Revisione e valutazione delle cose da fare di Microsoft

Con la sua app To-Do per la gestione delle attività, Microsoft ha fatto un passo indietro. Ecco cosa è successo. La società ha acquisito un'app eccellente e molto amata da fare chiamata Wunderlist nel 2015. Microsoft ha annunciato che avrebbe interrotto definitivamente Wunderlist, ma non prima di ricostruire tutte le migliori funzionalità di Wunderlist in una nuova app che l'avrebbe sostituita. Quell'app è Microsoft To-Do. Dal momento in cui la società ha acquisito Wunderlist fino al momento in cui ha pubblicato To-Do, erano trascorsi circa due anni, eppure To-Do non era nemmeno vicino alla conclusione. Altri due anni dopo, To-Do è ancora fuori passo con le migliori app per le liste di cose da fare. To-Do è abbastanza decente per le esigenze di produttività di base, ma non è altrettanto ricco di funzionalità come Wunderlist (che Microsoft aggiorna per motivi di sicurezza) e molte altre app concorrenti.

Quindi, Microsoft ha tagliato le gambe a un'app che tutti amavano e ha creato un'alternativa a metà. To-Do potrebbe essere un'ottima app? Ha certamente un potenziale. Ciò che la gente sta aspettando è una piena e stretta integrazione con altre app di Microsoft Office. Alla velocità, tuttavia, ci vorranno molti anni in più per fare cose da fare dove Wunderlist era nel 2015 e, nel frattempo, altre app di cose da fare stanno migliorando sempre di più. Non costituisce un caso convincente.

Ora che hai sentito un po 'di storia su To-Do, diamo uno sguardo più dettagliato a dove si trova in termini di funzionalità, usabilità e come si adatta alle migliori app da fare sul mercato, Todoist e Asana.

Come ottenere Microsoft To-Do

Microsoft To-Do è gratuito e per ottenere l'app è necessario un account Microsoft di qualche tipo, ad esempio un'e-mail aziendale o scolastica gestita da credenziali Microsoft o Skype. L'app è disponibile per Android, iOS, macOS, Windows 10 e Web. Ho provato tutte le app, alcune con più successo di altre.

Dopo aver effettuato l'accesso al tuo account e scelto di configurare Microsoft To-Do, sarai in grado di creare elenchi diversi per organizzare le tue attività.

Cosa c'è dentro Microsoft To-Do?

L'interfaccia di To-Do è simile a molte altre app di gestione delle attività, con una barra di navigazione a sinistra che mostra le diverse opzioni disponibili per la visualizzazione delle attività, le attività stesse nel mezzo e ulteriori informazioni a destra quando disponibili.

Nella barra di sinistra, sono presenti elenchi di attività create oltre ai filtri. È possibile creare elenchi chiamati personali, di lavoro o della lista della spesa. Sopra i tuoi elenchi hai alcune visualizzazioni che agiscono come filtri. Non è possibile creare o personalizzare le visualizzazioni; vengono pre-caricati.

La prima visualizzazione è La mia giornata, che mostra tutte le attività in scadenza oggi. La vista successiva, Importante, mostra tutte le attività a cui hai aggiunto una stella. Pianificato mostra una scheda in esecuzione delle attività con le prossime scadenze. Infine, ci sono Attività, che probabilmente dovrebbero essere chiamate Posta in arrivo o qualcos'altro perché è totalmente confuso com'è. È pensato per essere il percorso predefinito in cui annotare e archiviare le attività fino a quando non si ha il tempo di ordinarle in un elenco appropriato.

Come con qualsiasi app di gestione delle attività decente a metà strada, puoi aggiungere dettagli alle tue attività, come una data di scadenza, promemoria, allegati (limitati a 25 MB per attività), commenti e attività secondarie (chiamate "passaggi"). Quando si sceglie una data di scadenza, non è possibile aggiungere un'ora, sebbene sia possibile aggiungere un'ora a un promemoria. Puoi creare attività ricorrenti impostandole da un menu, ma non puoi scriverle usando il linguaggio naturale ("oggi", "ogni altro venerdì"), come puoi fare in Todoist. Puoi aggiungere una stella a un'attività per contrassegnarla come importante, ma non ci sono gradazioni di importanza o priorità, come bassa, media, alta, che trovi in ​​molte altre app.

To-Do offre tag usando lo stesso metodo di Wunderlist, che non è certo sofisticato. Per aggiungere un tag, digitare un simbolo # prima di qualsiasi parola nel campo del nome dell'attività. Puoi fare clic su un tag o cercarlo nella barra di ricerca e visualizzare un elenco di tutte le attività che lo utilizzano. Quello che non ottieni è un elenco completo di tag che hai creato, penso che dovrebbe apparire nella barra di sinistra. Né puoi usare i tag per ricerche avanzate, un'occasione persa, di sicuro. In Todoist, è possibile effettuare query di ricerca avanzate, ad esempio "mostra tutte le attività contrassegnate come Chiamate telefoniche e con classificazione ad alta priorità" e quindi salvare la query come filtro in modo da poter ottenere i risultati in qualsiasi momento.

