Recensione e valutazione di Tsheets

Funzionalità e interfaccia utente

Esistono due modi principali per inserire il tuo tempo in Fogli di lavoro: uno è facendo clic sull'icona Pianifica dal menu a sinistra e un altro è selezionare il programma, quindi Azioni e quindi Aggiungi Maiusc. Quando si crea un turno, viene visualizzato un messaggio che chiede se si desidera avvisare il proprio dipendente. Nel calendario, è possibile visualizzare per dipendente o per lavoro. C'è anche un widget Gadget di monitoraggio del tempo che ti consente di tenere traccia di Time Card, Who's Working e Strumenti. Per uscire, premi Time Clock e poi premi il pulsante rosso "Clock Out" sul Time Clock. In alternativa, è possibile fare clic su Time Clock, quindi selezionare il lavoro e cambiare Clock In in Clock Out o viceversa.

Nel gennaio 2018, Intuit ha acquisito TSheets e questa acquisizione ha portato un'integrazione con Intuit QuickBooks Online. Gli utenti non dovranno eseguire un connettore Web per connettersi con QuickBooks Online, ma ne avranno bisogno per QuickBooks Desktop se eseguono una versione dal 2016 o precedente.

Una caratteristica chiave che ci è piaciuta in TSheets è il widget "Who's Working", che mostra quali persone si trovano sull'orologio, quali gruppi stanno lavorando e una mappa di dove le persone hanno effettuato l'accesso in tutto il mondo. Questo è filtrabile in modo che tu scelga solo chi vuoi vedere. Puoi anche fare clic nella casella per controllare manualmente i dipendenti al lavoro.

La funzione di mappa utilizza il GPS dall'app mobile per tenere traccia della posizione e dei movimenti mentre si è in movimento. Siamo riusciti a raggiungere una precisione di 53, 5 metri. Il tracciamento di laptop e desktop viene effettuato in base all'indirizzo IP (e quindi non in modo accurato). Sarai in grado di vedere quale dispositivo e sistema operativo stanno utilizzando i tuoi dipendenti. Puoi escludere automaticamente i dipendenti se il loro GPS diminuisce.

Le autorizzazioni rientrano in quattro livelli: amministratore, gestione stipendi, personalizzato e dipendente. In Dipendente, che è il livello di autorizzazione più comune, sono disponibili nove livelli di autorizzazione, tra cui l'inserimento orario mobile, la gestione dei fogli orari per tutti i dipendenti, la gestione dei lavori e la gestione di altri account utente. Puoi aggiungere regole personalizzate per ogni dipendente, inclusi cose come straordinari, codici PTO e opzioni mobili, oppure puoi imporre restrizioni, come disattivare le app mobili per determinati lavoratori. Lo stesso vale per qualsiasi livello, incluso Payroll Manager, che è principalmente nel sistema per approvare e rifiutare schede e pagamenti.

Il sistema consente di aggiungere indirizzi IP per limitare le posizioni in cui le persone lavorano. Ad esempio: se si desidera garantire che le persone lavorino solo in ufficio, è possibile limitare tutti gli altri indirizzi IP. Se vuoi consentire a qualcuno di lavorare da casa, puoi concedere loro un indirizzo IP di casa, a condizione che sia statico.

L'orologio viene effettuato tramite un cronometro a finestra mobile. Questa è una bella funzionalità perché ti consente di vedere il tuo timer in esecuzione, ma sei in grado di lavorare altrove all'interno del sistema. Il pulsante "Fai una pausa" ti consente di mettere in pausa l'orologio per un certo periodo di tempo senza uscire completamente. I datori di lavoro possono impostare quali sono queste interruzioni e possono automatizzarle in modo che l'app informi l'utente che l'interruzione sta per terminare. Gli utenti possono anche inserire l'ora tramite una scheda orario manuale. La scheda temporale si regola automaticamente quando gli utenti aggiungono nuove voci o registrano nuovi ingressi tramite il cronometro.

Rapporti affidabili

Le capacità di reporting sono eccezionali. Un rapporto particolarmente utile è il "Rapporto pianificato vs. elaborato". È possibile ottenere un confronto delle ore pianificate e lavorate per una settimana o un periodo di pagamento particolare. Le opzioni includono la visualizzazione per settimana, periodo di pagamento o intervallo personalizzato. Puoi trovarlo facendo clic su Pianifica rapporti dal menu a sinistra> Pianificato rispetto a lavorato. Quindi selezionare un periodo di pagamento o un intervallo di date personalizzato e fare clic su Esegui rapporto. Andare su Rapporti> Pianifica rapporti> Tardies ti dà una visione delle persone che erano in ritardo e puoi specificare che erano in ritardo di 0, 1, 5, 10 e 20 minuti.

