Organizzati: 5 passaggi per giorni lavorativi più produttivi

Probabilmente sai che potresti sfruttare meglio il tuo tempo di lavoro. Ma come lo fai?

Ci sono alcuni trucchi per essere più produttivi e i cinque passaggi descritti di seguito spiegheranno esattamente come arrivarci.

Non è facile. Per essere veramente una persona più produttiva, dovrai coltivare le abitudini, piuttosto che fare affidamento su soluzioni rapide. Ma ci sono alcune cose che puoi fare per aiutarti a cogliere queste nuove abitudini. Scoprirai inoltre che ci sono molte app mobili, programmi software e servizi tecnologici che possono aiutarti a orientarti verso una giornata lavorativa più produttiva.

1	Mappa il tuo ciclo di produttività

La cosa più importante che puoi fare per aumentare la tua produttività sul lavoro è innanzitutto conoscere il tuo ciclo di produttività. Tutti hanno momenti durante il giorno in cui sono in grado di concentrarsi e altre volte in cui la loro attenzione cala. Anche se ognuno ha le sue ore migliori per svolgere il lavoro, "per la maggior parte delle persone, le ore più produttive sono la prima cosa della giornata, non quando ti svegli la prima volta, ma relativamente presto", afferma Dan Ariely, economista comportamentale e professore alla Duke Università. Ariely ha un vivo interesse nel capire come utilizzare le app mobili per l'auto-miglioramento personale. "Ad esempio", ha aggiunto, "fare e-mail al mattino è generalmente dispendioso perché i minuti al mattino sono più preziosi". Non tutti i minuti sono uguali.

Capire i tuoi periodi di alta e bassa produttività, o di alta e bassa capacità, come preferisce Ariely, è il primo passo per ottenere il massimo da quei minuti preziosi e fugaci.

Mentre molte persone pensano di sapere in quali momenti della giornata sono al meglio e peggio, non fa male controllare. RescueTime è di gran lunga lo strumento migliore che ho trovato per capire il tuo ciclo di produttività. RescueTime è una piccola applicazione desktop che registra quali programmi usi e quali siti visiti durante il giorno e per quanto tempo. Classifica le diverse app e siti (molto produttivi, produttivi, neutrali, che distraggono o che distraggono molto) e genera un rapporto su come passi il tuo tempo. Ad esempio, i siti di social network sono "molto distraenti" per impostazione predefinita. (Puoi riclassificare qualsiasi sito e programma se le impostazioni predefinite non sono accurate per te.) Puoi anche dire molto sul tuo ciclo di produttività osservando con quale frequenza cambi attività.

Consiglio di utilizzare RescueTime per almeno una settimana prima di analizzare il rapporto. Prova a usarlo senza cambiare il tuo comportamento normale. Il punto non è essere un impiegato modello per una settimana. È capire quando sono i tuoi momenti naturali per l'alta e la bassa capacità.

Quando hai alcuni dati, dai un'occhiata alle ore del giorno in cui hai trascorso un bel po 'di tempo (40 minuti o più) in un'attività altamente produttiva. Ora cerca le ore del giorno in cui eri meno produttivo, passando rapidamente da un'attività all'altra o trascorrendo lunghi periodi di tempo in distrazioni.

Ad esempio, sono più concentrato tra le 9:00 e le 11:00 circa. Quindi la mia produttività diminuisce. Di solito sono molto distratto verso l'ora di pranzo. A volte, ma non sempre, ho un altro forte periodo di produttività nel pomeriggio, ma non è affidabile.

Il prossimo passo è sapere cosa fare con queste informazioni.

2	Cambia la tua routine

Una volta che conosci il tuo ciclo di produttività, dovresti cambiare la tua routine per adattarla.

Ad esempio, inizia a pianificare le riunioni per le ore del giorno quando hai meno attenzione. Le riunioni raramente ci richiedono di essere al meglio. Quindi, ad esempio, prendi l'abitudine di non prendere mai incontri mattutini se la mattina è il tuo momento produttivo.

Al contrario, affronta i tuoi compiti più importanti e focalizzati durante le ore del giorno in cui la tua mente è al meglio. Spesso non programmiamo il nostro lavoro più importante. Ci arriviamo quando possiamo. Va bene, fintanto che hai l'abitudine di farlo durante le ore del giorno in cui puoi davvero concentrarti.

Dato che la maggior parte delle persone può svolgere attività di alto livello in precedenza, prendere l'abitudine di avviare solo i programmi che si utilizzano per queste attività durante le ore di punta della produttività. Ad esempio, se l'e-mail non è molto produttiva per te, non aprirla. Basta nemmeno avviare il programma. Se hai davvero bisogno di controllare la tua e-mail, dai un'occhiata alla tua casella di posta sul tuo cellulare o tablet e poi mettila via in modo da poter tornare alle attività che richiedono davvero la tua attenzione.

