Organizzarsi: gestire un calendario familiare

Forse tieni un calendario da parete in cucina con gli andirivieni di tutti i membri della famiglia: appuntamenti, orari di lavoro, date di viaggio e così via. Potresti anche tenere alcune matite e gomme nelle vicinanze per apportare modifiche perché ci sono sempre modifiche. Far sincronizzare i programmi della tua famiglia può essere un compito ingrato. L'uso dei calendari digitali, tuttavia, semplifica molte delle sfide.

Ecco alcune funzionalità da cercare e utilizzare in un calendario familiare digitale condiviso.

Funzionalità di condivisione. Inutile dire che un calendario familiare deve essere condiviso, sebbene non tutte le condivisioni vengano create allo stesso modo. A volte, "condividere" un calendario significa che è visibile a un'altra persona. Altre volte, significa che è collaborativo - anche altri membri possono modificare il calendario.

Il calendario della famiglia dei miei sogni avrebbe impostazioni delle autorizzazioni ottimizzate, in modo che alcuni membri della famiglia possano avere la possibilità di leggere e scrivere appuntamenti specifici mentre altri possono solo vederli. Ad alcune persone sarebbe consentito creare appuntamenti e altri potrebbero modificare solo quelli esistenti. E, naturalmente, avrei i controlli di amministratore completi. Sfortunatamente, al di fuori delle costose e robuste applicazioni di gestione dei progetti, non troverai queste impostazioni profonde nei calendari tipici.

Importa calendari pubblici. La maggior parte dei calendari online ha opzioni di importazione in modo da poter popolare automaticamente il proprio calendario con un elenco di festività nazionali o un altro calendario pubblico. Molti ora si sincronizzano anche con Facebook e le app di gestione dei contatti in modo da poter importare anche i compleanni dei tuoi amici.

Sincronizzazione. I migliori calendari condivisi si sincronizzano su più piattaforme, mettendo avvisi, promemoria e informazioni aggiornate a portata di mano, indipendentemente da dove ti trovi. Ha senso utilizzare un calendario a cui è possibile accedere sia a uno smartphone che online tramite un'app Web. In questo modo non devi fare affidamento sul fatto di essere davanti al computer di casa o dell'ufficio per apportare modifiche. Assicurati che il sistema che usi funzioni anche con i dispositivi dei tuoi familiari. Non vorresti che tuo figlio con Android fosse fuori dal giro mentre tua figlia con iPhone sa cosa succede.

Codificazione del colore. La maggior parte dei calendari online ha una codifica a colori, che a volte viene assegnata alle persone, a volte a tipi di appuntamenti, come personale contro lavoro contro famiglia. Per me, un calendario condiviso deve assolutamente avere una sorta di codice colore, come può dirti in un istante chi sta facendo cosa quando.

Che tipo di calendario usare?

Google Calendar, iCal e Outlook. Probabilmente i tre calendari più popolari sono Google Calendar, iCal di Apple e Microsoft Outlook. Il vantaggio di utilizzare uno di questi calendari popolari è che si integrano con molte altre app e servizi. Sono anche abbastanza flessibili, il che da un lato ti dà più libertà di gestirli come vuoi, e dall'altro può creare più lavoro.

Calendari familiari specializzati. Ho testato alcuni servizi progettati per aiutare a centralizzare e gestire le famiglie, e la maggior parte di essi viene fornita con un servizio di calendario progettato appositamente per una famiglia moderna.

Famjama (gratuito, 4 stelle) è di gran lunga il mio preferito del gruppo e la nostra scelta dei redattori tra gli organizzatori di famiglia. La caratteristica migliore qui è la possibilità di fissare appuntamenti e renderli visibili solo ai membri della famiglia selezionati. Famjama considera anche non solo i tuoi parenti stretti, ma anche i custodi, e ha un'icona che mostra quando nessun genitore è assegnato a un'attività che coinvolge i bambini. Famjama supporta anche calendari di gruppo al di fuori della famiglia, come i programmi delle squadre sportive.

Un po 'più noto è l'organizzatore della famiglia chiamato Cozi (gratuito a $ 49, 99 all'anno per l'iscrizione Gold, 2 stelle), e mentre non sono pazzo per il servizio in generale, il calendario della famiglia è sicuramente il suo punto debole. Puoi inviare un link a chiunque per inserire i tuoi appuntamenti Cozi nel loro calendario di terze parti (Google Calendar, Apple iCal e Microsoft Outlook per Windows, sola lettura). E un'altra bella caratteristica è che Cozi ti consente di scegliere in ogni membro della famiglia di ricevere un'e-mail settimanale che elenca l'agenda imminente della settimana.

Un famoso organizzatore familiare finale, AboutOne (gratuito, 3 stelle) al momento non ha un calendario familiare, il che è un grande motivo per non utilizzare il servizio. Uno sembra essere in lavorazione, però.

Spostati online per una migliore pianificazione

Spostare il calendario familiare dalla parete della cucina a un servizio online ha senso. Offre a tutti una migliore visibilità reciproca delle pianificazioni ed è molto più facile da mantenere e modificare (non sono necessarie gomme). Gli avvisi e i promemoria per smartphone legati al tuo calendario funzionano meglio di una grande stella gialla segnata anche su un calendario da parete. Assicurati solo di cercare le funzionalità di cui hai bisogno quando adotti un nuovo calendario familiare.