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Zoom Meeting, il prodotto principale di Zoom, colpisce anche per altri motivi: ha un fantastico set di funzionalità che include, ad esempio, video e audio ad alta definizione (HD) e la possibilità di ottenere trascrizioni tipizzate di chiamate che registri come video. Considera le esigenze delle persone che partecipano alle chiamate solo occasionalmente e dei team remoti che si connettono quotidianamente. Chiunque può utilizzare Zoom Meeting gratuitamente. Le piccole imprese possono acquistare piani a prezzi ragionevoli che rafforzano le funzionalità (che, come affermato in precedenza, partono da $ 14, 99 al mese per host). Anche le aziende ottengono molti componenti che possono aggiungere, incluso un servizio Voice-over-IP (VoIP) completo chiamato "Zoom Phone". Nell'ampiezza di ciò che offre, Zoom Meeting è simile a Scelte degli editori VoIP Intermedia Unite e RingCentral Office. Tuttavia, il più grande gancio di Zoom Meeting rimane la sua stabilità. La stabilità è difficile da quantificare e confrontare le prestazioni dei sistemi di videoconferenza, ma è il fondamento della reputazione di Zoom Meeting e lo dimostra.

Introduzione a Zoom Meeting

Se sei invitato a una riunione in Zoom Meeting, non è necessario creare un account. Tuttavia, verrà visualizzato un messaggio per scaricare l'applicazione Zoom Meeting. Il download dell'app è facoltativo in quanto è possibile connettersi tramite un'app Web, se si preferisce, ma l'app installata offre un'esperienza ottimizzata. Zoom Meeting ha app per Android, iOS, Linux, Windows e Mac OS.

Se si desidera utilizzare Zoom Meeting per invitare altre persone alle riunioni, è necessario creare un account. Puoi autenticarti con Facebook o Google o iscriverti alla vecchia maniera usando un indirizzo email e una password. Quando si crea un account, si ottiene un ID riunione personale e un URL riunione univoco, che è possibile utilizzare in qualsiasi momento per avviare una riunione. È utile perché è possibile inviare il collegamento o l'ID riunione personale ai partecipanti senza preavviso e ricevere rapidamente la chiamata.

Tu e i partecipanti avete sempre la possibilità di utilizzare l'audio dal vostro computer o dispositivo mobile per la chiamata o la chiamata utilizzando una tariffa standard o un numero verde ove supportato. Non esiste un numero verde per gli Stati Uniti o il Regno Unito, sebbene esistano numeri verdi per dozzine di altri paesi. A seconda delle impostazioni, i partecipanti potrebbero essere in grado di unirsi alla parte audio della chiamata tramite Microsoft Skype for Business. È anche possibile configurare un sistema audio di terze parti di propria scelta e includere le istruzioni per comporre il numero nell'invito alla riunione.

L'account gratuito di Zoom Meeting è generoso: puoi ospitare fino a 100 persone su una chiamata gratuitamente e puoi vedere fino a 49 persone su una chiamata attiva in una vista in stile galleria. Le chiamate di gruppo per utenti gratuiti sono limitate a 40 minuti, ma le chiamate one-to-one possono durare quanto basta. Non c'è limite al numero di riunioni che è possibile ospitare. Ottieni tutte le funzionalità e gli strumenti più importanti, ma non ottieni report, gestione degli utenti o controlli da amministratore né spazio sul cloud per archiviare le chiamate registrate. Tuttavia, puoi comunque registrare le chiamate e memorizzarle localmente.

Le impostazioni differiscono tra l'app installata localmente e l'app Web ed è nel tuo interesse esplorare entrambi i luoghi. Le impostazioni sono molte, quindi ti consigliamo di rivederle di tanto in tanto man mano che acquisisci familiarità con Zoom Meeting. Ad esempio, ci sono opzioni che ti consentono di mettere in attesa i partecipanti, tenere traccia del fatto che i partecipanti abbiano Zoom Meeting impostato come finestra attiva, fornire il controllo remoto a un'altra persona durante la condivisione dei contenuti e persino avere più co-host durante una chiamata. Quest'ultimo è limitato al pagamento degli abbonati.

Impostazione di una riunione Zoom

Per impostare o avviare una riunione utilizzando Zoom Meeting, sono disponibili molte opzioni. Come accennato in precedenza, è possibile acquisire l'ID riunione personale o il collegamento univoco e inviarlo ai partecipanti. Fanno clic sul collegamento o avviano Zoom Meeting e immettono l'ID meeting personale e si parte per le gare.

