Non trascinare una collina: 6 cose da sapere sui tuoi diritti e-mail di lavoro

Non riesco proprio a evocare l'energia per essere oltraggiato dallo scandalo e-mail di Hillary Clinton. Altri, ovviamente, si sentono diversamente. Non fraintendere la mia malvagità per una sorta di cieca partigianeria - piuttosto, la mia indifferenza deriva da un brutto caso di stanchezza da scandalo. Sembra che alcuni politici abbiano sempre fatto qualcosa che ha messo le armi via cavo tra le persone; è sui giornali per un po 'e poi non ne viene fuori nulla a meno che non coinvolga qualcuno che sestina immagini della sua spazzatura.

E questo riguarda le politiche e-mail ? Ho un violento disinteresse per questa storia.

Tuttavia, detto ciò, la privacy digitale sul posto di lavoro è in realtà qualcosa a cui tutti dovrebbero almeno pensare. E non solo gente di alto profilo nelle alte luci della ribalta, ma tutti noi. In effetti, questi problemi influenzano senza dubbio noi masse lavoratrici pendolari molto di più della powerbrokeratti. Se Hillary non diventerà presidente per questo, sarà il più triste milionario boo-hoo di Chappaqua. Se perdi il lavoro a causa delle email che hai inviato, probabilmente ti troverai in una situazione molto più precaria.

Cominciamo questa discussione riconoscendo innanzitutto quanto segue: Come dipendente, hai stretto un accordo per affittare il tuo cervello e il tuo corpo a una società in cambio di uno stipendio. Il dipartimento delle risorse umane può tentare di ricoprire questo triste fatto dell'età adulta con caffè gratuito nella stanza delle pause o occasionalmente "Martedì Taco", ma in sostanza sei solo uno strumento sostituibile che la tua azienda utilizza per creare un prodotto o fornire un servizio. È quindi nell'interesse della tua azienda ottenere quanto più possibile dai loro strumenti (cioè da te). E ciò spesso assume la forma di monitoraggio del tuo comportamento digitale.

Sfortunatamente, non ci sono molte regole universali per quanto riguarda la privacy e l'occupazione. Questo perché c'è un disordinato mosaico di leggi sovrapposte a livello federale, statale e locale, molte delle quali sono state concepite e codificate molto prima che qualcuno fosse persino a conoscenza di cosa fosse una "e-mail".

Pertanto, poche dichiarazioni universali possono essere pronunciate e i tribunali tendono a pronunciarsi caso per caso in modo "molto specifico", secondo Sachin S. Pandya, professore di diritto presso l'Università del Connecticut, che ha aiutato evidenziamo sei principi generali sull'uso della comunicazione digitale sul posto di lavoro (basta tenere presente che gli aspetti di questa legge sono ancora in continua evoluzione).

1. Non dire nulla che potrebbe farti licenziare per e-mail aziendale.

Come regola generale, un datore di lavoro non può accedere intenzionalmente alle comunicazioni digitali quando si ha una ragionevole aspettativa di privacy. Ma chiediti se le tue aspettative sulla privacy corrispondono a quelle della legge.

Un posto che probabilmente dovresti aspettarti di essere monitorato è quando usi l'e-mail aziendale. Se stai utilizzando un computer rilasciato dall'azienda per accedere alla posta elettronica dell'azienda archiviata su server di proprietà dell'azienda, non dovresti avere un'aspettativa di privacy. Tutte queste comunicazioni sono fondamentalmente di proprietà del datore di lavoro.

"I tribunali guardano anche a ciò che dice la politica di posta elettronica della tua azienda nel decidere se ti aspettavi ragionevolmente la privacy per le tue e-mail", ha detto la professoressa Pandya. "È importante, ad esempio, se tale politica afferma chiaramente che i lavoratori non possono utilizzare i computer aziendali per l'attività di posta elettronica personale e che verranno monitorati".

Se qualcuno di questi è una novità per te, si spera che tu non abbia inviato un'email a qualcosa di cui non vorresti che il tuo capo lo scoprisse.

2. Gli account di posta elettronica personali su server di terze parti sono protetti, anche se si accede ad essi su un computer di proprietà dell'azienda.

Se usi il computer della tua azienda per controllare la tua e-mail privata protetta da password (ovvero quella che vive su un server di terze parti come Gmail), allora è probabilmente protetta. "Esiste uno statuto federale - lo Stored Communications Act (Titolo II dell'Electronic Communications Privacy Act) - che vieta al tuo datore di lavoro (e ad altri) di accedere deliberatamente a quell'e-mail senza la tua autorizzazione", ha spiegato Pandya. "Ci sono molti casi giudiziari in cui i dipendenti hanno avuto accesso all'e-mail privata attraverso un computer aziendale e un datore di lavoro voleva monitorare queste attività".

