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Video: Contract Management Software Demo | CobbleStone Contract Insight® Enterprise (Ottobre 2024)
CobbleStone Systems Contract Insight (che inizia a $ 59 per utente al mese) è un altro sistema di gestione dei contratti altamente personalizzabile che offre una moltitudine di funzionalità diverse per facilitare il processo di contrattazione. La società, che esiste da 20 anni, serve una vasta gamma di clienti, dai governi ai piccoli gruppi alle grandi organizzazioni. Una nota importante è che Contract Insight è uno dei relativamente pochi sistemi di gestione dei contratti che offre una versione di prova liberamente accessibile direttamente dal suo sito Web. Tuttavia, mentre gran parte di Contract Insight è configurabile, Agiloft, uno dei nostri vincitori di PCMag Editors 'Choice, ha opzioni di personalizzazione ancora maggiori. Inoltre offre un livello di servizio gratuito, il che significa che sarai in grado di valutarlo in base al contenuto del tuo cuore senza un periodo di timeout.
Prezzi e piani
Esistono tre diverse edizioni che offrono diversi livelli di servizio: Enterprise, Express e Work Group. Cobblestone offre una tabella comparativa delle diverse edizioni sul suo sito Web ma, in sostanza, le edizioni Enterprise sono dotate di funzionalità di flusso di lavoro aggiuntive, indicizzazione full-text, importazione di massa, un designer di report online e un sistema di valutazione dei contratti fornitore-cliente. Tutte le edizioni sono dotate di spazio illimitato per contratti e dati.
Le soluzioni di Cobblestone possono essere implementate in loco con il cliente o ospitate dalla società in un modello SaaS (Software-as-a-Service) e i prezzi variano a seconda dell'opzione scelta. Le opzioni basate sul web hanno un prezzo a tassi ricorrenti più bassi, mentre in loco è più elevata e una tantum. L'edizione Work Group non è disponibile come SaaS e l'edizione Express non è disponibile in locale. L'edizione Express parte da $ 59 al mese per utente. L'edizione Enterprise inizia a $ 5.000 all'anno per cinque utenti. Come molti altri prodotti in questa carrellata, tra cui Blueridge Software Contract Assistant e Great Minds Software Contract Advantage, Contract Insight richiede un'istanza di Microsoft SQL Server 2005 o successiva per eseguire l'edizione Enterprise.
Un'interfaccia semplice
L'interfaccia ha un design semplice: uno sfondo bianco con diverse sfumature di blu per indicare barre e pulsanti. Ci sono icone accanto ai menu a discesa che sembrano "ingigantire" il testo. Le opzioni di menu sembrano colpire tutte le principali categorie di azioni necessarie a un responsabile di contratto, inclusi contratti, dipendenti, aziende, rapporti e ricerche e Gestisci e imposta.
Quando un utente accede per la prima volta, la vista predefinita è un calendario di contratti a cui è assegnato l'utente. Questo può essere configurato per includere anche o essere sostituito da "dashboard" e "dock", che sono essenzialmente report personalizzati che si aggiorneranno automaticamente. Ad esempio, un utente può configurare un dock che mostra tutti i contratti attivi a cui sono assegnati o uno che mostra tutti i contratti in scadenza nei prossimi 30, 60 o 90 giorni. Questa funzione fornisce all'utente le informazioni più pertinenti a lui o al suo diritto all'accesso.
Simile alla nostra scelta del redattore Agiloft, una delle caratteristiche più evidenti del sistema è la profondità di personalizzazione. Contract Insight è al livello superiore dei sistemi di gestione dei contratti che consentono agli amministratori di creare e modificare campi di dati del contratto, automatizzare e dirigere il processo di approvazione e limitare l'accesso degli utenti a livello granulare, anche per tipo di contratto, contratto specifico o campo particolare.
Iniziare
Contract Insight viene fornito con video didattici che guidano i nuovi utenti attraverso l'installazione del sistema e l'esecuzione di attività comuni. I video mostrano agli utenti esattamente come eseguire queste funzioni e impostare Contract Insight esattamente come preferiscono. Ma mentre trovavo i video molto facili da digerire, la Guida in linea del sistema, d'altra parte, era un po 'difficile da navigare. L'ampiezza delle funzionalità del prodotto rende anche la ricerca intelligente del wiki un po 'noiosa. Tuttavia, una volta trovata, la documentazione di aiuto è chiaramente presentata completa di illustrazioni.
