Revisione e valutazione di Contractworks

ContractWorks inizia a $ 600 al mese, fatturato annualmente e per quel prezzo offre una piattaforma di gestione dei contratti ben progettata, che si concentra fortemente sulla categorizzazione, il monitoraggio e l'approvazione dei contratti. Sfortunatamente per alcuni, questo significa che non ha molto supporto per la creazione di contratti, negoziazioni legali avanti e indietro, né alcuna funzionalità di collaborazione integrata. Questo focus sulle funzionalità mirate significa che dovrai mappare attentamente i tuoi processi aziendali con le capacità del software in quanto questo non è uno strumento tuttofare. Questo è principalmente ciò che lo tiene dietro i vincitori dei nostri redattori in questo spazio, Agiloft e Updraft.

Prezzi e piani

A differenza di Agiloft e della maggior parte dei fornitori nello spazio di gestione dei contratti, ContractWorks non applica il prezzo in base alle licenze utente. Il prodotto parte da $ 600 al mese, fatturato annualmente, per il suo piano di 12 mesi. L'altra opzione di prezzo è $ 750 al mese per il piano di 3 mesi, fatturato trimestralmente. Puoi iniziare con il piano trimestrale e passare a un abbonamento annuale a seconda delle tue esigenze. Entrambi i piani vengono forniti con una versione di prova gratuita e offrono agli utenti illimitati, archiviazione dei documenti, supporto e formazione oltre all'implementazione gratuita. Ricevi inoltre avvisi personalizzabili, report, autorizzazioni, registri di controllo, migrazione e impostazione dei documenti, personalizzazione del marchio e una serie di altre funzionalità, tra cui funzionalità di codifica dei documenti della piattaforma e modelli.

L'unica cosa a cui ContractWorks assegna un limite per l'utente sono le firme elettroniche, per le quali l'azienda ha implementato una funzionalità di firma elettronica nativa a marzo 2017. Le organizzazioni ottengono cinque utenti di firma elettronica gratuiti senza costi aggiuntivi, ma gli utenti aggiuntivi arrivano in pacchetti di cinque firme elettroniche utenti per $ 1.200 all'anno. ContractWorks non si integra con Adobe Sign, DocuSign o altri fornitori di eSignature di terze parti, preferendo centralizzare ciò all'interno della propria piattaforma come funzionalità nativa. ContractWorks offre anche uno sconto per le organizzazioni senza scopo di lucro, nonché pacchetti di volume per studi legali o società di servizi professionali che desiderano offrire la gestione dei contratti tramite ContractWorks come servizio fatturabile.

Gestione del ciclo di vita del contratto

ContractWorks semplifica l'interfaccia utente (UI). L'esperienza è basata su icone e facile da navigare, e il menu in alto ha solo sei schede: Documenti, Tag / Modelli, Utenti, Rapporti, Segno e Impostazioni e una barra di ricerca universale. Esistono cinque ruoli predefiniti con visualizzazioni personalizzate delle funzionalità a cui hai accesso: Amministratore, Accesso completo, Solo download, Solo visualizzazione e Nessun accesso. Ma puoi aggiungere i tuoi ruoli personalizzati con accesso a documenti specifici, cartelle, stanze, ecc. A differenza di Agiloft e Onit Contract Administration e Contract Review & Approval, quando accedi, non vedi una dashboard personalizzata con widget in tempo reale e rapporti. ContractWorks ti porta direttamente al tuo repository di documenti per iniziare a lavorare.

La pagina Documenti è strutturata come una casella di posta elettronica. Al centro c'è la posta in arrivo principale, una struttura di cartelle personalizzata sul lato sinistro per organizzare i documenti e pulsanti in alto per caricare il contratto in blocco, creare nuove cartelle, copiare, scaricare e aggiungere allegati ai documenti. Puoi anche utilizzare il trascinamento della selezione per spostare i documenti nella posta in arrivo senza la necessità di utilizzare il pulsante Carica. La funzione di allegato è utile per aggiungere l'ordine di modifica o gli addendum a un contratto principale e tale voce nella posta in arrivo mostrerà i documenti allegati.

Sebbene non sia possibile modificare effettivamente i contratti in ContractWorks, facendo clic su un documento si aprirà il visualizzatore PDF nativo, che mostra una filigrana dinamica personalizzata per l'utente come funzionalità di sicurezza aggiuntiva per preservare la riservatezza del contratto. Un'altra elegante funzionalità di sicurezza è l'autenticazione a due fattori, che mi ha spinto a inserire un codice inviato al mio dispositivo mobile ogni volta che ho effettuato l'accesso.

Le funzionalità più esclusive di ContractWorks ruotano attorno a tag, modelli e ricerca. I tag nel sistema possono essere qualsiasi campo che si desidera rendere ricercabile o registrabile nel contratto. È una funzione di categorizzazione estremamente flessibile che può comprendere testo, date, numeri, percentuali o una risposta sì / no. Ad esempio, potresti creare un "Rinnovo automatico?" o una "Riservatezza?" tag per attivare o disattivare rapidamente l'impostazione per un contratto. I tag si inseriscono nella struttura di categorizzazione più flessibile che definisce l'approccio di ContractWorks alla gestione dei contratti.

