Recensione e valutazione Fluix

Fluix (che inizia a $ 20 per utente al mese per il piano di avviamento) è uno strumento di gestione dei documenti (DM) noto per semplificare le attività automatiche relative ai documenti aziendali, migliorare l'efficienza della forza lavoro e consentire la conformità con i processi aziendali e i requisiti legali. Mentre offre un'app Web, questa è limitata nelle caratteristiche e funzionalità rispetto all'app per iPad, che offre il set completo di funzionalità. Non esiste una versione Android, tuttavia, che potrebbe essere un punto di conflitto per le organizzazioni non focalizzate sull'iPad di Apple. Mentre il focus di Fluix è su attività documentali come il completamento dei moduli, l'instradamento, le approvazioni e le firme, Fluix supporta anche l'archiviazione di documenti con autorizzazioni basate sui ruoli, nonché connessioni a numerosi provider di archiviazione cloud o archiviazione locale esistente tramite protocolli standard. Tuttavia, le carenze nelle opzioni del dispositivo e persino le funzionalità di collaborazione di base lo mantengono dietro i vincitori della nostra scelta dei redattori Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online nel nostro riepilogo della recensione del software DM.

Introduzione a Fluix

Per sfruttare appieno Fluix, ci sono alcune attività di gestione di base che vorresti eseguire all'inizio del processo. Gli utenti possono essere aggiunti uno alla volta o importando un file CSV. L'integrazione con Microsoft Active Directory (AD) è offerta solo con il piano di servizi aziendali, ma i clienti che scelgono di non aderire al livello aziendale non dovrebbero perdere troppo la funzionalità. Per coloro che non richiedono una connessione a un ambiente AD aziendale, il passo logico successivo dopo la creazione degli utenti è la creazione di gruppi. Fluix utilizza i gruppi per gestire le assegnazioni del flusso di lavoro e fornire maggiore granularità su alcuni elementi di configurazione, inclusi il flusso di lavoro e il comportamento delle app mobili, nonché le opzioni di condivisione.

Il processo di configurazione più complesso che troverai in Fluix, come con la maggior parte dei sistemi di gestione dei documenti, costruirà i tuoi flussi di lavoro. Una parte importante della creazione di un flusso di lavoro in qualsiasi sistema implica la comprensione e la definizione dei processi aziendali supportati dal flusso di lavoro. Una volta che questa definizione è a posto, puoi iniziare a creare regole. Data l'enfasi di Fluix sull'iPad di Apple, se il tuo processo non coinvolge quel dispositivo, allora è meglio decidere se può o meno, e quindi se dovrebbe farlo. Se la risposta ad entrambi è sì, puoi continuare con Fluix.

Per facilitare i flussi di lavoro, Fluix consente di creare regole per il recupero di documenti da varie cartelle nel proprio archivio cloud Fluix, nonché per qualsiasi archiviazione remota utilizzata dalla propria azienda. Per semplificare ciò, Fluix estende il supporto diretto a una varietà di piattaforme di archiviazione cloud di terze parti popolari, tra cui Dropbox Business, Google Drive for Work e Microsoft OneDrive for Business, così come altri storage ospitati, a condizione che siano accessibili tramite i protocolli File Transfer Protocol (FTP) o Webdav. La flessibilità di raggiungere l'archiviazione basata su cloud o le risorse locali è una funzione particolarmente utile e offre una flessibilità tanto necessaria a Fluix considerando il suo focus sul dispositivo piuttosto ristretto.

Sicurezza Fluix

La maggior parte dei sistemi di gestione dei documenti offre un certo livello di sicurezza, limitando l'accesso a determinate cartelle, limitando le funzionalità o fornendo l'accesso alle funzioni amministrative. Fluix gestisce questo attraverso l'uso di ruoli, che sono funzionalmente diversi dai gruppi. I ruoli possono essere creati utilizzando modelli progettati per vari ruoli amministrativi o utente o da un modello vuoto è possibile personalizzare te stesso. I ruoli sono assegnati agli utenti (non ai gruppi) e coprono diverse categorie di autorizzazioni. Le autorizzazioni globali comportano l'accesso ad aree in Fluix che sono generalmente limitate agli utenti amministrativi o di gestione, come fatturazione, dashboard, archiviazione remota, report, ruoli e impostazioni. I ruoli possono anche essere utilizzati per gestire le autorizzazioni utente quando si tratta di eseguire attività amministrative su cartelle, gruppi e flussi di lavoro di archiviazione.

