Organizzarsi: quando va bene cancellare?

Il salvataggio dei dati digitali è una cosa divertente. Spesso non ha valore nel mantenerlo (un'affermazione discutibile, e ci arriverò), ma poiché non occupa spazio fisico e lo spazio virtuale è economico, ci aggrappiamo ad esso.

Ma ci sono conseguenze per salvare tutto. Se hai difficoltà a mantenere o eliminare i dati, dai file di lavoro alle foto, via e-mail, questa colonna ti aiuterà a riflettere sul tuo dilemma attuale e a escogitare nuove strategie per gestire il carico in continua crescita.

La psicologia dei risparmiatori

Scegliere di buttare via o cancellare qualcosa è spesso una situazione psicologica o emotiva più che una decisione razionale. Molto spesso, quando il dito passa sopra il tasto Canc, la cosa che ci impedisce di premerlo viene percepito un valore potenziale, non un valore reale. Pensiamo "Potrebbero esserci informazioni in quel thread di e-mail sul progetto che è stato completato per due anni che avrò bisogno in futuro". Oppure, "Che cosa succede se un giorno imparo a utilizzare il software di fotoritocco e a ripulire quelle immagini che non sono molto buone così come sono?"

Quando salviamo e-mail, foto, musica, note e altri file, molti di noi non valutano il vero valore dei dati così come sono ora. Stiamo pensando a circostanze future che potrebbero verificarsi o meno. Ci aggrappiamo alle cose perché che male c'è? Lo spazio di archiviazione digitale è più economico che mai. Puoi ottenere molto spazio di archiviazione basato su cloud gratuitamente. I dischi rigidi esterni non sono così costosi. E la quantità di spazio disponibile su un tipico computer di casa, tablet e smartphone, anche se si acquista l'assegnazione più piccola, è molte volte più di quanto non fosse mai stata un decennio fa.

Una scuola di pensiero è che con tutto questo spazio disponibile, non dovremmo mai cancellare nulla. L'archiviazione va bene, ma non ha alcun valore nella cancellazione. Err sul lato della cautela e salva tutto. Le persone in questo campo - chiamiamole risparmiatori - spesso prosperano sul concetto di potenziale valore. "E se la nostra attività capisse come estrarre preziose informazioni da tutte quelle vecchie e-mail?" E probabilmente adottano anche un approccio conservazionista: "Non conosciamo ancora il valore della storia di questi dati, quindi dovremmo preservarli per il momento in cui lo facciamo".

Tuttavia, quando i risparmiatori tentano di accedere ai dati conservati, di solito incontrano alcuni problemi imprevisti nel mondo reale. Innanzitutto, come ha affermato un mio collega del dipartimento IT, "Lo storage è economico, ma mantenerlo è costoso". C'è un costo, in denaro, tempo o entrambi, associato all'indicizzazione e al recupero degli archivi, a seconda di dove e come viene archiviato. Se pensi di avere tutte le informazioni di cui avresti mai bisogno perché archivi diligentemente i tuoi file di Outlook, ti ​​do il doppio cane e provi a recuperare qualcosa di specifico. L'invio di file da archiviare è semplice. Estrarli e trovare quello che vuoi è un dolore al collo, e poche persone lo fanno davvero. I risparmiatori salvano tutto non perché hanno bisogno dei loro dati, ma perché a loro piace l'idea di poter ottenere i loro dati se ne hanno bisogno. Chiediti se quei file.PST che hai rifiutato di eliminare negli ultimi 10 anni non sono altro che una coperta di sicurezza.

In altre parole, quando archivi qualcosa, a seconda di dove e come viene archiviato, potrebbe diventare inaccessibile e più problemi di quanti ne valga la pena recuperare.

Un approccio equilibrato al salvataggio e all'archiviazione

Un approccio migliore, secondo me, è quello di avere una chiara distinzione mentale tra "file di lavoro" o "dati attivi" e altri tipi di dati. Uso il termine "file di lavoro" per descrivere i dati di cui ho bisogno per gli attuali lavori in corso o lavori che sono stati completati abbastanza recentemente da poter ragionevolmente aver bisogno di accedervi in ​​un prossimo futuro. "Dati attivi" significa essenzialmente la stessa cosa, ma potrebbe descrivere meglio i file di computer che non sono collegati al lavoro, come foto di famiglia e intrattenimento (musica e video). C'è una differenza tra la musica che ascolti attivamente e la musica che hai raccolto per il gusto di collezionare, ma probabilmente non suonerà… mai.

