La spinta per zero e-mail

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• La spinta per zero e-mail
• Comunicazione Sans Email

Nel 2011, Thierry Breton, CEO e presidente di Atos, con sede in Francia, ha rilasciato la coraggiosa dichiarazione che aveva pianificato di sradicare la posta elettronica aziendale entro tre anni. L'idea ha suscitato tante polemiche quanto i riconoscimenti. Ora, quei tre anni sono scaduti. Come ha fatto l'azienda?

Ho incontrato Marc Bovens, Zero Email Global Program Manager di Atos, per telefono per scoprire se la società ha raggiunto il segno. Bovens ha spiegato che la spinta verso zero e-mail faceva effettivamente parte di una maggiore attenzione al benessere dei dipendenti. Le persone di Atos (come praticamente tutti gli altri che siedono tutto il giorno davanti al terminale del computer) si sono sentite sopraffatte dalla posta elettronica, o più precisamente, dal sovraccarico di informazioni che la posta elettronica provoca.

Atos non è una piccola startup. La società impiega oltre 76.000 persone in 52 paesi. Atos è una società internazionale di servizi IT, che lavora con una vasta gamma di aziende, dal settore bancario alla difesa e sicurezza. Come riesci a far sì che tutte quelle persone, con una vasta gamma di lavoro che svolgono, non comunichino tra loro via e-mail?

Jill Duffy: Era il 2011 quando Atos annunciò l'obiettivo di sbarazzarsi di tutte le email interne entro tre anni. Il segno dei tre anni è ormai passato e mi chiedo: come va?

Marc Bovens: il triennio si è concluso all'inizio di quest'anno a febbraio. Abbiamo davvero raggiunto alcuni traguardi importanti per il programma, il più importante per affrontare il sovraccarico di informazioni.

Abbiamo già pubblicato e comunicato che abbiamo ottenuto una riduzione del 60% nell'e-mail. E, naturalmente, questo viene compensato lavorando in modo diverso e utilizzando un nuovo set di strumenti accanto a Outlook per la posta elettronica.

JD: Puoi parlarmi di alcuni di quegli strumenti che stai usando?

MB: Sì. È una combinazione di strumenti. Lo chiamiamo ZEN: Zero Email Network. In realtà è un'implementazione di Microsoft SharePoint, combinata con Lync [uno strumento di comunicazione online di Microsoft], combinato con un software chiamato BlueKiwi, che è una società che abbiamo acquisito nel 2012. Fornisce il social network.

Ovviamente, questi tre sono ben integrati. Dall'interno della piattaforma ZEN-BlueKiwi, ad esempio, abbiamo integrato Lync per la presenza. Le persone possono fare clic su qualsiasi immagine e avviare la messaggistica istantanea o avviare una chiamata su Internet. Abbiamo una buona integrazione tra le comunità e i siti di SharePoint in modo che le persone possano connettersi facilmente alla comunità di collaborazione BlueKiwi.

Per rispondere un po 'alla domanda su quali sono state le fasi [dell'implementazione del piano zero-email], nel primo anno abbiamo dedicato molto tempo a ciò che chiamiamo "etichetta e-mail". Abbiamo anche iniziato a formare i nostri team di gestione.

JD: Quando dici "etichetta email", intendi quando è appropriato contro quando è inappropriato usare l'email per la comunicazione?

MB: corretto. In modo positivo, abbiamo voluto motivare le persone a parlare faccia a faccia, ad esempio, quando è più adatto. Abbiamo avuto un forte aumento nell'adozione di Lync. Le persone hanno davvero iniziato a utilizzare la messaggistica istantanea, ma anche la condivisione di applicazioni e la videoconferenza su Lync. In realtà, è stato un cambiamento nel comportamento usando lo strumento giusto per l'applicazione giusta.

JD: Come pensi che abbia cambiato la cultura dell'azienda?

MB: È stato più facile diventare molto più incentrati sul cliente. Atos, come sapete, è davvero una grande azienda. Siamo cresciuti molto negli anni con l'acquisizione. Siamo concentrati su ciò che chiamiamo entrate ricorrenti, quindi contatti a lungo termine. Questo [passaggio all'utilizzo di altri strumenti di comunicazione] ha davvero portato un nuovo livello all'attenzione del cliente. Perché? Perché ora è così facile per le persone creare comunità di clienti e avere un lavoro di squadra in tutto il mondo per affrontare le sfide del cliente nella comunità. In passato, via e-mail, si riceveva una quantità non necessaria di posta, ad esempio, causata da persone che non lavoravano completamente insieme. Quindi questo è un risultato chiave di questo programma.

L'altro è che abbiamo reso Atos di nuovo piccolo. Il semplice fatto che tu abbia un elenco di profili che le persone mantengono sul social network aziendale, combinato ovviamente con la presenza di Lync, rende molto più facile trovare i tuoi colleghi per iniziare una discussione o entrare in una comunità che pensi sia interessante. Quindi rende Atos piccolo e crea fiducia.

Abbiamo molti esperti in diversi settori, ma sono sparsi in tutto il mondo. È più facile per le persone lavorare insieme quando hai un po 'di fiducia nella relazione, un po' di comprensione reciproca delle competenze e di essere in grado di lavorare insieme molto più facilmente. Ciò ha riportato questo - e forse sono troppo malinconico - ma ha riportato questo sentimento accogliente di un'azienda in cui le persone possono lavorare insieme. Non è qualcosa che puoi fare solo con la posta elettronica o solo con SharePoint.

È davvero il risultato del modo in cui l'abbiamo fatto, che è ancora abbastanza unico. Molte aziende hanno avviato iniziative di collaborazione sociale. Fanno un pilota. Quindi fanno un altro pilota e cercano di estenderlo per finire con l'adozione a livello aziendale. Ma l'abbiamo fatto diversamente. All'inizio abbiamo trascorso molto tempo a spiegare alle persone che abbiamo bisogno di cambiare il nostro comportamento collaborativo, che abbiamo bisogno, ad esempio, che i manager cambino il loro stile di gestione.

Abbiamo un grande programma di formazione per i manager per comprendere i vantaggi della collaborazione e per loro di lavorare anche in modo più intelligente in questo contesto di collaborazione nelle comunità del social network aziendale.

JD: Quando hai deciso di ridurre la posta elettronica interna e sono felice di sentire il 60 percento; è un numero davvero impressionante: qual è stato l'impulso originale per farlo?

MB: Era quello che chiamiamo programma. Una delle ambizioni di Atos è quella di scalare le classifiche di essere un ottimo posto di lavoro spendendo tempo e attenzione su ciò che deve essere migliorato sulla base dell'input e del feedback che riceviamo dai nostri dipendenti.

A quel tempo, avevamo davvero forti segnali che la posta elettronica stava diventando un problema, o forse non "e-mail" ma sovraccarico causato dalla posta elettronica.

Tutti questi abusi di e-mail hanno portato al fatto che le persone erano molto a disagio. Il tempo che le persone trascorrevano via e-mail si stava avvicinando, in alcuni dei nostri team, al 30 o addirittura al 40 percento del tempo aziendale!

In combinazione con il fatto che abbiamo iniziato a porre tutti i tipi di domande come "Pensi che questo sia un buon momento trascorso?" perché forse non è un problema passare il 40 percento del nostro tempo a lavorare con le e-mail, a ordinare le e-mail e a reagire alle e-mail. Ma in generale, questo è stato considerato per lo più improduttivo.

Quindi eccoci qui, la gestione di una grande azienda, ei tuoi dipendenti spiegano che il 40 percento di ciò che fanno è discutibile in termini di valore per l'azienda.