Revisione e valutazione della gestione del ciclo di vita del contratto Coupa

Se stai cercando una piattaforma di gestione dei contratti che adotta con tutto il cuore il modello del software come servizio (SaaS), allora Coupa Contract Lifecycle Management non è esattamente quello che stai cercando. Tuttavia, questo è un prodotto altamente funzionale se ti capita di essere il suo pubblico previsto. Questo perché Coupa è una piattaforma specializzata indirizzata specificamente a coloro che si concentrano sulla gestione della spesa aziendale e sugli acquisti. Mentre Coupa ha introdotto funzionalità avanzate nel processo del flusso di lavoro di gestione della spesa, incluso il routing del flusso di lavoro e i trigger automatici, la redlining e la revisione delle modifiche e una più ampia operatività dei contratti nel sistema. Ma ha anche reso la gestione dei contratti solo un componente di questo quadro applicativo aziendale molto più ampio.

Tutto ciò si combina per rendere la gestione del ciclo di vita del contratto Coupa non così personalizzabile per una vasta gamma di casi d'uso come i vincitori di Editors 'Choice Agiloft o Updraft. Né è un potente strumento di negoziazione e collaborazione per i contratti come Onit Contract Management, sebbene sia simile a Onit nel far parte di un più ampio framework di applicazioni. Tuttavia, nessuna delle altre piattaforme di gestione dei contratti che abbiamo testato offre il valore aziendale unificato e le analisi orientate al commercio per integrare completamente il ciclo di vita del contratto nella catena di fornitura.

Struttura dei prezzi aziendali

Coupa ha riorientato quello che una volta era contrattualmente da un servizio cloud di base in una soluzione mirata di gestione dei contratti combinata con l'acquisto, la vendita e l'elaborazione delle transazioni di un'azienda. Secondo Coupa, la società si concentra principalmente su attività commerciali con ricavi annuali a partire da $ 75 milioni o più. Questa non è una piattaforma per le piccole e medie imprese (PMI) e non offre un abbonamento Software-as-a-Service (SaaS) gratuito o entry-level come quello che troverai in Agiloft o Concord. Questa è una soluzione per grandi organizzazioni globali.

La gestione del ciclo di vita del contratto Coupa è inclusa come parte dell'abbonamento alla gestione della spesa Coupa. Ciò include contratti illimitati, utenti, avvisi e consumo e tracciamento automatici della spesa. La collaborazione contrattuale è una commissione incrementale e ha un prezzo in percentuale dell'abbonamento Coupa Spend Management. La gestione del ciclo di vita dei contratti Coupa include la possibilità di creare contratti illimitati tra cui la creazione, la modifica e la firma elettronica con tutte le parti, oltre a redlining e controllo della versione.

Gestione dei contratti orientata al commercio

Poiché si tratta di una revisione di un sistema di gestione dei contratti, abbiamo concentrato i nostri test principalmente sugli aspetti della gestione del ciclo di vita e della collaborazione del contratto Coupa della piattaforma complessiva di gestione della spesa Coupa. La dashboard Coupa chiarisce che ogni aspetto dell'esperienza ritorna in gestione della spesa e approvvigionamento. Nella barra di navigazione superiore sono presenti schede per Spese, Richieste, Ordini, Fatture, Inventario, Approvvigionamento, Fornitori, Contratti e Rapporti, insieme a un pannello di configurazione estremamente granulare che consente di personalizzare ogni aspetto della piattaforma modulare, dai contenuti e dai fornitori a strumenti di acquisto, trigger di automazione del flusso di lavoro, integrazioni e altro ancora. Nel complesso, Coupa offre una vasta gamma di funzionalità simili a una soluzione ERP (Enterprise Resource Planning) completa.

La dashboard principale offre anche una barra di ricerca universale dinamica per le query in linguaggio naturale per navigare direttamente verso ciò di cui hai bisogno nella piattaforma densa. Fornisce inoltre filtri per eseguire il drill down per reparto o articoli specifici. È un sistema progettato per distillare un'operazione di fornitura aziendale complessa fino a dati mirati e viste su misura, a cui è possibile accedere da qualsiasi browser.