L'età di un file non ti dice sempre se è attivo. Ad esempio, potresti considerare attive alcune vecchie foto se intendi condividerle o incorporarle in un progetto, come una storia familiare o un calendario murale. Tuttavia, se hai 18 versioni della stessa composizione fotografica e 16 di esse sono sfocate, le possibilità che tu possa mai usare quei 16 scatti o ottenere qualsiasi valore da essi è estremamente bassa. Quando il valore di un file è così basso, è spazzatura. Lascia andare il valore potenziale immaginato e cancellalo.

Penso anche che sia utile pensare all'archiviazione simile all'eliminazione, il che significa che una volta archiviato qualcosa, è essenzialmente inaccessibile, anche se non è andato per sempre.

Ecco un esempio molto chiaro: il governo degli Stati Uniti impone che gli americani debbano tenere registri fiscali per sette anni, quindi tutti i dati sono "attivi" e devono essere salvati in modo tale da essere facilmente accessibili. I tuoi documenti fiscali di oltre sette anni fa possono probabilmente essere archiviati perché è altamente improbabile che tu abbia mai bisogno di accedervi, ma ci sono poche possibilità che tu o la tua famiglia, i vostri partner commerciali o consulenti legali possano aver bisogno o desiderarli nel futuro.

Come sapere quando eliminare (o archiviare)

Come fai a sapere quando va bene cancellare i dati e i file del tuo computer? Le regole che imposti per te variano probabilmente in base al tipo di file, quindi ecco alcuni suggerimenti per i file tipici di Office (elaborazione testi, fogli di calcolo, presentazioni, ecc.), E-mail, foto e musica e video.

Individuare il valore. In pratica, quando è il momento di eliminare il disordine, individua ciò di cui avresti bisogno o che vorresti sapere sul lavoro, i dati o il file e dove lo troverai. Quindi cerca i luoghi in cui è duplicato, che molto spesso è lo stesso punto in cui puoi iniziare a utilizzare il tasto Canc.

Ad esempio, supponiamo di salvare quanto segue: PDF delle fatture inviate, copie degli assegni per le fatture pagate e un foglio di calcolo di tutte le attività di fatturazione. Ad un certo punto dopo aver ricevuto il pagamento, potresti voler eliminare (o archiviare) i PDF della fattura. L'affare è concluso, il controllo è stato cancellato e hai una buona registrazione dei progressi.

Elimina le foto mentre scatti. Con le foto, tieni presente che solo perché hai la possibilità di salvare decine di migliaia di immagini non significa che dovresti. Prendi l'abitudine di eliminare le immagini sfocate e altri cattivi scatti mentre li prendi (dopo tutto è una delle cose belle della fotografia digitale).

Cestino di e-mail di routine. Per l'e-mail, elimina i messaggi di routine e le comunicazioni rapide che non contengono alcuna informazione di cui potresti aver bisogno in seguito. Molte persone possono ordinare per destinatario e sapere dove sarà la maggior parte di questi file.

Salva solo una copia degli allegati e-mail. Elimina le email con gli allegati, ma salva l'allegato localmente quando necessario. O viceversa: conserva l'e-mail, elimina il file. In ogni caso, gli allegati di posta elettronica sono un buon posto per identificare la duplicazione e hai solo bisogno di una copia. Per ulteriori suggerimenti sull'e-mail, vedere "Come evitare il sovraccarico dell'email".

Scarica (o archivia) file multimediali che non riproduci. Per tutti gli accaparratori di musica e video, sii realistico su quali file giocherai effettivamente. Se sei un vero utente di contenuti multimediali pesanti, approfitta dei servizi cloud che concedono una licenza ai media di tua proprietà (come iTunes Match) in modo da non dover archiviare copie locali di cose che pensi di voler ma mai giocare davvero.

Forse è solo la mia personalità, ma sento un senso di libertà quando non sono impantanato con file che semplicemente non mi servono. L'esercizio di eliminare anche un po 'di dati inutili o file che non hanno alcun valore reale, mi aiuta a pensare di concentrarmi maggiormente sui dati che contano.