Revisione e valutazione di Surepayroll

SurePayroll è da tempo competente nella creazione e gestione dei registri dei dipendenti, nell'elaborazione delle corse dei salari, nella gestione delle imposte correlate e nel mantenere le piccole imprese al passo con i loro obblighi. Dall'ultima revisione del sito, la società ha notevolmente ridotto il prezzo del servizio di gestione stipendi online e ha aggiunto una nuova procedura di configurazione. Inoltre, SurePayroll ha incorporato centinaia di aggiornamenti fiscali e di conformità e ora è possibile eseguire automaticamente le buste paga, annullare una corsa ed emettere pagamenti in giornata. Tuttavia, l'interfaccia del servizio potrebbe ancora essere utilizzata per l'aggiornamento e il suo strumento di registrazione deve funzionare.

Prezzi SurePayroll

SurePayroll è passato dall'essere uno dei più costosi siti Web sui salari fai-da-te a uno dei più economici. SurePayroll ora costa $ 29, 99 al mese, più $ 4 per dipendente al mese, anche se ti addebita comunque una commissione per W-2 e 1099 di fine anno (i concorrenti offrono questi moduli gratuitamente). La commissione, che la società definisce "nominale", non è elencata; devi ottenere un preventivo dalla società.

Solo Patriot Software, con la sua offerta Basic ($ 10 al mese, più $ 4 al dipendente al mese), è meno costoso e richiede di presentare le proprie imposte sui salari. Pagherai di più per le buste paga full-service di QuickBooks ($ 80 al mese, più $ 4 per dipendente al mese). Anche il piano base entry-level di Gusto di Editors 'Choice costa di più; costa $ 39 al mese, più $ 6 per dipendente al mese.

Guida alla configurazione del libro paga

Ogni servizio di gestione stipendi che abbiamo esaminato di recente ha un ottimo lavoro nel farti impostare per pagare i tuoi dipendenti. Tutti forniscono aiuto umano oltre alle procedure dettagliate passo-passo all'interno dell'applicazione. Quest'anno, SurePayroll ha introdotto un nuovo processo di installazione (o "iscrizione"), nonché una prova gratuita. Questa fase dell'intero processo di gestione stipendi è estremamente dettagliata, indipendentemente dal servizio scelto. E deve essere preciso al 100%.

Dopo aver impostato un account con SurePayroll, il servizio ti dice cosa aspettarti durante il processo di registrazione e quale documentazione ti servirà. Quindi ti porta al suo hub di installazione centrale, che è diviso in cinque sezioni. Avrai già fornito le informazioni richieste quando fai clic sulla scheda Informazioni su di te, ma puoi modificarle se necessario. Fare clic sulla scheda successiva, etichettata Informazioni sulla società, per fornire il nome legale, il tipo di società e così via. Quindi puoi stabilire il tuo programma di gestione stipendi e il primo ciclo.

Il prossimo è la configurazione dei dipendenti (indirizzo, data di nascita, tipo di guadagno e tasso di pagamento, stato fiscale e di archiviazione) e qualsiasi precedente informazione sui salari e benefici che hai. Qui, puoi anche specificare se i dipendenti dovrebbero avere accesso online ai loro W-2 e buste paga e se dovrebbero essere in grado di aggiornare le proprie informazioni personali. Se si sceglie di impostare dipendenti o dati relativi ai salari precedenti durante l'iscrizione, si verrà contattati automaticamente da un rappresentante SurePayroll per fornire assistenza.

La scheda Tasse federali e statali consente di inserire i dettagli identificativi per tali obblighi e di convalidare il numero di identificazione del datore di lavoro (EIN). Infine, fornirai i numeri per il tuo conto bancario sui salari; questo sarà verificato anche da SurePayroll. Sfortunatamente, è qui che finisce per ora l'iscrizione; la società sta lavorando per includere la configurazione di detrazioni, tipi di guadagno, ferie e indennità di malattia, funzionalità offerte da concorrenti come Gusto e OnPay.

Muoversi

SurePayroll aveva subito alcune modifiche all'interfaccia utente prima della mia recensione precedente, e sembra e funziona in modo simile quest'anno. Ha un aspetto più leggero e contemporaneo, anche se è ancora un po 'occupato e affollato. Il sito non è buono come Gusto in termini di design e usabilità, ma è meglio di Patriot Software in questo senso.

