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Costruire una fondazione

Se hai inserito e salvato dati in un'altra soluzione di contabilità che può esportare nei formati CSV o Excel, puoi importare file, prodotti e servizi di clienti e fornitori e il tuo piano dei conti in QuickBooks Online. L'importazione di dati da un'applicazione di contabilità a un'altra, o anche da Excel, può essere un processo impegnativo, che può richiedere l'aiuto di un consulente finanziario.

I giorni delle lunghe procedure guidate di installazione multi-domanda che il software di contabilità desktop utilizzato per farti passare sono ormai lontani. Se hai completato questi primi passaggi nelle procedure guidate di installazione, eri praticamente pronto per iniziare a lavorare. Non è più così. QuickBooks Online pone abbastanza domande per fare alcune delle sue impostare sullo sfondo, modificando le impostazioni per adattarsi al tuo tipo particolare di attività.

Ovviamente puoi semplicemente saltare e iniziare a produrre transazioni, nel qual caso devi inserire le informazioni del cliente, i record degli articoli e così via mentre procedi. Potresti anche scoprire che una funzione di cui hai bisogno non è stata attivata. Il corso migliore è fare clic sull'icona a forma di ingranaggio nell'angolo in alto a destra e selezionare Account e Impostazioni. QuickBooks Online visualizza quindi una serie di schede in sezione a sinistra (Azienda, Fatturazione e abbonamento, Vendite, Spese, Pagamenti e Avanzate) simili alle schermate Preferenze nella versione desktop di QuickBooks.

Da qui puoi attivare e disattivare funzionalità come Classi, Fatturazione avanzamento, Traccia inventario e Ordini d'acquisto, nonché accedere a opzioni di personalizzazione eccezionalmente flessibili per i moduli. La schermata Avanzate contiene più opzioni di contabilità, come l'anno fiscale, l'account di spedizione designato e la possibilità di chiudere i libri.

Ogni soluzione di contabilità basata su cloud offre queste opzioni predefinite. In alcuni casi, fanno parte di una sezione Impostazioni dedicata e in altri compaiono in altre parti del sito. Ciascuno ha anche un diverso set di funzionalità attivate o disattivate all'inizio. È possibile modificare questi valori predefiniti impostazioni, e dovrebbe farlo nelle prime ore con l'applicazione.

Le opzioni di Impostazioni azienda di QuickBooks Online e altri strumenti, inclusi elenchi di prodotti e servizi e gestione delle autorizzazioni utente, sono tutti accessibili facendo clic sull'icona a forma di ingranaggio nella parte superiore giusto, e sono concepiti e presentati in modo comprensibile, flessibile e completo. Alcuni concorrenti, tra cui Kashoo, FreshBooks e Zoho Books hanno iniziato semplicemente a rendere disponibili queste impostazioni quando ne hai bisogno.

Interfaccia utente, strumenti di navigazione

La prima cosa che vedi quando accedi è la home page di QuickBooks Online. Quasi tutte le soluzioni di contabilità basate su cloud chiamano questi dashboard perché offrono una panoramica dei saldi dei conti, dei totali e delle entrate e delle spese e dei grafici e delle attività che devono essere eseguite. Contengono inoltre collegamenti ad attività correlate, come la creazione di fatture e la gestione dell'account. QuickBooks Online visualizza grafici per lo stato della fattura e delle spese, profitti e perdite e totali delle vendite, nonché i saldi dei conti e un collegamento al percorso di audit. Ho trovato la dashboard di Xero un po 'più efficace; rende più facile vedere immediatamente cosa deve essere fatto.

QuickBooks Online visualizza un riquadro verticale sulla sinistra che contiene schede che rappresentano ogni parte principale del sito. Questa organizzazione di aree funzionali è stata nuovamente riordinata per evidenziare meglio i compiti che le piccole imprese in genere svolgono più spesso. Ora contiene collegamenti a attività bancarie, vendite, spese, progetti, lavoratori, rapporti, imposte, contabilità, il mio contabile, assegni di stampa e app.

Quattro icone in alto a destra aprono un elenco di attività disponibili da lì, incluso un pulsante che apre la casella Crea per nuove transazioni, uno strumento di ricerca, un elenco di impostazioni e utilità e un collegamento di aiuto. Quando sei in una schermata di lavoro, QuickBooks Online utilizza una combinazione di elenchi, grafici, menu a discesa e collegamenti per le sue operazioni. Mentre QuickBooks Online è progettato per i non contabili, gli utenti avranno probabilmente domande occasionali. I file della guida in linea del sito sono sottili rispetto a quelli di Xero, ma Intuit offre una community basata sul Web e supporto chat / e-mail.

Moduli individuali

Le funzioni del sito sono separate in modo logico e intuitivo. Ad esempio, se si fa clic su Vendite, lo schermo visualizza una barra multicolore nella parte superiore che fornisce informazioni istantanee sullo stato dei crediti. Ti dice quante stime in sospeso hai emesso, insieme all'importo totale in dollari. Fa lo stesso per attività non fatturate, fatture aperte e scadute e fatture pagate negli ultimi 30 giorni. L'elenco dei clienti viene visualizzato di seguito, ma quando si fa clic su una scheda nella barra colorata, cambia in modo da riflettere solo le transazioni rappresentate da tali totali.

