Revisione e valutazione dei progetti Microsoft

La scelta di utilizzare Microsoft Project come app dedicata per la gestione dei progetti del tuo team ha senso solo quando un numero di stelle si allinea. Innanzitutto, è necessario disporre di un project manager certificato a bordo per guidare il software. Secondo, tempo deve essere dalla tua parte e il tuo project manager certificato non può essere affrettato ad imparare a usare lo strumento. Terzo, la tua squadra dovrebbe già essere una casa di Microsoft, o dovrebbe essere disposti a diventare uno . In quarto luogo, il numero di progetti gestiti dalla tua squadra e il loro livello di complessità dovrebbero essere piuttosto elevati. Se la tua organizzazione soddisfa questi criteri, Microsoft Project potrebbe rivelarsi uno strumento prezioso. In caso contrario, sei meglio servito da un'altra opzione e ce ne sono molte.

Se hai letto fino a questo punto e ti sei reso conto che Microsoft Project non è adatto al tuo team, ti consiglio altre tre opzioni. Per le piccole imprese, i progetti Zoho e i progetti di lavoro di squadra sono le scelte degli editori PCMag. Entrambi hanno un prezzo ragionevole e sono molto facili da imparare a usare, anche se non sei ancora un esperto nella gestione di progetti. L'altro strumento che guadagna la scelta degli editori è LiquidPlanner, uno strumento di fascia alta che è l'ideale per i team più grandi che gestiscono non solo progetti ma anche persone e altre risorse.

Alcuni avvertimenti

Microsoft Project richiede molto tempo per imparare a usare e ancora più tempo per padroneggiare. Sto scrivendo questa recensione dal punto di vista di qualcuno che non l'ha padroneggiato (nemmeno vicino) ma che ha lo ha sperimentato per alcune settimane e ha posto domande ai rappresentanti Microsoft per saperne di più. Il mio punto di vista include test comparativi con dozzine di altre app di gestione dei progetti, da quelle leggere progettate per le piccole imprese a opzioni di livello aziendale.

Poiché Microsoft Project è una specie di orso, consiglierei di integrare il mio articolo con le recensioni degli utenti da parte di persone che hanno lavorato ampiamente con lo strumento e possono fornire diversi spunti su come regge a lungo termine.

Prezzi e piani

Esistono due modi per acquistare Microsoft Project. È possibile aggiungerlo a un abbonamento a Office 365 oppure è possibile acquistare una versione autonoma per la distribuzione locale. Le opzioni diventano confuse, quindi lasciami esaminarle pezzo per pezzo.

Componente aggiuntivo di Office. Quando si aggiunge Microsoft Project a un abbonamento a Office, si ottiene la versione basata su cloud dell'app. Esistono tre livelli di prezzo per questo tipo di acquisto: Project Online Professional, Premium ed Essentials.

Project Online Professional costa $ 30 a persona al mese. Con questo livello di servizio, ogni persona può utilizzare l'app desktop Microsoft Project su un massimo di cinque computer solo per la gestione dei progetti, non per la gestione del portafoglio. Anche se è un'app desktop, funziona ancora nel cloud (ad esempio , richiede una connessione Internet per l'uso). È incluso anche l'accesso tramite browser Web.

Project Online Premium costa $ 55 a persona al mese. Offre tutto nell'account Professional, oltre a strumenti di gestione del portafoglio. Viene fornito con funzionalità avanzate di analisi e gestione delle risorse che non si ottengono nell'account Professional.

Il terzo livello, Essentials, non è un livello di servizio, ma un tipo di ruolo che puoi scegliere per i membri del team che hanno responsabilità abbastanza limitate nell'app. Costa $ 7 a persona al mese. Devi prima avere un abbonamento Professional o Premium per utilizzare l'opzione Essential. Gli utenti essenziali possono accedere a Microsoft Project solo tramite un browser Web o un dispositivo mobile. Possono solo aggiornare gli stati delle attività, lavorare con schede attività, condividere documenti e comunicare con i colleghi. Non ottengono app desktop o altre funzionalità.

Distribuzione locale autonoma. Se non si desidera utilizzare la versione di Microsoft Project ospitata su cloud, è possibile ospitarla localmente e sono disponibili tre opzioni per eseguire questa operazione.

