Revisione e valutazione della gestione dei contratti Gimmal

Gimmal Contract Management è un altro sistema di gestione dei contratti altamente personalizzabile e ricco di funzionalità che si differenzia immediatamente per il suo enorme prezzo: $ 20.000 all'anno. Ma non lasciare che la scossa dell'autoadesivo abbia la meglio su di te; Gimmal Contract Management (precedentemente noto come Prodagio prima dell'acquisizione dell'azienda all'inizio di quest'anno) è una soluzione flessibile che offre tutte le principali funzioni di gestione dei contratti, offrendo allo stesso tempo una varietà di funzionalità aggiuntive come l'automazione del flusso di lavoro, la generazione di contratti basata su template e attività dell'utente che potrebbero far valere la pena per alcuni. Tuttavia, il vincitore del nostro Editor's Choice Agiloft ha offerto un livello equivalente di personalizzazione con meno complessità e un prezzo più basso.

Se consideri Gimmal, la complessità sarà probabilmente il tuo più grande ostacolo. Una volta configurato Gimmal nel modo desiderato, è un sistema eccellente, ma è importante notare che la quantità di personalizzazione richiesta dal sistema complicherà seriamente la vita degli amministratori incaricati dell'implementazione. Ancora più sfortunato, non c'è possibilità di provare prima di acquistare. Agiloft ha un livello equivalente di personalizzazione ma riesce ad essere meno complesso perché ha optato per una configurazione basata su procedura guidata, cosa che Gimmal dovrebbe prendere in considerazione.

Tutto sommato, il prezzo di partenza per Gimmal è sicuramente ripido per le organizzazioni più piccole. Tali aziende dovrebbero assicurarsi che una licenza per utente non le servirebbe meglio, e dovrebbero guardare da vicino a Getting Contracts Done, l'altro vincitore di PCMag Editor's Choice. Gimmal Contract Management si rivolge direttamente alle organizzazioni di medie e grandi dimensioni, che dovranno valutare il software sulla base della personalizzazione rispetto alla complessità e alla manutenzione.

Opzioni e piani di prezzo

Gimmal offre tre diverse edizioni che si differenziano in gran parte dal loro numero massimo di utenti ma anche da diversi livelli di capacità rispetto alla complessità.

Ironia della sorte, l'edizione Essentials più economica consente un numero illimitato di utenti. Questo perché l'edizione Essentials è orientata verso coloro che sono principalmente alla ricerca di un repository di contratti e non hanno bisogno di integrarsi con altri sistemi o hanno contratti o flussi di lavoro non standard. L'edizione avanzata è rivolta a singoli reparti di grandi aziende o organizzazioni di medie dimensioni con meno di 25 utenti le cui esigenze sono più specializzate e che potrebbero richiedere l'integrazione con i sistemi esistenti. Infine, l'edizione Enterprise è per le aziende con più di 25 utenti e esigenze specializzate oltre a quelle dell'edizione avanzata.

Al momento della stesura di questo articolo, Gimmal non aveva ancora incorporato completamente Prodagio nelle sue proprietà web. E con un prezzo iniziale di $ 20.000 è comprensibile che informazioni dettagliate sui prezzi non saranno disponibili via Internet ma piuttosto su base cliente per cliente attraverso il contatto diretto con i rappresentanti di vendita Gimmal. Inoltre, Gimmal non offre una versione di prova gratuita per il download o l'accesso, quindi dovrai fare affidamento anche sul personale di vendita per i test pre-acquisto.

Interfaccia icona pesante

L'interfaccia di Gimmal è ricca di icone e quindi abbastanza facilmente navigabile. Le grandi icone nell'angolo destro dello schermo coprono tutte le aree essenziali per la gestione dei contratti, inclusi documenti, attività personali, rapporti, ricerca e amministrazione (per quelli designati come amministratori). Una volta selezionata un'icona, le schede sopra l'area di lavoro cambiano per riflettere quella categoria di informazioni disponibili.

Il formato dell'area Documenti di Gimmal sarà immediatamente familiare a chiunque abbia utilizzato un computer Windows. Le icone per eseguire le funzioni di base si trovano nella parte superiore dell'area di lavoro (ad es. Nuova cartella, importazione di documenti e copia), con un indice simile a un cabinet di file che corre lungo la sinistra, che è, in modo appropriato, chiamato Cabinet. Gimmal ha optato per un design collaudato che rende intuitivo iniziare.

