamenti o File.
Altri filtri disponibili cambiano per corrispondere al tipo di elemento che stai cercando. Per Mail, oltre a cercare nel testo completo di ciascun messaggio, è possibile specificare, tra gli altri, frasi di ricerca per i campi Oggetto, Da e A. Allo stesso modo, per File, è possibile utilizzare frasi di ricerca per Cartella, File (che significa nome file) e Percorso, nonché il testo completo. Puoi anche personalizzare l'elenco di quali campi mostrare come filtri e ordinare l'elenco per campo, semplicemente facendo clic sul nome del campo.
Oltre a queste nozioni di base, Lookeen ti consente di creare frasi di ricerca più complesse, quindi la ricerca di John -Smith nel campo Da, ad esempio, restituirà un elenco di tutte le e-mail di tutti i nomi di John, tranne John Smith, la ricerca di "John Smith" restituirà i riferimenti a John Smith, ma non a John Q. Smith , e alla ricerca di "cane gatto" ~ 10 restituiranno solo gli elementi che includono cane entro 10 parole dal gatto.
Sfortunatamente, ho riscontrato alcuni problemi durante i miei test. Ad esempio, dopo aver personalizzato i campi disponibili per includere le estensioni di file come filtro, la scelta era sparita quando ho acceso il computer il giorno successivo. Axonic afferma che si tratta di un bug noto e prevede di averlo corretto nel prossimo aggiornamento.
Un problema più importante è che Lookeen non ha sempre restituito risultati mentre eseguiva un reindicizzazione pianificato. Tuttavia, ciò apparentemente era dovuto al fatto di aver eseguito i miei test su un sistema più vecchio con memoria limitata e velocità più lenta rispetto agli standard odierni. Una volta impostato il programma per essere meno aggressivo durante l'indicizzazione, il problema non si è più presentato.
Conclusione
Se hai bisogno di uno strumento di ricerca che offra un po 'più di portata, ti consigliamo di prendere in considerazione X1 Search, che semplifica l'inclusione dei file PST di archivio nelle tue ricerche, ad esempio, e può anche indicizzare e trovare elementi memorizzati online in una scatola account, in Microsoft SharePoint e un assortimento di siti di posta elettronica basati sul Web, incluso Gmail.
