Recensione e valutazione Agiloft

Funzionalità di interfaccia e core

Agiloft personalizza ogni implementazione in base alle esigenze aziendali individuali, quindi ciò che vedi in Agiloft è completamente legato al tuo ruolo utente e ai flussi di lavoro specifici di gestione dei contratti su misura per la tua organizzazione. A differenza di una piattaforma come Coupa Contract Lifecycle Management, che concentra la sua gestione del contratto esclusivamente sulla gestione della spesa e sugli scenari di approvvigionamento, Agiloft è una tabula rasa che puoi adattare a qualsiasi caso d'uso aziendale.

L'interfaccia utente vanilla (UI) può apparire un po 'datata se utilizzata senza applicare alcuna personalizzazione. Ma Agiloft ti consente di adattare i colori, il marchio e il layout a tuo piacimento o di abbinarli al sito web della tua azienda. Per testare la piattaforma aggiornata, ho effettuato l'accesso a quattro portali diversi personalizzati per ruoli specifici. A seconda che abbia effettuato l'accesso come amministratore, responsabile del contratto, responsabile dell'approvazione o utente del contratto, ho riscontrato una diversa disposizione delle funzionalità e dei campi disponibili.

In tutte le dashboard definite dall'utente, la prima cosa che vedi è una dashboard personalizzata con grafici e widget e un menu di navigazione a sinistra che mostra le "tabelle" disponibili della piattaforma, i record e i contratti aperti di recente e qualsiasi attività che " sono stati assegnati. C'è anche una barra di ricerca universale nella parte superiore dell'interfaccia utente che può eseguire query su ogni contratto, file, pagina e record nel database. Ai fini di questa recensione, abbiamo testato dal punto di vista di un responsabile del contratto, un responsabile dell'approvazione e un utente dalle diverse interfacce utente personalizzate.

Accedendo al portale del gestore dei contratti, mi è stato immediatamente fornito uno schema dei contratti basati su widget in corso e le prossime scadenze e rinnovi dei contratti. Mi è stato anche dato un elenco di record per gestire i contratti attivi. Un'icona di posta accanto a ciascun contratto mi ha dato le opzioni per impostare notifiche o azioni automatizzate su una determinata azione del contratto o per assegnare un'attività a un altro utente. Da questa pagina, ho anche potuto importare ed esportare contratti, controllare il contratto che volevo modificare in massa, ecc. Come responsabile del contratto, avevo una serie di opzioni nel menu a sinistra. Sono stato in grado di visualizzare gli elenchi di directory di tutte le persone e società associate ai contratti all'interno e all'esterno della mia organizzazione, nonché tutti i contratti nel sistema con un'icona ad albero. Questo mi permette di vedere un diagramma delle relazioni degli utenti e delle aziende associate a quel contratto. Come per Onit Contract Administration e Contract Review & Approval, esistono anche flussi di lavoro di approvazione per tenere traccia dei contratti, nonché tipi di contratto e la possibilità di creare modelli diversi. Agiloft ti consente anche di cercare in base alle clausole specifiche di un contratto e di cercare una libreria specifica per le clausole. Per illustrare la differenza nei ruoli degli utenti, il portale del responsabile dell'approvazione del contratto mostrava solo la directory di base e le tabelle delle approvazioni del contratto senza alcuna funzionalità più profonda; l'utente del contratto non vedrebbe l'opzione di approvazione.

Per testare il modo in cui Agiloft gestisce il ciclo di vita del contratto, ho creato un nuovo contratto, impostato un flusso di lavoro di approvazione e monitorato il contratto dall'inizio alla firma. Quando si fa clic sul pulsante Nuovo contratto, Agiloft apre una finestra dettagliata con una serie vertiginosa di opzioni. Ogni nuovo record ottiene un numero ID per impostazione predefinita e quindi ho avuto la possibilità di scegliere se questo record era un contratto, un subappalto, un contratto principale o una modifica di un contratto esistente. C'è anche il tipo di contratto, che ti offre tutti i tipi e i modelli personalizzati che la tua azienda ha creato tra cui scegliere. Questi tipi e modelli includono un contratto di assistenza clienti, un accordo di non divulgazione, un contratto di lavoro, un fornitore e un contratto di collaborazione.

Ho scelto un contratto di servizio clienti e l'ho assegnato al team interno del cliente (Agiloft ti consente di creare gruppi, team e dipartimenti personalizzati). Da lì, ho configurato il mio contratto di prova PCMag per il rinnovo automatico ogni 12 mesi, quindi ho inserito la data di inizio e fine del contratto, l'importo e le informazioni sulla società associate al contratto. Puoi ottenere i dettagli che desideri con la procedura guidata del contratto. Questa procedura guidata consente di associare documenti e risorse allegati, configurare e-mail e attività e, naturalmente, impostare flussi di lavoro e firme di approvazione con una cronologia completa e una pista di controllo associati al record. Allegati e beni associati possono anche includere certificati assicurativi associati a una società o un contratto.

A seconda delle autorizzazioni dell'utente, una volta terminato, un responsabile del contratto o un amministratore possono salvare le loro modifiche al contratto o fare clic sul pulsante "Invia per revisione" per inviarlo al passaggio successivo del processo. Nel complesso, il processo di creazione del contratto è stato in qualche modo schiacciante rispetto alle esperienze più snelle di piattaforme come Concord e ContractWorks. Ma questo è solo perché Agiloft offre opzioni e campi più granulari rispetto a qualsiasi altra soluzione che abbiamo testato. La possibilità di personalizzazione ti consente di rendere il flusso di lavoro di gestione del contratto semplice o complesso come desideri.

