Revisione e valutazione delle buste paga quadrate

Meglio noto per i suoi strumenti di elaborazione dei pagamenti, Square offre un servizio di gestione stipendi online dal 2015. Ha aggiunto alcune funzionalità importanti dall'ultima revisione, tra cui app mobili standalone e copertura fiscale statale sui salari. Square Payroll è abbastanza facile da usare e sono supportati tutti i principali elementi dell'amministrazione dei salari, dalla configurazione alle esecuzioni, dalle tasse ai report. Tuttavia, questo servizio giovane manca della profondità e della personalizzazione della sua concorrenza. I suoi rapporti sono piuttosto succinti e vengono forniti solo con una manciata di tipi di guadagni. Square Payroll ha ancora molta strada da fare per competere con il nostro Editor's Choice, Gusto.

Prezzi e piani

Il prezzo base per il pagamento di dipendenti e appaltatori W-2 con Square è di $ 29 al mese, con un costo di $ 5 per lavoratore al mese, che lo rende una delle opzioni più economiche. Solo l'offerta di base di Patriot Software ($ 10 al mese più $ 4 al dipendente al mese) è meno costosa e ciò richiede di presentare le proprie imposte sui salari. Puoi scegliere fino a $ 80 al mese più $ 4 per dipendente al mese se scegli il piano di servizio completo di Quickbooks Payroll.

Square Payroll è unico in quanto offre un'opzione per soli fornitori che costa $ 5 per contraente al mese. Non è prevista alcuna quota di abbonamento per mesi in cui non si paga nessuno, che è diventata una pratica abbastanza standard. Potrebbe essere un buon servizio per start-up che non hanno, o hanno in programma di avere, moltissimi dipendenti e che vogliono utilizzare le altre app integrate di Square, come Appointments, Payments e Point of Sale, o il nuovo prodotto Invoices.

Una nuova entrata

Molte altre applicazioni per piccole aziende, anche finanziarie, non richiedono di designare opzioni per qualsiasi ambiente prima di iniziare effettivamente a lavorare. Ad esempio, è possibile iniziare a inviare fatture con software di contabilità prima di accedere all'intero database dei clienti. Puoi aggiungere i tuoi clienti al volo.

I siti Web dei salari non sono così. Anche se puoi certamente aggiungere dipendenti mentre li assumi e benefici mentre li prendi a bordo, non puoi fare la tua prima corsa fino a quando non avrai completato i registri completi dei dipendenti e aggiunto tutte le informazioni richieste sui benefici che offri al tuo personale.

Gli strumenti di configurazione di Square Payroll sono stati troncati dall'ultima volta che ho esaminato il servizio. In precedenza aveva una procedura guidata completa che ti accompagnava attraverso tutti i passaggi necessari per impostare una prima esecuzione del libro paga. Questa utile funzione è scomparsa, sostituita con un breve processo in quattro fasi che richiede i dettagli di contatto e le dimensioni del personale. Una volta completato, si apre l'interfaccia utente principale del sito, utilizzando un riquadro verticale a sinistra per la navigazione. Completerai le tue attività di installazione da lì.

Un compito oneroso

Primo: creazione di registri dei dipendenti, che in Square Payroll include la fornitura di informazioni sui benefici all'interno di ciascun record dei lavoratori. Questo è un lavoro che richiede molto tempo e lavoro. Puoi risparmiare un sacco di tempo, tuttavia, invitando i dipendenti a inserire una buona parte delle proprie informazioni, come i dettagli di contatto, la data di nascita, il numero di previdenza sociale, lo stato di deposito e il numero di indennità indicate nel modulo W-4. Concorrenti come anche consentire questo tipo di accesso limitato dei dipendenti.

Il proprietario deve ancora fornire molte informazioni nei registri dei dipendenti, incluso se il dipendente è orario o retribuito, qual è la sua percentuale di retribuzione, se è stata richiesta una busta paga o un deposito diretto e così via. Se stai utilizzando Square Point of Sale e prevedi di importare Timecard da lì, devi assegnare un passcode al dipendente.

Se sei un'azienda giovane o stai appena iniziando a offrire vantaggi, hai due opzioni. Puoi trarre vantaggio dalle partnership che Square Payroll ha con gli amministratori di benefit di terze parti per cose come l'assicurazione sanitaria e i piani pensionistici. Oppure puoi portare il tuo e inserire queste detrazioni sul sito in modo che siano incorporate nel processo di gestione stipendi.

