Revisione e valutazione di Hubstaff

Hubstaff (che inizia a $ 5 al mese per utente) è molto simile ai TSheets vincitori della Scelta degli editori in quanto entrambi gli strumenti si concentrano quasi esclusivamente sulle funzionalità di monitoraggio del tempo. Hubstaff divide un po 'questa attenzione aggiungendo alcune funzionalità di monitoraggio dei dipendenti, come il monitoraggio della pressione dei tasti, ma per la maggior parte si concentra sul monitoraggio del tempo. Tuttavia, tuttavia, non è in grado di raggiungere i fogli TS in questo reparto perché quest'ultimo fa un po 'meglio quando si tratta di funzionalità più avanzate.

Mentre le soluzioni di gioco puro come Hubstaff e TSheets fanno appello a molti clienti, altri spesso desiderano un set di funzionalità più ampio che potrebbe estendersi, ad esempio, alla gestione dei progetti, alla gestione delle spese o alla fatturazione. Gli strumenti che rientrano in questa categoria includono Mavenlink e il nostro altro vincitore del tracciamento dei vincitori Zoho Projects di Choice Editor.

Prezzi e piani

Hubstaff è stato creato per darti una supervisione a livello di Grande Fratello quando i dipendenti lavorano, cosa stanno facendo mentre lavorano e cosa devi pagare loro quando il lavoro è finito. Il piano base da $ 5 al mese ti dà accesso a semplici strumenti di monitoraggio del tempo, un gestore della pianificazione dei pagamenti dei dipendenti, supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e impostazioni utente che possono essere gestite su base dipendente per dipendente. Inoltre, questo piano consente di tenere traccia del funzionamento dei dipendenti consentendo di registrare schermate mentre funzionano e di monitorare l'attività della tastiera e del mouse durante i turni. Degli strumenti che abbiamo testato nel roundup di tracciamento del tempo, Hubstaff e Time Doctor sono gli unici strumenti che hanno offerto questo livello di conoscenza del progresso dei lavoratori. Sebbene il monitoraggio della tastiera e dello schermo siano utili (anche se di vasta portata) per un monitor a turni, l'implementazione di Hubstaff lascia molto a desiderare (ne parleremo più avanti).

Il piano Premium da $ 10 per utente al mese include tutto ciò che troverai nel piano Basic, ma avrai anche accesso all'interfaccia di programmazione dell'applicazione (API) di Hubstaff per integrare lo strumento con altri software di terze parti. Il pacchetto Premium include anche uno strumento di pianificazione leggero che offre agli amministratori il potere di assegnare turni e delegare attività dall'interno della console. I clienti premium possono anche utilizzare lo strumento per creare fatture ed effettuare pagamenti PayPal automaticamente. I clienti che pagano annualmente riceveranno due mesi gratuiti (per entrambi i livelli di prezzo).

Rispetto a TSheets, il suo concorrente più vicino al nostro roundup, Hubstaff ha un prezzo ragionevole, soprattutto se si considerano le funzionalità di monitoraggio aggiuntive che non sono disponibili negli strumenti della concorrenza. TSheets offre un account gratuito di base, nonché un account di $ 5 per utente al mese che addebita una commissione di base di $ 20 al mese per i team con meno di 100 utenti e una tariffa di base di $ 100 al mese per i team con più di 100 utenti. La tariffa di base, che Hubstaff non addebita, rende i fogli TS leggermente più costosi di Hubstaff, anche a livello Premium di Hubstaff. Hubstaff prevede di spostare un piano tariffario che raggruppa il numero di utenti in importi prestabiliti come 5, 10 e 15 e invece sarà più esatto con il prezzo in base al numero di utenti. Ad esempio, un'azienda con 17 utenti giocherà per 17 utenti invece di arrotondare il numero al prezzo per 20 utenti, che è $ 99 per utente al mese.

Se sei più interessato a quelle ingombranti soluzioni di gestione dei progetti, allora dovrai guadagnare un po 'più di denaro. Mavenlink addebita $ 39 per utente al mese per il suo piano più economico che include il monitoraggio del tempo. Zoho offre il suo piano di monitoraggio dei tempi più economico a $ 20 al mese per 10 utenti e 10 progetti (che è un affare decente se hai bisogno di tutte le funzionalità PM in più). Il piano di monitoraggio dei tempi più economico di Wrike costa $ 24, 80 per utente al mese.

