Revisione e valutazione Xero

Xero eccelle come sito di contabilità per piccole imprese. È stato creato per il Web da zero e supporta tutti i principali elementi finanziari previsti in una soluzione di contabilità a doppia entrata: vendite, acquisti, inventario e libro paga (per la maggior parte degli stati). È possibile creare record per clienti, fornitori, dipendenti e articoli; e puoi utilizzarli in transazioni standard personalizzabili, come fatture, ordini di acquisto e preventivi. Xero ti consente di gestire le immobilizzazioni, cosa che i concorrenti non fanno. Xero ha anche aggiunto molte nuove funzionalità nell'ultimo anno, tra cui la gestione delle spese, l'integrazione con ulteriori processori di pagamento e istituti finanziari e miglioramenti alla sua app iOS.

L'azienda offre tre livelli di prezzo che entrano in funzione dopo una prova gratuita di 30 giorni. Xero Early ($ 9 al mese) ha limiti mensili di cinque fatture e preventivi, cinque fatture e riconciliazione per 20 transazioni bancarie, ma non supporta le buste paga. Xero Growing ($ 30 al mese) aggiunge funzionalità di fatturazione e fatturazione illimitate, preventivi e fatture; supporta anche buste paga per un massimo di cinque persone. Xero Established ($ 60 al mese) è l'unica versione che offre supporto per più valute. Fornisce inoltre buste paga per un massimo di 10 dipendenti. Xero è una soluzione molto più economica di QuickBooks Online, che parte da $ 20 al mese.

Attività iniziali

Se stai utilizzando un'altra soluzione di contabilità (o Microsoft Excel), potresti aver già creato molti dati di contabilità online. Xero semplifica l'importazione di record, transazioni e altri dati da QuickBooks Online utilizzando il suo strumento di conversione diretta. Se hai già file configurati in formato CSV o TXT (contatti, articoli di inventario, fatture e così via), puoi importarli anche in Xero.

Se stai iniziando con Xero, ottieni un aiuto minimo con l'installazione, che è abbastanza tipico in questi giorni per la contabilità online per piccole imprese (Sage 50cloud è un'eccezione). Il video di aiuto di Xero suggerisce che si entra subito e si crea una fattura, che è un approccio. Ti sentirai come se stessi realizzando qualcosa rapidamente (ti consigliamo di collaborare con la Demo Company del sito prima di iniziare a inserire i tuoi dati in tempo reale). Le transazioni sono più facili dopo aver inserito alcuni record di contatti e articoli e aver effettuato l'immissione e la configurazione iniziale dei dati, incluse le Impostazioni dell'organizzazione.

Alcuni siti Web di contabilità, come Kashoo, stanno iniziando a spostare le impostazioni nelle schermate correlate all'interno del sito anziché disporle su una schermata a più parti o un set di schermate. Anche Xero fa questo, che sembra una pratica intelligente. Può essere intimidatorio gestire tutte queste opzioni contemporaneamente.

Aspetto e navigazione

Xero e QuickBooks Online hanno un aspetto molto diverso. Laddove QuickBooks Online si estende su tutto lo schermo e utilizza caratteri e grafica di grandi dimensioni, Xero è più compatto, occupando solo il centro dello schermo in alcune pagine. Ognuno presenta i principali dati finanziari e i collegamenti alle attività correlate in modi diversi sulla propria home page o dashboard. Entrambi sono efficaci, ma preferisco l'approccio di Xero. Il sito mostra i saldi e le spese del conto; numeri e grafici che rappresentano fatture in sospeso e fatture non pagate; e una watchlist dell'account. Quasi tutto nella dashboard è un link che può portarti a pagine e azioni correlate.

Ogni prodotto di contabilità che abbiamo esaminato ha il suo sistema di navigazione e non ne abbiamo ancora visto uno che non funziona. In Xero, le schede vengono eseguite orizzontalmente nella parte superiore, dividendo il sito in raggruppamenti logici e funzionali: Dashboard, Account, Payroll, Report, Advisor, Contatti e Impostazioni. L'area Account è dove trascorrerai la maggior parte del tuo tempo di lavoro quotidiano. Questo menu si apre a diverse funzioni secondarie, come conti bancari, vendite, acquisti e inventario. Anche gli strumenti dei beni immobili risiedono qui.

