Revisione e valutazione dei zipbooks

Questo è il secondo anno in cui abbiamo recensito ZipBooks, un'applicazione di contabilità per le piccole imprese relativamente nuova. Il sito si è espanso rapidamente nell'ultimo anno, aggiungendo funzionalità come il pagamento delle bollette, l'integrazione con il servizio di gestione stipendi di Gusto, una nuova app iOS e autorizzazioni di accesso dell'utente basate su attività. ZipBooks ha una delle interfacce utente più facili da navigare tra le soluzioni di contabilità per piccole imprese e circa i due terzi delle funzionalità offerte dai migliori servizi di questo tipo. È possibile creare record per contatti ed elementi, inviare fatture; e il servizio può tenere traccia di tempi, progetti e attività. Sfortunatamente, mancano alcune funzionalità offerte dai siti concorrenti, come record di contatti affidabili, una libreria di componenti aggiuntivi integrati e tracciamento dell'inventario.

Prezzi e piani

I prezzi di ZipBooks possono renderlo attraente per i proprietari individuali o le microimprese. Una versione Starter gratuita consente contatti e fatturazione illimitati, un feed bancario e gestione delle entrate e delle spese. Il livello che abbiamo esaminato, più intelligente ($ 15 al mese), aggiunge strumenti come il monitoraggio del tempo, i record degli articoli, la collaborazione del team, il pagamento delle bollette e connessioni bancarie illimitate. Il piano sofisticato ($ 35 al mese) aggiunge tag, riconciliazione dell'account, condivisione dei documenti e report avanzati. Per $ 125 al mese, ZipBooks ti fornisce un contabile personale che crea rapporti mensili, esegue alcune analisi di risparmio fiscale e formula raccomandazioni. C'è una prova gratuita di 30 giorni su tutte le versioni a pagamento.

Aiuto ha bisogno di aiuto

ZipBooks offre un aiuto minimo per la configurazione online, ma nessun concorrente diverso da Sage Business Cloud Accounting è molto forte in questo senso. Dopo una breve introduzione ad ogni sezione, salti dentro e inizi a esplorare. In realtà, il sito non ha alcun supporto tranne una chat, in cui è stato risposto che le domande riceveranno risposta in circa cinque minuti. Al primo tentativo, abbiamo aspettato 35 minuti senza che il nostro fosse visto e abbiamo dovuto chiudere la finestra di chat per fare qualcos'altro, ma abbiamo ottenuto una risposta completa molto più rapidamente in un altro momento della giornata.

Una parola sulla funzione di supporto della chat qui: siamo stati sorpresi di apprendere quando abbiamo chiesto aiuto che il rappresentante già sapesse che avevamo inserito lo stesso contatto quattro volte. I contatti non sono designati come clienti o fornitori fino a quando non si paga una fattura o si riceve il pagamento su una fattura; sono solo contatti generici, che è un modo insolito e confuso per gestirlo. ZipBooks consente ai suoi rappresentanti dell'assistenza clienti di accedere a informazioni limitate per rendere le sessioni di chat più efficaci e veloci.

Un rappresentante potrebbe sapere, ad esempio, che hai creato un record cliente o una fattura o importato 100 transazioni. Questa politica ha accelerato la nostra sessione di supporto, ma è un po 'sorprendente apprendere che il rappresentante sapeva qualcosa sul nostro file aziendale. Un rappresentante dell'azienda ha spiegato che ciò è consentito dalla politica sulla privacy e che non sono disponibili dettagli finanziari specifici per il personale di supporto. Sarebbe utile se ZipBooks lo spiegasse da qualche parte sul sito stesso, forse in Impostazioni. Billy, al contrario, richiede di selezionare una casella per consentire l'accesso al personale di supporto per la risoluzione dei problemi.

C'è un piccolo KnowledgeBase sul sito Web dell'azienda, ma nessun collegamento all'interno del sito una volta effettuato l'accesso. ZipBooks è facile da usare, ma nessun sito Web finanziario, in particolare uno orientato verso le aziende, dovrebbe essere privo di più opzioni di aiuto. Zoho Books, ad esempio, offre molti, tra cui telefono, chat ed e-mail di aiuto, oltre a una solida documentazione online.

Impostazioni e profili pubblici

Ogni sito Web di contabilità ha una sezione Impostazioni che ti consente di personalizzare la soluzione in base alle esigenze della tua azienda. ZipBooks è buono in questo senso, chiedendo informazioni che altri no (struttura aziendale e entrate annuali, per esempio) ma non è così approfondito come Zoho Books. Puoi creare il profilo della tua organizzazione; impostare un processore di pagamento (quattro sono offerti); aggiungere membri del team e assegnare autorizzazioni per tipo di attività (nuova flessibilità qui); allegare documenti; e stabilire le Preferenze (tipo di valuta, termini predefiniti, testo del messaggio di posta elettronica sulla caldaia e altro).

