Revisione e valutazione del libro paga Intuit Quickbooks

Intuit ha introdotto un servizio di gestione stipendi online a giugno 2018 per sostituire la versione esaminata l'anno scorso (Intuit Enhanced Payroll, che è ancora supportato da Intuit ma non è più disponibile per i nuovi utenti). Questo nuovo libro paga QuickBooks può essere utilizzato come sito autonomo per l'elaborazione delle buste paga o integrato con QuickBooks Online. Per un prodotto così giovane, QuickBooks Payroll è un'applicazione di elaborazione delle buste paga completamente funzionale che eccelle in alcune aree, ma manca la flessibilità e la profondità dei concorrenti in altre. Nel complesso, QuickBooks Payroll offre un'esperienza utente semplice e comprensibile e supporta corse illimitate sui salari.

Abbiamo esaminato il libro paga di QuickBooks Full Service, che è la versione più costosa del libro paga QuickBooks a $ 80 al mese, più $ 4 per dipendente al mese. Se hai bisogno di uno strumento più adatto al portafoglio, QuickBooks Self-Service Payroll è l'offerta entry-level dell'azienda; costa $ 35 al mese, più $ 4 per dipendente al mese. Il self-service è privo di alcune delle funzionalità avanzate che si trovano nelle buste paga a servizio completo di QuickBooks, come la guida aggiuntiva per l'onboarding, i pagamenti delle imposte sui salari automatizzati e il deposito diretto nello stesso giorno.

Assistenza anticipata

L'onboarding è di gran lunga l'elemento più difficile e complesso di qualsiasi sistema di gestione stipendi. Il servizio di gestione stipendi a servizio completo QuickBooks ti offre ulteriore assistenza quando ne hai bisogno. Se stai utilizzando il sito per pagare i tuoi primi dipendenti e non disponi di dati sui salari precedenti, dovresti essere in grado di eseguire la configurazione da solo (sebbene il supporto di chat e telefono sia disponibile dalle 6:00 alle 18:00 Ora del Pacifico, dal lunedì al venerdì).

Se hai già pagato dipendenti o vivi in ​​uno stato che ha requisiti fiscali sui salari complicati, puoi inviare rapporti storici e lasciare che un agente per i salari faccia la configurazione per te. I file della guida in loco sono ancora piuttosto scarsi e le nostre query hanno suscitato molti riscontri da QuickBooks Online, non da buste paga a servizio completo. Non farei necessariamente affidamento sulla guida fornita dalla comunità di utenti online, che Intuit offre come risorsa, perché non è gestita esclusivamente da esperti del personale. Sono disponibili altre opzioni di aiuto, tra cui chat ed e-mail.

Molti concorrenti offrono anche un ampio aiuto con l'installazione, come parte del loro servizio. Che questo sia più o meno di quello che offre QuickBooks Payroll Full Service dipende dal fornitore e dalla situazione.

Installazione standard

Come i suoi concorrenti, QuickBooks Payroll offre una guida alla configurazione a più fasi per arrivare al punto in cui è possibile eseguire il primo libro paga. Per prima cosa devi fornire informazioni sulla tua attività e su eventuali buste paga precedenti. Successivamente, si collega il sito all'account che finanzierà le imposte sui compensi e sui salari dei dipendenti.

L'aggiunta dei dipendenti è il passaggio più dispendioso in termini di installazione. Alcuni siti, come OnPay, hanno aree separate per attività come la creazione di programmi di pagamento e la definizione di benefici e altre ritenute. Altri, tra cui QuickBooks Payroll e Square Payroll, incorporano tutto ciò nel registro dei dipendenti. QuickBooks Payroll divide questo compito in tre sezioni, accessibili facendo clic sulle schede: Paga, Profilo e Impiego.

La prima sezione, Pay, è la più coinvolta. Immettere un nome, una data di assunzione e un indirizzo e-mail, quindi passare alla pianificazione dei pagamenti. Qui, come in altre aree del sito, QuickBooks Payroll usa un linguaggio semplice per descrivere ogni articolo, ponendolo spesso come una domanda, come "Quanto spesso paghi Tina?" Sceglierai tra le quattro opzioni più comuni, quindi assegnagli un nome e inserisci la data di pagamento successiva e l'ultimo giorno di lavoro per quel periodo. Se desideri utilizzare quel giorno di paga per gli altri dipendenti che intendi inserire, puoi selezionare una casella per farlo. È possibile eseguire un numero illimitato di esecuzioni di buste paga.

"Quanto paghi Tina?" è l'introduzione al prossimo compito; puoi inserire una tariffa oraria, uno stipendio o solo commissioni, quindi scegliere qualsiasi altro tipo di guadagno che possa essere applicato (straordinario, bonus, rimborso). QuickBooks Payroll offre 21 tariffe standard e consente di creare tipi di guadagni aggiuntivi illimitati.

