Revisione e valutazione ufficiale

Qualche anno fa, quando mi sono imbattuto in OfficeTime, questa app di tracciamento del tempo per i lavoratori che ogni ora mi fatturano mi ha colpito per la sua semplicità, facilità d'uso e basso costo. OfficeTime è ancora un'opzione meravigliosa per i lavoratori singoli che desiderano un tracker del tempo offline affidabile che includa semplici strumenti di tracciamento delle spese e fatturazione. Tuttavia, non è l'ideale per la collaborazione e non si integra con molte altre app e servizi. Per l'utilizzo da parte del team e opzioni di fatturazione più avanzate, Harvest è un'app migliore e una scelta dell'editore. Un'altra opzione per i lavoratori singoli con un budget limitato è la versione gratuita di Toggl, che è anche una scelta dell'editore.

Prezzo e disponibilità

OfficeTime è un'app scaricabile per Windows e Mac, con app mobili anche per iOS e Apple Watch. Le app desktop costano $ 47 ciascuna. La maggior parte delle altre app di tracciamento del tempo sono vendute come abbonamenti, ma con OfficeTime paghi solo una commissione di acquisto una tantum.

Considerando che non si paga una tariffa continua per OfficeTime, il prezzo è basso. Altre app di tracciamento del tempo generalmente costano da qualche parte nell'intervallo da $ 8 a $ 12 al mese. Molte di queste app, tuttavia, supportano la collaborazione, il che significa che è possibile tenere traccia e creare fatture non solo dal tempo dedicato ai progetti, ma anche dal tempo del collega. OfficeTime è solo per uso singolo.

Per i proprietari individuali, OfficeTime offre un grande valore, ma ci sono versioni gratuite di altre app che offrono un valore simile. Il livello di servizio gratuito di Toggl, ad esempio, è adeguato per molti liberi professionisti. Toggl non include la fatturazione, ma puoi collegarla a qualsiasi altro servizio di fatturazione e spesa che potresti utilizzare.

Harvest, che altrimenti costa $ 12 a persona al mese, offre anche una versione gratuita dell'app, sebbene ti limiti a gestire solo un progetto alla volta. Un'altra app chiamata TopTracker è totalmente gratuita, ma è leggera sulle funzionalità.

Installazione e guida introduttiva

Per ottenere OfficeTime, scarica l'app per Windows o Mac, che viene fornita con un periodo di prova gratuito di tre settimane prima di inserire i dati della carta di credito. Mentre configuri l'account, OfficeTime ti chiede se vuoi iniziare con alcuni dati fittizi per aiutarti a orientarti o se vuoi saltare all'impostazione del tuo lavoro da tracciare.

Per utilizzare OfficeTime (e in realtà la maggior parte delle app di tracciamento del tempo per quella materia) in modo efficace, è necessario dedicare qualche minuto per assicurarsi di avere una chiara comprensione di come sono organizzati i progetti aziendali. Molti professionisti hanno questa conoscenza tacita a portata di mano, ma a volte ci vuole un po 'di prova per imparare a analizzare correttamente il tuo lavoro. OfficeTime è abbastanza agile da consentirti di correggere rapidamente i passi falsi mentre procedi.

OfficeTime salva tutti i dati del tuo account localmente sul tuo computer o qualsiasi archivio di archiviazione che indichi durante l'installazione. Se scegli di utilizzare sia l'app desktop che l'app iOS, puoi sincronizzare il tuo account tra questi dispositivi, ma solo quando sono connessi alla stessa rete (ad esempio, lo stesso Wi-Fi). Non esiste alcuna opzione per la sincronizzazione tra un'app desktop Windows di OfficeTime e una versione Mac dell'app. I controlli di sincronizzazione vengono visualizzati solo nell'app iOS, non nelle app desktop.

Caratteristiche

In OfficeTime hai progetti, elementi pubblicitari e categorie. Gli elementi pubblicitari sono più o meno la stessa cosa delle attività, anche se qui possono anche essere spese. Ogni progetto contiene elementi pubblicitari e ogni elemento pubblicitario può essere assegnato a una categoria, come marketing, design, ricerca o qualsiasi altra cosa tu crei. Puoi anche assegnare progetti a categorie.

Quando sei pronto per iniziare a lavorare, crei un elemento pubblicitario e premi un pulsante di riproduzione sull'estrema sinistra. Il tuo timer inizierà a tracciare il tempo di minuto in minuto, che puoi vedere in tempo reale se lasci la finestra in vista. Nella versione Mac, mette anche una visualizzazione del timer attivo nel menu di stato, in modo da poter dare un'occhiata e vedere da quanto tempo lavori su un'attività. Dalla stessa icona del menu di stato, puoi anche mettere in pausa e riprendere il monitoraggio del tempo, avviare rapidamente il monitoraggio del tempo su un nuovo compito, e crea un promemoria.