Il professore indicò Pure Power Boot Camp v. Warrior Fitness Boot Camp. "In questo caso particolare, un dipendente aveva lasciato una società e creato una società di fitness rivale. Il proprietario di Pure Power ha utilizzato un laptop aziendale per accedere all'account Hotmail dell'ex dipendente, perché aveva lasciato le sue informazioni relative a nome utente e password memorizzate su i computer dell'azienda. Il datore di lavoro è entrato nell'account Gmail dei dipendenti, perché il suo nome utente e password Gmail erano stati inviati al suo account Hotmail ", ha detto Pandya.

Inoltre, il datore di lavoro ha avuto accesso alla nuova e-mail aziendale del dipendente indovinando correttamente che la password era la stessa degli altri indirizzi e-mail (cosa che non dovresti mai fare ). "Il tribunale ha riscontrato che queste e-mail erano inammissibili in quanto erano accessibili senza l'autorizzazione dell'ex dipendente in violazione dello Stored Communications Act."

3. I datori di lavoro non possono richiedere che i dipendenti (o potenziali dipendenti) consentano loro di accedere ai propri account sui social media.

Per quanto tu possa voler sapere se i tuoi dipendenti attuali o potenziali si stanno avvicinando a qualsiasi shenanigans nel loro tempo libero, tu - in un numero crescente di giurisdizioni - non sarai in grado di richiedere o richiedere loro di darti l'accesso al loro account di social media in modo da poterlo scoprire. In effetti, molti stati stanno lavorando su leggi che rendono specificamente illegale questa pratica (sicuramente basata non poco sulle attività di lobbying e legali della stessa Facebook).

4. Puoi essere licenziato a causa di ciò che pubblichi sui social media.

Come per la posta elettronica, un datore di lavoro non può utilizzare il proprio computer di lavoro per accedere direttamente ai propri account sui social media senza la propria approvazione. Ma solo perché un datore di lavoro non può accedere ai tuoi account Facebook o Instagram, ciò non significa che non possano usare i tuoi social media per giudicare, e forse anche licenziare o disciplinare, te.

"Se i tuoi social media sono protetti da password e il datore di lavoro ottiene l'accesso senza la tua autorizzazione, è contro la legge", commenta Pandya. "Tuttavia, se non ci sono impostazioni sulla privacy e rendi le tue pubblicazioni disponibili al mondo, sarà più difficile per te discutere della privacy."

Affrontare le conseguenze sul lavoro per i post sui social media che metti nel tuo tempo libero è qualcosa che vediamo accadere continuamente.

Tuttavia, "in alcuni casi, sei protetto da un licenziamento se ciò che dici nell'e-mail è un discorso protetto ai sensi della legge federale (principalmente per dipendenti pubblici, ma anche dipendenti privati ​​in alcuni stati) o se il tuo indirizzo e-mail conta come parte di" concordato attività "ai fini di" mutuo aiuto o protezione "ai sensi del diritto federale del lavoro", ha osservato Pandya.

5. BYOD (Bring Your Own Device) è un gran casino confuso.

Molte persone usano il proprio telefono e tablet sul posto di lavoro e useranno questi dispositivi per accedere alla posta elettronica dell'azienda e ad altri documenti dell'azienda. Questo è noto come impostazione "Porta il tuo dispositivo" (o BYOD). E quando si tratta di monitoraggio, sfortunatamente non c'è molto che possiamo fare per guidarti, in quanto "ci sono molte parti mobili diverse. È piuttosto un patchwork".

Quindi, fino a che punto il tuo datore di lavoro può monitorare la tua attività su un dispositivo acquistato e utilizzato per le tue comunicazioni personali? È TBD.

"Non conosco casi particolari in cui un datore di lavoro metta software di localizzazione sul telefono personale di qualcuno, ma ci sono statuti federali e statali che vietano a chiunque di accedere intenzionalmente alle comunicazioni elettroniche tra due parti senza autorizzazione. Quindi, se il tuo datore di lavoro sta intercettando o accedendo alle tue comunicazioni sul tuo dispositivo elettronico personale e non hai dato loro l'autorizzazione a farlo, quindi c'è il rischio che l'attività stia violando la legge ", ha detto Pandya.

6. I dipendenti pubblici hanno protezioni che i dipendenti privati ​​non hanno.

Poiché il loro datore di lavoro è il governo, i dipendenti pubblici sono costituzionalmente protetti dalle intrusioni in molti casi in cui i dipendenti privati ​​non lo sono. In particolare, i dipendenti pubblici avrebbero la protezione del quarto emendamento, che "protegge una persona da" ricerche irragionevoli "delle sue" persone, case, documenti ed effetti "e limita anche i datori di lavoro pubblici a" ricerche ragionevoli "del digitale comunicazioni dei loro dipendenti ", secondo Pandya.

Naturalmente, ciò che conta come "ragionevole" varia molto in base al tipo di impostazione del lavoro. Ma per quelli di noi impiegati nel settore privato, "il quarto emendamento non si applica".