Revisione e valutazione standard di Adobe Document Cloud

Adobe è il marchio di riferimento quando si tratta di desktop publishing e contenuti creativi. Allo stesso tempo, l'azienda è leader nello spazio file PDF anche con Acrobat. Combinando queste due aree di forza, Adobe è in grado di offrire una piattaforma di gestione dei documenti come Adobe Document Cloud (che inizia a $ 12, 99 al mese).

Non sarai sorpreso dal fatto che, dato il marchio Acrobat e i suoi punti di forza, la società concentra la maggior parte degli strumenti Adobe Document Cloud sulla gestione dei file PDF, nonché sulle aree in genere dominate da evidenziatore, carta, penna e corriere. Sebbene ciò significhi che potresti trovarlo più limitato rispetto a quei gestori di documenti che sono meno specifici del formato, come i nostri vincitori di Editors 'Choice Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online, Adobe Document Cloud è ancora una scelta solida per le piccole aziende che si sono standardizzate su PDF o vuoi semplicemente raccogliere firme e condividere e tenere traccia di documenti importanti.

Pacchetti Adobe Document Cloud

Puoi abbonarti ad Adobe Document Cloud da solo o come parte di Creative Cloud, un pacchetto di nove strumenti Adobe che include anche Adobe Illustrator e Adobe Photoshop. Adobe Document Cloud viene fornito in bundle con Adobe Acrobat DC, un prodotto desktop, anche se ognuno può anche essere autonomo. Viene inoltre fornito con Adobe Sign per richiedere firme digitali e tracciare i documenti associati. Non esiste una versione gratuita o una versione di prova gratuita di Adobe Document Cloud, ma è inclusa nella suite Creative Cloud di Adobe, che ha una versione di prova gratuita di 30 giorni.

Adobe Document Cloud ha due piani a pagamento. Il piano Standard costa $ 12, 99 al mese (che abbiamo esaminato) con un abbonamento annuale o puoi andare mensilmente per $ 22, 99 al mese. Con questo piano, è possibile creare, modificare ed esportare file PDF e inviare documenti da firmare elettronicamente. Il piano Standard include Acrobat Standard DC, che è compatibile solo con Windows 7, 8 e 10.

Il piano Pro costa $ 14, 99 al mese per un abbonamento annuale o $ 24, 99 al mese per un piano mensile. Viene fornito con una licenza per Acrobat Pro DC, che aggiunge la possibilità di inserire file audio e video in file PDF e di modificare documenti scansionati. Acrobat Pro DC è compatibile con Windows e Mac (OS X v10.9 e v10.10). Include anche un accesso di 30 giorni ad Adobe Photoshop, Lightroom e altri software Creative Cloud. Entrambi i piani di abbonamento includono aggiornamenti gratuiti. Se scegli di acquistare Creative Cloud, i piani che includono Adobe Document Cloud iniziano a $ 49, 99 al mese.

Introduzione a Adobe Document Cloud

Per registrarti con Adobe Document Cloud, puoi accedere al tuo account esistente o creare un account con Adobe. Sia che tu decida di abbonarti a Creative Cloud o solo ad Adobe Document Cloud, devi fornire i tuoi dati di contatto e di pagamento e decidere se desideri un piano mensile o annuale.

Probabilmente hai già utilizzato un prodotto Adobe, anche se solo per visualizzare i file PDF, quindi l'interfaccia utente (UI) di Adobe Document Cloud potrebbe sembrare familiare. Le funzioni sono suddivise tra servizi PDF e servizi Adobe Sign. Dalla dashboard puoi accedere ai tuoi file ed esportare, modificare e creare file PDF. Puoi anche combinare i file e utilizzare tre funzioni aziendali: Compila e firma, Invia e traccia e Invia per firma. Adobe Document Cloud è compatibile con le UI touchscreen.

Condivisione e collaborazione dei documenti

Adobe Document Cloud riguarda meno l'archiviazione dei file e più i flussi di lavoro collaborativi con PDF, sia che tu stia modificando e perfezionando i documenti aziendali, sia che debba inviare contratti per più firme. Adobe Document Cloud supporta la memorizzazione di più tipi di file, ma questi file devono essere convertiti in formato PDF per consentire la modifica. Questa limitazione è praticabile per alcuni casi d'uso, come la collaborazione tra uffici con colleghi con la propria licenza Acrobat, ma potrebbe essere un'omissione fondamentale per le organizzazioni che si coordinano con gli utenti esterni per la creazione di documenti. I file possono essere esportati come Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint o altri file dopo il fatto. D'altra parte, Adobe Acrobat DC (non Adobe Document Cloud ma l'applicazione desktop Acrobat e le app mobili) può contattare i provider di archiviazione cloud, come Microsoft OneDrive for Business e DropBox Business per gestire i file PDF presenti una di quelle posizioni.

