Revisione e valutazione del cloud Docuware

Per quanto riguarda i sistemi di gestione dei documenti, DocuWare Cloud è stato a lungo considerato un forte contendente nello spazio, sin dai tempi di Microsoft Windows 3.0 in cui la gestione dei documenti è diventata una cosa. DocuWare Cloud ha un prezzo di $ 300 al mese per un'istanza dimensionata per una piccola impresa con un massimo di quattro utenti e 20 GB di spazio di archiviazione. La piattaforma ha un solido set di funzionalità aziendali, tra cui eccellenti capacità di importazione dei documenti e gestione dei moduli. Sebbene sia un veterano del settore, manca dell'integrazione e della funzionalità di condivisione che si trovano nei vincitori dei nostri editor's Choice Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online, ma è un'offerta solida che vale comunque la pena considerare.

Le basi

Proprio come Adobe Document Cloud Standard, DocuWare Cloud rientra perfettamente nella categoria aziendale per i sistemi di gestione dei documenti con campane e fischietti di riserva. Tuttavia, tocca la linea con la sua interfaccia utente (UI), offrendo agli utenti gli strumenti di cui hanno bisogno per eseguire attività comuni, mentre nasconde opzioni più avanzate per utenti esperti o amministratori. La vista principale che la maggior parte degli utenti vede con DocuWare Cloud è divisa in due viste principali. Un riquadro di navigazione sul lato sinistro consente di accedere alla posta in arrivo, alla ricerca di documenti, agli elenchi disponibili e alle attività. Sul lato destro, ci sono opzioni aggiuntive che offrono un visualizzatore di documenti insieme a strumenti di annotazione. Quando si seleziona un documento, il riquadro di sinistra offre anche la possibilità di modificare i campi dell'indice, manualmente o facendo clic sul testo all'interno del documento, popolando automaticamente il campo dell'indice.

Gli elenchi sono il contenitore di documenti principale visibile agli utenti e sono definiti dall'amministratore. La visualizzazione elenco fornisce un'utile opzione per gli utenti per creare un collegamento direttamente all'elenco senza dover decostruire l'URL. Gli elenchi non solo mostrano i documenti disponibili in quel particolare contenitore, ma consentono anche di visualizzare, esportare e condividere i campi indice per tali documenti sotto forma di un file CSV.

Il riquadro di navigazione a sinistra offre un paio di opzioni interessanti per il collegamento di documenti: pinzatura e clip. Sia la graffetta che la clip combinano i documenti per un uso successivo e sono reversibili. La funzionalità di pinzatura si applica solo ai file PDF e combina più PDF in un singolo PDF o suddivide un documento PDF multipagina in singole pagine. Il ritaglio consente di collegare più tipi di documenti mantenendo comunque documenti distinti.

Importazione di documenti

Esistono diverse opzioni per ottenere documenti in DocuWare Cloud, in una vasta gamma di scenari di casi d'uso. I documenti possono essere importati tramite il client Web o l'app DocuWare Cloud Scan può essere installata per scansionare i documenti direttamente in DocuWare Cloud. In alternativa, gli amministratori possono configurare driver di stampante personalizzati in modo che gli utenti possano semplificare alcune attività di importazione, come l'indicizzazione e la gestione dei moduli. Gli amministratori hanno anche la possibilità di configurare una cartella FTP in modo che i documenti vengano immediatamente salvati in un'area specifica in DocuWare Cloud, consentendo diversi scenari come caricamenti collettivi, importazioni programmate o programmate o l'integrazione con software di terze parti.

Un'altra area in cui DocuWare Cloud eccelle è il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). La maggior parte dei sistemi di gestione dei documenti supporta l'OCR, ma la possibilità di personalizzare il motore è una caratteristica che non si vede spesso. DocuWare Cloud consente agli amministratori di ottimizzare il motore OCR per prestazioni o precisione in base alle attuali esigenze aziendali. Il motore OCR può anche essere insegnato, proprio come un dizionario di controllo ortografico, caricando elenchi di parole che possono essere comunemente utilizzate nella tua attività al fine di ottimizzare il processo OCR.

Gestione dei moduli

DocuWare Cloud fa un ottimo lavoro nell'abilitare moduli elettronici per uso interno o per scenari rivolti ai clienti. Il processo inizia con un amministratore che crea un modello di modulo utilizzando gli strumenti di progettazione moduli. Esistono due tipi di moduli in DocuWare Cloud. I moduli Web sono abbastanza semplici, poiché il prodotto finale assume l'aspetto del modello progettato dall'amministratore. I moduli uniti, d'altra parte, prendono i dati raccolti attraverso il modello di modulo e quindi li sovrappongono su un documento esistente in base alle preferenze dell'amministratore. Entrambi i tipi di modulo vengono inoltre utilizzati per popolare i campi indice e possono essere sfruttati anche per altre attività e integrazioni relative ai dati.

