Recensione e valutazione di Meeteor

Troppo spesso non sfruttiamo appieno il potenziale dei nostri incontri di lavoro quotidiani, quindi diventa facile sentirsi come se stessero perdendo tempo. Quando nessuno è sicuro dello scopo di una riunione, dei suoi obiettivi e dei risultati attesi, o delle decisioni che devono davvero essere prese, la collaborazione diventa difficile. Le persone finiscono per passare un'ora a parlare di un grande piano, dopo il quale non succede nulla. Meeteor, che inizia a $ 9 per utente al mese, mira a risolvere questo problema.

Meeteor aiuta i membri del team a organizzare obiettivi e materiali prima di riunirsi, tenere appunti e assegnare elementi di azione durante l'evento e dare seguito alle attività anche dopo che tutti hanno lasciato la stanza. L'idea è quella di catturare conclusioni e idee che nascono da una particolare discussione, quindi incoraggiare e tracciare il follow-up su qualsiasi decisione presa.

Ottima premessa, esecuzione "incerta". Mentre il software ha alcune idee eccellenti, ha un'implementazione debole. Se le funzionalità possono essere disattivate, Meeteor potrebbe trasformarsi in uno strumento davvero utile alla pari con alcuni dei nostri prodotti Scelti dell'editore per la collaborazione online, tra cui Podio e Slack.

Chiedi alla tua gente di chiamare la mia gente

Il processo di iscrizione è semplice. Meeteor è gratuito per le squadre con un massimo di cinque membri, il che rende facile calciare le gomme. Per le organizzazioni più grandi, l'applicazione Web addebita $ 9 per utente al mese, con le licenze aziendali disponibili con prezzi specifici disponibili solo dalle vendite Meeteor. Gli ospiti della riunione (esterni all'organizzazione) non sono conteggiati nei termini della licenza, quindi non è necessario pagare una tassa per un visitatore occasionale. Il software è integrato con Microsoft Outlook e Atlassian HipChat, con il supporto per Google Calendar in arrivo, secondo Meeteor.

La configurazione iniziale stabilisce l'appartenenza al team e la configurazione del sistema. Ad esempio, gli amministratori controllano chi può far parte di un team e quanti team ci sono. I dipendenti con un ID e-mail nel dominio dell'azienda potrebbero essere autorizzati ad aderire automaticamente o potrebbe essere necessario richiedere l'autorizzazione; i team e le aree di lavoro possono essere privati ​​a meno che i membri non siano invitati.

Probabilmente vorrai studiare la connessione opzionale di Meeteor a Microsoft Outlook perché senza di essa la configurazione del team potrebbe essere una seccatura, soprattutto per le organizzazioni più grandi. Creare un'organizzazione, in particolare una ad hoc come un comitato del settore, significa copiare e incollare gli ID e-mail nei campi Invito. Va bene per alcuni partecipanti ma invecchia velocemente. Pertanto, gli amministratori IT con un albero Active Directory (AD) di Microsoft Windows Server contenente centinaia o migliaia di utenti vorranno rapidamente utilizzare una sorta di capacità di esportazione in blocco. Come minimo, Meeteor dovrebbe chiedere l'autorizzazione per accedere a un'app di contatti o abilitare un caricamento di file CSV. Idealmente, dovrebbe integrarsi con le app esistenti per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) o gli archivi di gestione delle identità, poiché l'elenco di appartenenza Meeteor memorizza solo nome e ID e-mail. Spesso, questo non è abbastanza per aiutarti a trovare le persone giuste.

Le aree di lavoro ti aiutano a organizzare riunioni correlate in base al progetto, al team o a qualsiasi altra struttura che funzioni per te. È essenzialmente una directory condivisa, quindi puoi essere granulare o generale come preferisci.

Prima dell'incontro: ricevi l'invito, organizza

Spesso, l'organizzazione pre-meeting consiste in una tempesta di neve e-mail con una varietà di allegati in cui almeno un destinatario importante viene inevitabilmente escluso dalla lista di distribuzione. È qui che Meeteor brilla di più: Meeteor offre a tutti un posto in cui condividere informazioni correlate accessibili mentre tutti pensano all'argomento della riunione. Se non altro, sollecita gli organizzatori delle riunioni a fissare obiettivi chiari e un programma chiaro.