ZipBooks offre una funzione insolita che incontrerai mentre navighi nelle schermate Impostazioni: Profili pubblici. Questi sono mini-siti Web creati per te utilizzando i dati e la grafica forniti. Questo strumento è totalmente gratuito e totalmente opzionale; ti fornisce semplicemente un altro modo per espandere la tua presenza online. Nessun concorrente che abbiamo recensito offre qualcosa di simile.

Dashboard ed esperienza utente

La home page di ZipBooks, la sua dashboard, si apre su un grafico che illustra le entrate, le spese e gli utili o le perdite della tua azienda negli ultimi 12 mesi. Visualizza inoltre grafici e numeri aggiuntivi per tempo tracciato, vendite per cliente, entrate mensili e spese. Ti assegna un punteggio di salute aziendale basato su un'analisi delle tue finanze. Questa è un'eccellente raccolta di dati finanziari della tua azienda, ma manca di promemoria da fare come quelli che trovi in ​​Xero.

ZipBooks fa un uso efficace di colori, grafica e layout dello schermo; l'esperienza utente complessiva è abbastanza buona. E poiché il suo set di funzionalità è ancora giovane (anche se è cresciuto nell'ultimo anno), la navigazione è molto semplice. Il sito ha due barre degli strumenti. Un riquadro verticale a sinistra contiene collegamenti alle principali aree di applicazione: Fatture, Transazioni, Rapporti, Contatti, Tracciamento e due nuovi: Payroll (Gusto) e Crescita. Quest'ultima è una funzionalità nuova e unica. ZipBooks ti aiuta a incoraggiare i tuoi utenti a rivedere la tua attività, quindi posiziona i loro contenuti su Facebook, Yelp e Google, dopo aver segnalato i tuoi progressi. È un'opzione interessante, ma inizia a $ 49 al mese.

Quattro icone nella parte superiore dello schermo duplicano alcune delle opzioni di menu, ma c'è anche un pulsante Altro. Fare clic su questo e una serie di riquadri scende in una finestra, duplicando la barra degli strumenti a sinistra, ma suddividendo ciascuna area in singole attività. Molti siti fanno la stessa cosa, fornendo diversi modi per accedere alle stesse schermate. Una volta che sei su una pagina di attività, usi le stesse convenzioni a cui sei abituato, come pulsanti, elenchi a discesa e campi di riempimento. Complimenti a ZipBooks per la visualizzazione di un avviso quando stai per uscire da una schermata incompiuta senza completarla o salvarla. Non tutti i servizi lo fanno.

Creazione di record

ZipBooks è ancora giovane, ma ha iniziato bene fornendo modelli di record di contatto per clienti e fornitori. Dopo aver inserito i dettagli di contatto di base, il record finito visualizza i totali fino ad oggi relativi a entrate e spese, nonché un elenco di fatture recenti, stime e profili ricorrenti. Zoho Books, tuttavia, include ulteriori informazioni nei suoi record di contatto, come un grafico delle entrate, una cronologia completa delle attività, un estratto conto del cliente e un elenco di scambi di e-mail.

La funzione Record articolo illustra anche la giovinezza di ZipBooks, sebbene i record tengano traccia di più dati rispetto a un anno fa. È possibile inserire le basi, come nome, descrizione, prezzo, SKU e categoria. Se acquisti articoli e li rivendi, non puoi inserire un prezzo di acquisto e un account. E non è possibile tenere traccia dei livelli di inventario. Intuit QuickBooks Online Plus e Xero offrono tutte queste funzionalità.

Transazioni e fatturazione

Ogni sito Web di contabilità per piccole imprese che abbiamo testato, inclusi ZipBooks, supporta connessioni online con istituti finanziari. Inserisci le credenziali di accesso per il sito web della tua banca e ZipBooks inserisce le transazioni che sono state cancellate dall'ultima importazione. Come i suoi concorrenti, ZipBooks ti incoraggia a classificare queste transazioni, che ti serviranno per rapporti significativi e preparazione fiscale. Le categorie standard sono integrate, ma possono essere modificate. Come molti concorrenti, il sito fa ipotesi ponderate su come alcune transazioni dovrebbero essere classificate. ZipBooks supporta anche la riconciliazione online degli account.