Se fornisci prestazioni, come la retribuzione per malattia e ferie, devi riempire gli spazi vuoti per descrivere la formula per accumularli. Detrazioni o contributi e pignoramenti sono i prossimi. Sei limitato a piani HSA, assicurazione sanitaria, piani pensionistici e conti di spesa flessibili, anche se puoi aggiungere prestiti, rimborsi anticipati in contanti e altre detrazioni al netto delle imposte. Le tre domande finali qui sono facili: ti verrà chiesto l'indennità di ritenuta W-4 del dipendente, la data di nascita e il sesso e il metodo di pagamento (deposito diretto o assegno).

Le due schede successive aprono schermate molto meno complicate. Fai clic su Profilo per aggiungere le informazioni di contatto (campi personalizzati come le offerte Increspatura sarebbero i benvenuti qui) e Lavoro per informazioni come la data di assunzione e il luogo di lavoro. Una volta completato il record di un dipendente, puoi aprirlo facendo clic su Lavoratori, quindi su Dipendenti. Tutti i dati appena inseriti vengono visualizzati nella scheda Dettagli dipendente. Facendo clic su Elenco stipendi si apre proprio quello. Puoi anche invitare i dipendenti ad accedere alle loro informazioni W-2 e busta paga da un sito separato, protetto da password. Patriot Software offre più dati e strumenti per i dipendenti sui loro portali.

Quasi tutto ciò che rimane nella configurazione è quello di inserire le informazioni fiscali sui salari federali, statali e locali, che può essere una vera sfida. QuickBooks Payroll invia gli archivi e i pagamenti stessi, ma è necessario fornire i dettagli di base. Patriot Software offre molto aiuto in questo settore, collegamenti ad agenzie statali e locali che possono aiutare a fornire il minimo richiesto. Gli agenti di gestione stipendi di Intuit dovrebbero essere in grado di aiutare con questo elemento del processo di onboarding.

Gli appaltatori sono entità separate in QuickBooks Payroll. Creerai i loro record - che, ovviamente, sono molto più abbreviati di quelli dei dipendenti - su uno schermo separato. Dovrai anche eseguire una gestione stipendi separata per loro. OnPay, per esempio, ti consente di gestire entrambi i tipi di lavoratori nella stessa procedura.

Esecuzioni buste paga

Come è vero per tutta la concorrenza, la gestione di un libro paga in QuickBooks Payroll dovrebbe richiedere solo pochi minuti, a seconda di quanti dipendenti hai e di quanto varia il tipo di guadagno e le ore. Fare clic sul collegamento Esegui libro paga dalla schermata Panoramica o Dipendenti per aprire l'elenco dei dipendenti. Assicurati che sia presente un assegno di fronte a ogni lavoratore che deve essere incluso in quella corsa e inserisci il numero di ore nella casella nella colonna appropriata (retribuzione regolare, ferie, commissioni e così via).

Con quella schermata ancora attiva, ci sono un paio di cose che puoi fare per controllare il tuo lavoro o apportare modifiche. Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio nell'angolo in alto a destra per visualizzare un elenco di controllo dei tipi di entrate disponibili. Fare clic nella casella davanti a qualsiasi si desidera aggiungere o eliminare. Se vuoi assicurarti che il risarcimento e la ritenuta di un lavoratore siano corretti, fai clic sull'icona a forma di matita accanto alla sua retribuzione totale. La schermata che si apre offre uno sguardo completo a quella busta paga: salario corrente (questa busta paga) e dall'inizio dell'anno, imposte e detrazioni sui dipendenti, tasse e contributi del datore di lavoro.

Se per qualche motivo che la busta paga non dovesse accumulare ferie e ferie, è possibile deselezionare quella casella. Nella parte inferiore dello schermo sono presenti i totali delle ore di pausa utilizzate e disponibili. Fai clic su OK se hai apportato le modifiche che desideri salvare o fai clic su Annulla (o sulla grande X nell'angolo in alto a destra) per chiudere e tornare alla pagina Esegui libro paga.

Quando sei sicuro che il tuo libro paga sia corretto, fai clic su Anteprima libro paga (o Salva per dopo se vuoi uscire e tornare). La schermata successiva fornisce uno sguardo completo a quel libro paga prima di approvarlo. Nella parte superiore della pagina si trova il costo totale della gestione stipendi, che viene quindi suddiviso per numero netto, dipendente e datore di lavoro in numeri e in un grafico a torta. Di seguito è riportata una tabella in cui sono elencati i dipendenti retribuiti che corrono con colonne per Ore totali, Paga totale, Imposte e detrazioni dei dipendenti e Paga netta.