Funzionalità e interfaccia utente

L'interfaccia utente di Hubstaff (UI) è progettata con un'attraente barra di navigazione grigia e blu sulla barra di sinistra che lascia molto spazio sul lato destro dello schermo per l'immissione e l'analisi dei dati. Quando accedi per la prima volta al sistema, verrai indirizzato alla dashboard principale, che ti offre una panoramica di quante ore hanno lavorato i tuoi dipendenti quel giorno e quante ore hanno lavorato negli ultimi sette giorni. Vedrai anche un elenco di ciascun membro, le loro attività più recenti e quanto sono state attive la scorsa settimana. Questa è una solida visualizzazione dei dati di gestione dei progetti che ti consente di distinguere immediatamente tra cavalli da lavoro e cose da fare e richiama immediatamente i progetti di attenzione che stanno ricevendo più che sufficiente attenzione e i progetti che vengono trascurati.

Abbiamo invitato gli utenti a unirsi al nostro account come membri per alcuni dei nostri indirizzi e-mail attivi. Se aggiunti correttamente, i dipendenti vengono visualizzati come "Membri" elencati nella vista amministratore. Ma quando abbiamo aggiunto un utente per uno dei nostri indirizzi e-mail attivi, l'utente è comunque apparso in Inviti ma non è apparso in Membri. Abbiamo ricevuto una notifica via e-mail di "Inviti eccezionali". Anche se abbiamo già accettato l'invito per un indirizzo e-mail, non è stato mostrato nel sistema come accettato. Abbiamo fatto clic sul collegamento nell'e-mail, che ha portato all'elenco degli inviti. Quindi abbiamo selezionato Azione e Rinvia invito. Un rappresentante Hubstaff ci ha detto che quando accettiamo l'invito dal nostro altro account, dobbiamo disconnetterci completamente da Hubstaff e quindi accedere dall'altro account. Una volta fatto questo passaggio, siamo stati in grado di aggiungere correttamente il nuovo membro al nostro account e di far sì che quella persona tenga traccia del tempo dall'account separato.

Esistono due modi per aggiungere tempo in Hubstaff: è possibile creare fogli orari manuali con le ore passate oppure utilizzare la funzione cronometro. In precedenza, Hubstaff offriva solo la funzione cronometro nella sua app desktop. Ora puoi utilizzare il pulsante del cronometro nell'app mobile, nell'app desktop o sul sito Web. Aggiungi un'attività su cui lavorare e quindi fai clic sul pulsante freccia del cronometro per iniziare a programmare il tuo lavoro. Per cambiare attività, fai clic sul menu a discesa nel widget timer per passare a un'altra attività. Ad esempio, per "Lavori di nuova galleria ferroviaria", volevamo passare da "Drilling into the rockrock" a "Performing the Electrical work". Una volta modificato il menu a discesa, il timer si è fermato. Quindi abbiamo fatto clic sulla freccia per avviare il cronometro per l'attività nuova ma correlata.

Con la funzione foglio presenze, registri le tue ore come probabilmente hai fatto con carta e penna durante l'era analogica del rilevamento del tempo. In sostanza, lavori il tuo turno, aggiungi tempo al tuo foglio presenze e ti firmi. Questo è un metodo abbastanza standard per tenere traccia dei tempi. Sfortunatamente, poiché Hubstaff non ti consente di aggiungere tempo futuro, non puoi utilizzare la piattaforma come pianificatore di turni. Gli amministratori possono consentire agli utenti di modificare manualmente i fogli presenze precedentemente inviati e possono costringere gli utenti a richiedere un motivo per assicurarsi che stiano effettivamente aggiungendo ore di lavoro. Gli amministratori possono anche ricordare agli utenti di iniziare a monitorare il tempo se non si connettono al sistema da un po 'di tempo.

L'app nativa scatta una foto a intervalli casuali fino a tre scatti all'ora a seconda della frequenza con cui l'amministratore desidera spiare i lavoratori. Le schermate possono essere parzialmente sfocate per non registrare informazioni sensibili su ogni presa, ma una parte sufficiente dello schermo viene lasciata immacolata da farti capire se lo schermo si trova su contenuti correlati al lavoro o al gioco. Questo è un modo fastidiosamente complicato e complicato per monitorare manualmente il tempo, specialmente se stai saltando da un'attività all'altra durante il giorno. Hubstaff dovrebbe trovare un modo per aggiungere gli elementi screengrab all'architettura basata su cloud come ha fatto con il cronometro per semplificare la facilità d'uso.