Cosa succede se gran parte del tuo lavoro ad alta produttività avviene nel browser, ma ci sono anche i tuoi più grandi perditempo? Ci sono alcuni trucchi per ridurre al minimo le distrazioni di questo tipo. Per cominciare, potresti mettere la scheda attiva in modalità a schermo intero. Ciò ti aiuterà a rimanere con il compito a portata di mano. Puoi anche installare plug-in ed estensioni del browser che ti bloccano dai siti Web specificati. Il mio preferito si chiama StayFocusd per Chrome. Puoi trovare altri consigli nel mio articolo su come rimanere concentrati.

3	Rivedi la tua giornata, tutti i giorni

Un altro cambiamento da apportare alla tua routine: prendere l'abitudine di rivedere sempre la tua giornata prima che inizi. Dai un'occhiata al tuo calendario e alla tua lista di cose da fare per non essere colto alla sprovvista per una riunione delle 15:00 programmata due settimane fa. Che sia davanti alla tua prima tazza di caffè o mentre sei in viaggio, avere un solo momento (e dovrebbe essere lo stesso momento ogni giorno a prendere l'abitudine) rivedere i tuoi piani per l'intera giornata fa davvero la differenza.

Creare una nuova abitudine di rivedere la giornata ogni giorno è più facile a dirsi che a farsi. Un'app mobile che può aiutarti a ricordarti è Any.Do, che ha una funzione chiamata AnyDo Moment. AnyDo Moment emette un tono piacevole e invia una notifica allo stesso tempo ogni giorno della settimana che ti dice che è tempo di rivedere la tua giornata. L'app quindi elenca tutto sul tuo calendario e l'elenco delle cose da fare e ti chiede se desideri mantenerlo nel programma o spostarlo in un altro giorno.

4	Interruzioni del programma

Fai le tue pause. E non solo una pausa per il pranzo. La tua mente deve rinfrescarsi se vuoi essere la persona più produttiva che puoi essere.

Sono un grande fan dei tracker di attività per il fitness e una caratteristica in alcuni di essi che adoro è un allarme silenzioso. Puoi impostare una sveglia che fa vibrare la tua fascia fitness a una certa ora del giorno, in silenzio. Mi piace impostarlo per le 16 in punto, quando so che dovrei fare una pausa se penso di averne bisogno o no. Anche solo uscire dalla mia sedia per andare in cucina e lavare la mia tazza di caffè è sufficiente per distogliere un po 'gli occhi dallo schermo del computer.

Alcuni tracker di attività hanno anche avvisi di inattività. Questi allarmi fanno vibrare il localizzatore se sei rimasto fermo per un certo periodo di tempo, di solito un'ora. Sono progettati per ricordarti di alzarti e muoverti, ma penso che siano ugualmente preziosi come promemoria per smettere di lavorare per due minuti e fare una pausa. Potresti anche voler installare un'app per le pause, un programma leggero che ti ricorda di fare delle pause e può persino bloccarti fuori dal computer per un breve periodo di tempo per forzare il problema. La nostra preferita è un'app per Mac chiamata TimeOut Free.

Un altro buono per Windows, Mac e browser si chiama Focus Booster.

5	Allinea le faccende di fine giornata

Immagina che la tua giornata stia andando avanti solo a nuoto. Quindi successi alle 16:40. Cerchi di tenerti occupato. Sembra che passi l'eternità! Poi dai di nuovo un'occhiata all'orologio e… sono le 4:42 pm

Quanto spesso perdi quegli ultimi 20 minuti alla fine della giornata? Quante ore equivalgono in un mese? Quanto tempo trascorri sui siti di social network o invii messaggi ai tuoi amici?

Elimina questa abitudine allineando alcune faccende di fine giornata. Prova a renderli qualcosa che ti piace fare, ma che potrebbe essere considerato un lavoro impegnativo. Alcuni esempi includono:

• documenti di deposito
• follow-up su vecchie e-mail
• scaricando la cache del tuo computer
• eliminazione della cronologia del browser
• telefonate di ritorno
• asciugando la polvere e le briciole dalla scrivania, dalla tastiera e dal monitor.

Se hai un breve elenco di opzioni in anticipo per le attività che puoi svolgere alla fine della giornata, è più probabile che tu le esegua effettivamente. Prendi nota nel tuo calendario o lascia una nota adesiva vicino alla scrivania con alcune idee da utilizzare come promemoria. Vieni alle 16:45 di venerdì, probabilmente i tuoi occhi si avvicineranno a loro. Risorse addizionali