Si crea una riunione definendone lo scopo (ad esempio, "Decidi a quali conferenze dovremmo partecipare quest'anno" o "Scegli i destinatari del premio") e assegnandolo a un'area di lavoro. Viene richiesto di scegliere i partecipanti, la data e l'ora dell'incontro, la posizione e la logistica. Questa è un'altra area in cui l'integrazione di Microsoft Outlook è utile se gli amministratori IT hanno aggiunto sale riunioni all'elenco indirizzi globale. Il modulo di compilazione non ti sorprenderà. Se lo fa, non rimarrai confuso a lungo. Il testo della Guida è ben progettato.

Meeteor ti guida attraverso il processo di creazione di un'agenda strutturata, che ti spinge a fornire i risultati desiderati, punti specifici dell'agenda e istruzioni "pre-lavoro" per aiutare i partecipanti a prepararsi per l'incontro. Puoi caricare documenti per aiutarti in questa impresa. Puoi anche fornire materiale per riunioni, regole di base e impostare ruoli come facilitatore e annotatore. Nessuno di questi sono campi obbligatori, che è un segno più e uno meno. Da un lato, facilita la semplicità di una riunione ad hoc. D'altra parte, fa da passo tra la ponderatezza che lo strumento mira a incoraggiare.

È facile invitare i partecipanti alla riunione da un elenco di membri del team, ma è possibile invitare chiunque a una riunione tramite e-mail. Tutti ricevono in anticipo l'ordine del giorno insieme a un invito del calendario, nonché il riepilogo dopo la conclusione della riunione. Solo gli utenti Meeteor possono contribuire a soddisfare gli ordini del giorno e le note, gestire attività o aree di lavoro. Va bene dal momento che chiedere a qualcuno di iscriversi a Meeteor (o qualsiasi altro servizio) per una riunione una tantum è chiedere problemi, per non parlare di ingombrare l'elenco dei contatti dell'organizzazione.

È qui che inizia il problema, perché la pianificazione di una riunione inizia con la digitazione di giorno, ora e posizione (virtuale o fisica). Se non si utilizza il sistema di calendario di gruppo di Microsoft Outlook, è necessario cercare la pianificazione dei colleghi separatamente. Ciò significa che, per le organizzazioni più piccole o le riunioni condotte con persone di diverse organizzazioni, dovrai avere una conversazione separata (come "Quando sei disponibile? Martedì va bene?"). Mi ha fatto desiderare una sorta di funzionalità "Indica quando funzionerebbe per te", come quella fornita da Doodle o Calendly. Se ho bisogno di avere cinque o 10 conversazioni via e-mail per impostare un orario di incontro accettabile, allora questo è abbastanza per me da iniziare a chiedermi perché ho bisogno di Meeteor.

Inoltre, una volta programmata una riunione, è inclusa in un elenco autonomo all'interno dell'app. Devo ricordarmi di aggiungerlo manualmente al mio iCal (o qualsiasi altra app) una volta arrivato l'invito, a meno che tu non l'abbia integrato con Microsoft Outlook. Anche all'interno di Meeteor, le riunioni non vengono presentate con un calendario visivo; questo rende difficile vedere che qualcuno ti ha invitato a una riunione delle 7:30 o per pianificare la tua giornata. In conclusione: il valore di Meeteor è più orientato alla conduzione e all'ottimizzazione del potenziale di una riunione piuttosto che alla pianificazione e alla logistica.

Tenere un registro delle riunioni

I partecipanti possono prendere appunti con Meeteor durante una riunione, che è un cambiamento di processo potente e utile per la maggior parte delle riunioni. La funzione note rende Meeteor attraente, specialmente per le persone che partecipano a molte riunioni. Molti di noi scrivono appunti a noi stessi, ma non sono condivisi in un "Ora, cosa ne facciamo?" modo, specialmente post-incontro.

Queste note possono essere in testo semplice o contrassegnate come attività, decisioni o "apprendimenti". Puoi accompagnare una decisione o degli apprendimenti con un testo che spiega la sua logica e il suo impatto, ma intrinsecamente si tratta semplicemente di note evidenziate. Non è una brutta cosa poiché incoraggia i partecipanti a chiedere: "Allora, cosa è stato deciso qui?"