Ci sono alcuni componenti aggiuntivi come Punch In / Punch Out Time Card e Time Card manuale, Time Slider, Timesheet Editor e Paid Time Off Tool. Lo strumento offre un'ampia varietà di eccellenti rapporti preconfezionati basati su ripartizione oraria dei dipendenti, retribuzione, posizione GPS e praticamente qualsiasi altra cosa per la quale il sistema offre un campo dati. La cosa sorprendente di TSheets è la capacità di tenere traccia dei dati avanzati e quindi di trasformarli in report "personalizzati". Siamo stati in grado di selezionare un registro delle schede attività e scaricare un file CSV organizzato per periodo di pagamento. È un file CSV ben organizzato con informazioni su quando gli utenti hanno effettuato l'accesso, fatto clic e hanno cambiato i codici lavoro.

App mobile

L'app mobile nativa si chiama TSheets Time Tracker. È incredibilmente facile da usare. Quando esegui l'accesso, viene visualizzata una schermata dell'orologio senza tempo con opzioni come Data e ora, Lavoro e Note. Le opzioni mobili sotto "altro" sono Panoramica, Orologio, Fogli orari, Pianificazione e Altro.

Ci è piaciuto come sull'app mobile l'orologio sia la prima opzione. Dopo aver effettuato l'accesso sul cellulare, viene visualizzata una mappa della posizione che mostra dove ti trovi. Si ottiene un'opzione del pulsante rosso per uscire e il pulsante verde per cambiare l'ora e il lavoro. A sinistra vedrai una vista del tempo totale del giorno e a destra l'ora corrente registrata durante il turno.

Oltre ai pulsanti Clock In e Clock Out, puoi aggiungere un'opzione arancione per Take Break. Una volta trovata questa opzione, è un'utile aggiunta alle opzioni di monitoraggio del tempo. Per aggiungere un pulsante "Pausa pranzo", basta andare su "Componenti aggiuntivi" e quindi "Pause", quindi aggiungere le regole per determinati dipendenti con una certa durata di una pausa.

Hai la possibilità di rendere automatica la pausa o una pausa manuale con i dipendenti che iniziano o interrompono una pausa. Siamo riusciti ad aggiungere il pulsante Take Break sul computer, ma non è stato possibile visualizzarlo sul telefono. Questo problema è stato risolto quando ci siamo disconnessi e abbiamo effettuato nuovamente l'accesso. Un trucco è che devi disattivare "automatico" per Pausa pranzo e "Pausa riposo".

Siamo stati in grado di aggiungere una foto al nostro time shift mobile. L'app per dispositivi mobili offre una visione facile da seguire dei turni di lavoro su vari progetti per la settimana. Abbiamo creato i progetti "Lavoro dell'assistente legale", "Aggiornamento delle infrastrutture elettriche per XYZ City", "Tecnico di società via cavo", "Pittura di uffici governativi" e "Rapporti SEO per i negozi XYZ".

Quando fai clic sul pulsante Pianifica su cellulare, puoi visualizzare La mia pianificazione a sinistra o Pianificazione completa per i dipendenti. Se fai clic su un lavoro e non ti è stato assegnato, ricevi un messaggio di errore. Il manager deve assegnare il lavoro al dipendente. "Questo lavoro non ti è stato assegnato. Contatta il tuo responsabile per risolvere il problema." Se si tenta di salvare un foglio presenze e questo è in conflitto con un'altra volta, si ottiene "Conflict Found".

Le funzionalità di tracciamento GPS e geofencing sono caratteristiche chiave di TSheets. Puoi visualizzare la posizione nella versione desktop di dove si trova il dispositivo mobile di qualcuno. Geofencing ti consente di tracciare il perimetro geografico di dove si trova un dipendente rispetto al tracciamento GPS, che traccia una singola posizione.

Tracciamento e personalizzazione avanzati

La maggior parte delle soluzioni di tracciamento basa le proprie soluzioni quasi interamente in tempo. Ci sono 24 ore al giorno, moltiplicate per sette giorni, moltiplicate per circa quattro settimane, moltiplicate per 12 mesi. Prendi tutti i dati raccolti all'interno di questi parametri e inseriscili in fatture, report, pagamenti e proiezioni del carico di lavoro. Questa è la logica che guida altri sistemi di tracciamento del tempo. Ciò che TSheets fa straordinariamente bene è riconoscere che il lavoro può essere svolto e misurato al di fuori del normale calcolo di ora, giorno, settimana, mese, anno.

Lo strumento offre un monitoraggio avanzato delle quantità che, se sei un camionista o un artigiano, potrebbe effettivamente essere più vantaggioso rispetto al monitoraggio delle ore in cui hai lavorato. Con TSheets, puoi creare sei campi completamente personalizzabili, quindi utilizzarli come prompt per ogni uscita. Se gestisci una società di costruzioni, puoi chiedere al prompt: "C'è stato un incidente? Sì. No." Se i lavoratori non rispondono, non saranno in grado di disconnettersi. Puoi chiedere ai camionisti quante miglia hanno percorso. Questi campi verranno quindi inseriti nei report per fornire una visione più completa di come viene svolto il lavoro, di come sono i team produttivi e di tutti gli altri dati rilevanti sul luogo di lavoro necessari per creare un quadro completo di una giornata lavorativa o di un turno. Non troverai questo livello di tracciamento avanzato su Mavenlink, Zoho Projects o Wrike. Ricorda solo che quegli strumenti offrono funzionalità di gestione dei progetti molto più avanzate rispetto alle corrispondenti funzionalità che troverai su Hubstaff e TSheets.

