Revisione e valutazione dei progetti Zoho

Installazione e interfaccia dei progetti Zoho

Il sito Zoho Projects ha un aspetto pulito e aggiornato. Il sito è abbastanza intuitivo che se puoi utilizzare la maggior parte delle app online di base, come la webmail, sarai in grado di capire i progetti Zoho in pochi minuti. Questa facilità d'uso e semplicità è necessaria per le piccole imprese che non dispongono di un project manager dedicato nello staff.

I proprietari delle aziende e i team leader apprezzeranno il fatto che Zoho Projects richiede alle persone di abilitare l'autenticazione a due fattori per aiutare a mantenere gli account più sicuri e più sicuri. L'autenticazione a due fattori aiuta a mantenere più sicure tutte le informazioni dell'azienda inserite nel tuo account Zoho.

Il layout di Zoho Projects mette le opzioni pertinenti a portata di mano al momento giusto. Impostare un account, creare il tuo primo progetto, aggiungere pietre miliari e attività e invitare più persone a unirsi a te richiede pochi minuti. Quando nuove persone si uniscono, il sito fornisce loro suggerimenti interattivi su come iniziare e cosa fare dopo.

Una dashboard personalizzabile ti consente di vedere quali grafici o aggiornamenti sono più rilevanti per te in modo che quando accedi al tuo account Zoho Projects, ottieni un'istantanea dei progetti o dello stato che contano. Ad esempio, è possibile aggiungere un widget Stato attività che mostra sia un grafico a torta che un conteggio dei numeri non elaborati di quante attività sono aperte o chiuse. Che tu sia interessato a schede orarie o singoli carichi di lavoro, puoi modificare la tua dashboard di conseguenza.

Comunicazione e collaborazione

Alcune delle nostre funzioni preferite di Zoho Projects hanno a che fare con la comunicazione e la collaborazione. L'app offre numerosi strumenti, alcuni dei quali è possibile scegliere di includere o escludere durante l'installazione iniziale. Uno dei motivi per cui potresti escludere alcuni di questi strumenti è se il tuo team utilizza alcune altre app per messaggistica o collaborazione più trasparenti e non desideri che la comunicazione avvenga altrove.

Uno degli strumenti che ci piace è una finestra di chat integrata nell'area di lavoro. Avere una finestra di chat significa che puoi porre domande ai colleghi sui progetti o sulle attività su cui stai lavorando senza dover passare a un'altra app.

Zoho Projects ha anche forum, in cui è possibile chattare in modo asincrono con i colleghi, una casella di aggiornamento dello stato per dire ai colleghi cosa stai facendo e un feed di attività in cui è possibile vedere tutte le attività di un progetto in ordine cronologico inverso.

Un altro strumento di comunicazione che ci piace è l'integrazione quasi perfetta con Zoho Meeting. In alcune pagine, vedi un pulsante che dice Meet Now in alto. Premilo e ti consente di creare una riunione audio o video online in una nuova scheda. Prima dell'inizio della riunione, viene visualizzato un prompt di invito in modo da poter aggiungere persone alla riunione. I tuoi colleghi ricevono una notifica contenente l'invito e il collegamento alla riunione in tempo reale. Possono partecipare senza dover aprire altre app aggiuntive o digitare un ID riunione.

In generale, le notifiche di Zoho Projects sono ben implementate perché alcune sono interattive. Ad esempio, è possibile rispondere o commentare questioni importanti dalla finestra di notifica, anziché collegarsi alla pagina in cui vengono visualizzate le informazioni originali. È positivo per la produttività.

Principali funzionalità di gestione del progetto

Le sezioni per attività e pietre miliari ti consentono di inserire e aggiornare i dettagli del lavoro del tuo progetto. Ogni attività può avere una data di inizio e di fine, piuttosto che una scadenza. Puoi stimare quanto sei vicino a un compito inserendo una percentuale.

Quando ti immergi nei dettagli di un'attività, c'è un timer integrato per il monitoraggio del tempo trascorso sull'attività, anche se è limitato alle persone sull'account Express e ai piani più alti (cioè, non è nei piani gratuiti o standard). Se la tua attività viene fatturata a ore, ti piacerà l'opzione di registrare il tempo sull'attività come fatturabile o non fatturabile.

Un'altra opzione consente di impostare un progetto su una linea temporale "rigorosa", il che significa che non è possibile assegnare date di scadenza per i traguardi che non rientrano nell'ambito del progetto.

Zoho Projects ha delle dipendenze, anche se capire come configurarle non è così intuitivo come usare il resto dell'app. In alcune altre app di gestione dei progetti, come LiquidPlanner, è possibile creare dipendenze tra attività tracciando una linea dall'una all'altra nella vista del diagramma di Gantt. In Zoho Projects, devi aprire un'attività e quindi scegliere di aggiungere una dipendenza. Si apre una piccola finestra in cui si digita il nome dell'attività che si desidera associare a quella corrente e la nuova attività deve trovarsi nello stesso elenco di attività dell'altra.

