Revisione e valutazione di Gotomeeting

Grazie alla larghezza di banda economica e all'ampia gamma di servizi di videoconferenza, cercare di coordinare le riunioni con i clienti in varie località geografiche e interagire con i lavoratori remoti non è più la sfida logistica e tecnica sul posto di lavoro che era una volta. GoToMeeting (che inizia a $ 14 al mese, fatturato annualmente) è uno dei servizi di videoconferenza più conosciuti, insieme al servizio ClickMeeting di Cisco WebEx Meetings ed Editor's Choice. Ma GoToMeeting, che è stato acquisito da Citrix da LogMeIn a gennaio 2017, non domina più lo spazio e potrebbe persino essere in ritardo rispetto alla concorrenza in alcune aree.

Se hai mai partecipato a una demo online o visualizzato una presentazione Web, è probabile che tu abbia utilizzato GoToMeeting (o Cisco WebEx Meetings, per quella materia). Pertanto, sai già un po 'su come funziona questo tipo di software. Sebbene il servizio sia in grado di condividere schermate, dimostrazioni e persino di risolvere i problemi in remoto, questa recensione si concentra sulle funzionalità di videoconferenza di GoToMeeting.

Pacchetti GoToMeeting

GoToMeeting offre tre versioni del suo software: Starter, Pro e Plus. GoToMeeting Starter (che, come affermato in precedenza, inizia a $ 14 al mese, fatturato ogni anno) supporta fino a 10 partecipanti e GoToMeeting Pro (che inizia a $ 29 al mese, fatturato ogni anno) supporta fino a 150 partecipanti. GoToMeeting Plus (che inizia a $ 39 al mese, fatturato annualmente) può gestire fino a 250 partecipanti durante una chiamata. Esiste anche una versione gratuita di GoToMeeting, che offre funzionalità limitate per un massimo di 50 partecipanti. GoToMeeting non richiede una carta di credito per iscriversi alla prova gratuita di 14 giorni, una pratica che vorrei fosse più diffusa tra i servizi alle imprese. Offre anche un rimborso di 60 giorni, il che è anche insolito.

Una grande parte del fascino di GoToMeeting è che fa parte di una più ampia linea di prodotti "GoTo", inclusi GoToWebinar e GoToTraining. Non vi è alcuna riduzione di prezzo per l'acquisto di più prodotti, tuttavia, né esiste un'opzione in bundle per l'acquisto. Ma se stai già utilizzando GoToWebinar per eventi online per un massimo di 2.000 partecipanti, ha senso rimanere nella famiglia di prodotti quando cerchi un prodotto più mirato per un pubblico più piccolo.

Iniziare

L'unica cosa che devi iniziare con una versione di prova di GoToMeeting è il tuo indirizzo email, il tuo nome e una password per il tuo account. Il modulo ha anche un menu a discesa per il numero di posti degli organizzatori, il che significa che gli utenti possono organizzare riunioni. Il valore predefinito è uno e intendevo cambiarlo in due, ma era possibile tornare indietro e cambiarlo in seguito. Sarebbe stato meglio forzare l'utente a inserire un valore in anticipo perché è davvero facile trascurare la pagina.

Stranamente, ho visto un avviso che mi diceva che il fuso orario del mio profilo non corrispondeva al fuso orario del mio computer. Non so perché abbia deciso di essere all'ora del Pacifico. Non si basa sul mio indirizzo IP poiché un rapido controllo sui servizi di geolocalizzazione IP ha elencato la mia posizione sulla costa orientale. Per fortuna, è una cosa abbastanza facile da risolvere.

La pagina "Il mio account" è abbastanza spartana e visualizza le caselle per i dettagli del piano, l'accesso e le informazioni personali. Il periodo di prova predefinito è il piano GoToMeeting Pro, che è limitato a 150 partecipanti. È possibile visualizzare il tipo di piano, la data di scadenza e un collegamento di supporto per Workspace Cloud in "Dettagli piano". Workspace Cloud include il servizio app e desktop, il servizio di gestione del ciclo di vita, il servizio di condivisione e dati, il servizio di gestione della mobilità e il servizio di portineria.

