Revisione e valutazione onpay

Il servizio di gestione stipendi basato su cloud OnPay è cambiato in modo significativo prima della nostra ultima recensione e ora ha aggiunto ancora più funzionalità e flessibilità. Il sito è una soluzione di gestione stipendi completa, che consente ai gestori di creare registri completi dei dipendenti ed eseguire buste paga illimitate al mese. Fornisce numerosi report personalizzabili e gestisce il calcolo e il pagamento di tutte le imposte sui salari. Le nuove funzionalità includono una dashboard per tenere traccia delle conversazioni sulla PTO, un caveau di documenti, documenti di onboarding elettronici e portali di dipendenti rinnovati. La mancanza di un'app mobile dedicata, tuttavia, rende difficile eseguire le attività di gestione stipendi da remoto e la sua esperienza utente non è buona come quella di Editor's Choice Gusto.

Prezzi e installazione

OnPay ha mantenuto il suo prezzo precedente di $ 36 al mese più $ 4 al mese per dipendente, il che lo atterra proprio nel mezzo dei siti che abbiamo esaminato. Il servizio stipendi a servizio completo di Patriot Software ha un prezzo base di $ 25 al mese ($ 10 se si è disposti a presentare e depositare le proprie tasse), più $ 4 per dipendente al mese. Square Payroll, d'altra parte, è di $ 29 al mese, più $ 5 per dipendente al mese. Gusto inizia $ 39 al mese, più $ 6 per dipendente al mese. Il libro paga di QuickBooks Full Service è il più costoso, a $ 80 al mese, più $ 4 per dipendente al mese.

L'installazione è la parte più difficile e laboriosa dell'utilizzo di un'applicazione per le buste paga delle piccole imprese. Non solo ci sono centinaia di dettagli da inserire, ma anche l'accuratezza è assolutamente fondamentale. Il lavoro che svolgi qui ha un impatto enorme sui mezzi di sussistenza dei tuoi dipendenti, ovviamente, così come sul loro accesso ai benefici dell'azienda. Inoltre, le agenzie finanziarie non guardano gentilmente a pagamenti in ritardo, errati o mancanti.

Se questo ti rende nervoso o ti sembra troppo lavoro, puoi chiedere aiuto contattando OnPay e lasciando che un esperto di gestione stipendi effettui l'inserimento iniziale dei dati, gratuitamente. In effetti, OnPay inserirà i dati salariali precedenti (un'attività che può richiedere molto tempo) e l'azienda offre una garanzia di piena accuratezza. Se uno qualsiasi di questi dati storici viene inserito in modo errato, OnPay si assume la totale responsabilità.

Se scegli di eseguire l'installazione da solo, puoi usufruire della procedura guidata di installazione in cinque passaggi di OnPay, introdotta lo scorso anno. Dovrai prima inserire le informazioni di base sulla tua azienda, inclusi i dettagli di contatto, le informazioni sull'agente, il routing bancario e il numero di conto. Se ciò non viene completato in modo completo e accurato, non sarà possibile procedere con la configurazione.

Il processo di installazione ti guida attraverso cinque passaggi in sequenza. Innanzitutto, aggiungi i programmi di pagamento (settimanali, bisettimanali, mensili e così via). Puoi creare più pianificazioni, se lo desideri, e puoi anche pagare dipendenti con diverse pianificazioni. Questo è più flessibile di quello che offre Gusto. Successivamente, aggiungi i siti di lavoro dell'azienda. Successivamente, si passa alla creazione di profili dei dipendenti, che è una delle attività più laboriose nel processo di installazione.

Hai due opzioni qui: puoi creare tu stesso l'intero record o invitare i dipendenti a inserirne uno proprio, escludendo ovviamente i dettagli per il risarcimento. Patriot Software e altri offrono opzioni simili. La schermata Nuovo dipendente visualizza sette schede; facendo clic su ciascuno si accede a una schermata di inserimento dati diversa per fornire informazioni su indennità, tasse, detrazioni e politiche di day-off. Anche i documenti dei dipendenti sono ora archiviati qui, inclusi tutti i documenti, come i moduli W-2, che i dipendenti hanno inviato elettronicamente.

Il passo del Dipendente è il più coinvolto: copre molto terreno. Qui si definiscono le politiche di competenza, come ad esempio quante ore i dipendenti devono lavorare per guadagnare PTO, tempo di malattia e così via, nonché quali elementi di pagamento si utilizzano (inclusi orari regolari, stipendio, straordinari e bonus). OnPay supporta campi personalizzati qui e altrove sul sito, molti dei quali. In effetti, offre più di questi rispetto alla concorrenza (quelli che ne offrono affatto).

Passerai anche molto tempo a impostare le tue detrazioni, principalmente l'assicurazione sanitaria e i piani pensionistici che offri. Puoi anche definire altri tipi di detrazioni, inclusi i pignoramenti. OnPay funge da broker assicurativo per aiutarti a selezionare e impostare le prestazioni assicurative per i dipendenti: salute, odontoiatria, vita e invalidità. Il team di OnPay farà anche ricerche per te e genererà preventivi.

