Revisione e valutazione delle attività commerciali

La maggior parte dei nostri concorrenti in questo riepilogo della revisione della gestione dei documenti si è concentrata sulla gestione dell'archiviazione e della classificazione dei documenti aziendali tipici nonché sul flusso di lavoro attorno a tali file. Hightail si distingue concentrandosi su un pubblico più ristretto, vale a dire quello delle imprese creative, come agenzie pubblicitarie o negozi di grafica. Per lavorare lì, Hightail ha dovuto concentrare i suoi sforzi sulla costruzione di funzionalità attorno alle esigenze di "documenti" leggermente diversi, in gran parte immagini e file video. La società è stata acquisita da OpenText nel febbraio del 2018 e da allora ha rinnovato la sua struttura dei prezzi, che ora inizia a $ 12 al mese per il suo livello Pro. Se l'attenzione della tua azienda è rivolta a prodotti creativi, vale la pena dare un'occhiata a Hightail Business; tuttavia le aziende con esigenze di documenti più generali farebbero meglio a guardare i vincitori dei nostri redattori in questo spazio, Ascensio System OnlyOffice e {ZIFFARTICLE id = "337616"}} Microsoft SharePoint Online .

Prezzi alti

Dalla sua acquisizione da parte di OpenText, HIghtail ha cambiato la sua struttura dei prezzi, dividendo la sua offerta in 4 livelli di prezzi. C'è un livello sempre gratuito, chiamato Lite. Anche se questo è relativamente scarso, potrebbe essere sufficiente per negozi molto piccoli o operazioni da solista. La dimensione del file è limitata a 100 megabyte (MB) in Lite, mentre lo spazio di archiviazione cloud globale per un account supera 2 gigabyte (GB).

Il prossimo è il livello Pro, in esecuzione a $ 12 al mese. Questo livello si rivolge anche a più di un operatore solista, ma supporta file fino a 25 GB e archiviazione illimitata dell'account. Aggiunge inoltre maggiori funzionalità in termini di sicurezza e supporto. Il primo livello realmente utilizzabile dalle aziende multi-dipendente è il livello Teams, che costa $ 28 per utente al mese. Qui, ottieni anche l'archiviazione illimitata dell'account con supporto per file di dimensioni fino a 50 GB. C'è anche una funzionalità molto più ricca di sicurezza, automazione e modifica. Deludente per molti, tuttavia, sarà che non otterrai un plug-in Adobe Photoshop o Illustrator a meno che tu non scelga il livello di prezzo più alto di Hightail, Business. Qui trovi tutti i vantaggi, inclusi non solo i plug-in Adobe, ma anche il supporto prioritario, SSO (single sign-on) e la capacità di gestire file di dimensioni fino a 100 GB. Sfortunatamente, i prezzi di questo livello sono apparentemente "personalizzati", il che di solito significa che dovrai negoziare con un rappresentante di vendita Hightail.

Gestione dei documenti per i creativi

La maggior parte delle suite di gestione dei documenti concentra giustamente le loro funzioni su attività che vengono comunemente eseguite sui documenti di Office, come la modifica nel browser e il rilevamento delle modifiche. Anche le funzionalità avanzate di sicurezza e conformità integrate in suite di fascia alta come Microsoft SharePoint Online sono tutte progettate per uno scenario aziendale tipico in cui gli utenti eseguono attività tipiche del documento come copia, modifica, spostamento, stampa o condivisione.

Mentre Hightail Business può funzionare con documenti standard per ufficio, non è questo il suo punto di forza. Laddove suite di gestione dei documenti come Ascenscio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online consentono di commentare documenti e fogli di calcolo di elaborazione testi, Hightail Business fornisce strumenti per evidenziare parti di un'immagine o una sezione di un video per fornire un contesto per i commenti. Questi strumenti possono anche essere sfruttati su alcuni formati di documenti Office standard, consentendo di evidenziare parti di un documento e applicare commenti. Ma non aspettarti di apportare modifiche al documento in linea. Hightail Business funziona con i seguenti tipi di file: MOV, JPG, PNG, MP3, DOCX, PPT, Adobe Illustrator (AI) e PDF.