Facendo clic su "I miei incontri" dalla schermata Il mio account si accede all'interfaccia utente (UI) di GoToMeeting. Ci sono pulsanti che ti consentono di pianificare una riunione futura, inserire una riunione e creare una riunione in questo momento. La prima volta che ho effettuato l'accesso, ho visto anche i collegamenti per fare un tour o iscriversi per un allenamento gratuito. Il tour è stato davvero semplice e ha evidenziato i pulsanti e il menu in cui sono conservate tutte le altre impostazioni. Dopo aver impostato alcune riunioni, il mio schermo includeva un'area che mostrava tutte le mie riunioni imminenti e in corso e una cronologia di tutte le mie riunioni passate.

Il passaggio da Il mio account all'interfaccia utente effettiva di GoToMeeting stava andando storto perché sembrano completamente diversi. La pagina Il mio account si trova su una pagina prevalentemente bianca, con caselle grigie per i dettagli del piano, le informazioni di accesso e le informazioni personali. L'interfaccia utente di GoToMeeting è una tonalità di grigio con caselle arancioni brillanti. La pagina Account sembra datata, sebbene l'interfaccia utente stia chiaramente cercando di essere un po 'più moderna.

Impostazione di una riunione

Quando fai clic su "Pianifica una riunione", viene visualizzata una finestra che ti chiede di inserire il nome della riunione, la sua frequenza (si verifica una volta, più volte), la data, l'ora e la durata. I partecipanti possono connettersi tramite Voice-over-IP (VoIP) purché abbiano un microfono e altoparlanti funzionanti, comporre un numero diretto specifico per Paese o utilizzare un servizio di chiamata in conferenza separato. Quando si fa clic sul pulsante per utilizzare il proprio servizio, viene visualizzata una finestra di testo in cui incollare le informazioni.

Una volta tornato nell'interfaccia utente principale, vedrai la nuova riunione elencata nella pagina. Facendo clic sulla riunione si apre una finestra modale con tutti i dettagli, inclusi numeri di telefono e collegamenti. Devi fare clic sul pulsante Copia per copiare il testo negli Appunti in modo da poterlo incollare nella tua e-mail o altro strumento per comunicare i dettagli della riunione. Come con Microsoft Skype for Business, GoToMeeting non gestisce la comunicazione con i partecipanti invitati o il monitoraggio dei partecipanti. Dipende dal tuo software di calendario. Se desideri questa funzionalità, considera invece StartMeeting o ClickMeeting, entrambi i quali ti consentono di inviare inviti alle riunioni direttamente dal software.

Durante i test, ho trovato strano che il pulsante Copia utilizza Flash. Flash è disabilitato per impostazione predefinita sul mio browser, quindi all'inizio non sono riuscito a copiare le informazioni. Il resto della finestra e il sito Web non usano Flash, quindi semplicemente mettere Flash su quel pulsante (quando è così facile codificare copia e incolla) sembrava strano.

GoToMeeting ha sia un plug-in Microsoft Outlook sia un plug-in di Google Calendar. L'installazione di questo ti consente di aggiungere GoToMeeting al tuo evento nel calendario. Con esso, puoi anche invitare i contatti e-mail alle riunioni.

GoToMeeting offre ciò che definisce una "Sala riunioni personale". Puoi creare un URL personalizzato che sia facile da ricordare, come gotomeet.me/superfunchattogo. Invece di provare a ricordare il codice di accesso e le informazioni specifiche, puoi sempre accedere alla sala riunioni. Questa è un'ottima funzionalità per riunioni ricorrenti. Questo è simile all'opzione "Meet Now" in Microsoft Skype for Business, tranne per il fatto che ottieni un URL univoco per la riunione.

Non è necessario specificare quando si crea la riunione se si tratta di una videochiamata, solo di una chiamata vocale o se si desidera condividere lo schermo. Tutto ciò viene gestito al volo durante l'incontro.

Dall'interfaccia utente, puoi anche fare clic su "Incontra ora" per avviare la riunione senza pianificarla. Ancora una volta, GoToMeeting non invierà i dettagli della riunione ai partecipanti. Devi copiarlo e incollarlo da solo o fare affidamento sul plug-in per l'integrazione con la tua e-mail.