È possibile utilizzare varie impostazioni di sicurezza per controllare elementi come il comportamento delle applicazioni iOS, l'autenticazione a due fattori (2FA) per il portale di amministrazione, la complessità della password e i periodi di conservazione dei documenti. Altre impostazioni che implicano la condivisione, la modifica e la sincronizzazione dei file hanno anche effetti sulla sicurezza e possono essere configurate a livello globale o a livello di gruppo.

Abilita una forza lavoro senza carta

Laddove Fluix eccelle nel gestire determinati tipi di collaborazione documentale. Dato il suo focus sull'iPad, non sorprende che le sue capacità di collaborazione siano particolari per quelle comuni nella maggior parte degli scenari mobili, come il completamento dei moduli e le firme elettroniche. I set di strumenti nelle app per dispositivi mobili Fluix sono ideali per i lavoratori mobili che necessitano di compilare un modulo, raccogliere firme e inviare il modulo elettronicamente utilizzando un dispositivo mobile. Ancora una volta, troverai un buon supporto per tutto ciò nell'app Fluix per iOS. Sfortunatamente, mentre è disponibile un'app per browser Web se si desidera utilizzare il desktop, in realtà non è così completo come la versione iOS, quindi valutarlo attentamente per assicurarsi che le funzionalità necessarie siano disponibili. E per coloro che desiderano utilizzare un dispositivo mobile basato su Android, è il browser web o niente. Fluix non ha una versione Android della sua app disponibile al momento in cui scrivo.

Un altro aspetto negativo della sua concentrazione sull'iPad è che la maggior parte delle persone non crea ancora documenti sull'iPad, a meno che non siano moduli. Ciò è evidente in Fluix, in quanto l'app non offre molto in termini di creazione di documenti, né in termini di collaborazione né di strumenti di modifica dei documenti. Anche le attività di base come la modifica dello stile o del colore del documento devono essere eseguite al di fuori di Fluix e la condivisione è limitata all'invio di un'e-mail con il documento allegato. La modifica dei file PDF in Fluix è limitata a cose come annotazioni e modifica dell'ordine delle pagine. Queste omissioni non influiscono sul focus principale che Fluix pone sull'abilitazione dei processi aziendali senza carta, ma sono un caso d'uso comune per molte aziende che cercano una piattaforma di gestione dei documenti e semplicemente non sono supportate da Fluix. Ciò può renderlo una vendita difficile rispetto a soluzioni più complete, Microsoft SharePoint Online o persino Adobe Document Cloud Standard.

Prezzi

Fluix ha recentemente modificato i suoi piani tariffari. Il piano di avviamento è il livello più basso e gestisce $ 20 per utente al mese (con un minimo di 10 utenti), con supporto per le politiche delle password e la condivisione dei documenti. Il livello Core ora costa $ 30 al mese, ma aggiunge una serie di funzionalità, tra cui flusso di lavoro, autorizzazioni, accesso all'app Web, conformità con diversi standard di privacy e inclusione del supporto telefonico. Infine, esiste un piano avanzato, il cui costo sale a $ 50 per utente al mese. Ma questo piano aggiunge dashboard per reportistica e amministrazione, contratti di servizio (SLA) personalizzati, registri di audit, integrazione con AD e supporto per l'integrazione con servizi di terze parti.

L'unico scontro con il livello di avvio di Fluix è che il suo massimo spazio di archiviazione è di soli 5 GB e questo livello manca anche di capacità di conservazione dei documenti personalizzate. Questa è un'area chiave per le aziende che desiderano passare alla gestione elettronica dei documenti, poiché è spesso una misura chiave contro gravi conseguenze legali. Fortunatamente, entrambi i livelli Core e Advanced supportano questa funzione.

Data la sua enfasi specifica solo su alcune funzionalità di gestione dei documenti e la sua forte dipendenza dalla piattaforma iOS, Fluix ha davvero senso solo per le aziende che sono fortemente coinvolte nell'elaborazione di moduli mobili tramite iPad. La sfida è che anche altre soluzioni di gestione dei documenti possono semplificare tali attività, forse con una minore lucidità e un po 'più di complessità, ma spesso con prezzi più competitivi e certamente con più spazio per la crescita dei processi qualora le esigenze dell'azienda dovessero cambiare.