La navigazione è comprensibile e chiara. SurePayroll si apre alla Dashboard, che utilizza bene i collegamenti di navigazione. Visualizza altre cinque schede per le sezioni principali del sito: buste paga, rapporti, dipendenti, società e risorse (quali preferenze di promemoria, moduli di iscrizione e informazioni di fine anno). Fare clic su uno e un menu a discesa visualizza tutte le attività per la sezione. Questo è l'unico strumento di navigazione globale; tutto il resto viene gestito all'interno degli schermi di lavoro stessi.

Tali schermate utilizzano una combinazione di campi vuoti, elenchi a discesa, pulsanti a scelta multipla, barre interattive e collegamenti ipertestuali per l'immissione e la navigazione dei dati. Quando si inseriscono le informazioni sui dipendenti, ad esempio, un riquadro verticale a sinistra mostra i diversi tipi di informazioni che è necessario immettere per ciascun lavoratore, inclusi Banca, Imposte e Detrazioni. Fai clic su uno e il lato destro dello schermo cambia per riflettere le tue opzioni lì. La scheda Occupazione apre lo schermo più complesso e ricco di dettagli. Completerai i campi e fai clic sui pulsanti per fornire un profilo che contiene informazioni come Tipo di dipendente, Titolo del lavoro, Data di assunzione e Tipo di pagamento. Quando hai completato una sezione, una piccola icona accanto alla sua etichetta passerà a Fatto.

Una schermata utile

Dopo aver impostato tutto per la prima corsa ai salari, è probabile che la dashboard di SurePayroll sia la tua prossima destinazione. Le informazioni sul tuo attuale libro paga - i dati più importanti sulla pagina - appaiono nell'angolo in alto a sinistra. Qui puoi vedere le opzioni per l'inizio, la fine e la data del periodo di pagamento; scadenza (la data / ora più importanti nella pagina); e un grande pulsante arancione che dice Continua (o Inizia) Payroll. Non puoi perderlo.

Direttamente sotto quella sezione è riportato un riepilogo della più recente serie di pagamenti (con quelli precedenti in un elenco a discesa), inclusi tutti gli elementi di azione in sospeso. Altri contenuti includono promemoria, un grafico personalizzabile che mostra istantanee dell'andamento delle retribuzioni e collegamenti ad attività fuori ciclo, come controlli aggiuntivi. Questa pagina è più istruttiva della dashboard di Square Payroll.

Payroll flessibile

SurePayroll offre un livello di flessibilità che non si trova in nessun servizio concorrente. Può gestire le esigenze specialistiche di una varietà di tipi di attività, comprese le attività domestiche, non profit, ristoranti e dentistiche. Supporta anche settori verticali come i trasporti, l'agricoltura e altre strutture sanitarie. E si integra con più applicazioni contabili rispetto alla concorrenza. Oltre a QuickBooks e Xero, SurePayroll condivide le informazioni sui salari con siti come Kashoo e Sage 50. Sage Payroll Essentials Plus non offre questa flessibilità e QuickBooks Payroll si collega solo a QuickBooks.

Supponendo di aver inserito tutti i dettagli richiesti durante l'installazione, il processo di esecuzione di un libro paga dovrebbe essere semplice. SurePayroll presenta uno schermo diviso orizzontalmente in impiegati orari, impiegati stipendiati e 1099 appaltatori. L'area di ciascun membro del personale contiene quattro tipi di informazioni. Nella colonna Guadagni per i dipendenti orari, inserisci le ore in cui hanno lavorato alla loro normale retribuzione, straordinari e così via, e tutte le tariffe aggiuntive.

Le altre due categorie di lavoratori contengono solo ore regolari, sebbene sia possibile aggiungere ore straordinarie e altri tipi di ore. Facendo clic sulla freccia giù nel campo Seleziona della colonna Altro compenso si apre un elenco di altri tipi di retribuzione che potrebbe essere necessario includere nell'assegno corrente (bonus, commissioni o rimborsi, ad esempio), insieme all'opzione per crearne altri.

Nella colonna Altro, puoi inserire qualsiasi ora di vacanza o di malattia trascorsa e aggiungere eventuali detrazioni una tantum, oltre a quelle che hai già definito. Se durante la configurazione sono stati creati reparti, è possibile assegnare loro salari e ore. Ognuno di questi tre elementi ha una piccola icona a forma di matita accanto. Facendo clic qui è possibile aggiungere ore di pausa, ad esempio, e persino creare dipartimenti e detrazioni al volo durante l'elaborazione, come è possibile con OnPay. La quarta colonna mostra i salari lordi di ciascun lavoratore.