Come accennato, è possibile aggiungere attività secondarie a un'attività, che To-Do chiama passaggi. I passaggi non sono altro che una lista di controllo leggera. Non è possibile aggiungere alcun dettaglio a un passaggio. Non possono avere una data di scadenza o assegnatario o allegato. Se le attività secondarie sono importanti per te, è bene sapere che Todoist e Asana non solo le includono, ma danno loro lo stesso peso di qualsiasi altra attività che hai creato.

Allo stato attuale, To-Do supporta la collaborazione in una certa misura. Puoi invitare le persone a unirsi a qualsiasi elenco con un messaggio di posta elettronica di invito o semplicemente dare loro un link all'elenco, ma devono avere o creare un account To-Do per vederlo. Al momento non ci sono opzioni per condividere un elenco di attività in modalità di sola visualizzazione o esportare un elenco di attività che altri possono vedere.

Cosa rende diverso fare?

Ciò che rende To-Do diverso dalle altre app da fare è di proprietà di Microsoft. La promessa a lungo termine è che To-Do un giorno sarà strettamente unita ad altre app Microsoft. Non è ancora lì, e piuttosto che dirti come penso che funzionerà, lascerò che le persone decidano su quale tipo di aspettative dovrebbero avere sulla base della storia di integrazione delle app di Microsoft.

Una delle funzionalità più recenti di To-Do è l'integrazione tra esso e Outlook che consente di contrassegnare un messaggio di posta elettronica in Outlook e di visualizzarlo in To-Do come attività. Funziona solo se si soddisfano molti criteri. Devi disporre di un account Microsoft per il lavoro o per la scuola e devi utilizzare To-Do solo tramite il Web o l'app di Windows. Inoltre, vengono visualizzate solo le ultime dieci e-mail contrassegnate delle due settimane precedenti, quindi è necessario limitare la quantità di utilizzo di questa funzione affinché funzioni. Sembra quasi allettante.

Per un po ', To-Do si è integrato con le attività di Outlook. Puoi sincronizzare le attività di Outlook con Microsoft To-Do e gestirle da qualsiasi versione dell'app di To-Do. Immagino sia utile se Outlook Task è già un'app essenziale e vuoi accedere alle tue informazioni su un dispositivo mobile, anche se mi sento male per te se hai vissuto così a lungo senza avere il tuo elenco di attività sul telefono.

Una caratteristica fatturata come unica ma che in realtà non lo è è Suggerimenti. È disponibile solo in alcune versioni dell'app. Ad esempio, si trova nell'app iOS ma non in macOS. In ogni caso, fai clic su un'icona a forma di lampadina e Microsoft To-Do suggerisce attività da aggiungere alla tua giornata o riprogrammare per in seguito, in base alla cronologia del completamento delle attività in tempo. Non mi ha impressionato quando l'ho provato, anche se dovrebbe migliorare quanto più usi l'app. I miei suggerimenti, ad esempio, oggi dovevano svolgere più compiti anche se ne avevo già parecchi nel mio piatto. Todoist ha una funzione simile che sembra più utile. Suggerisce come riprogrammare l'attività quando si sono perse le scadenze, in base alla cronologia del completamento dell'attività e a ciò che è pronto per oggi.

Aspetta e vedi

Dato che ci sono così tante altre fantastiche app per la gestione delle attività sul mercato, ho molta difficoltà a trovare un motivo per cui chiunque dovrebbe adottare Microsoft To-Do ora e aspettare che migliori. Non è male; va solo… bene. To-Do sembra quasi cotta e non penso che Microsoft lo nasconda un po '. La società è stata trasparente nel dire che sta cercando di rendere To-Do buono come Wunderlist, con tutte le stesse funzionalità e poi alcune, oltre a una stretta integrazione con altre app Microsoft. Questo è un ordine elevato. Se sei stato uno dei primi ad adottare To-Do, posso immaginare quanto sia frustrante aspettare ancora le funzionalità di base, come le cartelle per l'organizzazione di elenchi e dettagli su attività secondarie.

Se hai bisogno di un'ottima app da fare, consiglio vivamente Todoist Premium e Asana. Mi piace un po 'di più Todoist per la gestione personale delle attività e preferisco Asana per progetti di gruppo più complessi. Entrambi sono altamente capaci e non ti lasceranno in attesa per anni di funzionalità chiave.