Revisione e valutazione dell'assistente al contratto del software Blueridge

A partire da $ 899 per l'edizione Standard, Blueridge Software Contract Assistant è una sorta di entrata nella vecchia scuola nel mercato della gestione dei contratti. Laddove la maggior parte della concorrenza ha adottato un modello di implementazione cloud, Blueridge si è attenuto al più vecchio metodo di installazione di download ed esecuzione locale. Tuttavia è una soluzione abbastanza ricca di funzionalità che è in uso da oltre 15 anni per clienti come istituti di credito, ospedali, aziende farmaceutiche e altre organizzazioni che hanno bisogno di mantenere i dati dietro il loro firewall.

Dalla nostra recensione iniziale, Contract Assistant ha subito miglioramenti modesti delle funzionalità e della personalizzazione. Ma tre edizioni del prodotto (Standard, Pro ed Enterprise) sono ancora visivamente simili, con una vasta gamma di menu e funzionalità rispetto alle più sparse interfacce utente (UI) di nuove opzioni basate su cloud. Blueridge Software afferma di aver scelto di rimanere nello spazio software client / server piuttosto che competere con dozzine di opzioni basate su cloud simili.

Contract Assistant non offre funzionalità di authoring, negoziazione o collaborazione integrate nel contratto. Puoi rivolgerti a Concord o alla scelta degli editori per questo. Né il Contratto Assistente è personalizzabile all'infinito o ricco di funzionalità di gestione del ciclo di vita del contratto end-to-end come Editors 'Choice Agiloft. Tuttavia, se la tua azienda o organizzazione preferisce un'opzione distribuita localmente per l'archiviazione sicura dei contratti (con opzioni di categorizzazione granulare e funzionalità di gestione), allora Assistant Assistant è uno strumento ben attrezzato. Offre report e avvisi efficaci oltre a ottimi manuali per l'utente per essere sempre aggiornati.

Prezzi e piani

Come accennato, Contract Assistant è disponibile in tre diverse edizioni: Standard, Pro ed Enterprise. Le diverse edizioni offrono diversi livelli di servizio in base alle dimensioni dell'azienda o al numero di utenti. Le edizioni variano nel prezzo da $ 899 a $ 8.999. Contract Assistant inizia a $ 899 per l'edizione Standard, che è una versione per utente singolo installata sul tuo PC. Questa versione è ideale per i proprietari individuali o le organizzazioni in cui è necessario un solo amministratore per controllare i contratti nel sistema.

Questa edizione entry-level include record elettronici completi, supporto multi-database, campi di base e supporto file e "eventi allarmanti" illimitati o avvisi per contratto. È inoltre possibile ottenere ricerche, report e personalizzazioni semplici e avanzate di categorie e campi di contratto. Per ulteriori funzionalità di report personalizzate, puoi lanciarti per l'edizione Standard Plus, al prezzo di $ 1, 198. Ti dà accesso al Report Designer opzionale. A differenza del prezzo SaaS (Software-as-a-Service) dei prodotti basati su cloud, il prezzo base per ogni edizione è un costo una tantum rispetto ai costi di abbonamento ricorrenti di ogni prodotto basato su cloud esaminato in questo riepilogo.. Tutte le edizioni hanno anche una prova gratuita di 30 giorni.

Una delle principali differenze tra queste tre edizioni è la possibilità di inserire contratti o documenti direttamente nel database. Con le edizioni Standard e Pro, l'utente può collegare la versione locale dei documenti al suo profilo in Contract Assistant. In questa situazione, il profilo del documento su Contract Assistant può essere collegato alla sua posizione sull'unità o sul server, ma il documento non viene mai effettivamente caricato nel database. Presumibilmente, per gli utenti delle versioni Standard e Pro, l'archiviazione all'interno del database non sarebbe necessaria in quanto i documenti potrebbero essere facilmente conservati sul personal computer dell'utente o su un'unità condivisa per un piccolo gruppo. Tuttavia, per le grandi aziende o le imprese, un simile accordo si rivelerebbe probabilmente ingombrante sia per le prestazioni che per considerazioni di sicurezza.