Dopo aver analizzato le vendite, Xero utilizza convenzioni standard di Windows per l'immissione e la navigazione dei dati. Quattro pulsanti nella parte superiore aprono gli strumenti per la creazione di transazioni di vendita, l'invio di estratti conto, l'importazione di fatture di vendita e la ricerca di fatture e preventivi specifici. Di seguito sono riportate informazioni sulle fatture. I pulsanti grandi mostrano il numero e il totale in dollari delle fatture in forma di bozza, quelle in attesa di approvazione e pagamento e le transazioni di vendita scadute. Le virgolette funzionano allo stesso modo: puoi vedere a colpo d'occhio che sono in forma bozza, inviate, accettate e scadute. Alcuni altri siti funzionano in modo simile, rendendo facile vedere lo stato dei tuoi moduli a colpo d'occhio.

Fare clic su Bozza in Fatture e si apre una nuova finestra che mostra una tabella delle transazioni correlate. È possibile evidenziare una o più voci e fare clic sui pulsanti per inviare per l'approvazione, l'approvazione, l'eliminazione, la stampa o l'e-mail. Xero svolge un ottimo lavoro nel fornire diverse visualizzazioni dei dati finanziari e degli strumenti di navigazione necessari per lavorare con essi.

Chi ha quindi l'interfaccia utente migliore e più efficace? Questa è una chiamata soggettiva. Alcuni utenti preferiranno il tipo di approccio economico e senza fronzoli di Xero. Ad altri piace di più l'aspetto spazioso ed esteticamente gradevole di QuickBooks Online e Zoho Books.

Fare registrazioni

L'altra area in cui farai molto lavoro, soprattutto all'inizio, è Contatti. Qui, crei record per i tuoi clienti e fornitori che contengono sia informazioni di contatto che dettagli finanziari completi. Includono campi per la definizione di numerosi valori predefiniti per ciascun contatto, come temi relativi a imposte, account (vendite o acquisti), sconti, valute e fatture. Al contrario, i record di clienti e fornitori di QuickBooks Online contengono campi per una diversa serie di valori predefiniti: metodo di pagamento e consegna preferito, termini e così via. Dopo aver creato un contatto, Xero visualizza una schermata di registrazione formidabile che include attività storiche ed e-mail, attività in sospeso e un collegamento ai relativi moduli di transazione.

Xero fornisce anche modelli di record dettagliati per articoli e servizi della tua azienda che contengono campi per informazioni (prezzo, account, descrizione e così via) sui prodotti acquistati e venduti. Fai clic sulla casella davanti al nuovo campo I Track this Item e Xero ti chiede di scegliere il tuo account di inventario, quindi inizia a monitorare l'inventario in background. È possibile importare i saldi di inventario di apertura o inserirli manualmente, anche se non così facilmente come in WorkingPoint. Tuttavia, le regolazioni del livello di inventario sono abbastanza semplici in Xero. Nel complesso, le funzionalità di gestione dell'inventario del sito sono alla pari di quelle di QuickBooks Online, ma non così avanzate come quelle di Zoho Books.

Moduli di transazione e nuove spese

Se hai creato una buona scorta di record di contatti e articoli / servizi, la creazione di transazioni in Xero è un processo semplice. Il sito fornisce modelli per quasi ogni tipo di transazione di cui una piccola impresa avrebbe bisogno: fatture e fatture ripetute, preventivi, fatture (che ora possono essere inviate via e-mail in Xero come PDF), ordini di acquisto e note di accredito. Ognuno contiene i campi che ti aspetteresti di avere bisogno in quei moduli e il livello di dettaglio consentito (inclusi sconto, regione e stato delle imposte sulle vendite) è paragonabile a quello offerto dalla concorrenza.

Abbiamo esaminato Xero proprio mentre la società stava effettuando la transizione verso un nuovissimo sistema di tracciamento delle spese sia sul Web che sul cellulare. Il nuovo Xero Expense offre una migliore esperienza utente e funzionalità avanzate, in particolare nelle sue app mobili. Puoi finalmente scattare foto delle ricevute e lasciare che Xero inserisca i dettagli rilevanti in un modulo spese. La nuova funzionalità consente di fatturare le spese a clienti o lavori e offre analisi dettagliate di chi ha speso cosa. Puoi anche inviare ricevute che utilizzano valute estere.

Xero gestisce le imposte sulle vendite eccezionalmente bene. A differenza di molti altri fornitori, è possibile attivare Ricerca fiscale nel menu Impostazioni e l'applicazione visualizzerà l'aliquota corretta in base alla posizione fisica del cliente. Xero ottiene queste tariffe da Avalara, uno dei principali fornitori di dati sull'imposta sulle vendite, quindi la precisione è garantita. Il sito offre anche due rapporti sull'imposta sulle vendite: Riepilogo IVA e Rapporto di verifica dell'imposta sulle vendite.