Flussi di lavoro, report e integrazioni avanzati

Agiloft brilla quando si tratta di funzionalità avanzate di gestione dei contratti e automazione del flusso di lavoro. Dal portale di amministrazione, puoi vedere l'intera gamma di funzionalità contenute all'interno della piattaforma se decidi di personalizzarlo a quel livello. Questo inizia con la ricerca avanzata e funzionalità di modifica nativa più dinamiche.

La nuova barra di ricerca rapida utilizza per impostazione predefinita una ricerca di testo, pertanto è possibile digitare qualsiasi parola chiave e Agiloft eseguirà la scansione di tutte le tabelle nel database insieme a tutti i documenti e file PDF nel sistema tramite OCR. Puoi anche configurare il menu a discesa di ricerca per cercare campi specifici, ad esempio trovare ogni contratto a cui è associato uno stato In sospeso. Gli amministratori scelgono quali campi compaiono nel menu a discesa della ricerca e puoi anche salvare le ricerche per una query di ripetizione rapida. Se hai cercato un record specifico e desideri apportare modifiche al volo, le nuove funzionalità di modifica nella tabella e di modifica diretta dei file ti consentono di controllare e modificare un documento in Microsoft Word. È quindi possibile salvarlo nuovamente al termine, con un registro delle modifiche completo ma senza la necessità di salvare una copia locale del documento.

Anche i rapporti sono estesi. Nell'interfaccia di amministrazione, ogni scheda nel menu a sinistra include un'opzione Grafici / Rapporti che consente di estrarre analisi su qualsiasi aspetto del ciclo di vita della gestione del contratto. In Attività, ad esempio, è possibile visualizzare il tempo medio impiegato dai dipendenti per chiudere le attività oppure è possibile suddividere le informazioni in base al team o al reparto. I rapporti sulle approvazioni possono aiutarti a identificare i colli di bottiglia per i contratti in sospeso. I rapporti eseguiti sull'intero database dei contratti possono aiutarti a stabilire le priorità in base al valore monetario, alle scadenze, ai progressi o a una serie di altri fattori. Durante la creazione di un nuovo rapporto, ho potuto scegliere tra 10 diversi tipi di grafici (linea, barra, assi multipli, indicatori, grafico a torta, imbuto, ecc.), Aggiungere filtri di data e record, aggiungere ulteriore formattazione e personalizzazione, pianificare il rapporto su cui ricorrere qualsiasi base e invia il rapporto via e-mail a determinati utenti, dipartimenti o team. I grafici e i report finiti non sono i più carini rispetto a Concord o Coupa Contract Lifecycle Management, ma Agiloft offre di gran lunga la personalizzazione dei report più avanzata che abbiamo testato.

Se si utilizzano le funzionalità BPM del flusso di lavoro di Agiloft (senza costi aggiuntivi se si dispone di un piano a pagamento), è possibile sovrapporre una potente automazione del flusso di lavoro in cima al ciclo di vita della gestione dei contratti. L'editor grafico del flusso di lavoro migliorato offre una panoramica di tutti gli stati in cui un record può essere e di tutte le transazioni che avvengono nell'ambito di una procedura di contratto. Da lì, è facile aggiungere azioni e trigger in qualsiasi fase del ciclo di vita di quel contratto, innescato da cambiamenti in un record. Pertanto, se un contratto arriva a 60 giorni prima del rinnovo, è possibile impostare un trigger e-mail in modo da attivare un'e-mail in quel passaggio del flusso di lavoro.

Infine, Agiloft offre un solido elenco di integrazioni e accesso API (Application Programming Interface). La piattaforma non offre una funzionalità di firma elettronica proprietaria, scegliendo invece di personalizzare l'esperienza con le integrazioni di Adobe Sign e DocuSign a seconda delle esigenze o delle preferenze aziendali. Agiloft offre inoltre un'integrazione integrata con Salesforce per consentire ai venditori di sincronizzare contatti, aziende e registri dei contratti direttamente con il sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Agiloft offre anche integrazioni di calendari con Apple iCal, Google Calendar, Microsoft Outlook, Microsoft Exchange e Rescue di LogMeIn. Sul fronte API e sicurezza, Agiloft si sincronizza con OAuth 2 e SAML 2. Si integra anche con i protocolli LDAP e Active Directory (AD). Se sei abbonato al piano Enterprise, puoi anche accedere all'API REST di Agiloft, all'API web, agli script Python e Perl e all'integrazione JSON.

Dove la personalizzazione incontra la semplicità

Agiloft è il sistema di gestione dei contratti più personalizzabile sul mercato. Il suo approccio alla personalizzazione basato su procedura guidata semplifica la configurazione rispetto a molti altri sistemi. Può essere pronto per l'uso immediato e il suo livello di servizio gratuito lo rende fattibile per le piccole imprese in quanto è potente per le grandi imprese. In passato Agiloft era già uno strumento di scelta per i redattori e i miglioramenti apportati a usabilità, modifica dinamica e automazione del flusso di lavoro non hanno fatto che rafforzare la sua posizione in cima allo spazio di gestione del contratto.