Revisione e valutazione di Dropbox

Dropbox, un pioniere tra i servizi di archiviazione e sincronizzazione del cloud offre cartelle desktop sincronizzate per l'accesso ovunque. Sebbene strumenti relativamente costosi, unici come le sue funzioni Paper e Showcase distinguano il servizio. Nonostante questi vantaggi, le scelte dei redattori PCMag Google Drive e Microsoft OneDrive si sono distinte per valore, integrazione del sistema operativo e editing online. Con la disponibilità di cloud storage di Apple, Google e Microsoft, siamo stati scettici sulla necessità di servizi di cloud storage di terze parti per un po ', dal momento che sono così semplici da usare e strettamente integrati nei sistemi operativi. Dropbox è ancora una scelta eccellente per l'archiviazione online, tuttavia, soprattutto per coloro che preferiscono non mettere tutte le loro uova di dati nei cestini dei giocatori tecnologici dominanti.

Prezzo, assegnazione di spazio di archiviazione e limiti di caricamento

Questa recensione si concentra su Dropbox per uso personale. PCMag ha una recensione Dropbox for Business separata.

Tutte le app Dropbox possono essere scaricate gratuitamente e ce ne sono molte, ma lo spazio di archiviazione è limitato se non paghi. L'account Basic gratuito ti avvia con uno scarso 2 GB. Puoi guadagnare più spazio attraverso i referral (altri 500 MB per ogni amico che si unisce, fino a 16 GB) e altre azioni, come contribuire al forum degli utenti. In confronto, molti altri programmi di sincronizzazione e archiviazione dei file ti danno più di 2 GB per iniziare. Ad esempio, Box ti offre 10 GB gratuiti, cinque volte più di Dropbox.

Per coloro che hanno bisogno di più di quanto l'account gratuito li ottenga, Dropbox offre due livelli di account per gli individui e due per le aziende. L'account Plus è recentemente aumentato da $ 9, 99 a $ 11, 99 al mese, ma ciò aumenta anche l'assegnazione dello spazio di archiviazione da 1 TB a 2 TB, e puoi ancora ottenerlo per $ 9, 99 al mese se paghi per un intero anno in anticipo. Inoltre, aggiunge l'accesso ai file offline, la cancellazione dei dispositivi remoti e il supporto prioritario via email. Al livello successivo, Professional ($ 19, 99 al mese) ti offre 3 TB, Smart Sync (come OneDrive Files On Demand), una funzione Showcase per presentare e tracciare il tuo lavoro, controlli di link condivisi, ricerca full-text, watermarking, versione per 120 giorni cronologia e supporto chat prioritario.

Come punto di confronto, SugarSync ha anche un piano da $ 9, 99 al mese, ma ti dà solo 250 GB di spazio. Per il massimo del risparmio in termini di spazio di archiviazione, IDrive offre 2 TB per soli $ 69, 50 all'anno. OneDrive ha un prezzo quasi altrettanto attraente, con un account da 1 TB a soli $ 6, 99 al mese, o $ 69, 99 all'anno, ma questo ti dà anche un abbonamento a programmi installabili e online di Microsoft Office 365. Si noti inoltre che se si desidera poter modificare in modo collaborativo in Dropbox, è necessario anche un account Microsoft (ma non è necessario un piano di Office 365 a pagamento). L'account da 2 TB di Google Drive costa $ 9, 99 al mese, lo stesso prezzo di Apple iCloud.

Come accennato, con Box puoi ottenere più spazio libero, 10 GB. Tieni presente, tuttavia, che Box limita i file caricati a 250 MB ciascuno per i membri non paganti. Per $ 5 al mese, puoi aumentare l'assegnazione dello spazio di archiviazione a 100 GB e un piano aziendale da $ 15 al mese ti offre spazio illimitato. Entrambi i livelli di account a pagamento aumentano la dimensione massima di caricamento del file a 5 GB (ancora inferiore a Dropbox).

OneDrive offre 5 GB di spazio libero per gli utenti statunitensi, che è più di Dropbox. Google Drive ti dà 15 GB per iniziare, ma la matematica diventa complicata con Google Drive. Quel 15 GB è distribuito su Google Drive, Gmail e Google Foto, quindi potresti preoccuparti di occupare rapidamente lo spazio. Ma non tutti i file contano per il tuo limite. Tutto ciò che hai creato con Google Documenti, Fogli e Presentazioni (ciò che la maggior parte delle persone chiama Google Documenti) non conta. Le foto non contano se si sceglie l'alta qualità (che supera i 16 megapixel) anziché la qualità originale. Consulta la pagina di aiuto di Google sui limiti di archiviazione di Drive per dettagli ancora più confusi.