La scheda Pianificazioni consente di assegnare date e orari ai dipendenti affinché lavorino. È possibile impostare un numero minimo di ore di lavoro e una durata della pausa pranzo. Hubstaff ti consente anche di impostare un turno ricorrente. Il software di reporting dello strumento è migliorato dalla nostra ultima recensione, ma continua a seguire quella di strumenti più robusti come Zoho Projects. In Hubstaff avrai accesso ai rapporti su tempo di lavoro, percentuale di attività e denaro speso. Dalla nostra ultima recensione, Hubstaff ha aggiunto una vista grafica di un intero flusso di lavoro. Presto Hubstaff prevede di aggiungere la possibilità di salvare i filtri per una ricerca specifica anziché cercare i membri separatamente. È possibile visualizzare un rapporto su Tempo e attività o rapporti su Attività settimanale, Pagamenti, Importo dovuto, Budget del progetto, Saldi di fine rapporto, Fatture e altro. Se il tuo obiettivo è imparare ed evolvere in base a quando e come i tuoi dipendenti gestiscono il tempo, sarebbe meglio lavorare con Zoho Projects.

Gli amministratori ricevono notifiche quando hanno raggiunto il personale settimanale e i limiti di budget. Le fatture vengono calcolate e create automaticamente in base al tempo impiegato da ciascun dipendente, nonché alla sua percentuale di retribuzione associata. Puoi impostare il libro paga automatico tramite PayPal, che ti consente di automatizzare i pagamenti in base al tempo tracciato all'interno dello strumento. Ricorda: gli utenti non devono inviare tempo per l'approvazione, quindi verranno effettuati pagamenti automatici se i dipendenti hanno ragione o torto sul numero di ore lavorate. Non vi è alcun promemoria per i gestori che devono ricontrollare ogni foglio presenze prima che i pagamenti automatici escano, quindi, se sei preoccupato di effettuare pagamenti falsi, puoi impostare i pagamenti PayPal su manuale.

Come parte delle impostazioni di configurazione, puoi controllare chi riceve avvisi su un utente (gestione, un utente, entrambi o nessuno). Riteniamo intelligente che sia la gestione che l'utente lo riceverebbero. Nel frattempo, quando si tratta di modificare il tempo, Hubstaff consente di impostare un motivo per il tempo di modifica. Forse questo è utile quando le aziende devono tenere registri in modo da non essere controllate.

Monitoraggio dei dipendenti

Abbiamo toccato il modo in cui alcune delle caratteristiche più simili a quelle del Grande Fratello di Hubstaff incidono sul monitoraggio del tempo. Ma la piattaforma ha anche molti dei tratti distintivi degli strumenti di monitoraggio dei dipendenti. Le funzionalità di monitoraggio dei dipendenti di Hubstaff includono la registrazione dei tasti, il monitoraggio di URL e applicazioni, il monitoraggio di GPS e posizione e schermate di attività.

Dopo aver impostato gli utenti e aver scaricato l'app timer sul proprio computer, l'app desktop non solo tiene traccia del tempo, ma acquisirà schermate casualmente o ad intervalli personalizzati, come tre schermate al minuto. Questo vale non solo per la schermata principale dell'utente ma anche per tutti i monitor collegati. Hubstaff non registra i tasti, ma tiene traccia dell'attività fornita tramite mouse e tastiera, fornendo ai datori di lavoro un calcolo di quanto sia attivo il dipendente. Tutti questi dati finiscono nel pannello di Hubstaff nella scheda Attività. Qui è possibile selezionare un utente dal menu a discesa per vedere i relativi screenshot correlati ai dati dell'attività.

Quando si tratta di monitoraggio di applicazioni e URL, Hubstaff va oltre il semplice monitoraggio del tempo per vedere quali siti Web e app i dipendenti hanno visitato o aperto e per quanto tempo sono durate le sessioni. Il modulo Rapporti può quindi eseguire query personalizzate su vettori come l'utilizzo delle app mappato rispetto al tempo e all'attività. Hubstaff si integra con strumenti di gestione di progetti e attività come Asana e Trello per filtrare i report in base a progetti o attività specifici per tenere traccia della produttività.

Un'unica funzione di monitoraggio dei dipendenti offerta è il rilevamento della posizione GPS tramite l'app mobile di Hubstaff. Mentre l'app mobile non può catturare schermate (il dispositivo mobile può) o acquisire attività dell'app mobile e del sito Web, consente di tenere traccia e registrare la posizione dei dipendenti che lavorano sul campo. Mentre la profondità del monitoraggio dei dati e le funzionalità di sorveglianza non possono essere all'altezza di uno strumento potente come Teramind, la nostra scelta dei redattori per il monitoraggio dei dipendenti, Hubstaff offre un'utile selezione di funzionalità per i datori di lavoro che desiderano un po 'più di controllo.

Accesso mobile

Il monitoraggio del tempo in tempo reale sulle app Android e iOS di Hubstaff è esattamente uguale a quello dell'app desktop, ma l'app mobile offre un'interfaccia particolarmente intuitiva. L'app mobile consente agli amministratori di monitorare i movimenti tramite il tracciamento GPS. Questo ti offre una panoramica di quanto movimento ha fatto il tuo dipendente acquisendo i dati sulla posizione in diverse fasi.