Le impostazioni dell'imposta sui salari sono le prossime. È necessario fornire qui alcuni dettagli, tra cui il numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) e le informazioni sui salari statali, ma OnPay gestisce tutti i calcoli e i pagamenti richiesti dalle giurisdizioni fiscali. Questo sta diventando standard per le applicazioni per le buste paga delle piccole imprese. Tutti i siti che ho recensito offrono questo servizio, con tre eccezioni. Intuit Enhanced Payroll compila i moduli richiesti, ma ti lascia effettivamente archiviarli. Patriot Software offre una versione base di $ 10 al mese che manca di questo passaggio e Workful non è ancora completo in questo settore.

Una volta completata la procedura guidata di configurazione, sei pronto per eseguire una gestione stipendi, a meno che non desideri integrare i tuoi dati sulla gestione stipendi con QuickBooks Online, QuickBooks desktop, Xero (OnPay è un partner di app certificato con Xero) o qualsiasi altra varietà di applicazioni per la produttività. Il sito offre una potente mappatura dell'account, che ti aiuta a configurare il tuo libro paga in modo coerente con la struttura dell'account della tua applicazione contabile. Tutti i siti che abbiamo esaminato offrono connessioni integrate ad applicazioni correlate, ma SurePayroll ha collegamenti con la maggior parte delle soluzioni di contabilità.

Utilizzo della dashboard

Non puoi tornare a questa procedura guidata di configurazione una volta completata, ma puoi sempre modificare le tue impostazioni facendo clic sull'icona Impostazioni nell'angolo in basso a sinistra del riquadro di navigazione verticale. Questo apre un lungo elenco di preferenze e altre schermate di dati in aree tra cui Impostazioni account, Poste salariali e Detrazioni salariali.

Fai clic sul pulsante in alto nel riquadro per accedere alla dashboard. Il riquadro orizzontale superiore in questa schermata mostra i totali per tutti gli elementi del tuo libro paga più recente (salari, tasse del datore di lavoro, detrazioni e così via), o quello di qualsiasi altro periodo, in un grafico a linee colorato e interattivo. Un link qui ti porta ad una suddivisione riga per riga della busta paga, che puoi aprire in Excel o salvare come PDF. Anche i pulsanti che rappresentano le esecuzioni recenti e i prossimi giorni di paga vengono visualizzati nella Dashboard.

Anche in questa pagina è presente un elenco di collegamenti a schermate utilizzate di frequente. Fai clic sul link + Aggiungi programma di retribuzione per inserire un nome e selezionare una frequenza di pagamento per ciascun tipo di gestione stipendi che intendi implementare. Hai la possibilità di creare più frequenze di gestione stipendi se necessario (bisettimanale, mensile e altro). Di seguito sono riportati collegamenti a schermate a cui si accede spesso come i registri dei dipendenti, la nuova esecuzione delle buste paga e i documenti fiscali. La dashboard di Gusto copre meno terreno ma include uno strumento che OnPay potrebbe utilizzare: un elenco di cose da fare.

Ottima esperienza utente

Il libro paga può essere un processo esasperante, ricco di dettagli, senza l'onere aggiuntivo di un sito Web confuso e poco attraente che lo supporta. OnPay offre un'esperienza utente eccellente che non ostacola o toglie nulla alle operazioni. La sua interfaccia utente e gli strumenti di navigazione hanno subito alcune importanti modifiche lo scorso anno e il sito ora è persino più veloce di prima. Tende ancora a espandersi e occasionalmente richiede uno scorrimento eccessivo, ma è un sito molto coeso, utilizzabile e pulito.

La navigazione è guidata da sei icone nella barra degli strumenti verticale sinistra. Facendo clic sull'icona Dashboard tornerai sempre alla schermata principale. Il secondo collegamento di navigazione apre collegamenti alle informazioni sui dipendenti, con collegamenti aggiuntivi per le rettifiche di fine anno, i nuovi dipendenti e un foglio di lavoro delle ore. Novità di quest'anno: OnPay ora suddivide gli schermi di lavoro per gli appaltatori in modo da poterli gestire separatamente dai dipendenti. Una nuova sequenza temporale che mostra le attività recenti ti avvisa di eventuali modifiche apportate al record.

Si fa clic sulla terza icona per eseguire un libro paga. OnPay divide questo processo in quattro passaggi sequenziali. Fai clic su ciascuna delle schede colorate nella parte superiore dello schermo per passare alla successiva. Il quarto collegamento apre l'elenco dei rapporti. Questi sono suddivisi equamente tra buste paga e benefici. Puoi personalizzare ciascuno con più filtri, visualizzarli direttamente sullo schermo e aprirli in Excel o come file PDF.

Il quinto link ti porta agli strumenti per le risorse umane. Questi includono l'archiviazione di documenti (i dipendenti e gli appaltatori possono ora completare i loro documenti di nuova assunzione online) e strumenti di time-off. La schermata Time Off dei dipendenti visualizza le informazioni su chi è fuori sede adesso e chi sarà presto. Sotto c'è una tabella con una voce per ogni dipendente che mostra il tempo libero richiesto (che puoi approvare o rifiutare) e quelle richieste in corso, oltre a una cronologia. OnPay ora offre la possibilità di avere conversazioni online tra dipendenti e amministratori per occuparsi di questo elemento personale. E la sesta scheda nella barra degli strumenti ti porta a tutte le impostazioni del sito.