Esistono diversi strumenti per la gestione di attività comuni con file PDF in Adobe Document Cloud, tra cui la creazione di PDF (in realtà, la conversione di documenti in PDF in quanto non è possibile crearne uno da zero), la combinazione di più file in un PDF, la riorganizzazione delle pagine PDF e l'esportazione file in PDF. Questi strumenti non sono certamente esclusivi dell'interfaccia utente di Adobe Document Cloud in quanto gli utenti con licenza possono eseguire le stesse attività in Adobe Acrobat DC o nelle app mobili su Android o iOS. Ma avere un'opzione basata su cloud per questi lavori offre certamente alcuni vantaggi agli utenti che possono eseguire lavori da più computer. I file PDF modificati in Adobe Document Cloud possono persino sfruttare il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per convertire i file PDF scansionati in testo modificabile o ricercabile. Questa è una funzione particolarmente utile per le organizzazioni con una libreria di documenti cartacei esistente.

Il punto in cui Adobe Document Cloud è davvero unico è la sua capacità di gestire le attività comunemente necessarie dopo che un documento ha raggiunto uno stato finale o quasi finale. Non è una coincidenza che questo sia lo stesso punto debole che Adobe ha abitato con Acrobat e il formato PDF in generale per oltre un decennio. Le funzionalità che molti utenti danno per scontate, come la possibilità di incorporare caratteri, comprimere immagini e gestire le funzionalità dei moduli, rendono Acrobat una solida scelta per qualsiasi cosa, dalla pubblicazione di documenti di vendita a manuali di prodotti, documenti legali e tutto il resto.

Le aziende che trascorrono qualsiasi periodo di routing dei documenti avanti e indietro per la revisione o la firma possono trarre enormi vantaggi da Adobe Document Cloud. L'uso della posta elettronica per inviare documenti da stampare, firmare, scansionare e inviare per e-mail è incredibilmente inefficiente rispetto alla capacità di Adobe Document Cloud di gestire il routing di un documento a più firmatari. Opzioni come la protezione con password, i promemoria giornalieri o settimanali e le capacità di tracciamento sono, francamente, i chiodi finali nella bara di qualsiasi argomento in merito al costi-benefici di Adobe Document Cloud. Vale anche la pena notare che le funzionalità di firma acquisite con Adobe Document Cloud sono facilmente al primo livello dei sistemi di gestione dei documenti che abbiamo esaminato. Microsoft SharePoint Online offre alcune funzionalità simili al gioco e supporta più formati di file, ma non gestisce i file PDF così come Adobe Document Cloud.

Puoi compilare facilmente i moduli utilizzando la funzione Compila e firma. Convenientemente, puoi salvare i campi di uso comune, inclusi nome, indirizzo, e-mail e telefono, in modo da non dover digitare più volte queste informazioni. Dopo aver completato un modulo, è possibile salvarlo come file PDF o stamparlo. Puoi condividere file con chiunque (a condizione che tu abbia il suo indirizzo e-mail) usando Invia e Traccia e scegli di ricevere notifiche quando il destinatario visualizza il file. Queste funzionalità sono disponibili anche per qualsiasi file che potresti aver archiviato in un account Creative Cloud.

Dopo aver scelto un file, è possibile quindi aggiungere un campo firma, un campo iniziale o un blocco firma nonché nome e data. Il documento finale può quindi essere salvato nella tua raccolta documenti per uso futuro, il che è utile se invii lo stesso contratto in modo coerente. I destinatari possono scegliere di delegare la firma a qualcun altro. Altrimenti, possono quindi compilare tutti i campi richiesti e creare una firma elettronica digitandone il nome, disegnandolo o caricando un file di immagine. L'opzione di digitazione genera alcune scelte di firma. Dopo che il destinatario ha inviato il file firmato, può scaricarne una copia o registrarsi per una prova gratuita di 14 giorni di Adobe Sign ($ 9, 99 al mese e oltre).

Un problema con questa funzione è che ti reindirizza all'interfaccia utente di Adobe Sign e non è immediatamente chiaro come tornare ad Adobe Document Cloud o alla dashboard di Creative Cloud. Ti faremo risparmiare un po 'di tempo: fai clic sul logo Adobe Sign nella parte in alto a sinistra dello schermo.