La schermata Payroll predefinita è nuova. Se il tuo libro paga rimane lo stesso da un ciclo all'altro, puoi impostarlo per l'esecuzione automatica. Potresti voler impostare questo solo per alcuni dei tuoi dipendenti, come quelli con stipendio. Ovviamente, puoi modificare questi valori ogni volta che è necessario. Anche altri servizi, come Gusto, offrono questa funzione.

La grande immagine

Scorri verso il basso fino alla fine dello schermo quando hai finito di inserire i dati e vedrai tre opzioni: Ripristina Esegui e ricomincia, Salva (la maggior parte dei siti non offre questa opzione; Gusto lo fa) e Anteprima. Qui vengono visualizzati anche il numero di assegni pagati e il totale dei salari lordi. La pagina di anteprima del sito è una delle migliori che abbiamo visto. Ti dice quali importi verranno prelevati dal tuo conto bancario alla data stabilita, suddivisi in depositi diretti, imposte sui dipendenti e tasse sul datore di lavoro.

Questa schermata contiene anche promemoria di eventuali assegni dei dipendenti che devono essere stampati in aggiunta agli importi dovuti ai fornitori di benefici. Quando si scorre verso il basso, l'elenco dei dipendenti viene visualizzato in una tabella che contiene i numeri chiave di quella corsa. Fai clic su uno e puoi vedere l'intero paystub. I totali per tutti gli esborsi vengono visualizzati in fondo. È possibile fare clic sul pulsante Approve Payroll solo dopo aver selezionato una casella accanto a una dichiarazione in cui si afferma che si comprende che un determinato importo di denaro verrà ritirato in una data specifica per il libro paga e le tasse e che si desidera approvare l'esecuzione.

Una volta approvata l'esecuzione della gestione stipendi, SurePayroll calcola e invia le imposte sui salari e ti dice quando puoi aspettarti che i depositi diretti siano disponibili per i dipendenti. Ad eccezione di Workful, ogni altro servizio che ho recensito fa lo stesso. Inoltre prepara periodicamente le relazioni che devono essere depositate presso l'IRS e altre agenzie fiscali. Naturalmente, sono disponibili altri report e il sito funziona bene qui, con un generoso gruppo di report in settori come benefit e dipendenti. I report di SurePayroll non sono robusti come quelli di Sage Payroll Essential, ma le sue opzioni di visualizzazione ed esportazione sono migliori di quelle di Gusto: PDF, Excel, Rich Text e Printer-Friendly.

SurePayroll offre un'opzione di pagamento accelerato. Se, ad esempio, non si verifica una data di interruzione e si soddisfano determinati criteri, è possibile completare la corsa lo stesso giorno o il giorno successivo (il periodo di attesa standard è di due giorni), sebbene sia necessario pagare un costo aggiuntivo. Il sito consente inoltre di annullare una corsa ai salari entro un periodo di tempo limitato.

Una scelta sicura

SurePayroll è un servizio eccellente sia per le piccole imprese (grazie ai suoi nuovi prezzi) sia per le aziende più grandi (per la sua flessibilità e personalizzazione). Offre inoltre un buon supporto clienti e rapporti di prim'ordine. SurePayroll è un servizio di gestione stipendi fai-da-te di fiducia da molti anni e le sue numerose opzioni di integrazione gli consentono di condividere facilmente i dati con le applicazioni correlate. SurePayroll è particolarmente appropriato se gestisci uno dei tipi di attività per le quali offre funzionalità e supporto speciali, come un ristorante o uno studio dentistico. Detto questo, il sito si carica lentamente e la sua interfaccia non è attraente come quella di OnPay.

Il pluripremiato Gusto, vincitore del premio Editors 'Choice, è invece il massimo in termini di interfaccia utente e navigazione e copre le basi senza aggiungere molta complessità di cui molte piccole aziende non hanno bisogno. Non è il servizio di gestione stipendi fai-da-te più economico, ma pensiamo che valga la pena pagare un extra per un set di strumenti intelligente e un'esperienza utente superiore. Per questi motivi, Gusto è di nuovo il nostro servizio di gestione stipendi preferito dalle piccole imprese.

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