Organizzati: il toolkit di collaborazione

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• Organizzati: Collaboration Toolkit
• Gestione attività, gestione progetti, condivisione schermo

Due dei miei amici mi hanno detto di recente che mi hanno fatto impazzire. Come? Facile. Ho scartato il thread di posta elettronica che stavamo organizzando per organizzare una grande gita a cena (sai come implodono quei thread e nessuno può tenere il passo con chi ha detto che erano liberi in quale data) e invece ho usato Doodle. Doodle è un sito Web gratuito che ti consente di creare un sondaggio online per cose come il giorno e l'ora in cui le persone sono libere di stare insieme. L'ho usato per anni per la collaborazione, principalmente nella pianificazione di incontri con persone che vivono in tutto il mondo e si trovano in vari fusi orari.

Tante fantastiche app sono là fuori per aiutare con la collaborazione. Forse ho fatto esplodere le menti dei miei amici con la mia efficienza, ma mi ha fatto impazzire rendermi conto che non avevano mai incontrato Doodle prima d'ora!

Per aiutare le persone con quel minuzioso dovere di essere l'organizzatore della collaborazione, volevo condividere alcuni dei migliori strumenti che ho trovato per mettere insieme grandi menti e idee.

programmazione

Doodle è diventata la mia app di pianificazione preferita perché è gratuita e non richiede ai partecipanti di registrarsi per l'uso. Imposta un sondaggio, invia il link e lascia che le persone rispondano semplicemente andando sul sito Web e spuntando le caselle. È prezioso per la pianificazione di riunioni o eventi sociali con un gruppo numeroso.

Quando tutti usano lo stesso sistema di calendario, come il calendario di Outlook, di solito puoi rendere il tuo calendario visibile agli altri membri del team, il che può aiutare con la pianificazione, ma tali circostanze non sempre funzionano per tutti. Un'altra opzione è Tungle.me che contiene alcuni degli stessi elementi di Doodle e la possibilità di rendere pubblici o visibili a determinate persone i tuoi tempi liberi e indaffarati.

Condivisione di documenti e cartelle

Come si rendono disponibili i file per tutte le persone con cui si sta collaborando? Non inviarli via email! È sciatto e difficile da rintracciare. Hai bisogno di un modo migliore per condividere documenti e cartelle.

Le soluzioni più semplici si presentano sotto forma di servizi di sincronizzazione dei file, come Dropbox o SugarSync. In realtà uso entrambi, SugarSync per i file di lavoro e Dropbox per i file personali. Li ho usati per condividere documenti con tutti i tipi di persone, compresi i redattori e persino il mio avvocato.

Trovo Dropbox e SugarSync molto più semplici da configurare e utilizzare, e convincere altre persone a utilizzare, rispetto ai siti FTP, che è il modo più tradizionale di condividere file e cartelle.

Modifica collaborativa, in modo asincrono

Un altro motivo per utilizzare Dropbox, SugarSync o un altro servizio di sincronizzazione dei file per l'organizzazione della collaborazione è perché consentono a più persone di modificare un documento, anche se in genere in modo asincrono. In altre parole, non puoi guardare un'altra persona che modifica il file in tempo reale. Le modifiche si verificano localmente e diventano visibili al gruppo solo quando la persona che esegue la modifica carica nuovamente il documento nella posizione condivisa.

Questi servizi non ti offrono una granularità su ciò che i collaboratori possono e non possono fare (ad esempio, non puoi dare a Kate la possibilità di modificare i file X e Y ma non Z ), ma forniscono autorizzazioni di base. Ad esempio, puoi condividere inviando un link di sola lettura oppure puoi invitare le persone ad accedere a tutto ciò che si trova in una determinata cartella condivisa.

Modifica collaborativa, sincrona

Google Drive (precedentemente Google Docs) ha una delle funzionalità di collaborazione più impressionanti che abbia mai visto: la possibilità di modificare in modo collaborativo in tempo reale.

Una volta ho lavorato con un associato che si trovava in un altro stato e abbiamo avuto incontri telefonici settimanali che dovevano essere "incontri di lavoro". Vale a dire, abbiamo discusso dello stato del progetto e contemporaneamente abbiamo svolto il lavoro che ha favorito lo stato del progetto. Abbiamo utilizzato un semplice foglio di calcolo in Google per registrare le attività che dovevano essere eseguite e contrassegnarle con una valutazione di priorità. Durante la settimana, potremmo aggiungere note se necessario. Quindi durante il nostro incontro, abbiamo potuto consultare l'elenco, completare le attività in tempo reale mentre eravamo al telefono e spuntarle. A volte, tuttavia, vedeva qualcosa nell'elenco e diceva "Che cosa significa?" Vorrei spiegare. E avrebbe cambiato il modo in cui il compito era stato scritto, proprio davanti ai miei occhi, così che ero sicuro che la sua traduzione del compito significasse la stessa cosa che intendevo. Era una felicità collaborativa.

Gli strumenti di Google funzionano non solo per i fogli di calcolo, ma anche per i documenti di presentazione e di testo.