Con Dropbox non esiste un limite di dimensione per i file caricati tramite l'applicazione desktop o le app mobili, a condizione che l'account disponga di spazio sufficiente. I file caricati tramite il sito Web, tuttavia, hanno un limite di 50 GB.

Il prezzo per gli account Dropbox aziendali varia in base al numero di dipendenti. Il prezzo parte da $ 12, 50 al mese per utente, con un minimo di 3 utenti. Gli account aziendali hanno molte funzionalità e servizi aggiuntivi inclusi, che puoi leggere sul sito di Dropbox.

App e compatibilità supportate

Dropbox è stato nel gioco di sincronizzazione dei file e archiviazione per anni e la sua maturità mostra. Esistono app Dropbox per telefoni e tablet Windows, Mac, Linux, iPhone, iPad, Android, Kindle Fire, BlackBerry e Windows (come app UWP Store). In un pizzico, c'è anche un'app Web che funziona bene.

Se installato su un laptop o desktop, Dropbox funziona in modo quasi invisibile, apparendo e funzionando più come una parte del sistema operativo che con un'app separata. Sembra diverso da altri servizi di sincronizzazione cloud, come SugarSync, che ha un'interfaccia app completa anche sul desktop. Ma OneDrive, iCloud e Google Drive si fondono ancora più strettamente con il sistema operativo.

Un grande vantaggio dell'uso di Dropbox è che si integra praticamente con qualsiasi altra app e servizio web là fuori. Supponi di avere un client di posta elettronica mobile che può integrarsi con i servizi di archiviazione cloud. Dropbox sarà quasi sicuramente tra questi. Dropbox è anche un'app supportata su IFTTT e Zapier. La compatibilità con altri servizi è raramente un problema per gli utenti di Dropbox.

Come ottenere Dropbox e le nozioni di base

Dropbox è disponibile come download per l'installazione desktop dal sito Web dell'azienda e per i dispositivi mobili dai rispettivi app store. Il sito semplifica l'installazione di Dropbox per i nuovi utenti, rilevando il loro sistema operativo e suggerendo automaticamente il programma giusto.

Quando scarichi e installi il client, crei un account Dropbox o accedi a uno esistente. Successivamente, il programma crea una cartella sul tuo computer chiamata Dropbox. Puoi scegliere dove installarlo oppure puoi accettare il percorso predefinito (puoi sempre spostarlo in un secondo momento).

Al termine dell'installazione, viene visualizzata un'icona nella barra dei menu in alto nel Mac o nella barra delle applicazioni in Windows che ti consente di aprire la cartella Dropbox con un solo clic. Da questa stessa icona, puoi anche raggiungere le tue Preferenze e Impostazioni per regolare, ad esempio, la posizione della cartella o la velocità di upload e download. Subito dopo l'installazione, è stato visualizzato un messaggio nel popup dell'icona nella barra delle applicazioni che ci informava che dovevamo reinstallare Dropbox per correggere le icone di sincronizzazione.

Per utilizzare Dropbox, è sufficiente inserire i file nella cartella Dropbox e lasciarli lì. Tutto il resto è automatico. Come la maggior parte degli altri servizi di sincronizzazione e archiviazione dei file, Dropbox sincronizza automaticamente i tuoi file ovunque, quindi sono disponibili su qualsiasi macchina connessa a Internet in cui hai installato Dropbox o che ha un browser web. I file salvati a casa vengono visualizzati automaticamente sul computer dell'ufficio. Le foto che carichi dall'app Dropbox per iPhone vengono visualizzate sul tuo laptop a casa e così via.

Sfortunatamente, se non vuoi che Dropbox occupi spazio sul disco rigido locale del tuo computer, devi richiedere un account professionale a pagamento. L'opzione solo online così fornita mostra i file archiviati nel cloud, scaricandoli solo quando si tenta di aprirli. L'opzione File On Demand di OneDrive lo fa per tutti gli account e Google File Stream lo fa per gli account G Suite - ma non per Google Drive personale. Dropbox ti consente di selezionare le cartelle che non desideri sincronizzare localmente, ma i nomi dei file non saranno visibili nella cartella Dropbox del desktop.