Ho iniziato nella scheda Contratti, che è un unico repository integrato di tutti i contratti dei fornitori nel sistema. È disposto in una vista elenco simile a quella che troverai in Concord o ContractWorks. Mostra dettagli come data di inizio e scadenza, stato del contratto e gruppi di contenuti oltre alle icone per la modifica e l'eliminazione di una voce. La barra dei filtri in alto offre le opzioni per creare una nuova voce di contratto, eseguire contratti di caricamento collettivo da un file, esportare contratti in file CSV o Microsoft Excel e una serie di filtri per ordinare i contratti in base a lingua, data, scadenza e avanzata filtri che consentono di eseguire il drill down per numero di contratto o parole chiave. La barra di ricerca può eseguire il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) su documenti di contratto e file PDF per identificare parole e clausole specifiche.

Tutto ciò è abbastanza standard tra le soluzioni di gestione dei contratti che abbiamo testato. La particolarità di Coupa è che la dashboard Contratti fornisce anche grafici degli articoli e delle merci più acquistati nel sistema. Ciò consente di stabilire le priorità dei contratti in base alla gestione della spesa. Tutto è anche controllato dalle autorizzazioni. Pertanto, in base ai gruppi di utenti, ai ruoli di accesso e ai gruppi di contenuti di diversi contratti configurati dall'amministratore nella scheda di configurazione, ogni utente vedrà qualcosa di diverso. Ogni contratto può avere uno o più gruppi di contratti che lo legano a un determinato reparto o gruppo di utenti, a un account strategico specifico, a un determinato paese o lingua o qualsiasi altro attributo.

Durante la creazione di un nuovo contratto, ho inserito i dettagli del contratto di base come fornitore e termine. Ho incluso le opzioni per selezionare i tipi di documenti e servizi, caricare un documento di contratto correlato e, se applicabile, collegare il contratto a un contratto principale. Coupa mi ha dato una serie di modelli predefiniti tra cui scegliere quando si assegna un fornitore. Mi permette di scegliere tra i fornitori attualmente elencati nel sistema.

Dopo aver creato un contratto o trovato il contratto per il quale hai cercato, puoi fare clic nella sua pagina Dettagli. Coupa fornisce non solo i dettagli del contratto, come il tipo di documento e il numero di versione, ma include anche sezioni relative a informazioni sulla fattura, richieste, gruppi di contenuti, prezzi e condizioni, avvisi e articoli o prodotti specifici nel sistema di e-commerce associato a quel contratto. La sezione dei prezzi e dei termini è particolarmente elegante, che consente di definire i numeri di risparmio su un contratto nel modo che preferisci, che si tratti di sconti percentuali sui prezzi di listino o sulla base di parametri di spesa minima / massima. Ciò va di pari passo con la funzione "Sorgente", che è un pulsante che fa apparire offerte a prezzi comparabili per beni e servizi su un contratto fornitore quando si tratta di rinegoziare.

Esiste una funzionalità pre-integrata anche con altri moduli, quindi sei a un clic di distanza dalla visualizzazione degli ordini di acquisto per reparto o merce, fatture o qualsiasi altra sezione della piattaforma. Coupa ha la propria casella di posta in arrivo e la dashboard delle notifiche, ma la società ha affermato che preferisce integrarsi con servizi di terze parti come Gmail o Slack per inviare notifiche agli utenti (in qualsiasi app o interfaccia in cui stanno già lavorando).

In Coupa, non si ottiene un modulo di collaborazione e negoziazione del contratto in questa pagina, cosa che si fa in Onit. Per questo, premi il pulsante "Contratto d'autore" in qualsiasi pagina dei dettagli del contratto per portarti nell'ambiente di collaborazione del contratto Coupa. Qui troverai la modifica e la redlining avanzate del contratto, che consente a più parti di accettare, rifiutare e commentare le modifiche apportate da altre parti. Tutto ciò avviene in uno spazio collaborativo condiviso che ha lo scopo di imitare un documento Google. Viene fornito con il controllo della versione che consente di ripristinare le modifiche, oltre a una pista di controllo per tutte le modifiche e le interazioni nell'ambiente. È anche possibile impostare accordi interni sul livello di servizio (SLA), impostando le finestre assegnate per quanto tempo devono negoziare i diversi gruppi all'interno di un'azienda. Questo è progettato per migliorare i tempi di ciclo per i contratti.