In alternativa, puoi pianificare una riunione in anticipo dall'app Zoom Meeting, che puoi connettere al tuo calendario in modo che tutti gli appuntamenti finiscano su Google Calendar, iCal o Microsoft Outlook. Scegli una data, l'ora di inizio, l'ora di fine e il fuso orario, quindi seleziona alcune altre preferenze, ad esempio se desideri che il tuo streaming video si attivi automaticamente quando inizi la chiamata. Se dai ai tuoi partecipanti la possibilità di partecipare telefonicamente, puoi scegliere quali numeri di chiamata nazionali visualizzare. Nell'invito appare anche un collegamento a tutte le opzioni di accesso esterno.

È inoltre possibile proteggere con password la riunione durante questa fase di configurazione. Con un account Pro, puoi anche richiedere che i partecipanti si registrino; vale a dire, compilare un breve sondaggio prima che si uniscano in modo da poter raccogliere informazioni su di essi. È un'ottima opzione quando si utilizza Zoom Meeting per i webinar. Zoom Meeting ti consente di abilitare una sala d'attesa se ne hai bisogno anche tu, il che è un modo per consentire ai partecipanti di partecipare a una riunione quando sono pronti, ma semplicemente vedere una schermata informativa se l'host non è ancora ufficialmente iniziato. Vorrei che un campo agenda fosse incluso durante la creazione dell'invito, ma non lo è. Dovrai inviare la tua agenda ai partecipanti separatamente.

Quando si utilizza la funzione Pianifica nell'app Zoom Meeting per organizzare una chiamata, i partecipanti invitati ricevono un invito del calendario che include le informazioni pertinenti.

L'esperienza Zoom Meeting

Ho usato Zoom sia come partecipante che come host frequentemente, a partire dal 2017, anche per riunioni settimanali con un team distribuito in remoto. Partecipare a una riunione Zoom richiede poco sforzo. Bastano pochi secondi se l'app è già installata e solo due clic in più se si sceglie l'app Web.

Quando ti connetti come ospite, vedi un avviso nella sala d'attesa o vai direttamente alla riunione. Se non c'è sala d'attesa, i partecipanti possono connettersi e chattare tra loro prima dell'arrivo dell'host. Tutti possono scegliere di abilitare o disabilitare il proprio video in qualsiasi momento. Se ti unisci utilizzando l'audio del tuo dispositivo, puoi anche disattivare e riattivare l'audio utilizzando i pulsanti sullo schermo o utilizzando un collegamento se lo abiliti dalle preferenze del tuo account.

Mi piace che Zoom Meeting ti fornisca informazioni sulla connettività di tutti coloro che partecipano alla chiamata. Ad esempio, durante una piccola chiamata di gruppo di recente, uno dei miei partecipanti si stava connettendo da un dispositivo mobile su 4G. Quando la sua connessione era stabile, ho visto delle barre bianche che indicavano la forza della sua connettività nell'angolo in basso a sinistra del suo video. Quando la connessione calò, le barre diventarono gialle e poi rosse. Questo mi ha dato informazioni immediate e riconoscibili che mi hanno aiutato a capire perché il suo video era degradante.

Come partecipante, è possibile configurare lo schermo per visualizzare o meno i pannelli informativi pertinenti e una finestra di chat. È inoltre possibile attivare o disattivare un'impostazione che porta automaticamente la finestra Zoom Meeting in modalità schermo intero quando si partecipa a una chiamata. Zoom Meeting ti consente di aggiungere più partecipanti ad hoc. Ad esempio, se stai già effettuando una chiamata e ti rendi conto che devi invitare più persone, puoi inviare loro l'ID riunione personale o il link univoco e questi possono comparire.

Una caratteristica divertente sia per i partecipanti che per i padroni di casa è la possibilità di impostare un'immagine di sfondo anziché consentire agli altri partecipanti di vedere cosa c'è realmente dietro di te. Quindi, ad esempio, puoi usarne uno per sembrare che sei di fronte al Golden Gate Bridge della Baia di San Francisco invece che in un bar. Puoi persino caricare un'immagine personalizzata, ad esempio una schermata con il logo dell'azienda. Se ti preoccupi meno dello sfondo e più se il tuo viso è pronto per la fotocamera, Zoom Meeting ti consente di abilitare una funzione chiamata "Ritocca il mio aspetto" (per iOS, Windows e Mac OS) che mette l'obiettivo a fuoco morbido.

