Microsoft dynamics 365 per finanza e operazioni, revisione e valutazione dell'edizione aziendale

Lanciato a novembre 2016, Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Business Edition (Dynamics 365) si unisce ad altre applicazioni ERP (Enterprise Resource Planning) di Microsoft Dynamics, tra cui Dynamics GP e Dynamics NAV. Dynamics 365 è focalizzato su piccole e medie imprese (PMI) ed è offerto su un modello di implementazione solo cloud. I prezzi partono da $ 40 per utente al mese, sebbene ogni membro del team (definito come utenti che deve solo osservare ma non inserire o modificare le informazioni) paga solo $ 5 al mese. Come con la maggior parte dei sistemi di contabilità e ERP incentrati sulle PMI, dovrai ottenere un partner Microsoft per ottenere l'app. Per questo motivo, conoscerai il costo finale solo dopo che il partner ha aggiunto i suoi addebiti. Mentre Dynamics 365 è un prodotto solido, la sua attuale mancanza di buste paga, CRM (Customer Relationship Management) e Project Management (PM) lo mantengono dietro i vincitori dei nostri redattori Oracle NetSuite OneWorld e Syspro nel nostro riepilogo delle recensioni ERP.

Atterraggio piacevole lì

Microsoft mi ha fornito un'istanza di test completa e autonoma di Dynamics 365, ospitata nel cloud di Microsoft come qualsiasi altro cliente avrebbe. Il sistema ha avviato una landing page con riquadri per un'ampia varietà di app cloud Microsoft integrate, tra cui Microsoft Office 365 e molte altre. Facendo clic sul riquadro "Dynamics 365" si avvia l'app.

Come per alcuni altri sistemi di contabilità per le PMI che ho esaminato, la pagina di destinazione presenta riquadri che rappresentano elementi aperti e indicatori chiave di prestazione (KPI). Microsoft chiama questi "segnali". C'è anche un grafico sul lato destro della finestra in cui è possibile specificare quali KPI, segnali di promemoria e informazioni sul grafico si desidera visualizzare. Con la grafica del grafico a torta nel mio sistema di test, passando con il mouse su una sezione vengono visualizzati i dati finanziari associati a quella sezione. Facendo clic sul segmento vengono visualizzati il ​​cliente, il fornitore o altri record associati alla parte del grafico. Come con altri elementi sulla pagina di destinazione, puoi scegliere quali elementi vuoi rappresentare graficamente e ridimensionare uno o tutti gli elementi visualizzati. Inoltre sulla pagina di destinazione è presente un breve bilancio di prova riepilogativo, una funzione utile che ho apprezzato. Le funzionalità di personalizzazione significano che gli utenti possono essenzialmente progettare i propri portali di atterraggio iniziali senza molta o addirittura alcuna assistenza da parte dell'IT.

Il tuo principale meccanismo di navigazione è un menu sul lato sinistro della finestra di atterraggio. Ciò che viene visualizzato dipende dal ruolo assegnato a quel particolare utente. I ruoli disponibili includono Ragioniere, Amministratore, Business Manager, Project Manager, Attività di vendita, Responsabile vendite e relazioni, Elaboratore ordini di vendita e Membro del team. Come accennato in precedenza, un membro del team può solo visualizzare i dati, non immetterli o modificarli.

Ho eseguito questa recensione nel ruolo di contabile. In questo ruolo, il menu iniziale a sinistra consisteva in icone per Finanza avanzata, Approvazioni, Finanza, Casa, Acquisti e Vendite. Ogni icona è accompagnata da una breve descrizione delle funzioni disponibili. Ad esempio, facendo clic sull'icona Finanza si accede a una finestra che consente di raccogliere ed effettuare pagamenti, preparare estratti conto e riconciliare conti bancari. L'icona Advanced Financials ti porta alla finestra in cui è possibile gestire i budget, analizzare i flussi di cassa, eseguire funzioni di immobilizzazioni e gestire l'analisi delle vendite.