L'edizione Pro è un prodotto LAN (Local Area Network) progettato per le piccole e medie imprese (PMI) o piccoli gruppi di lavoro all'interno di un'organizzazione. Ha un prezzo di $ 3.499 per la licenza di base (cinque utenti), anche se è possibile aggiungere posti aggiuntivi a un costo aggiuntivo. Per quanto riguarda le funzionalità, l'edizione Pro include l'integrazione della gestione dei documenti con Laserfiche e il supporto multiutente con sicurezza e autorizzazioni di base.

Infine, l'edizione Enterprise ha un prezzo di $ 8.999 per la licenza di base (cinque utenti). Questo è un prodotto SQL Server / Client LAN / WAN (wide area network) fornito con una gamma completa di funzionalità avanzate di categorizzazione e archiviazione dei documenti. Queste funzionalità includono armadi e sottocartelle, ricerca full-text, avvisi ricorrenti, personalizzazione completa, archiviazione dei documenti del database e report personalizzati legati al livello di autorizzazione dell'utente. La manutenzione annuale opzionale rappresenta il 18 percento del prezzo totale di acquisto per tutti i piani. Questo ti dà la disponibilità di aggiornamento del prodotto e l'accesso al supporto telefonico (al contrario del solo supporto e-mail gratuito). Puoi eseguire l'aggiornamento a un'altra versione in qualsiasi momento. Le licenze per utenti aggiuntivi hanno un prezzo su una scala graduata in cui il prezzo per licenza diminuisce con l'aumentare del volume per le edizioni Pro ed Enterprise:

Edizione Pro:

1-4 licenze: $ 299

5-9 licenze: $ 269

10+ licenze: $ 229

Ad esempio, se oggi acquisti due licenze aggiuntive, pagheresti $ 299 ciascuna. Se successivamente acquisti altre tre licenze, pagheresti $ 269 per ognuna di queste.

Edizione Enterprise:

1-9 licenze: $ 599

10-24 licenze: $ 529

25-49 licenze: $ 449

50-99 licenze: $ 379

Oltre 100 licenze: $ 299

Licenze illimitate: $ 59.999 (include la licenza di base)

Ad esempio, se oggi acquisti tre licenze aggiuntive, pagheresti $ 599 ciascuna. Se successivamente acquisti altre otto licenze, pagheresti $ 529 per ognuna di queste.

Preparazione

Le edizioni Pro ed Enterprise di Contract Assistant possono essere installate sui PC degli utenti o virtualizzate (ovvero installate su un server delle applicazioni che esegue Citrix o Terminal Services o come app Web self-hosted utilizzando Citrix XenApp.) In altre parole, Contract Assistant è client / software server ospitato sulla rete, senza dati residenti nel cloud. Per consentire l'accesso al database in grandi aziende, ciò significa che è necessario installare Microsoft SQL Server con l'edizione Enterprise. Assicurati di contattare il software Blueridge per dettagli dettagliati su quali saranno i requisiti di back-end per il tuo ambiente. Scopri quale versione di SQL Server e Windows Server è richiesta e se queste risorse possono essere eseguite virtualmente o richiedono il proprio server fisico.

Per testare l'edizione Standard per la nostra recensione aggiornata, ho impostato una versione di prova gratuita e scaricato il software sul mio PC Windows 10. Il software Blueridge non fornisce download per Mac. L'azienda afferma che supporta Windows 7, 8 e 10 ma, dopo aver scaricato il pacchetto software, mi è stato chiesto di scaricare una versione precedente di.NET Framework prima che l'installazione procedesse. Questo è stato un piccolo problema di compatibilità. Ma, dopo aver scaricato.NET Framework 3.5 SP1 (al contrario dell'attuale versione 4.7), l'installazione è stata completata rapidamente ed ero attivo e funzionante.