Inizialmente non siamo stati in grado di avviare il timer per un'attività perché non abbiamo abilitato i servizi di localizzazione per Hubstaff. Dopo aver fatto clic su Consenti, siamo stati in grado di iniziare a programmare i rapporti SEO del progetto per i negozi XYZ.

La dashboard mobile di Hubstaff era organizzata in modo ordinato. L'interfaccia dell'app per dispositivi mobili era piuttosto buona, ma non è possibile visualizzare la colonna Ragioni sul foglio dei tempi. Dovresti essere in grado di scorrere con il touchscreen.

Quando fai clic su un articolo, puoi vedere quanti soldi sono stati spesi in base alla quantità di tempo impiegato. Nella dashboard principale è possibile tenere traccia della quantità di tempo e dei costi sia per i singoli membri che per un team. L'interfaccia mobile era vicina alla qualità dei TSheets, ma quest'ultima piattaforma ha una tabella dei tempi ben strutturata con ogni dipendente separato da regole. Ci piacciono anche le opzioni nell'app mobile TSheets per quanto riguarda Take Break, Clock In e Clock Out. Hubstaff ha una funzione "prenditi una pausa", ma non era visibile nei nostri test.

Cosa manca

Alla fine del 2018, Hubstaff ha rilasciato alcuni aggiornamenti che hanno affrontato in modo specifico alcune carenze o omissioni delle funzionalità, tra cui l'aggiunta di un timer Web, la creazione di opzioni di reporting e l'aggiunta di livelli di attività e monitoraggio dello schermo. A parte il suo screengrab draconiano e il monitoraggio dei tasti, Hubstaff non fa un ottimo lavoro consentendo una supervisione dei turni più profonda come i più grandi strumenti di gestione del progetto. Ad esempio, Hubstaff non consente il tracciamento avanzato. Se gestisci un'azienda di autotrasporti e sei meno preoccupato per quante ore ha percorso un camionista rispetto alla distanza percorsa, allora non c'è modo di gestirlo in Hubstaff. A differenza di Hubstaff, TSheets ti dà la possibilità di creare sei campi di tracciamento avanzati personalizzabili aggiuntivi. È inoltre possibile aggiungere una domanda per ogni uscita (ovvero "Si è verificato un incidente? Sì. No.") e il sistema forza l'utente a rispondere alle domande alla fine di ogni turno o non sarà in grado per uscire.

Tuttavia, Hubstaff è molto migliorato quando si tratta di funzionalità di reporting. In passato, è possibile aggiungere note a un testo vuoto archiviato, ma ora questi campi Note vengono visualizzati nei report. Come la maggior parte dei servizi, è possibile esportare i dati in formato CSV o PDF.

Per quanto duro sia Hubstaff nel monitoraggio del lavoro, lo strumento non consente restrizioni sull'indirizzo IP, il che significa che i tuoi dipendenti possono dire che stanno lavorando dall'ufficio ma possono effettivamente lavorare da una nave da crociera alle Bahamas (a meno che non ' utilizzando l'app mobile per tenere traccia del tempo). Questa è una funzionalità standard disponibile in quasi tutti gli altri strumenti che abbiamo testato. Hubstaff inoltre non consente agli amministratori di richiedere agli utenti di scattare una foto quando segnalano di funzionare. Supponiamo che sia eccessivo far scattare un selfie a qualcuno prima di iniziare a registrare il proprio schermo e monitorare i tasti premuti, ma TSheets ti consente di impostare questo come un requisito (il che ha senso, soprattutto se stai monitorando le attività svolte al di fuori di un computer, come come attività di vendita al dettaglio, costruzione o intrattenimento). Inoltre, il software non consente agli utenti di accedere tramite una telefonata, che è un elemento che servizi come TSheets, VeriClock e Zoho Projects rendono disponibili per i lavoratori che non dispongono di uno smartphone.

Uno strumento di monitoraggio del tempo decente con un certo monitoraggio

Hubstaff è uno strumento di monitoraggio del tempo facile da amministrare e ricco di funzionalità. Se sei diligente nel monitorare il comportamento dei dipendenti mentre sei in movimento, allora non c'è software migliore disponibile di Hubstaff. Sarai in grado di registrare schermate, tracciare il volume della sequenza di tasti e i movimenti del percorso tramite il tracciamento GPS.

Sfortunatamente, se stai cercando una piattaforma che faccia il possibile per abilitare la personalizzazione, l'inserimento di dati atipici o una struttura di reporting più avanzata, Hubstaff non sarà adatto a te. Tuttavia, sebbene non sia all'altezza dei fogli TS, Hubstaff, molto migliorato, è una scelta solida per una piattaforma focalizzata sul monitoraggio del tempo.