Revisione e valutazione di Accountingsuite

AccountingSuite è una novità delle nostre revisioni annuali della contabilità per le piccole imprese, ma è disponibile dal 2012. Ricadendo tra il software di contabilità entry-level che in genere esaminiamo e le applicazioni di fascia media, come NetSuite e Intaact, AccountingSuite è la piccola impresa più ricca di funzionalità sito Web di contabilità che abbiamo testato. I suoi strumenti di monitoraggio dell'inventario sono i più robusti che abbiamo visto in questa fascia di prezzo e il servizio è abbastanza competente nel monitoraggio dei tempi e dei progetti. L'esperienza dell'utente, tuttavia, potrebbe usare del lavoro.

Considerando tutto ciò che fa, insieme alle sue generose opzioni di supporto, AccountingSuite è una scelta eccellente per le piccole imprese che devono andare oltre QuickBooks e sono disposte a imparare come configurarlo e personalizzare il servizio per uso individuale. La società può aiutare anche con questo.

Piani e prezzi

AccountingSuite offre quattro livelli di servizio. Startup ($ 19 al mese) include opzioni di contabilità di base, strumenti di tracciamento di progetti e tempi e report per un utente. Business ($ 25 al mese) aggiunge vendite, acquisti e imposta sulle vendite per due utenti. Per $ 55 al mese, la versione Professional per cinque utenti include anche una gestione completa dell'inventario. Il piano Professional con e-Commerce costa $ 129 al mese per 10 utenti. Tutte le versioni vantano posti CPA e contabile illimitati.

Per fare un confronto, QuickBooks Online parte da $ 20 al mese per il suo piano di avvio semplice. Il livello successivo è Essentials, che aggiunge funzionalità di fatturazione, multiutente e monitoraggio del tempo a $ 35 al mese. Il piano Plus ($ 60 al mese) offre il monitoraggio completo del progetto e dell'inventario. Sage Business Cloud Accounting parte da $ 25 al mese. Il piano di avviamento di ZipBooks è gratuito e offre contatti e fatturazione illimitati, un feed bancario e una gestione delle entrate e delle spese. Wave è anche gratuito da usare, anche se addebita commissioni di transazione.

AccountingSuite non offre centinaia di componenti aggiuntivi come fanno Xero e QuickBooks Online; è stato progettato per includere funzionalità avanzate senza la necessità di componenti aggiuntivi. Tuttavia, si integra con i leader del settore in settori quali buste paga (ADP e SurePayroll), imposta sulle vendite (Avalara), CRM (Zoho) e pagamenti online (Stripe e Dwolla).

Installazione seria

Considerando la sua profondità, ampiezza e personalizzazione, AccountingSuite non è il tipo di sito che ti fa saltare e creare fatture in cinque minuti (anche se potresti). Se vuoi l'esperienza migliore e più personalizzata possibile, dovresti davvero dedicare un bel po 'di tempo per andare avanti con il sito.

L'azienda offre diversi modi per guidare l'utente attraverso il processo di installazione. C'è una guida per l'utente ricercabile, nonché AccountingSuite Academy. Puoi connetterti con esperti del supporto via chat, e-mail e telefono. E c'è un collegamento nella Home Page del flusso di lavoro a una società di test; puoi caricarlo ed esercitarti ad utilizzare le funzionalità del sito prima di iniziare a inserire i tuoi dati in tempo reale.

C'è anche un'estensione del browser disponibile attraverso il servizio WalkMe che ti aiuta attraverso passaggi sia iniziali che più avanzati; aggiunge un "Mostrami come!" scheda sulla barra degli strumenti di navigazione. Ho riscontrato risultati contrastanti usando questo strumento; a volte non ha completato un processo specifico. Non ci sono collegamenti per aiutare nelle schermate di lavoro, e davvero nessuna guida sensibile al contesto.

Uno dei primi posti che dovresti fermare è il menu Impostazioni (disponibile da più pagine in tutto il sito). Qui, puoi specificare le preferenze per dozzine di opzioni in tutto il sito, come valuta, imposta sulle vendite, conti predefiniti, unità di misura, posizioni e assemblaggio di inventario. Alcune funzioni sono disattivate quando si utilizza AccountingSuite per la prima volta, quindi è molto importante visitare ogni sezione delle Impostazioni. Il servizio offre anche una guida specializzata se si esegue l'aggiornamento da QuickBooks.