Una volta aperto, Contract Assistant ti offre molte funzioni e opzioni. Ma lo fa in un layout meglio organizzato rispetto alla straordinaria selezione di menu in Great Minds Software Contract Advantage e Coupa Contract Lifecycle Management. Contract Assistant offre ottime risorse di aiuto e documentazione per agevolare l'installazione, la navigazione e l'uso. Mi è stato immediatamente mostrato un pop-up per "Introduzione a 10 semplici passaggi", attraverso la roadmap del prodotto e la guida di avvio rapido. I capitoli sono indicizzati e ricercabili in modo da poter creare i propri preferiti nella guida e tutte le risorse della Guida del software Blueridge. La documentazione della Guida e la facilità d'uso generale delle risorse mi hanno reso facile e veloce familiarizzare con l'interfaccia utente.

Nella parte superiore della dashboard sono presenti schede per la gestione dei contratti, database e report, opzioni e strumenti, aggiornamenti di massa (modifica di più categorie, record o voci utente) e Guida. C'è anche una barra degli strumenti simile a Microsoft Word con pulsanti per la creazione e il salvataggio di una nuova voce di contratto, oltre a pulsanti Elimina, Annulla e Cerca. Sul lato sinistro è presente un indice alfabetico del contratto per la ricerca rapida del database, suddiviso in categorie e cartelle di casi. Gli allarmi di contratto che "squillano" (che significa che con la scadenza delle scadenze del contratto da risolvere) sono visualizzati in rosso.

Sotto le barre dei menu si trova l'area di lavoro, che è suddivisa in finestre di dimensioni regolabili. Le finestre sono raggruppate per tipi di informazioni, offrendo schede per Indice dei contratti, Informazioni sui contratti, Date chiave, Categorie, Elementi / clausole chiave, Panoramica, Collegamenti ai file e Note e commenti (che è l'estensione delle funzionalità di collaborazione dell'Assistente contratto). La libreria di clausole è simile a quella che troverai in Agiloft e la struttura di tagging personalizzata è simile a quella di ContractWorks.

Gestione del ciclo di vita del contratto

Dopo aver completato la Guida di avvio rapido, è disponibile una Guida per l'utente altrettanto utile con le istruzioni per voci e configurazioni più avanzate. La Guida per l'utente fornisce istruzioni molto precise per la creazione di database e la configurazione dei vari campi di dati.

Il processo di gestione del contratto stesso è semplice ed estremamente personalizzabile. Quando si aggiungono nuove voci di contratto o si modificano i file di contratto, è possibile rinominare o nascondere i campi, aggiungere didascalie utente (nella scheda Opzioni e strumenti) e gestire le date e gli avvisi chiave. È inoltre possibile aggiungere e gestire categorie ed estrarre clausole utilizzando le finestre sul lato destro della pagina dei dettagli del contratto. Nelle edizioni Pro ed Enterprise, lo fai tramite il modulo di amministrazione. Come in Agiloft e ContractSafe, gli amministratori possono aggiungere utenti e impostare autorizzazioni per visualizzare particolari contratti o elementi dell'interfaccia utente. Tuttavia, a differenza di quegli strumenti, non è necessario andare in un pannello di amministrazione per farlo. Tutti i campi sono modificabili dalla pagina principale. L'edizione Pro offre solo opzioni di sola lettura o di privilegi completi. Ma l'edizione Enterprise ha una sicurezza più granulare per record specifici e i diversi database a cui appartiene un utente. L'edizione Contract Assistant Enterprise può anche creare quelle che vengono chiamate "Visualizzazioni" per nascondere campi specifici per diversi gruppi di utenti o aziende o per mostrare particolari cabinet o cartelle. Aggiungere un nuovo record è facile come fare clic sul pulsante Nuovo e fare una copia di un modello di record esistente.