Quando si crea un nuovo tag, è possibile aggiungere anche un menu a discesa che aggiunge il tag a un particolare reparto all'interno dell'azienda o a un modello di contratto più ampio. Pertanto, se si stanno aggiungendo tag per contratti di lavoro, è possibile aggiungere il reparto risorse umane (HR) al menu a discesa mentre, per un accordo di non divulgazione (NDA), è possibile aggiungere l'ufficio legale. I tag sono facili da creare nella scheda Tag / Modelli, quindi è possibile tornare alla posta in arrivo dei documenti e associare i tag a determinati contratti. L'interfaccia utente di ContractWorks è altrettanto scarsa e intuitiva rispetto a quella di Concord, ma va molto più in profondità nella categorizzazione e nella ricerca di contratti granulari.

I modelli sono un'estensione di quell'idea. Raggruppano i tag in base al tipo di contratto, che aiuta i clienti a rintracciare le stesse 5-10 disposizioni su un contratto di leasing, ad esempio, per cercare rapidamente quel tipo di contratto rispetto a un contratto fornitore, accordo di partnership, NDA o contratto di prestito. I modelli non sono correlati alla creazione del contratto; sono strumenti di gestione e categorizzazione aggiuntivi. Solo gli amministratori o gli utenti con accesso completo possono applicare tag e modelli.

Durante il test della piattaforma come amministratore, sono stato in grado di inserire più tag in un modello di test e contrassegnare i campi predefiniti come le date di inizio e fine, il termine e il valore del contratto come campi obbligatori. Potrei quindi impostare notifiche ricorrenti per utenti specifici, nonché aggiornamenti automatici e rinnovo automatico in base all'intervallo impostato. Ciò è utile per il rinnovo dei contratti di abbonamento su base trimestrale o annuale. Puoi anche caricare un documento da associare a un modello di contratto, anche se, ancora una volta, non è un modello completo di creazione del contratto che potresti trovare in strumenti come Agiloft. Detto questo, i tag e i modelli di ContractWorks sono più personalizzabili e più facili da usare rispetto agli approcci tradizionali, inoltre sono completamente ricercabili.

Dopo aver caricato documenti e aggiunto tag e modelli, è possibile gestire i firmatari e le firme elettroniche nella scheda Firma. Come amministratore, puoi designare il tuo firmatario cinque o impostare un modello di firma correlato a particolari tipi di contratto. In questo caso, è possibile contrassegnare un documento con le posizioni specifiche per le quali è necessaria una firma e chi è il firmatario, quindi salvarlo come modello. Se hai già impostato un modello, puoi fare clic sull'icona della penna nella scheda Documenti per inviare immediatamente via e-mail un collegamento sicuro per la firma. Tutti i firmatari ricevono una copia PDF completa del contratto inviato loro via e-mail e nella scheda Firma, è possibile filtrare per firme completate, non completate o annullate.

La funzionalità di firma elettronica è semplice e la funzionalità di firma nativa sarà presto integrata con Salesforce e disponibile in Salesforce AppExchange, che secondo ContractWorks sarà in grado di inviare un documento creato in Salesforce direttamente in ContractWorks per l'archiviazione e la firma, nonché per tirare i campi Salesforce direttamente nella piattaforma come tag.

Rapporti e notifiche

ContractWorks sta ancora sviluppando la sua funzionalità di reportistica, ma esiste una solida gamma di funzionalità e analisi con cui lavorare. Nella scheda Rapporti, puoi gestire sia i rapporti che le relative notifiche in una vista del calendario. Durante la creazione di un nuovo rapporto, sono stato in grado di scegliere tra tutti i miei tag e modelli come colonne da inserire, oltre a poter filtrare i dati raccolti dal mio rapporto in base a parole chiave o modello particolare. Ho quindi esportato il rapporto come file PDF e Microsoft Excel.

Dopo aver creato un rapporto, le schede Calendario delle notifiche e Rapporto delle notifiche consentono di configurare le e-mail e le relative notifiche per utenti specifici. Puoi anche visualizzare tutti i tuoi rapporti nella scheda Rapporti salvati. Soprattutto, ContractWorks offre un registro di controllo per tenere traccia di tutte le attività dell'utente e una cronologia completa di ogni contratto nel sistema. I report in ContractWorks riguardano maggiormente lo spostamento dei documenti attraverso il sistema e le azioni intraprese dagli utenti, il tracciamento quando un documento viene caricato, spostato, rinominato e quando i dettagli vengono modificati per garantire la tracciabilità e rilevare errori. A tale proposito, la pista di controllo, i rapporti e il calendario delle notifiche fanno il loro lavoro. Detto questo, le capacità di reporting non sono così approfondite o arricchite da grafici e diagrammi interattivi come quelli di Agiloft e Onit, o dalle metriche e dai consigli di tendenza che troverai nei report generati da Coupa Contract Lifecycle Management.

Un archivio di file virtuale per i contratti

ContractWorks è facile da usare, meticoloso nella sua categorizzazione dei contratti e tra le migliori esperienze che abbiamo testato per l'archiviazione e il monitoraggio sicuri dei documenti del contratto. La piattaforma brilla anche quando si tratta di ricerca rapida attraverso la sua struttura di tag e template. Inoltre, la sua funzione di firma elettronica nativa funziona bene. Se stai cercando la creazione di contratti, rapporti più completi e funzioni più profonde del ciclo di vita della gestione dei contratti (come l'automazione del flusso di lavoro, il controllo della versione e la collaborazione integrata e la gestione delle attività), la scelta degli editor Agiloft è una soluzione più potente e personalizzabile opzione. Tuttavia, per i clienti principalmente interessati al routing e alla gestione dei documenti post-creazione con grande sicurezza e verificabilità completa, ContractWorks è una soluzione progettata ed eseguita in modo intelligente per quegli aspetti della gestione dei contratti.