Una cosa da tenere a mente è che i servizi di sincronizzazione dei file non sono gli stessi dei servizi di backup online. Se elimini i file dalla cartella Dropbox sul tuo computer, verranno eliminati anche da tutti gli altri dispositivi su cui hai installato Dropbox e dal tuo account Dropbox online. IDrive e SOS Online Backup mantengono i file eliminati localmente nel cloud per sempre, nel caso in cui vengano eliminati per errore. Dropbox offre una sorta di periodo di tolleranza, secondo la sua documentazione: "Se si dispone di un account Dropbox Basic (gratuito) o Plus, è possibile ripristinare qualsiasi file o cartella eliminati negli ultimi 30 giorni. Se si dispone di un Dropbox Professional o Business account, hai 120 giorni per recuperare i file eliminati ".

Sicurezza e privacy

Dropbox utilizza SSL / TLS standard per il trasferimento di file e i dati a riposo vengono crittografati utilizzando Advanced Encryption Standard (AES) a 256 bit. Puoi scegliere l'autenticazione a due fattori utilizzando i messaggi di testo SMS o un'app di autenticazione come Microsoft Authenticator. In termini di privacy, il documento di aiuto pertinente di Dropbox dice:

"Come la maggior parte dei principali servizi online, abbiamo un piccolo numero di dipendenti che devono essere in grado di accedere ai dati degli utenti quando legalmente richiesto per farlo. Questa è l'eccezione, non la regola. Abbiamo rigorosi controlli di accesso politici e tecnici che vietano l'accesso dei dipendenti tranne in queste rare circostanze. Inoltre, utilizziamo una serie di misure di sicurezza fisiche ed elettroniche per proteggere le informazioni degli utenti da accessi non autorizzati."

La politica sulla privacy dell'azienda afferma esplicitamente che "non venderà a inserzionisti o altre terze parti". Dropbox ha sede negli Stati Uniti ed è conforme al framework Privacy Shield del Dipartimento del Commercio, che garantisce un livello di protezione della privacy dei dati.

Collaborazione Dropbox

Dropbox offre alcuni modi per condividere file con altri e collaborare. La più recente è una suite di strumenti di collaborazione noti collettivamente come Dropbox Paper. Ricorda in qualche modo il disastroso progetto Google Wave di diversi anni fa: documenti in formato libero che sono diventati ingombranti e disorganizzati quando tutti i collaboratori sono intervenuti. Fortunatamente, Dropbox Paper è implementato in modo molto più elegante di quello che era. Dall'app Dropbox Web è possibile creare nuovi documenti cartacei a cui i collaboratori possono aggiungere video, immagini, tabelle, nonché emoji e adesivi.

Dropbox Paper è disponibile solo in un browser Web e nelle sue app mobili. Tuttavia, non vedrai i tuoi documenti Paper nella cartella Dropbox sul tuo computer, ma un link dall'icona di sistema ha un link per aprire Paper nel tuo browser. Include strumenti di commento quasi ovunque e quasi tutte le sue funzionalità possono essere utilizzate in modo collaborativo semplicemente aggiungendo un simbolo @ e il nome del collaboratore in questione. Ad esempio, c'è un'opzione dell'elenco di cose da fare che ti consente di annotare le attività che devi completare o le attività per un gruppo di persone, in cui useresti @name per chiarire le assegnazioni.

Un'opzione di collaborazione specifica e interessante è commentare un punto specifico in un'immagine. Puoi persino aggiungere file memorizzati su Dropbox a un documento Paper. I commenti assomigliano a quelli degli elaboratori di testi, con palloncini a margine, a cui i collaboratori possono reagire risolti con emoji o mark. Quando condividi un documento con qualcuno, può visualizzarlo senza un account Dropbox, ma deve averne uno per poterlo modificare, standard nei prodotti di collaborazione per ufficio.

La novità di Paper è la funzione Modello: puoi convertire qualsiasi documento Paper in un modello, utile se hai bisogno di più istanze di un documento con un layout di testo, tabelle e immagini, ad esempio. Paper offre anche una nota sulla riunione per tenere traccia degli argomenti dell'agenda che possono essere agganciati al calendario e associati a una riunione che è in programma. Un documento di brainstorming generico offre a te e agli altri un posto per inventare nuove idee.

Quando collabori su un documento Dropbox Paper, non vedi le bandiere che mostrano chi sta scrivendo; vengono comunque visualizzate le iniziali e un punto di inserimento di colore diverso per ciascun collaboratore, come avviene in Office Online. Un documento cartaceo può essere esportato in formato Word, PDF o markdown (.md). Paper è una versione moderna della collaborazione in ufficio, ma non confonderla con un'app di gestione dei progetti su vasta scala come Asana.

