Revisione e valutazione di Papertracer

Costruito per coprire le esigenze di gestione dei documenti (DM) delle aziende, PaperTracer (che inizia a $ 15 per utente al mese) è una soluzione sensata e profondamente personalizzabile costruita attorno alla preparazione, acquisizione e gestione dei documenti. Il controllo granulare e la flessibilità nella gestione dei metadati dei documenti lo rendono una soluzione di gestione dei documenti capace. PaperTracer va oltre la conservazione dei documenti e offre agli utenti strumenti per la raccolta e il monitoraggio dei dati. Le funzionalità di collaborazione e condivisione non sono sufficienti e i prezzi possono aumentare rapidamente se le capacità di archiviazione aumentano. PaperTracer è proprio dietro i vincitori dei nostri redattori Choice Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online nella nostra rassegna di recensioni del software DM per la sua mancanza in quelle aree.

Utenti, ruoli e sicurezza

Dal punto di vista di un amministratore IT, valutare qualsiasi sistema DM significa prestare molta attenzione alla sicurezza, poiché una sicurezza debole potrebbe comportare non solo la perdita di dati, ma potrebbe anche esporre l'organizzazione a violazioni quando si tratta di regolamenti, standard di settore o politiche aziendali. La maggior parte dei sistemi DM orientati all'azienda che abbiamo esaminato in questa carrellata, inclusi non solo i vincitori dei nostri redattori, ma anche Adobe Document Cloud Standard, presta molta attenzione alla sicurezza per questi motivi.

PaperTracer soddisferà i requisiti di sicurezza della maggior parte delle aziende grazie a un'ampia gamma di controlli di sicurezza. I più desiderabili sono la gestione di utenti e gruppi, il timeout della sessione e l'applicazione della lunghezza della password (ma la complessità della password non è configurabile). Il sistema PaperTracer è conforme alla legge sulla portabilità e responsabilità dell'assicurazione malattia (HIPAA), con una registrazione permanente di tutti gli accessi ai dati. Il sistema dispone di un ambiente di crittografia a 2048 bit, utilizza l'autenticazione utente sicura e ha la capacità di produrre una traccia di controllo completa di tutti gli accessi ai dati, gli aggiornamenti e il routing.

Le autorizzazioni all'interno di PaperTracer sono altrettanto robuste. Gli amministratori hanno la possibilità di controllare l'accesso degli utenti o dei gruppi a un reparto o per singoli campi di dati. Gli utenti possono accedere e possono visualizzare o aggiungere / modificare diritti a livello granulare. È anche possibile gestire le autorizzazioni per record specifici, che sostituisce effettivamente le autorizzazioni assegnate a quel record in precedenza utilizzando altri metodi.

Oltre alle funzionalità di autorizzazione complete, PaperTracer offre funzionalità di reporting mirate a garantire una posizione di sicurezza adeguata. Il rapporto di accesso identifica le autorizzazioni assegnate a varie risorse, nonché l'accesso disponibile per singoli utenti e gruppi. La funzione di registro di controllo può essere utilizzata per tenere traccia di varie azioni eseguite in un determinato periodo di tempo e / o da un utente specifico. I record relativi alla visualizzazione o all'instradamento dei documenti possono essere nascosti al fine di ridurre la quantità di dati da esaminare. Idealmente, questi dati di controllo potrebbero essere esportabili in un file PDF o Microsoft Excel, ma questa funzionalità non è disponibile.

Si tratta di dati

Un'altra caratteristica importante di PaperTracer è la possibilità di personalizzare i campi dei metadati a un livello eccezionalmente elevato. Laddove altri sistemi di gestione dei documenti ti consentiranno di personalizzare questi campi, PaperTracer gestisce questi campi come un sistema di database tradizionale, permettendoti di definire il tipo di campo, i valori automatici (basati su parametri, timestamp o l'utente che esegue un'azione), i potenziali valori nel modulo di un elenco di valori e persino configurare i campi come richiesto o di sola lettura. I campi possono anche essere raggruppati per presentare all'utente una vista di inserimento dati a schede e possono essere configurati come con una gerarchia, in modo che se viene selezionato un determinato valore, vengono resi disponibili campi aggiuntivi.