Utilizzando il designer di moduli DocuWare Cloud, è possibile trascinare vari elementi sul modulo e posizionarli rapidamente dove si desidera. Puoi etichettare i campi e contrassegnarli come richiesto, e puoi anche posizionare rapidamente le istruzioni dove ne hai bisogno. L'unione dei moduli richiede il caricamento del modello di output, l'integrazione dei campi dal modello di modulo nel modello di output e la configurazione delle opzioni di base per la formattazione del testo per ciascun campo. Entrambi i tipi di modulo alla fine comportano che il modulo appena popolato venga inserito nell'archivio documenti di tua scelta, così come i campi dell'indice vengano riempiti con dati del modulo o valori statici. Infine, puoi configurare le autorizzazioni durante questo processo, consentendo ai singoli utenti di amministrare o utilizzare il modulo. Hai anche la possibilità di rendere pubblici i moduli, consentendo agli utenti esterni di popolare e inviare moduli.

Funzionalità amministrative

Gli amministratori aziendali saranno le capacità di sicurezza di DocuWare Cloud. Le autorizzazioni possono essere configurate su un numero di livelli, ma, analogamente a Dokmee, sono prevalenti negli archivi di file. Questi possono contenere più finestre di dialogo, che sono elementi che consentono agli utenti di accedere o archiviare documenti. Le finestre di dialogo dell'elenco sono raccolte di documenti basate su query configurate utilizzando un editor grafico o un'istruzione SQL. Le finestre di dialogo Memorizza vengono utilizzate per identificare i campi indice utilizzati quando un documento viene archiviato, mentre le finestre di dialogo Elenco risultati specificano i campi utilizzati per la visualizzazione Elenco documenti e i moduli di modifica dei campi indice. Infine, le finestre di dialogo delle cartelle vengono utilizzate per identificare la struttura delle cartelle utilizzata per l'archiviazione e la navigazione dei documenti. La struttura delle cartelle viene creata posizionando i campi indice o i valori statici a diversi livelli di cartelle per creare la gerarchia a proprio piacimento.

Per gli amministratori che desiderano semplificare la vita ai propri utenti, DocuWare Cloud offre anche un po 'di aiuto. Due esempi sono l'applicazione delle opzioni del campo dell'indice e l'automazione dei processi aziendali. I campi per vari tipi di documenti possono essere configurati per utilizzare elenchi di valori per scopi di ricerca e convalida, sia da un elenco statico, uno generato dai dati all'interno di DocuWare Cloud, sia persino da valori provenienti da un'origine dati esterna. Le relazioni tra documenti possono essere definite, all'interno di un singolo armadio o tra due armadi, confrontando i campi chiave.

Considera il costo

Un aspetto negativo di DocuWare Cloud è il prezzo piuttosto nebuloso. A differenza della maggior parte della concorrenza, è necessario contattare l'azienda per ottenere prezzi esatti perché DocuWare Cloud ha un prezzo in base alle dimensioni dell'istanza anziché per utente. Come accennato in precedenza, un'istanza di DocuWare Cloud dimensionata per una piccola impresa, con un massimo di quattro utenti e 20 GB di spazio di archiviazione, ti farà guadagnare $ 300 al mese. Un'istanza più ampia che supporta 40 utenti e 100 GB di spazio di archiviazione si avvicina a $ 1.500 al mese. Indipendentemente dalle esigenze dell'utente e dello spazio di archiviazione, ti consigliamo di contattare il team di vendita di DocuWare Cloud per discutere delle tue esigenze aziendali e di come queste avranno un impatto sulla tariffa mensile.

Nel complesso, DocuWare Cloud offre funzionalità sufficienti per renderlo un'opzione allettante nello spazio di gestione dei documenti. Le funzionalità relative ai moduli elettronici sono particolarmente utili per molte aziende e anche molte delle funzioni amministrative sono convincenti. Mentre è leggermente indietro rispetto alle scelte dei nostri redattori Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online in termini di integrazioni e facilità d'uso, il ritardo non è molto. Per questo motivo, DocuWare Cloud rimane un'opzione di gestione dei documenti che vale la pena indagare.