Semplificazione della complessità

AccountingSuite deve inserire molti contenuti nei suoi schermi, e lo fa con successo. Tuttavia, può essere un'interfaccia utente terribilmente affollata. Un'opzione di home page assomiglia alle home page di molte applicazioni di contabilità per piccole imprese nel corso degli anni. Questa vista del flusso di lavoro è divisa in sei sezioni: Vendite, Contabilità / Attività bancarie, Acquisti, Inventario, Monitoraggio progetto / tempo e Supporto. Ogni area mostra pulsanti colorati che rappresentano attività o strumenti specifici ivi contenuti. Ad esempio, Vendite ne ha quattro: Preventivi di vendita, Ordini di vendita, Fatture e Spedizioni. Fare clic su uno per accedere a queste schermate di lavoro.

Direttamente a sinistra di questo è un riquadro di navigazione verticale che rimane in vista indipendentemente da dove vai sul sito, fungendo da guida principale per spostarti. È diviso in Menu rapido, Vendite, Acquisti, Inventario, Banca, Contabilità, Progetti / tempo, Rapporti ed Elenchi. Supponiamo che tu abbia selezionato Vendite. Vengono visualizzati tre elenchi di collegamenti di testo. Uno contiene collegamenti a elenchi di moduli correlati e altri strumenti (fatture di vendita, incassi, estratti conto, listini prezzi). Il secondo ti porta alle vere schermate di creazione del modulo. E il terzo visualizza un elenco di report per quella sezione.

Mentre continui a lavorare in schermate diverse, una barra degli strumenti orizzontale nella parte superiore dello schermo visualizza un pulsante per ogni pagina che hai visitato in modo da poter tornare facilmente. Facendo clic sulla x a destra di ciascuna etichetta, la si chiude oppure è possibile chiuderli tutti in una volta. L'accesso a un menu standard di Windows appare nell'angolo in alto a sinistra, ma devi sapere che è lì per trovarlo, dal momento che non è affatto ovvio. Una piccola freccia in giù gialla apre i menu a scorrimento per le operazioni che si trovano in genere in File, Modifica e Visualizza. L'elenco contiene una voce molto importante: "Impostazioni della home page", in cui è possibile specificare le preferenze per la visualizzazione della home page; ce ne sono quattro oltre la visualizzazione del flusso di lavoro menzionata in precedenza.

Riempiendo gli spazi vuoti

I numerosi modelli di record e moduli di transazione di AccountingSuite contengono campi comunemente utilizzati dalle piccole imprese. I record di clienti e fornitori, ad esempio, hanno campi per le informazioni di contatto e non molto altro. Non sono così accurati come, per esempio, quelli di Zoho Books. Moduli come le fatture sono molto più completi. Oltre ai campi standard offerti da siti come Xero e Sage (cliente, data, condizioni, numero di fattura), ci sono campi per opzioni come origine di spedizione, metodo di spedizione, numero di tracciabilità, unità di misura e corrispondente numero di ordine di vendita. È possibile visualizzare una cronologia di ogni transazione e generare note di credito, etichette di spedizione ed elenchi di imballaggio dalla schermata della fattura.

Ma queste sono solo le configurazioni predefinite. AccountingSuite è incredibilmente personalizzabile, più di qualsiasi altro concorrente nei siti Web di contabilità che abbiamo esaminato. Fai clic su "Cambia modulo" e si aprirà una finestra contenente dozzine di opzioni per il modulo o il record corrente. Puoi fare clic davanti a quelli selezionati per rimuoverli e fare clic per aggiungere quelli che non sono già presenti.