L'ultima colonna, etichettata Compare to Last, apre una piccola tabella che fa proprio questo: confronta la busta paga corrente con quella precedente. Non l'ho visto su nessun sito concorrente. Puoi anche fare clic sull'icona a forma di matita per visualizzare nuovamente un elenco completo di compensi e ritenute prima di fare clic su Invia libro paga (o Salva per dopo). Tutto quello che resta da fare è inserire i numeri di controllo, se necessario, e stampare gli stub di pagamento nella pagina successiva, quindi fare clic su Termina libro paga per tornare alla Panoramica.

Le buste paga in giornata sono un'opzione per gli abbonati alle buste paga con servizio completo QuickBooks. Se invii il tuo libro paga entro le 7:00 ora del Pacifico, il tuo libro paga sarà pronto per partire quel giorno. Altri offrono questo servizio.

App e rapporti mobili

Le app mobili QuickBooks Payroll sono disponibili per i sistemi operativi Android e iOS, ma non sono così complete come l'interfaccia desktop. L'app per Android si apre su quattro icone. È possibile inserire ore ed eseguire un libro paga, ma non è possibile apportare altre modifiche alla corsa.

Puoi, tuttavia, visualizzare in anteprima il tuo libro paga e vedere quali assegni e depositi diretti devono essere o saranno elaborati. L'icona Cronologia pagamenti apre un elenco di precedenti buste paga; puoi visualizzare in dettaglio queste date per visualizzare i dettagli sottostanti. Tasse e moduli mostra i moduli e i pagamenti che sono stati inviati. Inoltre, puoi vedere i record dei dipendenti molto abbreviati: basta contattare e informazioni di base sul pagamento.

La versione per iPhone è diversa. Si apre al tuo elenco di dipendenti, con un grafico a barre che mostra i totali per i quattro libri paga più recenti. Facendo clic sul nome di un dipendente si apre lo stesso breve record della versione Android e un collegamento Payday in alto a destra porta a una corsa ai salari. Fai clic sul nome di un lavoratore per inserire le ore, fai clic per visualizzare l'anteprima e fai clic per approvare. Un collegamento nella parte superiore sinistra dello schermo apre il menu di navigazione. Oltre alle buste paga, puoi accedere alle informazioni fiscali e alla cronologia delle buste paga, ma c'è anche un link alle impostazioni, che era assente nella versione Android. Qui puoi impostare promemoria, impostare Touch ID o Passcode, attivare e disattivare i suoni e contattare le foto e scegliere di fare in modo che l'app ricordi le tue ore di gestione stipendi.

I rapporti sono buoni; ce ne sono 16, con opzioni di personalizzazione limitate, di solito solo un intervallo di date. È un gruppo migliore e più mirato di quello che offre Square Payroll. Esse vanno dai dettagli dei dipendenti al riepilogo delle retribuzioni al costo totale delle retribuzioni fino al compenso dei lavoratori. Puoi stamparli o esportarli in Excel; Gusto offre più opzioni qui.

La gestione stipendi a servizio completo di QuickBooks prepara e archivia automaticamente i moduli W-2. Ovviamente, ha le informazioni necessarie per 1099s, ma qui ti imbatterai in alcuni costi aggiuntivi per farli spedire all'IRS e ai tuoi appaltatori. Prima del 16 gennaio, i primi tre moduli costano $ 12, 99. I moduli da 4 a 20 costano $ 2, 99 ciascuno e i moduli da 21 in poi sono gratuiti. Il 16 gennaio, il prezzo sale a $ 14, 99 / $ 3, 99 / gratuito. Oppure puoi acquistare un kit 1099 da Intuit ($ 58, 99 per 10 moduli e buste); dovrai stamparli e spedirli da soli. La maggior parte dei siti offre questo servizio come parte dei loro prezzi di abbonamento.

Funzionalità future?

È intelligente iniziare lentamente quando si introduce una nuova applicazione, in particolare una esigente come il libro paga. Il libro paga QuickBooks è abbastanza elaborato per gestire con successo un libro paga, e il suo livello di dettaglio è buono e persino eccellente in alcuni punti. Ma manca un po 'della flessibilità e della profondità offerte da siti come Gusto e Workful, tra cui portali per dipendenti robusti, guida in linea focalizzata, campi dei clienti nei registri dei dipendenti e una scarsa presenza mobile. Ci aspettiamo di vedere crescere Quickroll Payroll nel corso degli anni.

Gusto è di nuovo la nostra scelta degli editori. Abbiamo esaminato il suo livello Core, ma abbiamo visto nuove interessanti funzionalità nelle sue versioni Complete e Concierge, incluso il monitoraggio del tempo in loco integrato e il libro paga su richiesta (attualmente in fase di test limitati). Gusto Core combina un insieme intelligente di funzionalità per un'ampia fascia di piccole imprese con un'esperienza utente chiara e comprensibile che semplifica l'elemento di contabilità più complesso.

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