L'esperienza di incontro

L'interfaccia utente di GoToMeeting è stata recentemente aggiornata con un aspetto più moderno. GoToMeeting potrebbe essere preferibile ad altri servizi perché non richiede agli utenti di navigare nei menu. D'altra parte, non ha funzioni avanzate per le riunioni, come il polling o alzare una mano, quindi tienilo a mente. GoToWebinar e GoToTraining offrono queste funzionalità più avanzate. Una manciata di concorrenti offre una funzione "alza la mano", tra cui ClickMeeting e Adobe Connect. ClickMeeting offre anche il polling.

Per i partecipanti, partecipare a una riunione in GotoMeeting è abbastanza semplice. Fai clic sul collegamento nell'invito alla riunione e GoToMeeting apre una nuova finestra. Oppure puoi andare direttamente al sito Web GoToMeeting e inserire il codice della riunione. In passato, GoToMeeting richiedeva l'installazione di Java. Per fortuna, questo non è più il caso, ma è ancora necessaria una certa cooperazione lato cliente. Se è la prima volta che usi GoToMeeting, il sito web tenterà automaticamente di scaricare il software visualizzatore e ti chiederà di avviarlo. Se si utilizza Chrome, è possibile che venga visualizzato un messaggio che chiede se è possibile avviare l'app. Se sai che non avrai bisogno delle funzionalità di condivisione video o schermo, puoi semplicemente collegarti alla linea del bridge della conferenza.

Scegli l'opzione audio (chiama o usa il computer) e attendi l'avvio del software. Se si limitano le impostazioni del browser per non consentire i popup o i download (come faccio io), è necessario concedere al computer l'autorizzazione per eseguire ciascuno di questi passaggi. Può essere noioso ma non è difficile. Se i partecipanti si trovano su computer bloccati con autorizzazioni limitate per l'avvio di app, è possibile che venga richiesto di immettere una password prima che il visualizzatore possa essere eseguito. La riunione non inizia fino a quando l'organizzatore della riunione si connette e si unisce alla riunione.

Funzionalità di videoconferenza

GoToMeeting è una piattaforma stabile e consolidata e la videoconferenza è un'estensione delle sue capacità. Il problema è che la videoconferenza sembra un ripensamento. GoToMeeting offre videoconferenze tramite la sua funzione HDFaces, inclusa in tutti i piani. Ogni partecipante fa clic sul pulsante Condividi webcam per accendere la videocamera. Tuttavia, GoToMeeting ti limita a sei sessioni video condivise. Non importa se sei su un piano da 25 o 100 posti. Puoi avere persone alla riunione che partecipano semplicemente via audio e 25 persone nel video.

Non puoi usare nessuno degli strumenti, come la modalità Disegno, mentre sei in video. Tuttavia, puoi condividere lo schermo mantenendo la webcam attiva, il che è positivo per una presentazione. E puoi usare la modalità Disegno con la condivisione dello schermo. Le chiamate in videoconferenza non possono essere registrate, il che è un peccato, soprattutto perché Microsoft Skype for Business ha l'opzione pronta all'uso.

GoToMeeting non è esigente sulla compatibilità del browser. L'ho provato in quattro browser separati: Chrome, Firefox, Internet Explorer e Safari. Indipendentemente dal fatto che il partecipante fosse su wireless o Ethernet, l'esperienza è stata fluida e chiara. Se la tua attività riguarda la videoconferenza, dovresti considerare anche GoToConference, che è il servizio di videoconferenza all-in-one di GoToMeeting che combina l'hardware con la videoconferenza GoToMeeting in un unico pacchetto.

Caratteristiche

Puoi anche proteggere la riunione con una password ma devi inviare un'e-mail ai partecipanti separatamente. GoToMeeting non invierà tali informazioni per tuo conto, il che ha senso. Quando l'organizzatore avvia la riunione e immette la password, GoToMeeting richiede a ciascun partecipante di immettere la password per consentire l'accesso. GoToMeeting afferma di non salvare la password della riunione. Insieme a questa funzione, è possibile bloccare la riunione per impedire ai partecipanti di entrare prima dell'orario di inizio della riunione.

Il programma offre una modalità di disegno, in cui la persona che ha il controllo dello schermo può disegnare. Gli strumenti consentono di evidenziare il testo, disegnare frecce, evidenziare elementi specifici o disegnare liberamente. Pensavo che gli strumenti sembrassero nascosti sotto il logo GoToMeeting ma non erano troppo difficili da trovare. Non è possibile utilizzare gli strumenti di disegno in una videoconferenza. Se hai bisogno di opzioni di riunione avanzate, come il polling o alzare la mano, dovrai guardare GoToWebinar o altre piattaforme.