Aggiungere un nuovo contratto nel sistema è semplice: è sufficiente fare clic su "Aggiungi contratto". Tuttavia, Contract Insight aggiunge qui un livello di contratto. Si tratta di informazioni sul database e sul flusso di lavoro che il sistema deve elaborare il documento e gestirne il ciclo di vita. Il profilo del contratto può essere creato insieme al caricamento del file del contratto oppure può essere creato in base alle informazioni del fornitore o del cliente. Il processo di input effettivo prevede la compilazione dei moduli applicabili, che possono essere personalizzati in una combinazione pressoché illimitata dall'amministratore di sistema o da Cobblestone se si utilizza il software nel modello SaaS. I campi possono essere aggiunti o rimossi in base al tipo di contratto, limitati in base all'ID utente o alla classe di utenti e configurati per accettare solo alcuni tipi di informazioni come numeri interi, data, valuta o un elemento da un elenco a discesa.
Dopo aver inserito tutti i dati, l'utente può personalizzare ulteriormente il profilo del documento del contratto. Sul lato destro del profilo del contratto è presente un elenco che offre agli utenti una varietà di opzioni tra cui Attività ed e-mail, Assegna dipendenti, Stampa, Aggiorna, Contratti di collegamento, Visualizza cronologia ed e-mail. Inoltre, gli utenti possono allegare un numero illimitato di file al profilo del contratto.
L'aggiunta di profili di dipendenti e società è rapida e indolore tramite la barra del menu principale. Compilando un semplice modulo per aggiungere il dipendente o la società al sistema, gli utenti possono evitare imprecisioni nella ricerca e nella segnalazione. Ad esempio, se non esistessero profili aziendali preesistenti, un utente potrebbe scrivere in "XYZ Corp." e l'altro potrebbe scrivere in "XYZ Corporation", che potrebbe causare l'omissione di contratti dai risultati di ricerca e dai rapporti.
La ricerca è anche un affare altamente personalizzabile. Una ricerca può essere effettuata su qualsiasi campo e quindi ulteriormente ristretta in base a qualsiasi categoria di informazioni associate. Le colonne di dati possono essere facilmente modificate e configurate a piacimento dell'utente. Dopo aver configurato correttamente la ricerca, il report può essere stampato o esportato in Word, Excel o PDF. Oltre alle sue capacità personalizzabili, il sistema include anche una serie di ricerche e report preimpostati e gli utenti possono creare le proprie ricerche ad hoc per usi futuri.
Oltre le basi
Una funzione utile è Richieste, che sarebbe probabilmente più utile per le aziende più grandi. Come prevedibile, la funzione di richiesta consente agli utenti di richiedere un nuovo contratto alla persona appropriata. L'utente fa clic su "Aggiungi nuova richiesta" e aggiunge le informazioni pertinenti. Gli amministratori possono impostare chi riceverà la notifica della richiesta in base alle informazioni fornite.
Per gli utenti più esperti, Contract Insight ha una funzionalità davvero utile per coloro che utilizzano frequentemente contratti basati su modelli. Utilizzando la funzione Pacchetti, gli amministratori possono impostare modelli che estraggono i metadati da un contratto o da un profilo aziendale. Gli amministratori possono anche impostare librerie di clausole per facilitare la creazione del contratto.
Cobblestone consente a Contract Insight di essere ulteriormente personalizzato attraverso una varietà di moduli aggiuntivi. Uno dei componenti aggiuntivi più utili è il modulo Document Collaboration and eSign, che è essenzialmente la versione di Cobblestone System di un sistema di firma online. Il modulo consente l'esecuzione integrale del contratto online, da parte sia dei membri dell'organizzazione che delle controparti. Autentica l'identità del firmatario. Se l'organizzazione preferisce utilizzare DocuSign, Cobblestone può anche incorporare quel programma nel ciclo di vita del contratto.
Ci sono altri moduli disponibili per una varietà di altre circostanze e sono generalmente focalizzati su un particolare settore o tipo di lavoro. Ad esempio, uno dei moduli disponibili è il portale di accesso pubblico che consente di rendere pubblici determinati contratti sul Web. Questa funzionalità verrebbe utilizzata principalmente per gli enti pubblici soggetti alle leggi sulla libertà di informazione. Esistono anche moduli per la gestione degli ordini di acquisto, relazioni fornitore-cliente e un connettore Salesforce per citarne alcuni. Questi componenti aggiuntivi consentono una personalizzazione ancora maggiore in base alle esigenze dell'utente.
Contract Insight è una soluzione molto personalizzabile, ma sarà confusa e scoraggiante per alcuni. Sistemi simili come Agiloft, hanno alleviato alcuni di questi problemi di complessità della personalizzazione attraverso un approccio guidato accuratamente implementato. Tuttavia, Contract Insight offre numerosi moduli e componenti aggiuntivi per aiutare a personalizzare il prodotto in base alle esigenze del cliente, quindi vale la pena dare un'occhiata alle aziende con flussi di lavoro poliedrici e complessi requisiti di creazione del contratto.