Uno è Project Standard, che costa $ 589, 99 addebitati come una tariffa fissa una tantum. Con questa versione, un software viene installato localmente su un computer e solo una persona può utilizzarlo. È un software di vecchia scuola, nel senso che non ha alcuna funzionalità di collaborazione. Ottieni strumenti di gestione dei progetti, ma nulla per la gestione delle risorse.

L'opzione successiva è Project Professional per $ 1.159, 99. Ogni licenza è valida per un solo computer. Ha tutto in Project Standard, oltre alla possibilità di collaborare via Skype for Business, strumenti di gestione delle risorse, schede attività e l'opzione per la sincronizzazione con Project Online e Project Server.

Project Server, l'ultima opzione, è una versione di Microsoft Project che le aziende possono ottenere con SharePoint 2016. Potrei entrare nei dettagli su come coinvolgere SharePoint 2016 e i tre livelli del servizio aziendale per Office, ma suppongo che se questa opzione è di tuo interesse, hai già un addetto all'assistenza in Microsoft e puoi chiedere maggiori informazioni.

Prezzi di confronto

Se utilizziamo il prezzo di $ 30 o $ 55 a persona al mese per Project Online Professional come base per il confronto, quali sono i livelli di servizio che immagino siano nella tua timoniera se stai leggendo questo articolo, i prezzi di Microsoft sono di fascia alta per le piccole e medie imprese.

TeamGantt è un buon punto di partenza per il confronto. Offre un servizio che spazia da un account gratuito a un abbonamento Advanced che costa $ 14, 95 a persona al mese. È uno strumento basato sul Web che include la collaborazione ed è molto più facile da imparare rispetto a Project.

Un piano comparabile con Zoho Projects ha un costo fisso di $ 50 al mese, indipendentemente da quante persone lo usano. Teamwork Projects offre una tariffa mensile fissa simile ($ 69 al mese per tutti i membri del team di cui hai bisogno), così come Proofhub ($ 150 al mese).

Se ci rivolgiamo a strumenti più sofisticati, LiquidPlanner parte da $ 599, 40 all'anno per un account di piccole imprese fino a cinque persone. Tale prezzo si basa su una tariffa di $ 9, 99 a persona al mese, ma questo particolare piano viene venduto solo in un pacchetto da cinque posti. Il piano più popolare di LiquidPlanner, Professional, è migliore per le aziende di medie e grandi dimensioni. Risulta essere $ 45 a persona al mese, con un minimo di dieci persone. Come Microsoft Project, LiquidPlanner richiede tempo per padroneggiare in parte perché offre così tanti strumenti sia per la gestione dei progetti che per la gestione delle risorse.

Altre piattaforme di gestione dei progetti adatte per le organizzazioni più grandi includono Clarizen (da $ 45 a persona al mese), Celoxis ($ 25 a persona al mese; minimo cinque persone) e Workfront (circa $ 30, a seconda della configurazione).

Iniziare

Non posso sottolineare abbastanza il fatto che Microsoft Project deve essere utilizzato da project manager esperti o più precisamente formati. Non è progettato per l'apprendimento al volo. Non viene fornito con tutorial chiari per iniziare. Presuppone la familiarità con entrambi i grandi concetti e i dettagli precisi della gestione del progetto. Se stai pensando che potresti utilizzare questo software ma tu (o la persona principale che utilizzerà l'app) non sai cosa sia un rapporto di burndown, ti consiglio seriamente di prendere in considerazione uno strumento diverso.

L'app stessa assomiglia molto a Excel. Ha la stessa familiare interfaccia a nastro a schede presente in altre app di Microsoft Office. La parte del foglio di calcolo dell'app contiene tutti i dati relativi ad attività o risorse. A destra delle celle c'è un diagramma di Gantt che riflette il programma mentre lo costruisci.

Microsoft Project supporta tutte le cose tipiche che vorresti fare in un'app di gestione del progetto. Per ogni attività, puoi inserire molti dettagli, come una descrizione, note, data di inizio, durata dell'attività e così via. Sono supportati eventi ricorrenti, così come dipendenze, campi personalizzati e linee di base per tenere traccia dei progressi effettivi rispetto ai progressi pianificati.