È inoltre possibile assegnare attività a un partecipante alla riunione o a qualcun altro nell'organizzazione. A ciascuno può essere assegnata una data di scadenza e memorizzata per categoria personalizzabile (come "passi successivi" o "back burner"). Al livello più semplice, è proprio quello che stai acquistando. Tuttavia, vorremmo vedere le attività hanno impostazioni di priorità o campi di tempo, che non è presente nella versione corrente. Tale mancanza può essere problematica per le persone che partecipano a più progetti o in numerosi team, esattamente il tipo di clienti che si incontrano pesantemente e che sarebbero interessati a Meeteor.

Inoltre, non è possibile assegnare un'attività a qualcuno che non fa parte dell'organizzazione, il che rappresenta un'altra svista. Immagina un oggetto d'azione: "Assicurati che il consulente di web design ci procuri i nuovi modelli entro martedì". Il progettista non riceverà direttamente tale incarico o notifica a meno che non sia un partecipante alla riunione o un utente Meeteor. Questa non è una svista critica poiché chiunque sta gestendo il web designer è probabilmente a quell'incontro. Ma sarebbe sicuramente più conveniente ed efficace se le attività potessero essere indirizzate direttamente al personale esterno.

Seguito da

Al termine della riunione, puoi inviare il riepilogo ai partecipanti in modo che possano integrare le loro cose da fare con i loro calendari che, di nuovo, dipendono dalle funzionalità della tua app di posta elettronica. Il riepilogo non mostra chi è stato invitato, chi ha partecipato e chi è stato vietato. Questa è un'altra caratteristica che vorremmo vedere poiché spesso ricevere questi riepiloghi può essere utile.

Le attività assegnate ai partecipanti alla riunione vengono visualizzate in un elenco di cose da fare, ma la gestione delle cose da fare di Meeteor è minima. Probabilmente stai ancora meglio con un'app di gestione dei progetti o di attività più completa, come Asana. Meeteor ti consente di fare clic su un elemento per dire che l'hai fatto; questo è tutto. Non ci sono funzionalità più avanzate, come un modo per registrare se tutte le attività assegnate sono state completate, quando sono state completate, o addirittura un modo per consegnarle ufficialmente a qualcun altro ("Invece Bill farà questo").

Le relativamente poche opzioni di integrazione di Meeteor danneggiano il servizio, soprattutto se confrontate con molte altre app SaaS (Software-as-a-Service), che generalmente cercano di offrire quante più opzioni di integrazione a software di terze parti e altri servizi possibili. In particolare, la mancanza di supporto di Meeteor per l'API REST, che consentirebbe agli sviluppatori interni di un cliente di creare le proprie integrazioni, è una supervisione che l'azienda dovrebbe affrontare. Le riunioni di lavoro hanno il potenziale per influire su qualsiasi processo aziendale, e quindi per estensione molte diverse piattaforme software aziendali. Anche alcune integrazioni in più per i candidati ovvi come calendari e contact manager sarebbero grandiose. Per essere onesti, Meeteor afferma che stanno arrivando altre funzionalità. Accelerare tale miglioramento e aggiungere il supporto per lo sviluppo dell'integrazione indipendente sarebbe sicuramente di aiuto, invece che la società mantenga tutto internamente (come sembra essere l'attuale strategia di Meeteor).

In termini pratici, devo organizzare un incontro a Meeteor dopo essermi consultato con altre persone su quale giorno e ora lavorino per loro. Quindi, devo catturare gli oggetti assegnati durante la riunione (e aggiungerli manualmente al mio calendario). Devo quindi dare seguito a queste cose da fare manualmente o con l'assistenza di qualche altra app di gestione del progetto. Con più modi per connettere Meeteor ad altre app, il software ha il potenziale per essere un bagliore per un dolore continuo sperimentato da molti nel mondo degli affari. Ma, nella sua forma attuale, impone informazioni sufficienti per essere negoziato o inserito manualmente due volte che ti consigliamo di testare attentamente Meeteor prima dell'acquisto.