I controlli host in Zoom Meeting ti danno il controllo completo su come gestisci la riunione. Come accennato in precedenza, hai un co-organizzatore di riunioni, che è un'opzione fantastica per le aziende che lavorano in tandem con un'azienda di PR. La condivisione desktop funziona bene e supporta più monitor. L'host può consegnare i controlli di condivisione desktop anche a un altro partecipante. Puoi anche impostare una condivisione dello schermo affiancata del desktop e di qualcun altro, che è un modo pratico per confrontare letteralmente le note. Durante qualsiasi sessione di condivisione dello schermo, sia che tutti guardino un'immagine o un video, i partecipanti e l'host possono annotare e contrassegnare tutto ciò che è sullo schermo. Zoom Meeting ha anche opzioni di lavagna collaborativa.

Una caratteristica che ben si adatta ai team remoti è la breakout room. Da una singola chiamata, puoi dividere i partecipanti in gruppi, inviarli nella loro video chat privata e riunire tutti quando sei pronto. Se è necessario registrare una riunione in modo da poterla condividere con persone che non hanno potuto partecipare, è possibile salvare il file localmente o utilizzare l'archiviazione cloud inclusa di Zoom Meeting (con i suoi piani a pagamento).

Mentre Zoom Meeting ha molte funzionalità, ho sentito parlare di alcune opzioni interessanti in altre app che non sono in Zoom Meeting. Ad esempio, ClickMeeting, un'altra scelta dei redattori nella nostra rassegna di recensioni sul software di videoconferenza, ti consente di inviare e-mail automatiche di ringraziamento ai partecipanti. Potresti fare la stessa cosa con Zoom Meeting ma richiederebbe un'app di automazione di terze parti, come IFTTT o Zapier, per eseguirla. Zoom Meeting si integra con entrambi questi servizi.

Funzioni aggiuntive per riunioni con zoom

Parlando di opzioni di integrazione, Zoom Meeting ti consente di connetterti a un numero equo, ma non esteso, di app e servizi online. Includono app aziendali generali, come Google Calendar e Workplace by Facebook, nonché app per casi aziendali più specifici, come la piattaforma analitica Salesforce Einstein.

Zoom offre piani Enterprise per $ 19, 99 al mese per host con un minimo di 50. Per questo tipo di account, puoi avere fino a 1.000 persone per ogni chiamata.

Se la tua organizzazione è grande, potresti prendere in considerazione alcune delle offerte di Zoom oltre Zoom Meeting (che finora è stato il punto focale di questa recensione). Zoom Room, ad esempio, è un'altra distribuzione del software Zoom che consente alle organizzazioni di utilizzarlo con telecamere, microfoni, proiettori e altro hardware che potrebbero già essere presenti nelle sale conferenze o in altre posizioni. Zoom supporta anche i webinar, quando si desidera trasmettere un video in diretta ma non si desidera che i partecipanti possano interrompere l'host.

Sul back-end, gli amministratori di Zoom Room ricevono rapporti non solo su chi ha aderito a varie chiamate, ma sullo stato di tutto l'hardware utilizzato in tutte le posizioni.

In termini di sicurezza, Zoom Meeting offre la crittografia end-to-end sia per i relatori che per tutti gli utenti di un'organizzazione, anche se è necessario abilitarlo. Una volta abilitato, tutto il contenuto delle chiamate viene crittografato, inclusi i trasferimenti di file e i messaggi di chat durante le riunioni. Zoom Meeting è anche conforme alla HIPAA (Insurance Portability and Accountability Act). Se desideri maggiori dettagli sulla sicurezza, leggi la Guida alla sicurezza di Zoom.

Aiuto e supporto variano in base al tipo di piano che hai. Gli utenti gratuiti possono compilare un modulo online e attendere una risposta. Gli abbonati al piano Pro possono inviare un modulo online o chat di testo in diretta con un membro del team di supporto. I membri Zoom con un piano Business, Education o API hanno le stesse due opzioni oltre ai numeri verdi per il supporto telefonico in otto paesi: Australia, Francia, India, Giappone, Nuova Zelanda, Singapore, Regno Unito e Stati Uniti.

Facilmente consigliato

È innegabilmente facile iniziare a utilizzare Zoom Meeting per le videochiamate ed è altrettanto facile agganciarsi. Il servizio ha molto da esplorare, indipendentemente dal fatto che lo usi ogni tanto per incontrare i clienti o per ospitare regolarmente incontri a mani libere con un grande team. Zoom Meeting merita piena considerazione come app di videoconferenza ed è una scelta degli editori PCMag per le videoconferenze.