Le barre nel diagramma di Gantt sono interattive, quindi man mano che le modifichi, anche le informazioni nelle celle si aggiornano. Quando è in corso un'attività, è possibile indicare la percentuale che viene eseguita facendo scorrere verso destra una linea più piccola all'interno della barra della chiave associata.

Oltre ad avere una vista del diagramma di Gantt, Microsoft Project offre anche viste del calendario e del diagramma. La vista del calendario si spiega da sé, mentre la vista del diagramma è simile alla vista di Gantt, solo contiene dettagli aggiuntivi sull'attività. Se segui meglio una sequenza temporale quando c'è un certo senso di una narrazione dietro di essa, la vista del diagramma potrebbe essere utile.

Come accennato, la prima volta che usi l'app, non c'è molto coaching su come iniziare. Alcune app offrono tutorial interattivi su schermo. Altri ti iniziano in un progetto di esempio. Ancora altri ti indicano presto un canale di video di aiuto per iniziare. Microsoft Project non ha nulla di tutto ciò. In effetti, il poco che il Progetto fornisce potrebbe semplicemente aggiungere alla tua confusione, come questa piccola pepita di informazioni che ho visto il primo giorno:

"Per essere chiari, Project Online NON è una versione basata su Web di Project Professional. Project Online è un servizio completamente separato che offre strumenti completi per la gestione di portfolio e progetti sul Web. Include Project Web App e può, a seconda dell'abbonamento, include anche Project Online Desktop Client, che è una versione in abbonamento di Project Professional. "

Anche dopo aver esaminato tutti i prezzi e le opzioni del piano in dettaglio, quelle parole mi fanno ancora girare la testa.

Caratteristiche e dettagli

Microsoft Project è potente quando si tratta degli aspetti più dettagliati della gestione dei progetti, come la gestione delle risorse, i report e le schede attività. Potente non significa facile o semplice, ovviamente.

In Microsoft Project, con i livelli di servizio che includono la gestione delle risorse, è possibile gestire il lavoro (che comprende sia persone generiche e persone specifiche, sia altre risorse correlate al "lavoro"), materiali e costi. Puoi fare molto con questi elementi se hai il tempo e l'inclinazione.

Ad esempio, è possibile aggiungere dettagli alle risorse dei materiali, ad esempio un'unità di misura, e se si desidera ottenere dettagli dettagliati, è possibile immettere i costi per i materiali. E se i costi di un materiale i cambiamenti col tempo? In Microsoft Project, un pannello dettagli aggiuntivo consente di tenere traccia e tenere conto delle variazioni dei costi nel tempo.

Con risorse di lavoro, ho detto che puoi tenere traccia di persone specifiche o generalizzata persone. A seconda del lavoro che stai monitorando, potresti dover assegnare risorse umane generali, come un "programmatore front-end" o "tester QA", piuttosto che una persona specifica. Tutto dipende da cosa stai gestendo e come.

I report sono altamente personalizzabili, anche se, come il resto dell'app, ci vuole tempo per imparare come usarli. Alcune delle caratteristiche più rudimentali sono pulite e sorprendentemente semplici da usare, tuttavia. È possibile generare un report accedendo alla sezione del report e selezionando quali dati si desidera visualizzare in diversi moduli nella pagina. Utilizzando una casella di selezione dei campi sulla destra, puoi rendere l'elemento più in alto il progetto e in basso esso potresti aggiungere una tabella che mostri quanto di ogni fase del progetto è già completa, e così via.

Tutti gli elementi che aggiungi al rapporto sono stilizzati e non si adattano automaticamente per adattarsi l'un l'altro. Ad esempio, se il testo di un elemento viene eseguito a lungo, può bloccarsi in un altro. Anche altri elementi visivi minori necessitano spesso di un perfezionamento. Puoi finire per perdere molto tempo ridimensionando le caselle e spingendo gli elementi a destra e sinistra per renderlo decente, il che probabilmente non è quello per cui sei pagato. Questo è il lavoro di un designer, davvero.