PaperTracer ha anche funzionalità di gestione dei dati che vanno oltre la configurazione di campi personalizzati. Per uno, le funzionalità di reporting sono in linea con ciò che ti aspetteresti da un'utilità di gestione dei dati, offrendo un bel po 'di personalizzazione in termini di quali campi vengono utilizzati per la visualizzazione, il filtro, l'ordinamento e il raggruppamento. Inoltre, i gestori possono eseguire l'importazione in blocco utilizzando Microsoft Excel o modifiche di massa utilizzando lo strumento di modifica in blocco, che consente di trovare record contenenti un campo con un determinato valore e di aggiornare tali campi singolarmente o contemporaneamente. Aggiungi insieme queste funzionalità della piattaforma dati e molte aziende potrebbero usare PaperTracer, non solo per gestire i documenti ma anche per gestire tutte le loro operazioni di raccolta dei dati.

Un focus sulla gestione dei contratti

La gestione dei contratti ha implicazioni legali intrinsecamente serie e di solito è un processo aziendale attentamente monitorato in termini non solo di sicurezza ma anche di integrità e integrazione del flusso di lavoro. PaperTracer include una funzionalità di creazione di contratti al fine di semplificare la relazione tra contratto e gestione dei documenti.

La funzione di creazione di contratti di PaperTracer può essere abilitata da un amministratore e utilizza modelli definiti dall'amministratore utilizzando sezioni e clausole di contratto, ognuna delle quali può essere prepopolata con un linguaggio comune fornito dal team legale aziendale. Una volta create, queste sezioni e clausole sono associate a uno o più tipi di contratto. Questi modelli di contratto possono essere compilati utilizzando i campi di input dell'utente, che consentono agli utenti di popolare rapidamente il contratto con le informazioni pertinenti, sia dai campi di PaperTracer sia tramite l'immissione manuale.

Gli utenti con le autorizzazioni appropriate possono avviare un contratto, popolando campi di dati che alimentano la lingua del contratto, incorporando le sezioni e le clausole applicabili, nonché verbosità specifiche dell'intento del contratto. Una volta che un contratto è stato creato in PaperTracer, può essere instradato per approvazioni e firme come qualsiasi altro documento. Questo può essere un processo manuale, attivato dall'utente o un flusso di lavoro che può essere incorporato, coordinandosi con gli utenti sia all'interno dell'organizzazione che esternamente.

Prezzi e funzionalità

PaperTracer è disponibile in due versioni: Express ed Enterprise. L'edizione Express è destinata alle piccole e medie imprese (PMI) e ha un prezzo basato sulla selezione del modello di flusso di lavoro, sugli utenti e sulla memoria. Ogni modello di flusso di lavoro ha un costo di $ 30 al mese e include opzioni di settore come la gestione patrimoniale, la gestione clinica, l'onboarding dei dipendenti, la gestione dei contratti e la gestione dello studio legale. Gli utenti costano altri $ 15 ogni mese per utente e lo spazio di archiviazione è $ 25 per gigabyte (GB) ogni mese.

L'edizione Enterprise prevede un approccio più pratico all'implementazione, con PaperTracer che assiste la tua azienda nella personalizzazione del flusso di lavoro, nell'importazione dei dati e nella preparazione del sistema. I prezzi per questa edizione dipendono dalle esigenze della tua azienda, ma un preventivo che ci è stato fornito includeva costi di installazione di $ 2.000 per l'installazione iniziale e le licenze, $ 1.000 per la formazione dell'amministratore e 30 giorni di supporto quando necessario, nonché altri $ 300 mensili per 3 GB di memoria ospitata, cinque utenti interni e utenti esterni illimitati.

C'è sicuramente un mercato per PaperTracer, in particolare tra le aziende alla ricerca di un sistema per acquisire dati, non solo documenti. Tuttavia, il costo di PaperTracer è certamente qualcosa da considerare, in particolare se i requisiti di archiviazione saranno un fattore significativo. Bottom line: Assicurati di mappare da vicino le tue esigenze alle capacità di PaperTracer prima dell'acquisto. Se si allineano, questa è una soluzione solida. Ma se le tue esigenze sono più tradizionali, potresti voler continuare a cercare.