Il software ha aggiunto una visualizzazione kanban che consente di visualizzare le attività come schede in colonne. Non è utile come una vera app kanban board perché non puoi personalizzare le colonne in Zoho Projects. Piuttosto, puoi scegliere tra alcune opzioni predefinite, come Apri e Chiusa (non la vista più utile), Priorità o Percentuale completa. Esistono alcune app di gestione dei progetti e delle attività che includono viste kanban, Asana è quella che viene in mente, ma devi scegliere di usare kanban prima di creare il progetto. Dopo aver deciso di utilizzare quel metodo, non è più possibile tornare indietro. Kanban non è in realtà una "vista", ma una metodologia che devi seguire una volta che hai scelto di usarla.

Un'altra caratteristica chiave della gestione dei progetti in Zoho Projects è un rapporto sulla gestione delle risorse. Ti aiuta a vedere a quale dei membri del tuo team è assegnato troppo lavoro, non abbastanza lavoro o solo la giusta quantità durante periodi di tempo diversi. È presentato visivamente in una grande tabella, con un piccolo equilibrio (come una vacillazione) che indica quanto lavoro o poco ha assegnato ogni persona in una settimana. Per i piccoli team, una presentazione così insolita di dati probabilmente funziona bene. Per i team di grandi dimensioni con 50 o più membri del personale in un determinato reparto, sarebbe un incubo scorrere e cercare un'altalena sbilanciata. I grandi team che necessitano di solidi strumenti di gestione delle risorse dovrebbero dare un'occhiata a LiquidPlanner. È uno dei punti di forza dell'app.

Abbiamo menzionato brevemente i grafici di Gantt, ma aiuta a sapere dove trovarli: sotto il pulsante Rapporti sul lato sinistro sinistro dell'app (se è nascosto, fai clic sui tre punti per rivelarlo). È la stessa area in cui è possibile trovare l'utilizzo delle risorse, i report pianificati vs. effettivi e i report delle attività. Nei grafici di Gantt, puoi trascinare e rilasciare il bordo di una barra della chiave inglese per modificarne la lunghezza e c'è un interruttore che mostra il tuo percorso critico. Se ti stai chiedendo "Qual è un percorso critico?" questa definizione da 2020ProjectManagement.com potrebbe aiutare: "la sequenza più lunga di attività in un piano di progetto che deve essere completata in tempo perché il progetto venga completato alla scadenza."

Funzionalità di monitoraggio del tempo

Zoho Projects offre il monitoraggio del tempo di base come parte di un pacchetto completo incentrato sulla gestione del progetto come Mavenlink. Quando ti immergi nei dettagli di un'attività, c'è un timer incorporato nell'angolo in alto a destra per tenere traccia del tempo trascorso sull'attività e continuerà a spuntare se lasci la pagina. Il timer è limitato agli utenti sull'account Express e ai piani superiori (ovvero, non è disponibile nei piani gratuiti o standard). Se la tua attività viene fatturata a ore, ti piacerà l'opzione di registrare il tempo sull'attività come fatturabile o non fatturabile.

Abbiamo aggiunto un'attività denominata "Pittura dell'ufficio governativo" nei progetti in modo da poter tenere traccia del tempo. Per registrare l'ora, è possibile fare clic sull'ora nell'angolo in alto a destra o inserire l'ora nel foglio presenze in modo retroattivo. Abbiamo trovato l'opzione Tempo registro settimanale per essere un modo semplice per tenere traccia del tempo. Puoi trovare il tipo di registro settimanale andando su Scheda attività e quindi, nell'angolo in alto a destra, cambiando il menu a discesa da Aggiungi tempo registro a Tempo registro settimanale. Sei in grado di scorrere i campi e inserire il numero di ore per ciascun progetto. Inoltre, fare clic su un'attività all'interno del Calendario è un buon modo per visualizzare la cronologia di un progetto. È possibile associare una sottoattività, registrare le ore, allegare documenti e tenere traccia dei problemi.

Un'altra caratteristica che ci è piaciuta in Zoho Projects è la capacità di etichettare un lavoro come compito critico. Questo è un buon promemoria per accedere e completare il lavoro. Un vantaggio con Zoho Projects è la possibilità di accedere a più attività contemporaneamente. Non troverai questa funzione in altre applicazioni di tracciamento del tempo, come Hubstaff o VeriClock, o persino TSheets, la nostra scelta degli altri redattori. Zoho Projects offre funzionalità di gestione dei progetti e di monitoraggio dei tempi più solide, ma abbiamo trovato prodotti come TSheets più facili da usare. Inoltre, non sarai in grado di tracciare il tempo futuro come puoi in altri programmi, come Wrike.

Zoho Projects ha potenti funzionalità di monitoraggio del tempo di amministrazione. Puoi monitorare le approvazioni cercando la piccola icona accanto al modulo Scheda attività. Se fai clic sull'icona, vedrai tutte le attività e le richieste di approvazione. Zoho Projects ti consente anche di contrassegnare tutti i lavori come fatturabili o non fatturabili, il che aiuta nella contabilità.

