Organizzarsi: contabilità e finanza per liberi professionisti e smbs

Quando le piccole imprese decollano per la prima volta - e questo è particolarmente vero per i liberi professionisti o altri tipi indipendenti, un sistema di contabilità e fatturazione non è sempre necessario. Trovi lavoro. Hai completato il lavoro. Vieni pagato. Abbastanza semplice. Ma gradualmente, a volte impercettibilmente, la situazione cambia.

Immagina questo scenario: diciamo che sei un libero professionista. Ottieni i tuoi primi lavori, distribuiti su molti mesi, così distribuiti che non si sovrappongono nemmeno. Stai lavorando a un progetto alla volta. Quindi ricevi un boccone per un nuovo progetto prima che quello attuale sia finito, ma non hai ancora visto un contratto, quindi non sei ancora troppo occupato. Alcune settimane dopo, un cliente con cui hai lavorato in precedenza ti racconta alcune nuove opportunità, ma il suo budget non è ancora stato finalizzato. Continui a vedere la promessa di nuovi posti di lavoro, ma il lavoro effettivo continua a dribblare. Qualche mese dopo, hai sei lavori in corso, sei in scadenza per tutti loro e tre nuovi clienti sono in attesa di sapere se accetterai le loro offerte. Quando è successo?

Sebbene il cambiamento stesso sia stato graduale, ora vorresti aver acquistato un sistema di contabilità e fatturazione anni fa, che se avessi impostato un modo per tornare indietro quando hai assunto il tuo primo lavoro, ora saresti in forma molto migliore… anche se a il tempo, non te lo puoi permettere, né eri sicuro di voler impegnarti per l'intero stile di vita da freelance, ricordi? Come un assegno promesso che non compare mai nella tua casella di posta, l'installazione di un sistema di gestione finanziaria è in ritardo.

Organizza te stesso o la tua micro impresa scegliendo il giusto tipo di sistema e installandolo ora, anche se desideri averlo fatto molto tempo fa.

Software finanziario per liberi professionisti e operazioni individuali

I liberi professionisti e altri lavoratori autonomi in un negozio individuale probabilmente non necessitano di un'applicazione finanziaria altamente avanzata per la gestione dei conti e della fatturazione. Inoltre, non dovresti pagare un braccio e una gamba per un lungo elenco di funzionalità che semplicemente non utilizzerai.

Attenersi a un semplice programma che esegue il lavoro e non costa molto. Cerca un'app gratuita o che richiede solo un pagamento una tantum, anziché una soluzione che si addebita per mese o per progetto. Ha anche senso utilizzare un programma per il monitoraggio dei progetti e la gestione delle fatture, anziché due sistemi separati (purché coprano le basi per le tue esigenze).

La nostra opzione gratuita preferita per il software di contabilità generale è FreshBooks (4, 5 stelle, Scelta dell'editore). Dispone di record client e prodotti / servizi, creazione e invio di fatture semplici e solide funzionalità per l'esecuzione di report. Se non hai dipendenti o appaltatori, non avrai bisogno delle funzionalità di condivisione dei documenti incluse, ma almeno non pagherai per queste funzionalità non utilizzate.

Un'opzione leggermente più semplificata che è ottima per chiunque addebiti a ore è OfficeTime ($ 47, 4, 5 stelle). Tiene traccia di quanto tempo dedichi ai progetti mentre lavori e può creare fatture basate su tali dati. Il componente di fatturazione è sufficiente per la maggior parte delle operazioni da solo. Un altro grande vantaggio: è possibile acquistare il software desktop OfficeTime una volta e non pagare mai le quote di abbonamento o altri costi aggiuntivi.

Altre buone opzioni gratuite includono Zoho Invoice (4 stelle), che non ha tracciamento del tempo o schede attività e Outright (3, 5 stelle), che è specificamente progettato per le aziende molto piccole che non gestiscono l'inventario o il libro paga.

Scegline uno e attaccalo

Dopo aver scelto una soluzione adatta a te, inizia ad usarla nel tuo prossimo progetto. Una delle mie filosofie di base sull'organizzazione è più importante guardare avanti che guardare indietro, quindi non preoccuparti troppo di inserire l'arretrato di dati nel nuovo sistema contabile che hai impostato. È più importante iniziare a utilizzare il sistema ora su progetti attivi piuttosto che catalogare tutto dal passato. Trasforma la tua priorità in presente.

Ad un certo punto, tuttavia, vorrai recuperare registrando fatture e lavori passati avvenuti nell'anno fiscale in corso. Priorità in ordine cronologico inverso, inserendo prima le fatture e le informazioni sul lavoro più recenti. Puoi occuparti di lavori degli anni precedenti in seguito - oppure no. Ancora una volta, è molto più importante attenersi al sistema implementato ora per i lavori attuali e recuperare l'anno fiscale corrente.