Poiché stai solo classificando i contratti esistenti e in sospeso, non stai effettivamente creando un nuovo contratto, ma solo la voce del database per esso. In termini di ricerca, è possibile eseguire query per testo, parola chiave, data o campi come valuta o tipo di contratto. Tutti i campi sono ricercabili e possono essere inseriti in report standard o personalizzati. Tuttavia, non esiste una ricerca di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) poiché il visualizzatore del contratto richiede che il documento sia un testo modificabile o un contratto PDF prima che il database lo indicizzi.

Tale organizzazione è importante perché il modo in cui è organizzato Contract Assistant ruota attorno a più database. Non vi è alcun limite al numero di database che un utente può creare, sebbene sia possibile aprire un solo database alla volta. Per gli amministratori aziendali, questo è un modo utile per gestire i contratti sensibili che l'organizzazione preferisce separare per autorizzazioni o motivi di sicurezza.

I report possono essere eseguiti in vari modi, incluso un profilo di contratto individuale, l'indice del database o solo un sottoinsieme di contratti che soddisfano determinati criteri. È possibile generare rapidamente un report su un contratto selezionato o su tutti i contratti in un determinato database, che può essere ordinato e organizzato in vari modi.

Gli utenti possono anche eseguire un report utilizzando i risultati di una particolare ricerca, consentendo loro di limitare i contratti segnalati in base ai criteri desiderati. Come con quasi tutti i servizi, maggiore è la quantità di personalizzazione, più complicata è. Esistono filtri di base e avanzati. La funzione di ricerca di base si piega interamente alle esigenze dell'utente, ma lo fa con una serie di caselle di controllo e caselle di filtro. La ricerca di base può essere filtrata dai campi filtro standard o dai campi definiti dall'utente. Gli utenti più esperti possono passare alla ricerca avanzata, che è un foglio di calcolo che risponde alla logica booleana. Contract Assistant è l'unico strumento che abbiamo testato per supportare la ricerca booleana.

L'edizione Enterprise ha funzionalità di ricerca aggiuntive che consentono di allegare documenti, note e note sugli elementi chiave. I parametri di ricerca che verranno utilizzati più volte possono essere salvati per uso futuro. Ho eseguito ricerche per contratti attivi e in sospeso e ho aggiunto filtri data più avanzati. Quando viene generato un report, questo viene visualizzato in una finestra separata. Questa è una funzione di benvenuto perché funge da anteprima istantanea del rapporto. Una volta che l'utente è soddisfatto del rapporto, può essere esportato in una varietà di formati tra cui HTML, PDF, Rich-Text, Plain Text, TIF o Microsoft Excel. Ci sono voluti un po 'avanti e indietro, ma alla fine sono stato in grado di visualizzare il mio rapporto come desiderato. Tuttavia, questo potrebbe essere problematico per le organizzazioni più grandi o per le persone che tentano di importare file più grandi.

Gestione dei contratti della vecchia scuola fatta bene

Contract Assistant è questa opzione per le aziende e le organizzazioni che non desiderano un prodotto cloud completamente gestito. Questa piattaforma veterana offre il pieno controllo dietro i firewall dei dati e del database dei contratti. Viene fornito con risorse di aiuto complete per aiutarti a navigare nell'interfaccia utente progettata in modo tradizionale e personalizzare tutto ciò che è visibile. Non esistono flussi di lavoro automatizzati, integrazioni dirette e nulla in termini di creazione, collaborazione, negoziazione o firma elettronica del contratto nativo. Agiloft e Concord sono le opzioni migliori se si desidera una piattaforma basata su cloud per gestire l'intero ciclo di vita del contratto e lavorare con soggetti esterni. Ma, se la gestione dei contratti locale sicura è ciò che stai cercando, allora Assistant Assistant è un'opzione collaudata che ti darà ciò di cui hai bisogno.