Per aggiungere una prestazione come un'assicurazione sanitaria, aprire un registro dei dipendenti e fare clic su Aggiungi prestazione, quindi su Crea nuovo. Immettere il nome che si desidera visualizzare sui paystub, come Assicurazione sanitaria o 401 (k), quindi selezionare il tipo di prestazione dall'elenco a discesa. Puoi scegliere di detrarre una percentuale della retribuzione di un lavoratore o un importo forfettario. Se c'è un limite annuale, inseriscilo. I contributi dell'azienda sono gestiti in modo simile. Il nuovo vantaggio appare quindi come un'opzione nei registri di ogni dipendente. Square Payroll offre i tipi di detrazione più comuni, ma non è flessibile come OnPay, ad esempio.

I membri del tuo personale saranno in grado di guadagnare un congedo retribuito (PTO) o un congedo per malattia? Al momento della stesura di questo articolo, Square Payroll supporta solo l'uno o l'altro. Ti aiuta a creare criteri per tenere traccia di questo e fa i calcoli in corso in background. Devi specificare per quante ore i dipendenti devono lavorare prima di essere idonei. Il sito supporta anche pignoramenti e altre detrazioni al netto delle imposte.

Più passaggi

Prima di poter eseguire una gestione stipendi, è necessario inserire le informazioni sull'imposta sui salari per il proprio stato (ora sono supportati tutti e 50 e il sito fornisce le tabelle delle imposte correnti). Ciò include ritenute alla fonte e numeri di account dell'interfaccia utente e aliquote fiscali dell'interfaccia utente. Dovrai svolgere alcune altre attività di pulizia, come collegare Square Payroll al tuo conto bancario in modo che possa prelevare fondi per tasse e deposito diretto. Questo processo può richiedere alcuni giorni, perché Square deve effettuare due depositi molto piccoli nel tuo account per verificare la connessione. Puoi, tuttavia, utilizzare Plaid, un servizio in grado di autenticare istantaneamente gli account e che si integra con Square. Ciò ti consente di eseguire un libro paga lo stesso giorno in cui ti sei registrato. Il libro paga dello stesso giorno è una caratteristica eccellente, che alcuni concorrenti hanno anche aggiunto.

Se hai già pagato dipendenti o appaltatori, dovrai inserire la cronologia dei salari, un'attività piuttosto onerosa. Come i suoi concorrenti, Square ha a tua disposizione specialisti dell'onboarding che possono aiutarti con questa e altre faccende di installazione.

The Square Payroll User Experience

Square Payroll visualizza tutti i campi dei dati dei dipendenti su un'unica schermata lunga che richiede molto scorrimento. Concorrenti come SurePayroll separano le informazioni correlate e le visualizzano su singole schermate accessibili facendo clic sulle schede. Ciò facilita la creazione iniziale dei record, nonché il successivo recupero e le modifiche.

Non è l'unica stranezza del sito. Quando esegui l'accesso, viene visualizzata una Dashboard che incorpora collegamenti ad altri prodotti e servizi Square. Devi fare clic sull'icona Payroll per accedere a Dashboard di Square Payroll, che non è così completo come quello di OnPay, ad esempio. Visualizza un grafico a linee di tre mesi che illustra il costo totale del lavoro e i collegamenti ai libri paga recenti. Un avviso sul prossimo libro paga è in alto a destra, insieme a un link Pay My Team, che fai clic al momento del libro paga.

Nel complesso, il sito è molto scarso, con pochi collegamenti di navigazione; in effetti, semplicemente non c'è molta navigazione, ad eccezione dei pulsanti Continua durante le esecuzioni delle buste paga. Il menu principale contiene collegamenti alle sezioni del sito: Panoramica (Dashboard), Cronologia (buste paga precedenti), Squadra (elenco e registri dei dipendenti), Vantaggi (come terze parti che possono aiutare a impostare piani di assicurazione sanitaria), Moduli fiscali (imposta sui salari archiviati moduli) e Impostazioni. L'ultimo non include molto, grazie alla semplicità del sito. Utilizzerai il menu principale quasi esclusivamente per la navigazione, anche se quando ti trovi in ​​una schermata di lavoro interna, a volte dovrai fare clic su una X nell'angolo in alto a sinistra per chiuderlo e tornare al menu principale.