Adobe Document Cloud supporta anche i modelli di libreria, che sono oggetti riutilizzabili (un documento o un overlay di modulo) che possono essere sfruttati per eseguire attività ripetitive in modo più efficiente. I modelli di documento includono il contenuto e il modulo del documento campi, e sono ideali per l'invio un documento completo per la firma (pensa agli accordi con i clienti, agli accordi di non divulgazione, ecc.). Gli overlay dei moduli sono un po 'più ottusi ma offrono la possibilità di aggiungere un modulo preconfigurato a qualsiasi documento con lo stesso layout. Ciò è utile per cose come un blocco di firma di lettere commerciali, moduli che richiedono un marchio diverso o verbosità a seconda del cliente, oltre a una miriade di altri casi d'uso.

Adobe ha diverse app mobili per Android e iOS che estendono le funzionalità di Adobe Document Cloud. Acrobat Reader Mobile rispecchia ciò che vedi sul desktop e online. È possibile visualizzare e modificare file PDF in movimento. Puoi anche accedere ai file contenuti in Dropbox, OneDrive o altri provider di archiviazione cloud se hai collegato il tuo account. Adobe Sign Mobile consente di firmare e-documentare documenti, richiedere firme elettroniche ad altri e tenere traccia dei progressi. Puoi anche acquisire facilmente la tua firma usando il touchscreen del telefono, salvarlo e utilizzarlo su Adobe Document Cloud. Puoi accedere all'app utilizzando il tuo ID segno o il tuo ID Adobe in modo che sia collegato al tuo account.

Fill & Sign Mobile può essere utilizzato per compilare e firmare moduli in viaggio, sebbene questa app non sia connessa con il tuo account Adobe. In effetti, non è necessario un ID Adobe. Con esso, puoi persino scattare una foto di un modulo e compilarlo sul tuo dispositivo mobile. Parlando di scattare foto, Adobe Scan trasforma la fotocamera del tuo dispositivo mobile in uno scanner di documenti portatile, anche permettendoti di caricare un PDF in Adobe Document Cloud dove OCR può convertire il tuo documento da una semplice immagine in testo che puoi modificare o copiare.

Adobe offre un ampio aiuto in caso di problemi. Puoi cercare in Adobe completo documentazione di supporto online, sebbene abbiamo riscontrato alcuni messaggi di errore durante le ricerche semplici. Puoi anche visitare i forum degli utenti. Se devi contattare Adobe, puoi utilizzare la chat dal vivo, disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7 chiamata il team di supporto nei giorni feriali tra le 5:00 e le 19:00 (PST). Tuttavia, prima di poter contattare direttamente Adobe, devi prima compilare un modulo interattivo per specifico il tuo problema. Questo è un po 'fastidioso (anche se cerca di offrire possibili soluzioni prima di chiamare o avviare una chat).

Un solido servizio di firma elettronica e collaborazione

Ad ottobre, Adobe ha introdotto gli aggiornamenti di Adobe Document Cloud che includono un hub per documenti centrale e il supporto per le app mobili connesse. La società ha anche affermato di aver ottimizzato le revisioni dei documenti e aggiunto la modifica touch-abilitata sui tablet. Inoltre, una funzione di intelligenza artificiale (A) chiamata Adobe Sensei aiuta ad automatizzare le attività ripetitive quando si utilizzano Adobe Scan e Adobe DC.

Adobe Document Cloud non è pensato per essere un servizio di gestione dei documenti completo, il che significa che non è paragonabile a Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online in termini di supporto di tipi di file, sincronizzazione, sicurezza avanzata e personalizzazione. Ad essere onesti, però , Adobe Document Cloud eccelle nel fornire funzionalità chiave nelle aree di interesse per i propri clienti. Inoltre, Adobe offre anche l'integrazione nei principali sistemi cloud aziendali come Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint Online, Salesforce e molti altri. Queste integrazioni servono a rendere la tua azienda più efficiente sfruttando i punti di forza di più servizi cloud, consentendoti di svolgere attività di lavoro comuni nel contesto della tua area di interesse, sia che si tratti di pubblicare un documento su un sito Web di SharePoint per un commento o di inviare documenti di contratto per firma per i clienti all'interno di Salesforce.

Se la tua azienda deve essere più efficiente nel condividere e tracciare documenti importanti e raccogliere firme, Adobe Document Cloud fa il trucco. Ciò è particolarmente quando associato a Acrobat DC, che ha più compatibilità di file, integrazioni e opzioni di modifica. Per le funzionalità complete di gestione dei documenti, probabilmente vorrai cercare altrove, anche se c'è una forte possibilità che dovresti prendere in considerazione Adobe Document Cloud anche se non è la tua scelta per un sistema di gestione dei documenti. Il tempo è denaro e le funzionalità di firma digitale e moduli da sole potrebbero rendere Adobe Document Cloud un investimento utile e una parte essenziale della tua attività.