La stessa modifica del contratto avviene in un editor WYSIWYG di base, con un registro di controllo sul lato destro per aiutarti a inserire un linguaggio di contratto pre-approvato, dati provenienti da altre fonti o clausole specifiche. Quando si salvano le modifiche, Coupa offre un'opzione per visualizzare un confronto delle versioni side-by-side, con esplicita modifica delle modifiche e codice colore. Se inviti altri utenti, vedranno solo le modifiche dal momento in cui hanno iniziato con l'accordo. Il nuovo utente vedrà una finestra pop-up automatica con chi è il proprietario del contratto chiave. Da lì, il proprietario può controllare le autorizzazioni, aggiungere e rimuovere utenti o assegnare attività specifiche all'interno dell'ambiente di collaborazione. Il processo di collaborazione e negoziazione del contratto è più centralizzato e unificato in Onit. Tuttavia, Coupa fornisce un livello di controllo granulare nel processo di modifica associato ai nostri test solo dalle modifiche delle tracce e dalle opzioni di formattazione avanzate di Concord.

Infine, Coupa include una semplice integrazione DocuSign al termine del processo del ciclo di vita del contratto per completare il processo di firma elettronica ed eseguire il contratto. Coupa carica automaticamente il documento generato su DocuSign con una semplice esperienza di click-and-sign sia per l'utente interno che per il fornitore o fornitore esterno che stipula l'accordo. In Coupa, digita semplicemente il nome del firmatario, fai clic su Firma e Coupa acquisisce l'indirizzo IP del firmatario. Ciò registra un'impronta digitale unica per l'audit di sicurezza. Il fornitore e tutte le parti interessate ricevono quindi automaticamente un'e-mail con una copia PDF dell'accordo.

Rapporti granulari

Coupa Contract Lifecycle Management offre anche alcuni dei rapporti e analisi più dettagliati di tutte le piattaforme di gestione dei contratti che ho testato. La scheda Rapporti presenta una metrica personalizzata chiamata Perfect Fit Insights, che esamina la percentuale della tua spesa rispetto al volume di un contratto, all'importo in dollari o ad altri fattori per determinare "metriche di successo" mirate e raccomandazioni per ottimizzare i profitti. Questo rapporto sulle vendite orientato agli obiettivi è diverso da qualsiasi altro strumento che ho testato, generando analisi per contratto etichettato in verde, rosso o giallo per designare obiettivi di risparmio su determinati contratti con i fornitori. Coupa mi ha anche dato consigli su risparmio, efficienza e utilizzo su come ottimizzare cataloghi, fatture e approvvigionamento per un maggiore ritorno sull'investimento (ROI). Queste raccomandazioni intelligenti non esistono nel vuoto; puoi assegnare un'attività direttamente dalla pagina dei consigli per iniziare ad agire sulle informazioni dettagliate.

Esistono anche numerosi altri report e metriche, che possono essere personalizzati per specifici gruppi di contenuti o dipartimenti o suddivisi per settore. Ad esempio, le percentuali di spesa per la creazione di grafici dai fornitori dell'industria tecnologica rispetto ai fornitori dell'industria manifatturiera. Coupa ha affermato che le raccomandazioni di intelligence provengono da dati empirici reali resi anonimi dalle sue centinaia di clienti aziendali e dalle loro transazioni. Queste metriche di reporting sono, ovviamente, legate allo stretto scenario di gestione della spesa e di approvvigionamento dei servizi della piattaforma. Ma le analisi si tuffano più a fondo nelle intuizioni del contratto incentrate sui profitti rispetto ad Agiloft, Onit o qualsiasi altra piattaforma di gestione dei contratti esaminata in questo riepilogo.

Incentrato sulla linea di fondo

Coupa Contract Lifecycle Management non è una piattaforma di gestione dei contratti completa per ogni tipo di contratto e attività commerciale di qualsiasi forma e dimensione. Piuttosto, è una piattaforma di gestione e approvvigionamento della spesa aziendale, con funzionalità di gestione dei contratti e di reporting specializzate per quel caso d'uso. Di conseguenza è molto più avanzato. Per la creazione flessibile di contratti, la negoziazione e la gestione del ciclo di vita, Agiloft e Concord sono più economici, più intuitivi e molto più personalizzabili in termini di layout e interfaccia utente. Questa non è la soluzione per la gestione dei contratti delle PMI. Tuttavia, per le grandi organizzazioni aziendali che gestiscono un diluvio di contratti con i fornitori e un denso inventario di prodotti business-to-business (B2B), Coupa offre un livello di gestione del ciclo di vita dei contratti potente e specializzato con metriche di intelligence incentrate sul ROI che hai vinto " non lo trovo altrove.