Revisione e valutazione di Bluefolder

BlueFolder è una soluzione di gestione dei servizi che include funzionalità di gestione degli ordini di lavoro, pianificazione dei team e gestione dei clienti / contatti. Viene fornito come servizio ospitato sia per il portale dei dipendenti (quelli che forniscono il servizio) sia per il portale del cliente (quelli che richiedono il servizio). È disponibile anche un portale mobile, in cui i dipendenti possono accedere e visualizzare i loro incarichi, ottenere informazioni sui clienti e gestire i loro calendari. Tutto sommato, è un'eccellente soluzione di gestione degli ordini di lavoro, ma la sua fatturazione limitata, il monitoraggio delle attrezzature e la gestione dei clienti lasceranno i negozi più grandi a passare a soluzioni più solide.

Installazione

Iniziare ha richiesto poco più sforzo della creazione di un account, dopo il quale BlueFolder mi ha inviato il mio nome utente e la mia password. Non è mai una buona idea inviare un nome utente e una password insieme nella stessa e-mail, quindi ti consiglio di cambiare subito la password. La prima volta che ho effettuato l'accesso all'account BlueFolder è stato visualizzato un elenco di attività per aiutarmi a iniziare come aggiungere utenti, gestire elementi, personalizzare il portale, integrarsi con QuickBooks e configurare impostazioni aggiuntive. C'erano anche video introduttivi, un link al centro di supporto e informazioni sull'esecuzione di BlueFolder da un dispositivo mobile.

Per quanto riguarda le attività iniziali, ho aggiunto alcuni utenti in più e assegnato loro ruoli diversi come programmatore e tecnico; questi ruoli determinano le loro autorizzazioni all'interno di BlueFolder. Successivamente, ho creato gli articoli da includere negli ordini di servizio e nella fatturazione come spese, tariffe di manodopera e materiali. Quindi, ho caricato il logo della mia azienda e personalizzato il portale clienti in cui i clienti possono inserire nuove richieste di servizio e tenere traccia del loro stato. Hai anche la possibilità di integrare BlueFolder con QuickBooks, che è una grande funzionalità per coloro che hanno già investito molto tempo e fatica nella configurazione di quel programma. Mi è stata anche data la possibilità di importare clienti, contatti, indirizzi, attrezzature o articoli come file di testo. Sulla base del mio test, ho visto che una piccola impresa sarebbe stata in grado di configurare e personalizzare completamente BlueFolder in massimo mezza giornata.

Il portale Web BlueFolder è organizzato utilizzando un'interfaccia a schede nella parte superiore della pagina Web che elenca le funzioni a cui si accede comunemente, tra cui operazioni preliminari, preferiti, dashboard, clienti, ordini di lavoro, calendario, attrezzature, contratti, fatturazione e report. Passando il mouse sopra una scheda viene visualizzato un elenco di attività comuni; ad esempio, la scheda clienti visualizza un menu con nuovi clienti, elenco clienti, elenco contatti e importazione dei record dei clienti. Queste attività compaiono anche sotto la scheda dopo aver fatto clic su una scheda e passare a quella sezione. La maggior parte delle pagine, come clienti, ordini di lavoro e attrezzature, vengono visualizzate come tabelle o griglie piene di informazioni pertinenti. BlueFolder fa un ottimo lavoro nel nascondere la granularità nella scheda Impostazioni in modo che l'interfaccia principale rimanga snella e ordinata.

Lavorare con BlueFolder

Dashboard è la scheda più informativa nell'interfaccia BlueFolder. C'è una dashboard di servizio e una dashboard personale, la differenza è che la dashboard personale mostra la mia pianificazione e i miei ordini di lavoro e la dashboard di servizio mostra gli ordini di lavoro, la fatturazione e l'attività per tutti nel sistema. È davvero facile impostare qualsiasi pagina del portale come preferita; Ho potuto vedere un tecnico impostare la sua dashboard personale come preferita e usarla come interfaccia principale per BlueFolder.

Facendo clic su un ordine di lavoro vengono visualizzate informazioni dettagliate. Da qui, ho potuto vedere rapidamente il valore di BlueFolder: è facile e veloce implementare un sistema completo di ordini di lavoro che tiene traccia di clienti, attrezzature, posizione delle attrezzature, informazioni di contatto, descrizioni dettagliate del lavoro da eseguire, parti, fatturazione e data e ora di apertura e chiusura del progetto. Potrei anche aggiungere allegati agli ordini di lavoro, come contratti o foto di attrezzature. Ogni ordine di lavoro include commenti in cui i tecnici possono condividere informazioni dettagliate. Gli ordini di lavoro possono anche essere clonati per alleviare l'onere di inserire le informazioni comunemente richieste.

La gestione delle apparecchiature è molto lontana dal software di gestione delle risorse in concorrenza e tiene traccia di una quantità minima di informazioni per ciascun articolo, incluso il nome, il cliente a cui è assegnato, l'ubicazione, la marca, il modello, il numero di serie e le informazioni di acquisto. L'apparecchiatura può essere aggiunta manualmente o importata come file delimitato da virgole o delimitato da tabulazioni (dimensione massima del file 4 MB). Questo è un inventario di base utile per la gestione del servizio. Se hai bisogno di maggiori funzionalità, cerca altrove funzionalità di gestione patrimoniale più solide, come LanGuard o ManageEngine.

C'è un pulsante di aiuto su ogni schermata del portale Web BlueFolder, ma il pulsante non è sensibile al contesto; ti porta semplicemente alla pagina di supporto principale di BlueFolder. L'aiuto online è completo, tuttavia. Potrei facilmente cercare un argomento o navigare in quattro sezioni: guida introduttiva, configurazione e personalizzazione, guida per l'utente e sviluppatori. Per iniziare è stata inclusa una guida passo-passo che trattava solo "la conoscenza di BlueFolder", due webinar informativi e lunghi, quattro tutorial video e un collegamento ai servizi di configurazione e formazione dell'account. Ad eccezione della guida passo-passo incompleta, la guida in linea di BlueFolder è eccellente in quanto ogni argomento contiene spiegazioni e istruzioni dettagliate e un video e / o schermate. Sono inclusi il supporto gratuito via e-mail e telefono e le informazioni su come ottenere supporto vengono visualizzate in modo evidente sul sito Web BlueFolder.

La segnalazione in BlueFolder è piuttosto semplice. Esistono oltre 30 report organizzati per argomento, ad esempio cliente, attrezzatura del cliente, servizio, fatturazione o manodopera e spese. I report sono essenzialmente la stessa vista in tabella delle informazioni visualizzate nell'interfaccia, filtrate per argomento, data o dipendente. È abbastanza facile creare report personalizzati anche facendo clic su un nuovo report dalla pagina dei report, sebbene i report personalizzati siano piuttosto semplici in termini di formattazione, proprio come i report inclusi. Qualsiasi rapporto può essere stampato, salvato in Excel o esportato in formato CSV.

Gestione dei servizi ridotta con potenti funzionalità mobili

BlueFolder fa un ottimo lavoro nella gestione dei servizi; ad esempio, la pianificazione e il monitoraggio degli ordini di lavoro è sia semplice che potente. Il servizio guadagna punti per avere un portale clienti e un portale dipendenti, entrambi con versioni mobili. Tuttavia, funzionalità come la gestione dei clienti e la gestione delle apparecchiature mancano di funzionalità e la maggior parte delle organizzazioni richiederà ulteriori soluzioni esterne. I dashboard sono eccellenti e, tuttavia, i rapporti sono molto buoni. BlueFolder fa un ottimo lavoro nella gestione dei servizi e un lavoro decente in tutto il resto.