I datori di lavoro possono anche utilizzare questa funzione per richiedere una foto all'orologio e all'uscita. Forse ti interessa sapere se le persone hanno pulito la propria postazione di lavoro o se i prodotti sono stati spostati da un luogo a un altro. Questa funzionalità offre agli amministratori e ai gestori una maggiore supervisione (senza lo spyware draconiano che troverai su strumenti come TSheets). Se devi davvero monitorare i dipendenti a livello di minuto per minuto, utilizza l'API aperta per creare il monitoraggio tramite un'app di terze parti.

Flessibilità di monitoraggio del tempo

TSheets consente ai lavoratori di utilizzare le telefonate per effettuare il clock. Questa è una funzione aggiuntiva che costa $ 1, 50 al mese per utente. È ideale per i lavoratori a basso salario che potrebbero non avere uno smartphone o un computer a portata di mano ma che hanno bisogno di andare al lavoro. Compongono un numero verde, dicono i loro nomi, fanno il check-in e riagganciano. Se desideri maggiore sicurezza per questa funzione, puoi anche convertire le chiamate vocali in testo per $ 0, 05 per trascrizione.

Quando accedi a Fogli di lavoro, viene visualizzata una schermata in cui inserire il motivo per cui stai monitorando il tuo tempo, ovvero Pianifica lavoro, Tieni traccia dei progetti, Esegui rapporti sui salari o Fattura clienti. Puoi scegliere di tenere traccia del tempo nell'app mobile, sul computer o in un chiosco dell'orologio. Abbiamo trovato le schermate di configurazione facili da usare. Per impostazione predefinita, viene impostata una schermata di configurazione per "consentire ai dipendenti di correggere il proprio tempo". Esercitazioni utili vengono visualizzate quando accedi. La panoramica mostra come apparirà quando accedi all'app per dispositivi mobili. La funzione Who's Working è la chiave. È possibile fare clic sul nome per visualizzare sulla mappa dove si trova il dipendente.

Dal menu Guida introduttiva puoi impostare la tua azienda, i dipendenti a bordo, tenere traccia dei progetti, preparare il libro paga e consultare i tour e la formazione. Siamo stati in grado di aggiungere facilmente progetti come "Aggiornamento dell'infrastruttura elettrica per XYZ City". Ci è stato chiesto di impostare come gestire le buste paga. Lo impostiamo su bisettimanale.

Abbiamo inserito il tempo per il falso progetto "Rapporti SEO per negozi XYZ" per la settimana dell'11 marzo 2019. Quindi abbiamo voluto tornare indietro ed entrare per la settimana precedente. Fai clic su "(nessun lavoro)" per visualizzare un menu di lavori da tracciare. Quando il tempo cambia da grigio a "rosso", significa che sei andato fuori orario. Abbiamo trovato che il codice colore è una funzione utile.

Il software ha solide opzioni di configurazione. In Il mio profilo è possibile impostare promemoria su quando effettuare il clock in e out e quando un turno assegnato è stato pubblicato o modificato. È inoltre possibile contrassegnare che si è dimenticato di eseguire il cronometraggio dopo l'inizio di un turno. Sotto le notifiche puoi anche iscriverti alla newsletter mensile, al digest settimanale o all'e-mail di benvenuto dell'invito dell'utente.

Una limitazione che abbiamo riscontrato è stata quando abbiamo cercato di inserire il tempo futuro per un dipendente utilizzando l'editor delle schede attività. Quando abbiamo cercato di entrare in un momento futuro, abbiamo ricevuto il messaggio pop-up "Non puoi creare schede attività in futuro". Riteniamo che questa capacità possa essere utile se una squadra deve gestire chi lavorerà a turni nelle prossime settimane. Tuttavia, comprendiamo il pericolo della fatturazione accidentale per il futuro.

Una tacca sopra

TSheets è la migliore soluzione di monitoraggio del tempo di gioco puro sul mercato. Per la maggior parte, TSheets sembra facile da usare. È ben organizzato con il menu a sinistra di Orologio, Pianificazione, Chi lavora, Inserimenti temporali, Tempo di riposo retribuito, Approvazioni e Rapporti. Sebbene manchi degli elementi PM che troverai su soluzioni come Mavenlink, Wrike e Zoho Projects, ha abbastanza funzionalità di proiezione della forza lavoro e gestione del tempo per farti passare attraverso la gestione dei turni di base e il personale del progetto. TSheets non offre anche la funzionalità spyware che troverai su uno strumento come Hubstaff, quindi, se hai bisogno di schermate del lavoro dei dipendenti incorporate in uno strumento di monitoraggio del tempo, probabilmente vorrai cercare altrove.

Se ciò di cui hai bisogno è la capacità di misurare il tempo, la produzione e altri criteri fatturabili in un sistema facile da usare, TSheets è senza dubbio lo strumento migliore che abbiamo testato. È personalizzabile, intuitivo e altamente intelligente.