Gestione stipendi

OnPay gestisce le buste paga molto come fanno i suoi concorrenti. Seleziona i dipendenti che vuoi pagare dall'elenco che appare sulla prima schermata di questa procedura guidata in quattro passaggi. Successivamente, inserisci le ore lavorate per ciascun tipo di retribuzione (se ne sono cambiate alcune dall'ultima esecuzione della retribuzione), compresa la PTO. Gusto richiede uno schermo aggiuntivo per quest'ultimo. La schermata Inserisci ore è abbastanza flessibile. È possibile modificare le informazioni sui dipendenti; aggiungere, riordinare o rimuovere elementi di pagamento; e aggiungere o sovrascrivere i numeri esistenti. Puoi anche impostare nuovi tipi di pagamento personalizzati.

Dopo alcuni calcoli rapidi e automatici, OnPay passa alla pagina di revisione del libro paga, che mostra i salari lordi, le ritenute alla fonte, le tasse del datore di lavoro e le detrazioni di ciascun dipendente. La pagina finale qui ti dice quanto sarà dedotto dal tuo conto corrente dell'azienda e quando. Fai clic su Approve Payroll e il gioco è fatto, tranne per scaricare e stampare eventuali assegni, se necessario. OnPay si occupa di calcolare e presentare tutte le imposte sui salari richieste, cosa che la maggior parte dei concorrenti fa anche.

Accesso mobile, portali dei dipendenti

OnPay non offre un'app mobile separata, ma piuttosto consente l'accesso tramite un browser mobile utilizzando la progettazione di siti Web reattivi. La navigazione è semplice: la barra degli strumenti è sempre disponibile facendo clic su un collegamento nella parte superiore dello schermo. Entrambe le versioni di smartphone Android e iOS replicano in parte l'esperienza desktop, anche se alcuni schermi devono visualizzare i dati in verticale anziché in orizzontale e alcune opzioni e dati mancano. Questo funziona bene per alcuni elementi del sito, come il dashboard e alcune pagine nei registri dei dipendenti e la gestione stipendi. Ma su alcuni schermi, il testo e i numeri erano troppo piccoli e leggeri per essere letti. Sono disponibili solo tre rapporti e poche impostazioni. Ho trovato difficile gestire un libro paga su uno smartphone per questo motivo.

Come la concorrenza, OnPay supporta i portali dei dipendenti. I lavoratori possono accedere a un sito separato per vedere i loro dati sui salari attuali e storici; accedere ai documenti dei dipendenti; modificare le informazioni personali; e comunicare con l'amministratore del personale sulle richieste di sospensione. Questi sono account a vita: i dipendenti possono accedervi anche dopo aver lasciato l'azienda.

OnPay ha alcune altre caratteristiche degne di nota. Ora offre sei livelli di autorizzazione utente, avendo recentemente aggiunto una visione globale per i contabili. I report possono essere personalizzati utilizzando più filtri e salvati per un uso successivo, anche se non sono voluminosi o flessibili come quelli che trovi in ​​Sage Payroll Essentials Plus. OnPay offre assistenza gratuita via telefono, chat ed e-mail dal lunedì al venerdì e ha aggiunto assistenza urgente tramite e-mail nel fine settimana. Il suo KnowledgeBase online è notevolmente migliorato dalla nostra ultima recensione con l'aggiunta di 100 nuovi articoli. Oltre a offrire molte più indicazioni, include informazioni fiscali per tutti i 50 stati.

Pochi reclami

A parte l'accesso mobile, c'è poco da dire su OnPay. È veloce e la sua esperienza utente migliorata e le nuove funzionalità rendono il processo ancora più piacevole e comprensibile di prima. Fa tutto ciò che dovrebbe fare un sito Web sui salari e lo fa, per la maggior parte, semplicemente e bene. Il prezzo è trasparente, senza costi aggiuntivi ad eccezione dell'aggiunta di dipendenti. È abbastanza abbordabile per le piccole imprese, tuttavia la sua capacità di lavoro e le connessioni e l'elaborazione della contabilità di back-end sono migliori della maggior parte. La sua capacità di gestire un numero illimitato di stipendi e di supportare facilmente fino a 100 dipendenti dovrebbe renderlo attraente per una gamma più avanzata di piccole imprese rispetto ai suoi concorrenti.

Tuttavia, Gusto ha scelto OnPay per guadagnare di nuovo il nostro badge Editors 'Choice quest'anno. La sua esperienza utente è la migliore di quelle che abbiamo testato. Sembra un sistema coerente e ben strutturato. Utilizza un linguaggio semplice in tutto, come nei titoli dei report e nell'anteprima delle buste paga, che è più facile da capire rispetto a quello di OnPay. Gusto offre anche un percorso di aggiornamento per le aziende in crescita o per coloro che hanno semplicemente bisogno di maggiore flessibilità e supporto.

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