Xero non ha lo strumento di fatturazione del tempo per attività individuali trovato in ZipBooks e non tiene traccia dei costi per progetto come fa Kashoo. Ma entrambe queste funzioni sono in lavorazione e possono essere visualizzate in anteprima. Il sito ha aggiunto una nuova scheda di navigazione dall'anno scorso: Progetti, il cui menu contiene sia la gestione del progetto che le voci del tempo. I progetti sono inclusi nel piano stabilito.

Xero Innovations

Entro l'estate del 2019, potresti vedere alcuni miglioramenti più rivoluzionari di Xero. La società ha lavorato con l'apprendimento automatico (ML) e l'intelligenza artificiale (AI) per aggiungere processi più automatizzati al sito, nonché una migliore connettività con i siti finanziari correlati.

Nel frattempo, Xero sta realizzando quello che era già un sito Web contabile capace e innovativo. Ad esempio, le transazioni di vendita online del sito consentono la comunicazione e la condivisione dei dati in tempo reale tra te e i tuoi clienti. I concorrenti di questa classe non offrono funzionalità comparabili. Le liste intelligenti supportano ricerche sofisticate. Le categorie di rilevamento in Xero sono simili alla funzione Classe in QuickBooks Online in quanto entrambi consentono di assegnare categorie alle transazioni contabili.

Xero aveva già aggiunto una personalizzazione avanzata ai suoi modelli di report prima della nostra recensione dell'anno scorso. Quest'anno vedrai diversi nuovi rapporti, tra cui i dettagli del pignoramento (in buste paga), il riepilogo delle fatture pagabili e le spese fatturabili in sospeso. Il libro paga ora supporta 37 stati (sebbene non tutti offrano l'archiviazione elettronica delle imposte sui salari) e la sua scuderia di rapporti correlati è eccezionale.

App integrate, Guida, Dispositivi mobili

Xero ha costruito qualcosa di un ecosistema finanziario. Funziona a stretto contatto con alcuni dei migliori fornitori di app di terze parti per integrarsi con i propri strumenti di contabilità. Questo può aiutare le aziende in crescita ad espandere le funzionalità di Xero in aree specifiche. Il sito e la sua rete di advisor continuano a crescere rapidamente. QuickBooks Online ha anche centinaia di app aggiuntive di terze parti in numerose categorie finanziarie e di altre categorie di produttività, ma Zoho Books le manca.

Il supporto è di fondamentale importanza per gli utenti del sito di contabilità per piccole imprese. Queste persone spesso iniziano con poca o nessuna esperienza con la contabilità online. Xero ha una rete globale di consulenti esperti nel sito e in grado di lavorare con le piccole imprese. La documentazione online del sito è eccezionale e offre istruzioni dettagliate per le funzionalità del prodotto. A meno che non lavori con un consulente, tuttavia, l'unica opzione per ottenere risposte alle domande è tramite e-mail. Ciò può suonare bene, fino a quando non hai un problema urgente. Zoho Books integra la sua e-mail con file di telefono, chat e guida in linea.

Xero offre sia un'app per Android sia un'app per iPhone, ma hanno un modo per adattarsi a ciò che offrono siti come QuickBooks Online e Zoho Books. A partire dal Dashboard, che elenca solo i saldi dei conti, i totali delle vendite e degli acquisti e un grafico di incasso / prelievo, ogni elemento delle app di Xero è una versione abbreviata di ciò che è disponibile sul sito. Fai clic sull'icona "Vendite" nella barra degli strumenti per visualizzare fatture e preventivi esistenti e crearne di nuovi. Facendo clic sull'icona "Acquisti" è possibile visualizzare e pagare le fatture e creare le ricevute manualmente. (Devi scaricare l'app Xero Expense separata per scattare foto delle ricevute.) Il tuo elenco di clienti e venditori è lì ma contiene solo i dettagli di contatto di base; questo è tutto. Xero basato su browser è così completo che siamo delusi dal fatto che gran parte di questa funzionalità non fosse disponibile da remoto.

Una rapida evoluzione

Xero ha iniziato la sua vita in Nuova Zelanda, ma è cresciuto rapidamente da quando è entrato nel mercato americano diversi anni fa. La sua usabilità, funzionalità, estensibilità e rete di consulenti lo rendono uno dei migliori siti Web di contabilità per piccole imprese disponibili oggi. QuickBooks Online ha avuto più tempo per diventare un sito Web di contabilità più completo, estensibile e semplificato, e conserva il premio Editors 'Choice.