A differenza dei TSheets, Zoho Projects non ti consente di separare gli account per tenere traccia del tempo per un amministratore o un dipendente. Basta impostare le autorizzazioni su chi può vedere cosa. Zoho Projects offre opzioni di configurazione impressionanti come VeriClock. In Zoho Projects, puoi impedire ai dipendenti di aggiungere una scheda oraria oppure puoi impostare le autorizzazioni in modo che possano vedere solo le proprie.

Abbiamo effettuato l'accesso all'app mobile Zoho Projects e abbiamo trovato le pagine Feed e Home ben organizzate. Nella pagina Feed, puoi vedere un elenco di azioni intraprese, come l'assegnazione di attività. Per modificare l'ora nell'app mobile, selezionare Scheda attività e selezionare un'attività da modificare. Fai clic su Modifica e poi puoi l'ora. Quindi, fai clic sul segno di spunta nell'angolo in alto a destra. Vorremmo vedere un cronometro facilmente accessibile nell'app mobile. Tuttavia, Zoho Projects afferma che gli utenti sul campo potrebbero registrare il loro tempo dopo che i loro turni sono finiti poiché i clienti potrebbero disapprovare i lavoratori che guardano il telefono mentre svolgono un lavoro come il rimodellamento della casa. Vorremmo ancora vedere questa funzione.

Nel complesso, abbiamo riscontrato che la funzionalità di rilevamento del tempo nei progetti Zoho è leggermente più difficile da navigare rispetto a Hubstaff e TSheets, che si concentrano entrambi sul monitoraggio del tempo. Ecco perché Zoho Projects ottiene una valutazione a cinque stelle come scelta degli editori nella nostra carrellata sulla gestione dei progetti, ma rimane leggermente indietro rispetto a TSheets per la scelta degli editori nella nostra carrellata di software per il monitoraggio del tempo. Considerando la piena funzionalità offerta da Zoho Projects, lo strumento di monitoraggio del tempo dovrebbe avere maggiore importanza. Tuttavia, Zoho Projects offre ancora un set di funzionalità profondo e impressionante.

Tracciamento dei bug, rilevamento dei problemi

Se sei un team di sviluppo software che ha bisogno di un rigoroso monitoraggio dei bug come parte della tua app di gestione del progetto, hai alcune opzioni. Per uno, puoi importare bug nei progetti Zoho da file CSV, XLS e XLSX, nonché da JIRA. Una seconda opzione è utilizzare IssueTracker incluso in dotazione con Zoho Projects. Questo strumento consente di inviare, tenere traccia, organizzare e risolvere eventuali problemi che sorgono in un progetto di sviluppo software. Non tutti nel tuo account possono accedere ai dettagli conservati in IssueTracker. Solo gli amministratori e i gestori possono configurare lo stato e il flusso di lavoro dei problemi.

Zoho vende anche IssueTracker come app autonoma chiamata Zoho BugTracker. Esiste una versione gratuita per team molto piccoli, ma per il resto puoi aspettarti di pagare $ 480 all'anno per un massimo di 15 persone, oltre a un ulteriore $ 36 all'anno per ogni persona in più.

Integrazioni e app per progetti Zoho

Zoho crea un'intera suite di app aziendali. Ne consegue che molti dei suoi programmi sono strettamente integrati con Zoho Projects o almeno possono esserlo.

Abbiamo già menzionato come il suo strumento di videoconferenza, Zoho Meeting, si apre ogni volta che devi incontrare i colleghi. Puoi anche integrare Zoho Projects con Zoho Books e Zoho Invoice per gestire la tua contabilità.

Zoho Projects funziona anche con Google Apps. Quando i due sono integrati, puoi caricare i file direttamente da Google Drive in Zoho Projects ed esportare eventi di calendario dall'uno all'altro. Puoi persino utilizzare Gmail per creare attività e registrare le ore lavorate.

Altre opzioni di integrazione supportate includono Dropbox, Box, Evernote, GitHub, Microsoft OneDrive, Bitbucket e Zapier. Non è un elenco particolarmente lungo, ma copre molte delle basi.

Zoho ha app mobili per molti dei suoi strumenti, inclusi progetti Zoho e Bug Tracker. Le app sono sia su Android che su iOS. Le app di gestione dei progetti mobili non sostituiscono l'app Web completa, ma almeno consentono alle persone di tenere il passo con discussioni importanti e vedere quali progressi stanno facendo tutti sul progetto, indipendentemente da dove si trovino.

Un'app di gestione del progetto ben bilanciata

Zoho Projects è un'app di gestione progetti ben bilanciata. Offre tutti gli strumenti necessari per la gestione di un progetto complesso, come i grafici Gantt e un widget per il monitoraggio del tempo, con un prezzo equo e un'interfaccia intuitiva. È particolarmente interessante per le piccole imprese che gestiscono pochi progetti e persone, ma non centinaia. Ci vuole un po 'di tempo per imparare i punti più fini dei progetti Zoho, ma non molto. Nel complesso, Zoho Projects è un eccellente strumento di gestione dei progetti e continua a essere una scelta dei redattori PCMag.