Le operazioni di fatturazione e stima sono tariffe abbastanza standard, sebbene ZipBooks abbia alcune stranezze. Dopo aver selezionato un cliente dall'elenco fornito, verificato la data e il numero di fattura e immesso un numero di ordine di acquisto, se necessario, è necessario inserire manualmente una data di scadenza, anche se ne è stata stabilita una in Impostazioni. Il corpo del modulo è suddiviso in attività e vendite di articoli (la maggior parte dei siti li fonde insieme). È inoltre possibile apportare tempo e spese che devono essere fatturati al cliente corrente. Dopo aver selezionato un articolo dai record di prodotti e servizi che hai creato, inserisci la tariffa e le ore oppure il prezzo e la quantità. Sfortunatamente, ZipBooks non tiene traccia delle quantità di scorte, non è nemmeno così sofisticato come Zoho Books in termini di tracciamento delle scorte.

Non esiste un campo nel modulo fattura per l'imposta sulle vendite e nessuno strumento di impostazione per questo costo, ma se fai clic sull'icona a forma di ingranaggio alla fine di ogni riga, puoi creare e modificare gli articoli fiscali nella finestra che scorre fuori dal lato destro di lo schermo. È quindi possibile aggiungere l'imposta sulle vendite e uno sconto, se lo desideri. Sage Business Cloud Accounting non solo fornisce un campo per l'imposta sulle vendite, ma inserisce anche le aliquote fiscali appropriate per ciascuna area geografica.

ZipBooks raccoglie tutto e deposita il totale dovuto in fondo. È possibile salvare la fattura o finalizzarla per l'invio nella finestra di destra; quest'ultimo prevede il controllo dell'indirizzo e-mail e del messaggio e l'allegato della fattura in formato PDF o di altro formato. ZipBooks supporta transazioni ricorrenti e promemoria per i clienti. Offre anche un gateway di pagamento (a costo aggiuntivo), in modo che i tuoi clienti possano pagare le fatture con una carta di credito.

Puoi anche inserire e pagare le bollette ora in ZipBooks. Dopo averne creato uno o più, vengono visualizzati in un elenco che può essere visualizzato in base allo stato (Apri, In ritardo, Parziale e così via).

Tracciamento, rapporti e app

ZipBooks offre il monitoraggio di tempo e progetti. Non ti consente di tenere traccia dei costi per progetto come fa Kashoo, ma puoi creare un progetto specificandone nome, contatto, metodo di fatturazione, tariffa oraria, budget e membri del team. Puoi inserire l'ora manualmente o utilizzare il timer del sito e assegnare le ore lavorate a utenti, contatti e progetti. Tutti questi possono essere designati come fatturabili. ZipBooks ha anche la possibilità di taggare transazioni, contatti e progetti.

Il sito ha aggiunto numerosi nuovi report dall'ultima volta che lo abbiamo recensito. Oltre ai report finanziari standard come Conto economico e Stato patrimoniale, offre molteplici opzioni in quattro categorie: Vendite, Team & Tracking, Contabilità e imposte e Spese. La personalizzazione è minima ma adeguata, considerando l'ambito generale di ZipBooks.

L'app iOS di ZipBooks (non esiste ancora un'app Android) è abbastanza buona. È possibile aggiungere e visualizzare i record dei clienti, le stime e le fatture e i tempi / i progetti. C'è una dashboard e un link e-mail per assistenza. Il tuo elenco di transazioni bancarie appare qui e puoi aggiungere le spese inserendo manualmente i dettagli o scattando una foto della ricevuta. Non puoi fare tutto ciò che puoi sul sito Web, come eseguire report, ma l'app offre molte delle funzionalità di cui hai bisogno quando sei fuori dall'ufficio.

Fare progressi, con spazio per crescere

ZipBooks è salito nelle nostre classifiche quest'anno; ora è un sito a tre stelle. I livelli gratuiti o più intelligenti del sito potrebbero essere una buona scelta per un'azienda molto piccola, basata sui servizi, data la loro usabilità e capacità di tracciamento. Ma per $ 35 al mese, il sofisticato piano non è ancora all'altezza di ciò che alcuni concorrenti offrono allo stesso prezzo. Per competere con le soluzioni di contabilità a doppia entrata più avanzate che abbiamo esaminato, dovrebbe aggiungere una serie di funzionalità, tra cui componenti aggiuntivi più integrati, record di contatti e articoli più dettagliati, tracciamento dell'inventario reale, migliore automazione dell'imposta sulle vendite, un'app Android e un sistema di supporto esteso.

QuickBooks Online, la scelta degli editori di quest'anno, ha tutti questi attributi e altro ancora. È un po 'più difficile da usare a causa di quella complessità, ma il suo servizio di abbonamento a tre livelli, un'eccezionale app mobile e centinaia di componenti aggiuntivi consentono di iniziare in piccolo ed espandersi man mano che la tua azienda cresce.