Esecuzione di Payroll, Ottenere aiuto

Dopo aver completato la procedura di configurazione e verificato il tuo conto bancario, sei pronto a pagare le persone. Nella schermata principale, fai clic su Pay My Team, che avvia una procedura guidata. Sono disponibili tre opzioni: eseguire un libro paga regolare, eseguire un pagamento fuori ciclo o pagare un appaltatore. La schermata successiva mostra tutti i dipendenti in una tabella, insieme ai loro tassi di paga. Qui inserisci il numero di ore lavorate nelle colonne corrette: Normale, Straordinario (1.5x Normale), Doppio (2x Regolare), Aggiuntivo, Suggerimenti per la busta paga e Suggerimenti per il denaro. L'opzione aggiuntiva è per commissioni, bonus e così via, ma l'etichetta dice solo aggiuntiva e non puoi modificarla per essere più specifici.

È inoltre possibile inserire PTO o ore di retribuzione per malattia. Fai clic sui tre punti alla fine di ogni riga per aggiungere note, ad esempio una spiegazione per la colonna aggiuntiva. Il sito calcola la retribuzione lorda di ciascun lavoratore e la deposita nella colonna finale. Facendo clic su Continua, si accede alla pagina Rettifiche, dove verrà nuovamente visualizzata la tabella dei membri dello staff. Le colonne qui mostrano gli importi alla fonte per imposte, detrazioni e contributi aziendali, rimborsi e, infine, retribuzione netta.

La schermata successiva, Conferma prelievo, è sufficiente, considerando il set di funzionalità del sito. Riassume la corsa che stai per approvare. I totali per tutti i tipi di retribuzione, le tasse del datore di lavoro e i contributi dell'azienda vengono visualizzati nella parte in alto a sinistra della pagina. Il Riepilogo prelievo a destra suddivide il libro paga in debiti e pagamenti programmati che dovrai gestire. Puoi anche vedere un'anteprima dei singoli paystub facendo clic su un link.

Fai clic su Conferma prelievo e la tua corsa è completa (anche se puoi annullarla fino alle 19:00 Pacific Time il giorno prima del giorno di paga). I collegamenti nella pagina seguente consentono di stampare assegni, scaricare paystub ed esportare la corsa in formato CSV. In caso di problemi con l'esecuzione del libro paga (o il completamento di altre attività), è possibile contattare l'assistenza Square tramite telefono, e-mail o Twitter; in alternativa puoi consultare la guida in linea e la community di utenti. La guida in linea del sito non è così completa come quella di alcuni concorrenti, incluso SurePayroll, e sarebbe gradita una guida più sensibile al contesto.

Rapporti e dispositivi mobili

Se stai cercando un servizio che offre molti report preformattati, troverai siti come Gusto molto più accomodanti di Square Payroll, che offre solo un'opzione di report personalizzata. È possibile esportare i dettagli della busta paga, i totali dei dipendenti, i paystub oi totali dell'azienda in formato CSV. Square si integra anche con QuickBooks Online e, come prevedibile, è ben integrato con altri servizi Square.

La società ha aggiunto app mobili per iOS e Android dall'ultima volta che l'ho recensito. Entrambi funzionano in modo simile all'interfaccia basata su browser in termini sia di configurazione che di operazioni, con un paio di eccezioni. Nella Panoramica (Dashboard) manca il grafico del costo del lavoro e i collegamenti ai precedenti salari. Inoltre, le voci visualizzate nel menu di navigazione a sinistra della versione desktop sono divise tra un menu a discesa accessibile da un'icona in alto a sinistra e tre icone di navigazione che scorrono in basso: Panoramica, Squadra e Cronologia. Sono stato in grado di accedere ai record di dipendenti e appaltatori nell'app ed eseguire un libro paga senza problemi.

Un sito per principianti

Square Payroll potrebbe essere una buona scelta per le aziende che già utilizzano Square Point of Sale, poiché è possibile importare le schede temporali dei dipendenti da esso nel sito delle buste paga. Si distingue anche dalla concorrenza offrendo un'opzione solo per contraente, per $ 5 per contraente al mese. Ciò fornisce un percorso semplice verso l'alto per un'azienda molto piccola che utilizza appaltatori indipendenti sin dall'inizio.

In effetti, raccomanderemmo davvero Square Payroll solo per un'azienda molto piccola con pochi dipendenti o che impiega solo appaltatori. Il servizio è abbastanza facile da usare, ma un'azienda con qualsiasi complessità troverà la mancanza delle funzionalità necessarie, come tipi di guadagno personalizzabili e più rapporti. A questo punto, non può competere con Gusto, la nostra scelta dell'editore. Gusto combina un'esperienza utente eccezionale con le funzionalità che molte piccole imprese potrebbero utilizzare. Square Payroll mostra sicuramente risultati promettenti, ma ha un modo di procedere in termini di reportistica, personalizzazione e profondità della sua offerta.

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