Questi menu sono arricchiti da menu multifunzione nella parte superiore di ogni schermata che presentano diverse attività secondarie che è possibile eseguire a seconda della finestra del menu in cui ci si trova attualmente. Diversamente da altri ERP e programmi di contabilità che ho esaminato, come QuickBooks Enterprise Solutions and Sage 300, Dynamics 365 non fornisce un'opzione di navigazione del diagramma di flusso del processo. Anche così, è abbastanza intuitivo che ho rapidamente acquisito familiarità con il processo di navigazione dell'app. Se devi accedere a una funzione specifica e non sei sicuro di dove si trova, immettendo la funzione o il rapporto desiderati nella casella di ricerca vengono immediatamente visualizzate varie opzioni, una delle quali ti porterà nella posizione desiderata.

Dynamics 365 ha app mobili corrispondenti disponibili per Android e iOS e le ho testate su un tablet iPad Air e Lenovo Yoga. Gli schermi sembrano essere identici alla versione per PC, anche se in qualche modo troncati a causa delle dimensioni dello schermo più piccole del display del tablet, ma comunque ben progettati all'interno di questi vincoli.

La solida struttura del piano dei conti di Dynamics 365 può contenere fino a 35 caratteri in totale, 20 come numero di conto corrente e il resto come qualcosa che Microsoft chiama "dimensioni". Queste dimensioni possono essere utilizzate per delineare elementi come dipartimenti e funzioni, in qualche modo simili ai campi personalizzati nei sistemi contabili di altri fornitori.

I rapporti sono abbondanti e di facile accesso. Dynamics 365 dispone di report finanziari standard, tra cui registri generali di riepilogo e dettagli, saldi di prova, un bilancio di verifica di lavoro e i rendiconti finanziari standard di stato patrimoniale, conto economico e flussi di cassa. Un piacevole effetto collaterale della stretta integrazione con il resto della suite Microsoft Office e Office 365 è che la creazione di report personalizzati è abbastanza semplice utilizzando strumenti che probabilmente già conosci.

Dynamics 365 ha anche eccellenti capacità grafiche e grafiche. Questi sono notevolmente migliorati consentendo di incorporare facilmente grafici e grafici aggiuntivi da Microsoft Excel e visualizzazioni di dati ancora più complesse da Microsoft Power BI. Tuttavia, Microsoft Power BI non era attivo sul mio sistema di revisione, quindi non ho testato direttamente questa funzionalità, sebbene la funzionalità "Importa da Microsoft Excel" funzionasse bene.

Vendite e acquisti solidi

Le funzionalità di vendita e acquisti di Dynamics 365 sono abbastanza standard, tranne per uno straordinario. Sul lato delle funzionalità di base, è possibile creare preventivi e stime e trasformarli in fatture. Puoi anche creare facilmente ordini di acquisto. Sia le vendite che gli acquisti sono strettamente legati all'inventario, quindi è facile dire se si dispone di scorte sufficienti per evadere un ordine o se è necessario effettuare un backorder di tutto o parte di un ordine ed emettere un ordine di acquisto per rifornire l'inventario. Tuttavia, Dynamics 365 non è un vero sistema di gestione dell'inventario in quanto non supporta attualmente più magazzini, codici a barre o funzionalità simili che ti aspetteresti in quella categoria.

Le caratteristiche principali sono la capacità di Microsoft Dynamic 365 for Financials di creare preventivi di vendita e persino fatture direttamente all'interno di un'e-mail di Microsoft Outlook e di far sì che il preventivo o la fattura si riflettano immediatamente in Dynamics 365. Questo è il risultato della stretta integrazione con Microsoft Office 365 e giustifica facilmente l'ottenimento di Microsoft Office 365 se non si è già abbonati. In Microsoft Outlook 365, c'è un pulsante con l'icona di Financials. Facendo clic su questa icona si apre il record del cliente ed è possibile creare il preventivo o la fattura direttamente in Dynamics 365; si allega a una risposta via email inviata al cliente. Con la maggior parte degli altri sistemi di contabilità, dovresti creare il documento all'interno del sistema di contabilità, salvarlo come documento di qualche tipo e quindi allegarlo a un'e-mail.