Hightail Business offre un paio di opzioni diverse per l'organizzazione dei file. I progetti sono l'entità organizzativa di livello superiore e sono ideali per il targeting di un cliente o prodotto specifico. Gli spazi offrono un ulteriore livello di capacità di gestione e possono essere aggiunti a un progetto o utilizzati da soli. Entrambe le entità consentono di gestire l'accesso, ad esempio quali membri del team possono contribuire e chi è coinvolto nel processo di approvazione. Al termine di uno sforzo progettuale, gli spazi possono essere archiviati e rimossi dalla vista ma salvati come riferimento. Nel frattempo, i progetti vengono semplicemente cancellati e scompaiono nell'oblio.

Semplificazione del processo creativo

Che tu sia un negozio creativo individuale o un membro di un team di progettazione aziendale, gran parte del tuo carico di lavoro probabilmente implica la comunicazione con i clienti per garantire che le scelte di progettazione incontrino la loro approvazione. È anche probabile che tu abbia riscontrato un problema di comunicazione con i tuoi clienti, in cui in qualche modo i requisiti di progettazione sono stati persi nella traduzione e una certa riprogettazione ha dovuto essere effettuata. Hightail Business può offrire alcuni strumenti per migliorare questo avanti e indietro con i clienti attraverso l'uso di richieste di approvazione. Selezionando i file dei clienti, è possibile inviare una richiesta di approvazione ai clienti, chiedendo loro di accettare le modifiche apportate o fornire commenti sulle aree che necessitano ancora di lavoro. Puoi anche gestire le autorizzazioni per gli spazi nel loro insieme, consentendo ai clienti o ai membri del team di seguire i progressi e interagire in tempo reale.

Un altro compito comune per i professionisti creativi è la ricezione di file dai clienti da utilizzare nelle loro opere d'arte o video. Potrebbe trattarsi di qualsiasi cosa, dai loghi aziendali agli script voice-over alle fotografie. A causa della natura dei tipi di file su cui si lavora, l'e-mail non è un metodo di trasferimento file ottimale a causa delle dimensioni del file. Un'opzione supportata da Hightail Business è l'integrazione con soluzioni di archiviazione cloud come Dropbox Business, Google Drive for Work o Microsoft OneDrive for Business. L'utilizzo di queste opzioni consentirebbe ai clienti di condividere i propri file utilizzando questi servizi, a quel punto è possibile accedervi all'interno di Hightail Business.

Un'altra opzione fornita da Hightail Business è la sua funzionalità di uplink. Uplink ti consente di configurare un URL personalizzato, che puoi fornire ai clienti affinché possano caricare direttamente i file nella tua istanza di Hightail Business. Per caricare i file è possibile selezionare i file, trascinarli e importarli. Una volta caricato, puoi spostare i file in Uno spazio o progetto, commenti o visualizzazione della cronologia delle revisioni. Il tuo uplink può essere configurato con la conservazione dei file, consentendo di rimuovere automaticamente i file dopo un periodo di tempo.

Tuttavia, Hightail Business non riguarda solo l'interazione con i clienti. Le attività del team possono essere gestite utilizzando un elenco di cose da fare all'interno di uno spazio. Queste liste di cose da fare possono essere assegnate ai membri del team insieme a una data di scadenza e un promemoria. I membri del team possono contrassegnare le cose da fare come completate e i progressi possono essere monitorati all'interno dello spazio. Non è completo come una vera soluzione di gestione dei progetti, ma per le attività di gestione del lavoro di base è un'aggiunta utile.

Gli artisti sono persone, anche

Hightail Business non punta a competere direttamente con Microsoft SharePoint Online o anche con Ascensio System OnlyOffice, poiché è focalizzato esclusivamente su tipi creativi che cercano di semplificare il lavoro che svolgono e rendere l'interazione con il cliente più efficiente ed efficace. Le sue funzionalità, come richieste di approvazione, uplink ed elenchi di attività, consentiranno al team creativo di dare priorità al lavoro e di facilitare la comunicazione tra team e clienti. Ciò aumenterà le tue possibilità di creare contenuti che superano le aspettative dei clienti.