È possibile selezionare un sottogruppo di clienti e completare le azioni batch, come la stampa di documenti di trasporto o l'invio di promemoria. Puoi anche filtrare l'elenco dei clienti e accedere alle transazioni sottostanti. Le ultime due colonne nella tabella mostrano lo stato della voce e un collegamento a qualsiasi azione correlata, come Ricevi pagamento o Invia promemoria. Puoi esportare l'elenco in Excel o stamparlo e puoi modificarne le colonne. I collegamenti nella parte superiore dello schermo aprono elenchi di clienti e prodotti / servizi.

L'area Spese / Fornitori funziona in modo simile, sebbene si riferisca a transazioni come ordini di acquisto e fatture. E, naturalmente, le sue opzioni di azione sono diverse.

Anche l'estensibilità di QuickBooks Online fa parte del mix: sia esso che Xero, può essere integrato con centinaia di applicazioni di terze parti che si espandono sulla loro funzionalità integrata. È probabile che, se ci sono attività correlate che i moduli di QuickBooks non possono svolgere, c'è un'app aggiuntiva che può farlo.

Record e rapporti

Uno dei vantaggi dell'utilizzo di un'applicazione di contabilità online è che una volta immesse alcune informazioni, raramente è necessario immetterle di nuovo. Ad esempio, se crei record contenenti dettagli su clienti e fornitori, prodotti e servizi, sarai in grado di accedere agli elenchi di questi record quando crei transazioni e rapporti.

I formati di registrazione in QuickBooks Online sono accurati e chiari. Oltre ai campi delle informazioni di contatto di base inclusi in tutti, i modelli dei clienti contengono campi per note, informazioni fiscali, preferenze di pagamento / fatturazione e allegati. I record del fornitore possono contenere numeri di conto, termini, tariffe di fatturazione e saldi iniziali. I registri dei dipendenti acquisiscono altri dettagli, come ritenuta alla fonte, retribuzione e detrazioni.

QuickBooks Online ha concorrenza quando si tratta di tracciamento dell'inventario, il che non è sempre stato il caso. Zoho Books ha alcune funzionalità extra che mancano a QuickBooks Online. Xero ha anche ottimi strumenti di inventario.

Puoi creare record per prodotti e servizi in QuickBooks Online. Il sito supporta la creazione di voci fatturabili, nonché schede attività settimanali. I modelli di record di prodotto includono campi per le informazioni di vendita e acquisto degli articoli, con costi e conti corrispondenti. Se si desidera tenere traccia dell'inventario, è possibile inserire una quantità iniziale a portata di mano all'interno del record e QuickBooks Online continuerà a seguirlo, in modo da sapere quando riordinare (o interrompere lo stoccaggio di determinati articoli).

Nessun altro servizio di contabilità fornisce report oltre a QuickBooks Online, sebbene Xero abbia aggiunto la personalizzazione necessaria ad alcuni dei suoi modelli di report. QuickBooks Online ha decine di modelli di report eccezionalmente personalizzabili. I concorrenti offrono almeno alcuni report. Zoho Books ha approssimativamente lo stesso numero di rapporti, ma non sono così personalizzabili.

Sia QuickBooks Online che Xero offrono applicazioni di gestione stipendi integrate. Entrambi sono servizi eccellenti, sebbene Xero copra solo 37 stati al momento (con archiviazione e pagamento elettronici disponibili in soli nove), mentre QuickBooks Online copre tutti.

Ancora il campione

Ci sono molti contendenti forti per i migliori onori della contabilità online, ognuno con i propri punti di forza. Ad esempio, Xero e Zoho Books offrono strumenti di contabilità che sono approssimativamente paragonabili a quelli di QuickBooks Online. In alcuni casi, offrono persino maggiore flessibilità o potenza in un'area o in un'altra. Sage One Accounting fa qualcosa che nessun altro fa: popola i siti dei suoi utenti con le proprie aliquote d'imposta sulle vendite. ZipBooks offre un'esperienza utente eccezionale, migliore di QuickBooks Online, che era solita onorare quell'onore, e buoni strumenti per tenere traccia di tempi, attività e progetti.

È chiaro che QuickBooks Online ha formidabile competizione proveniente da più direzioni. E il prezzo degli adesivi per il suo sito di punta, QuickBooks Online Plus, è aumentato di $ 10 durante l'ultimo anno a $ 60 al mese. Sono oltre $ 700 all'anno, oltre il doppio del costo della versione desktop. Intuit sembra offrire sconti permanenti sulla sua linea di applicazioni: attualmente sono a metà sconto. Ma la stampa fine afferma che i prezzi possono cambiare senza preavviso.

Nonostante questo prezzo, QuickBooks Online si aggiudica il premio Editors 'Choice per aver offerto gli strumenti più efficaci, completi, utili e utilizzabili. Inoltre, la sua profondità, flessibilità ed estensibilità superano quelle dei suoi concorrenti. La gara è più stretta di prima, ma QuickBooks è ancora il chiaro vincitore.

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