Oltre a Paper, Dropbox offre altri modi per collaborare, collegandosi con Microsoft Office. Questa funzione funziona solo per gli account Dropbox a pagamento ed è disponibile per gli utenti di Office Online che consentono l'accesso ai propri account. In azione, sembra uguale a qualsiasi altra modifica collaborativa in Office Online, solo il file viene salvato nel tuo account Dropbox anziché in OneDrive. Puoi creare un nuovo file di Office direttamente nel sito di Dropbox e visualizzare i documenti sullo schermo e i contrassegni con codice colore per ciascun collaboratore durante la modifica. Mentre tu e i tuoi collaboratori modificate, tutti vedono apparire le modifiche mentre si verificano. Ma l'utilizzo di Dropbox per questo aggiunge un ulteriore livello di complessità in più rispetto all'uso di OneDrive.

Google Drive e OneDrive hanno supportato la collaborazione in tempo reale più a lungo. È sorprendente che Google Docs solo per il web non sia ancora supportato in Dropbox. La società ha annunciato il supporto imminente per tali servizi, nonché per i servizi Slack, Zoom e Atlassian.

compartecipazione

L'altro modo più semplice per collaborare in Dropbox è condividere i file. Il servizio ha interrotto il supporto per le cartelle pubbliche, che in passato venivano create automaticamente durante l'installazione. Ora devi condividere file e cartelle con contatti specifici. Puoi condividere qualsiasi file o cartella in Dropbox. Basta toccare il pulsante Condividi accanto alla cartella o al file. Puoi scegliere Can Edit e Can View, ma solo gli utenti Dropbox Professional e Business ottengono opzioni di condivisione come la limitazione dell'accesso ai link a utenti specifici, la scadenza dei link e la protezione con password. OneDrive fa tutto questo gratuitamente.

Un'altra opzione quando si fa clic con il pulsante destro del mouse su una cartella consente di condividerla più rapidamente. Scegli Condividi collegamento Dropbox e dopo aver scelto le copie negli Appunti senza dover visitare il sito Web di Dropbox.

Una delle nostre funzionalità preferite è che quando condividi file, Dropbox ti avvisa quando qualcuno vi accede, commenta o ha altre attività. Ricevi un'email che dice chi ha fatto cosa e se hai installato l'app UWP di Windows, ricevi una notifica di sistema che dice cosa è successo.

Un'altra degna funzione di collaborazione, chiamata Richiesta file, ti consente di impostare una cartella e richiedere che le persone inseriscano degli elementi. Immagina un professore che vuole che gli studenti caricino i compiti, invece di consegnarli via e-mail. Sarebbe anche un modo conveniente per raccogliere documenti da candidati di lavoro. Anche altri servizi, incluso Google Drive, ti consentono di condividere cartelle, ma le autorizzazioni funzionano in modo diverso. Con Google Drive, un collaboratore può avere accesso di sola visualizzazione o accesso di modifica. In entrambi i casi, la persona può vedere tutto il contenuto nella cartella, anche se qualcun altro lo ha caricato. Il bello della funzione Richiesta file è che i collaboratori non possono vedere cosa c'è nella cartella. Possono solo far cadere ciecamente i file al suo interno, il che è una necessità in molti casi.

Infine, Dropbox offre la condivisione Showcase. Ciò offre agli utenti di account a pagamento un modo per presentare documenti utilizzando un designer di pagine con trascinamento della selezione. Aggiungi blocchi di testo, immagini, collegamenti, documenti, sezioni e titoli. Un bel tocco è l'opzione per un'immagine di sfondo sbiadita dietro il titolo. I collegamenti video che includi verranno riprodotti direttamente sulla pagina. Puoi quindi tenere d'occhio chi ha visualizzato o scaricato la tua vetrina. È simile a quello che puoi fare con Microsoft Sway o Adobe Spark. A differenza di quelli, tuttavia, Dropbox richiede agli utenti di disporre di un account per commentare le vetrine, sebbene non solo per visualizzarle.

Sincronizzazione semplice, con un pizzico di collaborazione

La facilità di installazione di Dropbox, la leggera collaborazione in Paper e lo strumento Showcase per presentazioni Web distinguono il veterano della sincronizzazione cloud. Quelli e il supporto per il co-editing di Office Online lo rendono uno strumento utile per i team. Scelte dai redattori Microsoft OneDrive e Google Drive sono comunque più competitivi dal punto di vista dei prezzi ed entrambi includono anche un'eccellente collaborazione documentale integrata.