Per quanto ne so, la funzione di promemoria, unica per OfficeTime, consente di inserire qualsiasi testo in formato libero desiderato. OfficeTime te lo ricorderà tramite un messaggio pop-up al momento impostato.

Visto che OfficeTime è un'app desktop, tutto funziona offline. Alcuni time tracker online, come Toggl, hanno funzionalità offline, anche se non tutti lo fanno. Durante il test di Toggl, ho interrotto improvvisamente la mia connessione a Internet per vedere cosa sarebbe successo al timer e continuava a ticchettare. Non è stato il caso di Everhour, che ha immediatamente interrotto il timer nel momento in cui il mio computer ha rilevato che era offline.

Se inizi a registrare una nuova attività in OfficeTime quando hai già un timer in esecuzione, l'app mette automaticamente in pausa l'elemento pubblicitario attivo, rendendoti impossibile fatturare accidentalmente due clienti o registrare il tempo per due attività contemporaneamente. C'è un modo per sovrascrivere questa impostazione se è necessario.

Anche gli elementi pubblicitari possono essere spese, come ad esempio una fotografia acquistata per il lavoro di un cliente o il trasporto per arrivare a una riunione. Registri le spese come se fossero qualsiasi altro elemento pubblicitario, il che significa che li vedi elencati insieme a tutto il tempo tracciato per un determinato progetto.

Sebbene OfficeTime includa strumenti di fatturazione e di spesa, non copre tutte le situazioni e condizioni che a volte sorgono per i liberi professionisti. Ad esempio, gli strumenti di fatturazione e di progetto di OfficeTime non gestiscono progetti forfettari. Supponiamo che addebito una tariffa forfettaria di $ 200 per una sessione di consulenza faccia a faccia, o $ 5.000 per la creazione di un sito Web, indipendentemente dal tempo impiegato per il progetto. Altre app, come Harvest e Paydirt, offrono modi per tracciare in modo appropriato il lavoro di progetto e fatturarlo, mentre OfficeTime funziona solo per ore fatturabili. Il motivo per cui potresti voler tenere traccia del tempo su un progetto con una tariffa forfettaria è assicurarti di non spendere troppo tempo su di esso e renderlo quindi meno redditizio.

Un'altra caratteristica mancante in OfficeTime che viene visualizzata in diverse app di tracciamento del tempo online è la capacità di stimare quanto tempo impiegherà un'attività o un progetto. Questo tipo di informazioni aiuta le persone a migliorare le proprie capacità di gestione del tempo, il che può portare ad assumere o rifiutare in modo appropriato nuovi lavori.

Rapporti e fatture

Gli strumenti di reporting e fatturazione in OfficeTime funzionano bene e sono chiari. Sono sempre contento che gli strumenti di segnalazione non mi richiedano una laurea avanzata nel gergo aziendale per capire cosa mostreranno.

Come accennato, OfficeTime non è ideale per l'utilizzo da parte del team, sebbene sia possibile generare report per più persone caricando i dati di un'altra persona nel proprio account OfficeTime. Questo è un processo inutilmente ingombrante che è soggetto a errori, soprattutto se confrontato con servizi che supportano semplicemente più persone in un unico account. Harvest, Toggl, Paydirt, Everhour, Hours , e altre app offrono tutti i veri servizi di monitoraggio del tempo del team.

In ogni caso, i rapporti sono facili da generare, come sono fatture . Dal menu, puoi selezionare un rapporto, ad esempio Ultimo mese, e visualizzare un riepilogo del lavoro e del tempo tracciati accanto a un grafico a torta. Puoi modificare ciò che viene mostrato nel rapporto e, quando pronto, premere un pulsante in basso per creare una fattura o esportare i dati.

Quando si generano fatture, OfficeTime può inserire automaticamente dettagli come le informazioni di contatto per l'azienda e il cliente, nonché altri dettagli standard. Non ha un sistema avanzato di tracciamento quando vengono ricevuti i pagamenti, che Paydirt offre al momento dell'iscrizione per consentire ai tuoi clienti di pagare tramite PayPal o Stripe.

integrazioni

OfficeTime non supporta molte integrazioni con altre app e servizi. Puoi connettere l'app a iCal, ma questo è tutto. Altre app di tracciamento del tempo, in particolare Toggl e Harvest, ti consentono di collegarle ad altri servizi aziendali comunemente utilizzati, come QuickBooks, Basecamp, Trello, SmartSheet e altri.

Per tenere traccia delle ore fatturabili offline

OfficeTime rimane un'app di monitoraggio del tempo forte se ciò di cui hai bisogno è uno strumento affidabile che funzioni offline per mantenere registri di ore e spese fatturabili. Non è l'ideale se stai lavorando con un team o se a volte addebiti ai clienti una tariffa di progetto anziché una oraria. Se OfficeTime non soddisfa le tue esigenze, considera Harvest o Toggl, le scelte degli editori in questa categoria.