La scheda Documenti è particolarmente utile perché ha sia il metodo organizzato dall'azienda per l'archiviazione dei contratti (Gabinetti), ma fornisce anche agli utenti schede di accesso rapido ai loro documenti più recenti oltre a un elenco in cui possono salvare i loro contratti "preferiti". Oltre alla visualizzazione completamente personalizzabile delle colonne dei dati del contratto durante la visualizzazione degli elenchi di contratti, accanto ai contratti vengono visualizzate icone che indicano quando sono presenti promemoria, obblighi, documenti correlati o note allegate. Ho scoperto che si trattava di una funzione utile, quindi ho immediatamente riconosciuto quali contratti includessero questi tipi aggiuntivi di informazioni.

I documenti possono essere generati tramite modelli o importati direttamente nel sistema. Ogni documento viene fornito con una dashboard pop-up in cui è possibile accedere facilmente a tutte le informazioni sul contratto. I campi previsti sono tutti presenti, inclusi documenti, note, promemoria e audit trail correlati. Ma Gimmal include anche molti altri campi tra cui gli obblighi contrattuali che possono essere aggiunti, liste di controllo dei processi aziendali creati dall'amministratore che possono essere assegnati, il flusso di lavoro del contratto che può essere visualizzato e i contatti collegati che possono essere gestiti.

I report sono semplici. Basta scegliere un tipo di rapporto da un elenco, inserire i dati del rapporto (ad es. Date vincolanti o nome, tipo o ID del documento) e generare. L'intero processo richiede pochi secondi. Gimmal viene fornito con una serie di report standard predefiniti, ma gli amministratori possono anche generare nuovi report attraverso un semplice processo. Il rapporto può essere stampato o esportato in CSV (dopo l'opzione per aggiungere, rimuovere o riordinare colonne di dati) e può essere aperto in Excel.

Se le informazioni desiderate non sono disponibili tramite un report, è disponibile un solido componente di ricerca. Gli utenti possono scegliere tra una ricerca rapida e una più avanzata. La ricerca rapida analizza sia i dati inseriti dall'utente che i documenti allegati. Una caratteristica interessante di Gimmal è che viene fornito con capacità di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) che convertono i PDF di immagini in documenti ricercabili. I risultati della ricerca sono molto utili e includono percentuali di classificazione e contesto per le partite. Ho trovato questa funzione particolarmente utile per aiutare a setacciare una grande quantità di risultati di ricerca ed evitare di essere impantanati aprendo e controllando i risultati della singola partita.

Per gli utenti che cercano informazioni più specifiche, la funzionalità di ricerca più avanzata fornisce agli utenti gli strumenti per trovare quasi tutti i contratti. Gli utenti possono cercare parole o frasi particolari, tipi di documenti, contenuti di qualsiasi campo particolare o dimensioni dei file, in qualsiasi combinazione possibile. Una volta trovati i risultati desiderati, l'utente può evidenziare le voci desiderate e fare clic con il pulsante destro del mouse per esportare in CSV, rendendo efficace qualsiasi ricerca o elenco riferibile. Se è probabile che l'utente utilizzi nuovamente la ricerca, può essere salvata e persino resa pubblica a tutti gli utenti per accelerare il processo in futuro.

Preparazione

Gimmal offre sia servizi pronti all'uso che possono essere creati in un giorno, sia integrazioni e specializzazioni più complesse. La versione out-of-the-box del software fornirebbe probabilmente le funzionalità necessarie per coloro che cercano le funzioni principali della gestione dei contratti, tra cui Store, Track and Alert, Search e Report.

È possibile creare funzionalità più avanzate per coloro che desiderano automatizzare ulteriormente i propri processi aziendali. Amministratori più esperti possono creare flussi di lavoro che automatizzano il processo di approvazione di nuovi contratti, liste di controllo di cose da fare allegate a contratti e modelli che possono essere compilati con i dati inseriti dall'utente.

Gimmal offre una vasta gamma di risorse utili e un'intera scheda di riferimento nella sezione Documenti. Questa sezione contiene guide per la creazione di modelli, guide di consultazione rapida, video di formazione e guide per l'utente. E, se il problema specifico non è coperto da nessuna di queste risorse, una Guida per l'utente completa con più di 250 pagine avrà probabilmente la risposta. Inoltre, l'assistenza clienti è disponibile attraverso l'accordo di supporto annuale.

Gimmal Contract Management offre un sistema altamente personalizzabile che può essere personalizzato per soddisfare le esigenze di un particolare cliente. Nonostante l'enorme quantità di servizi offerti da Gimmal, ha creato un'interfaccia facilmente navigabile e intuitiva. Offre molte funzionalità che vanno oltre le funzioni principali di gestione dei contratti per automatizzare ulteriormente le pratiche aziendali e risparmiare tempo prezioso per i dipendenti. Tuttavia, la personalizzazione può essere scoraggiante e difficile da raccogliere e il prezzo potrebbe essere elevato per le organizzazioni più piccole.