GoToMeeting supporta cinese, francese, tedesco, italiano e spagnolo. Quando si cambia la modalità della lingua, tutte le opzioni di testo e menu cambiano immediatamente. Come accennato in precedenza, ho accesso a Workspace Cloud, che consente alle aziende di progettare e fornire servizi di area di lavoro per consentire agli utenti di accedere ad app, dati e strumenti IT nel cloud. Ciò è diverso dalla condivisione desktop durante una riunione. Con Workspace Cloud, installate, configurate e gestite l'app nel cloud e distribuite app e desktop virtuali sicuri a qualsiasi dispositivo. Non viene eseguito nulla sul dispositivo locale ma gli utenti ottengono l'esperienza utente completa (UX) indipendentemente dal dispositivo e dalla rete.

GoToMeeting ha app per dispositivi Android, iOS e Windows Phone. Puoi anche scaricare Viewer da Windows Store per dispositivi Windows 8.1. Ho testato le videoconferenze da Android e Windows Phone e ho trovato la qualità elevata e le app facili da navigare. Una delle funzionalità più recenti si rivolge a viaggi frequenti. Chiamata "Modalità pendolari", riconosce quando il dispositivo mobile è in movimento e rende il silenziamento e il riattivazione audio una funzione con un solo tocco. Ciò riduce notevolmente il rischio di essere un guidatore distratto, per così dire.

GoToMeeting ha recentemente aggiunto una funzione "Chiamami", che consente a GoToMeeting di chiamarti durante una riunione precedentemente programmata. Ciò consente di unire le chiamate senza dover inserire le informazioni di accesso prolungato che normalmente si devono inserire. "One-Click Meeting" è un'altra nuova funzionalità che consente agli utenti di avviare una riunione da app di terze parti integrate, come Microsoft Office ed e-mail.

Un po 'nuovo nel mix è una funzione di trascrizione che utilizza la tecnologia di Google per trascrivere i contenuti della riunione per il download. Questa è un'ottima funzionalità e riduce in gran parte la necessità di prendere minuti. È in grado di identificare e richiamare elementi di azione, nonché di riassumere il contenuto. Andare mano nella mano con questo è la possibilità di scaricare qualsiasi diapositiva della riunione come file PDF per riferimento futuro. Ciò consente ai partecipanti di concentrarsi sull'ascolto piuttosto che dividere la propria attenzione tra prendere appunti e prestare attenzione a ciò che viene detto.

Un'altra novità è la registrazione video; questo include anche i feed video e l'audio. Questo è forse il miglior prodotto tra quelli che abbiamo testato per questa funzione in quanto offre spazio di archiviazione cloud illimitato per le registrazioni.

Ottenere aiuto

GoToMeeting ha un tour del prodotto in tre passaggi per guidare gli utenti attraverso la piattaforma e acquisire familiarità con tutte le sue funzionalità. C'è anche una sessione di allenamento separata, che viene offerta in orari specifici durante la settimana. Ti iscrivi per un intervallo di tempo e ricevi una formazione individuale sulla pianificazione delle riunioni e sulla gestione delle funzionalità in sessione. Offre supporto telefonico per problemi tecnici e chat di vendita online per assistenza durante la valutazione del prodotto.

La Knowledge Base e il testo della Guida sono completi e i forum sono attivi. È facile trovare domande poste in precedenza. Inoltre, offre supporto 24/7 se è necessario contattare un rappresentante dell'assistenza tecnica.

GoToMeeting ha aumentato il suo gioco negli ultimi anni, aumentando il numero di persone che supporta in una determinata riunione e aggiungendo il supporto per i dispositivi mobili. L'aumento a 25 feed video è decisamente più in linea con la concorrenza. GoToMeeting era forse la soluzione di videoconferenza più semplice disponibile, ma è chiaramente andata oltre. Anche se non è all'altezza della designazione della nostra scelta dell'editore, lo fa solo a causa delle funzioni di webinar separate che sono disponibili solo in GotoWebinar. Per i prodotti che includono questa funzionalità per impostazione predefinita, prova a provare un'alternativa come ClickMeeting, la nostra scelta dei redattori per i team incentrati sul webinar.