Una volta che sei in una schermata di lavoro, ci sarà almeno una fila di piccoli pulsanti nella parte superiore della pagina su cui fai clic per accedere alle funzioni correlate. Nella pagina Tracciamento temporale, ad esempio, puoi fare cose come creare una nuova voce temporale, allegare file, generare una fattura per un intervallo di tempo fatturabile o vedere le opzioni di personalizzazione del modulo. I moduli stessi, come fatture e ordini di acquisto, adottano un approccio leggermente diverso rispetto agli elenchi a discesa utilizzati per selezionare elementi quali clienti e articoli. Quando si fa clic sulla freccia giù per aprire l'elenco, vengono visualizzate tre opzioni. È possibile inserire una stringa di ricerca per trovare la voce desiderata, visualizzare un elenco di tutti quelli disponibili o crearne uno nuovo al volo.

Puoi sempre aggiungere all'elenco di opzioni per ciascun campo man mano che procedi. Ma parte del lavoro di installazione dovrebbe includere la compilazione di tali elenchi in anticipo il più possibile. Quando si fa clic su Elenchi sulla barra degli strumenti verticale a sinistra, vengono visualizzati tutti i tipi di dati disponibili sul sito, come Progetto / Lavoro, Metodo di pagamento, Classe e Livelli di prezzo. Da qui, puoi crearne quanti ne desideri. Fai clic su "Spedizioniere" sotto la voce Crea, per esempio, e vedrai una tabella che elenca tutti quelli che hai già definito (DHL, FedEx o UPS, per esempio). Si apre una piccola finestra contenente i campi riempi gli spazi vuoti per aggiungerne altri.

Due voci in questo elenco meritano un'attenzione particolare (queste appaiono anche quando si fa clic sulla scheda Menu rapido nella barra degli strumenti verticale sinistra). Customer / Vendor Central ti consente di accedere a elenchi completi di clienti e fornitori della tua azienda. Evidenziare uno facendo clic su di esso e il riquadro destro dello schermo visualizza le transazioni corrispondenti. È possibile eseguire il drill-down su questi per aprire le transazioni sottostanti.

Se hai più dipendenti che utilizzano AccountingSuite, devi configurarli prima che possano iniziare a lavorare. Fai clic su Elenco utenti per aprire quella schermata e dovresti vedere una voce per te. Fai clic su + Aggiungi nella barra degli strumenti per aggiungere un utente. Vedrai i campi per informazioni tra cui nome, e-mail e titolo. Al di sotto di ciò, specifichi il tipo di accesso che ogni individuo ha in ciascuna area principale del sito: Accesso completo, Solo visualizzazione o Nessun diritto (puoi anche selezionare una casella contrassegnata Solo rapporti, che evidenzia tutto il resto). Questo è paragonabile a ciò che offrono siti come Xero, ma mi aspettavo di più da un sito così avanzato; ad esempio, autorizzazioni che scendono al livello dello schermo.

Rapporti e dispositivi mobili

Un sito Web di contabilità così robusto necessita di una stalla di rapporti che corrisponda al suo potere. AccountingSuite ha questo, sebbene i suoi rapporti non siano personalizzabili come QuickBooks Online, né ce ne sono tanti. È possibile creare i report standard previsti per ciascuna sezione del sito (acquisti, inventario e così via) e i report finanziari più complessi che i contabili generalmente creano e analizzano (come bilancio e conto economico).

AccountingSuite sta attualmente lavorando su un'app Android per il servizio e la società afferma che le pagine sono ottimizzate per i dispositivi mobili. Sono stato in grado di accedervi su un iPad tramite Chrome (Safari non è supportato) e sebbene si aprisse su un Samsung Galaxy S8, il contenuto era troppo piccolo per essere visto.

Strumenti profondi, guida debole e interfaccia utente

AccountingSuite ha un valore impressionante: hai un sacco di funzionalità e personalizzazione per il tuo dollaro. La società è molto aperta a lavorare a stretto contatto con gli utenti per creare un ambiente contabile su misura, sebbene AccountingSuite possa certamente essere utilizzato così com'è. Mi piacerebbe vedere un aiuto più sensibile al contesto e un'esperienza utente più aggiornata da abbinare a tutti gli strumenti contabili.

Nel complesso, AccountingSuite è un servizio consigliato per le piccole imprese che necessitano di più di quanto offerto da Xero, in particolare nell'area del monitoraggio dell'inventario. Ma per la maggior parte delle esigenze di contabilità delle piccole imprese, QuickBooks Online rimane la nostra scelta dei redattori.