Detto questo, lo stile dei report in questo modo ha uno scopo. Una volta terminato con tutte le regolazioni, il prodotto finale sembra pronto per essere esportato direttamente in una presentazione (in PowerPoint, senza dubbio), quindi puoi passare dalla generazione di report alla condivisione senza molti passaggi aggiuntivi.

Nella sezione schede attività, per quelle versioni dell'app che la includono, è possibile fare in modo che i membri del team compilino schede attività settimanali per qualsiasi durata, ad esempio settimanale o mensile. I membri del team possono riferire non solo il tempo speso per le attività relative ai progetti, ma possono anche indicare che ore di lavoro sono state, come la ricerca, lo sviluppo o la realizzazione. Un'altra opzione consente alle persone di aggiungere tempo ai loro fogli presenze per le attività non specificamente correlate a un progetto. Ad esempio, se Julia guida per incontrare un cliente, il team potrebbe voler registrare quel tempo e fatturarlo, anche se il viaggio non appare come un'attività su un progetto.

Margini di miglioramento

Ho già accennato al fatto che Microsoft Project potrebbe offrire maggiore assistenza nell'aiutare le persone a iniziare con esso e imparare ad usarlo.

Inoltre, Project è debole quando si tratta di comunicazione in-app. Il problema è che Microsoft è un regno e al suo interno regno ha già molti strumenti per comunicare. Puoi disattivare un'e-mail con Outlook o pianificare una riunione in Calendar o aprire Microsoft Teams per Chiacchierare o Yammer per le conversazioni o Skype per le videochiamate e così via. Ma a volte, quando stai lavorando a un progetto, vuoi semplicemente inviare un messaggio a qualcuno o eseguirne il ping in una chat e porre una domanda senza interrompere il contesto del tuo lavoro navigando verso un'altra app. Visto che esistono già questi strumenti, perché duplicarli in Project? (Alcuni potrebbero riferirsi a Microsoft come avere un "ecosistema" anziché un regno. Un ecosistema non può fare a meno di essere quello che è, ma un regno sceglie i suoi confini.)

In effetti, viaggiare per il regno mi ha infastidito fino alla fine mentre stavo testando Microsoft Project. Il desiderio di condividere informazioni potrebbe portare l'app a trascinarmi su Outlook. La necessità di aggiornare qualcosa su una riunione in programma nel il mio progetto potrebbe lasciare il mio computer caricando una nuova scheda per Calendar senza il mio consenso. Molte volte, volevo la possibilità di regolare tutti i dettagli relativi al mio progetto dall'app di gestione del progetto, non da qualche altra parte.

Mentre Microsoft ha molte sue app che funzionano con Project, molte organizzazioni si affidano a strumenti che provengono da qualche altra parte, Salesforce è un ottimo esempio. Progetto non si integra con molti altri strumenti. Non è nemmeno supportato da Zapier, che è uno strumento online che a volte può connettere app e servizi che non parlano tra loro in modo nativo. Se speri di collegare la tua applicazione di gestione del progetto ad altri servizi online che il tuo team già utilizza, sia Slack o Trello o Salesforce, Microsoft Project non è un buon strumento da scegliere.

Uno strumento potente nel suo regno

Sebbene potente e completo sotto molti aspetti, Microsoft Project si adatta solo a società molto specifiche. Sempre più, questo è il caso di molte app Microsoft. Il tuo team deve già essere investito in prodotti Microsoft affinché Project abbia un senso. Funziona anche meglio per le organizzazioni di medie e grandi dimensioni, ma non per quelle di piccole dimensioni. Inoltre, hai bisogno di un project manager qualificato ed esperto nel team per essere la persona che guida l'app. I nostri lettori hanno chiaramente avuto una buona esperienza con il software, dal momento che gli hanno assegnato un premio Business Choice per la gestione dei progetti nel 2019.

Se Microsoft Project non è un candidato ideale per le esigenze di gestione dei progetti, suggerisco che piccoli outfit guardino a Zoho Projects e Teamwork Projects, mentre le organizzazioni più grandi che gestiscono molti più progetti e risorse si tuffano in LiquidPlanner. Tutti e tre hanno guadagnato la scelta degli editori PCMag.