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Quando sono diventato per la prima volta un vero esperto di computer, ho trascorso molto tempo a imparare i vantaggi di una struttura di cartelle ben organizzata, oltre a nomi di file chiari e significativi.
Uno dei trucchi che ho raccolto dai miei primi mentori riguarda il colore. Chi vuole fissare un elenco di icone delle cartelle di Manila? Oltre alla loro superiorità estetica, le cartelle con codice colore o le cartelle con icone uniche possono contenere informazioni. Un'analogia è l'e-mail. I messaggi non letti hanno un testo in grassetto o forse uno sfondo bianco nella panoramica della posta in arrivo, mentre la posta letta è romana (cioè non in grassetto) o forse ha uno sfondo grigio, o entrambi.
Cartelle con codice colore per uso individuale
Il concetto non potrebbe essere più semplice: definire per te significati per colori diversi. La mia combinazione di colori personale si divide semplicemente in tre gruppi: lavori imminenti, lavori in corso e lavori completati.
Ecco come farlo:
Mac. Su un Mac, fai clic con il pulsante destro del mouse o tieni premuto ctrl mentre fai clic e scorri verso il basso nell'area per le etichette.
Windows XP. In Windows XP, fai clic con il pulsante destro del mouse su una cartella in Windows, seleziona Proprietà, quindi la scheda Personalizza e seleziona Cambia icona. Vedrai un lungo elenco di possibili icone. Ti consiglio di scegliere icone che puoi trovare e accedere rapidamente, così come immagini che evocano i loro significati previsti.
Windows 7. Windows 7. In Windows 7, avrai bisogno di un piccolo programma per aiutarti ad aggiungere pizzaz alle tue cartelle. Esistono molti download gratuiti, tra cui Folder Colorizer e Rainbow Folders.
Cartelle con codice colore per squadre
Mentre le cartelle con codice colore possono aiutare le persone a lavorare in modo più efficiente, fanno meraviglie per i team.
Ho implementato un sistema di colori in una rivista in cui ho lavorato con un team altamente collaborativo. Abbiamo usato un server condiviso per pubblicare file di pagine e articoli di riviste. Diversi editor, produttori di pagine e designer dovevano lavorare su ogni file in una diversa fase del processo: prima il designer di pagine (cartelle senza colore), il secondo editor (cartelle gialle), il terzo art director (cartelle arancioni), quindi il finale firma (cartelle viola). Potremmo aver avuto anche qualche altro codice, come quando un file doveva passare attraverso un secondo passaggio tra l'editor e il direttore artistico (sono passati anni da quando ho usato questo sistema), ma hai avuto l'idea.
Ogni volta che qualcuno apriva il server, potevano immediatamente dire quale lotto di file era pronto per loro.
Il futuro della codifica a colori con sistemi operativi moderni
I fornitori di servizi tecnologici e persino i sistemi operativi hanno iniziato a cambiare il modo in cui ci presentano i nostri dati e il modo in cui interagiamo con essi, il che potrebbe presto rendere obsolete idee come le cartelle con codice colore, anche se c'è un problema, che spiegherò tra un momento, ciò rende ancora pertinenti tattiche come il colore. Ad esempio, su iOS non esistono nemmeno strutture di cartelle. Quando "salvi" un file da un'app, in genere lo salvi su un altro sistema di sincronizzazione basato su cloud, che sia Dropbox, iCloud o qualcos'altro. Non lo salvi localmente in una cartella.
Anche su Mac, OS X incoraggia gli utenti a non confondersi con le cartelle e il posizionamento dei file ogni volta che entra in gioco lo storage basato su cloud. Se salvi un file su iCloud, non hai molto da dire su dove va su iCloud. Windows 8 mostra alcune di queste stesse tendenze per allontanare l'utente dal pensare a come organizzare i dati.
Ecco il colpo di scena: anche quando un sistema operativo o un servizio rimuove la capacità dell'utente di gestire il posizionamento dei dati, devono fornire alcuni meccanismi per rendere le tue informazioni 1) visibili e 2) ricercabili.
Gmail e Google Drive / Docs sono altri due esempi interessanti. Hai mai notato che puoi inserire un'email o un file in più di una cartella in Gmail o Google Docs? Quello che Google chiama le cartelle è molto più simile a tag o codici per l'ordinamento. Google ti dà anche "etichette", che più o meno fanno la stessa cosa. Questi non sono ancora così utili per qualcuno come me che vuole vedere i suoi file, e-mail e altri dati disposti in modo da fornire un qualche tipo di utilità. Mi piace vedere nella parte superiore della mia struttura di cartelle i file su cui devo lavorare per primi. Mi piace seppellire in fondo o in una cartella separata gli elementi che non mi servono più ma che non voglio eliminare.
In questo momento, siamo in una fase di transizione, quando le società tecnologiche scoprono il modo migliore per presentarci i dati e cosa dovremmo o non dovremmo permetterci di fare. Spero che quando si verificano i test di usabilità per questi nuovi metodi (correzione: spero che si verifichino test di usabilità, punto!) Un numero sufficiente di tester mostra una preferenza per inserire segnali visivi nella loro struttura di dati in modo da poter continuare a codificare a colori le mie cartelle per aiutare io rimango produttivo e organizzato.