Non abbastanza PM

Oltre a vendite, acquisti e inventario, Dynamics 365 offre ciò che Microsoft chiama gestione dei progetti. Ma se ti aspetti un vero strumento PM che supporti funzionalità come il metodo Critical Path Method (CPM), i grafici PERT (Program Evaluation Review Technique), l'allocazione delle risorse min / max o i grafici di Gantt, rimarrai deluso. Questa funzione potrebbe essere definita in modo più preciso gestione dei lavori o costi dei lavori. Per usarlo, si creano schede di lavoro, quindi si creano attività e tariffe per questi, nonché i tempi di pianificazione e un budget. Una volta fatto, è possibile applicare risorse al lavoro.

Sebbene le funzionalità PM di Dynamics 365 non includano i grafici Gantt, puoi comunque impostare le pietre miliari e determinare quanto bene il lavoro le sta soddisfacendo. È inoltre possibile inserire schede temporali e allocare queste spese per schede temporanee al progetto o al lavoro. Per molte piccole e medie imprese (PMI), questo approccio funzionerà abbastanza bene. Ma se hai bisogno di maggiore profondità, dovrai presentarti a Microsoft Project (l'azienda offre una versione cloud) o alcuni strumenti PM di terze parti.

Il capitale fisso è una bella aggiunta

Non è poi così normale trovare la capacità del capitale fisso in un sistema ERP o contabile mirato agli strati del mercato delle PMI. Tuttavia, anche quando uno è disponibile, è spesso un costo aggiuntivo, modulo opzionale. Dynamics 365 include la funzionalità di cespiti come parte del suo pacchetto Basic, che è un bel tocco. Le attività sono inserite nel sistema su Carte attività che contengono una descrizione dell'attività, il costo e la data di acquisizione e il metodo di ammortamento desiderato.

Dynamics 365 ha i metodi di ammortamento standard tra cui Retta, Saldo decrescente e Ammortamento, calcolati utilizzando la Convenzione semestrale. È inoltre possibile specificare il proprio metodo di ammortamento. Mentre i beni immobili in Dynamics 365 non sono così completi come quelli di molti dei moduli di beni fissi indipendenti disponibili per i sistemi ERP modulari, come SAP Business One Professional, dovrebbero essere soddisfacenti per la maggior parte dei clienti previsti di Dynamics 365.

L'inventario è leggermente limitato

Il menu Inventario di Dynamics 365 rappresenta un sottosistema di gestione dell'inventario abbastanza generico. Tuttavia, sembra buono; nel sistema di test che ho esaminato, ogni articolo di inventario è stato abbinato a una foto di tale articolo. È un bel tocco e semplifica la verifica visiva che stai lavorando con l'oggetto corretto.

Il rovescio della medaglia, Dynamics 365 ha un solo metodo di determinazione dei costi di inventario, vale a dire, First-In First-Out (FIFO). Probabilmente non sarà un grosso problema per molti potenziali utenti e un rappresentante Microsoft mi ha confermato che la società ritiene che FIFO sia sufficiente per i suoi clienti previsti. Ma mi sarebbe piaciuto vedere incluso anche il metodo del costo medio ponderato. Microsoft sta aggiungendo Kitting (creando sottoassiemi), sebbene questa non sia ancora una caratteristica della versione del software che ho recensito.

Nel complesso, dopo aver testato questa versione iniziale di Dynamics 365, penso che ciò che è disponibile sia stato ben fatto. Tuttavia, l'app è in fase di elaborazione. Al momento ho testato il software, era disponibile solo negli Stati Uniti e in Canada, quindi, se conduci un'attività in altre aree del mondo, dovresti prima verificare con Microsoft. Tuttavia, Dynamics 365 sembra una buona scelta per le aziende che desiderano passare da un sistema contabile più entry-level, come FreshBooks. È altamente scalabile e, si spera, acquisirà alcune delle funzionalità aggiuntive offerte da molti dei suoi concorrenti di fascia media, in particolare il libro paga e una capacità di gestione dell'inventario più completa.