Revisione e valutazione Dokmee

Dokmee di Office Gemini non ha certamente il riconoscimento del marchio di Microsoft SharePoint Online o Adobe Document Cloud Standard. Tuttavia, giudicare un prodotto unicamente in base al suo marchio è raramente una cosa ideale da fare. Destinato principalmente alle piccole e medie imprese (PMI), Dokmee (che inizia a $ 29 per utente al mese) cerca di offrire funzionalità chiave per la gestione dei documenti, senza diventare così complesso che gli utenti non sono in grado di beneficiare dello strumento. Sebbene ricco di funzionalità interessanti, non batte i nostri due vincitori di Editors 'Choice, Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online, nella categoria di gestione dei documenti.

Opzioni di installazione e prezzi

Diverse opzioni sono disponibili in termini di installazione e utilizzo di Dokmee, anche se è necessario prendere in seria considerazione il modo in cui ciò influisce sulla disponibilità e sui prezzi. La soluzione entry-level, Dokmee Desktop, è pensata per un singolo utente e offre funzionalità di base come indicizzazione dei file, presa di appunti, tracciamento dei metadati attraverso i campi chiave e alcune funzionalità di scansione. Dokmee Desktop può essere acquistato per un importo di $ 249 dalla società.

Per le aziende che desiderano ridurre al minimo il processo di installazione, offre Dokmee Cloud prezzi in base ai requisiti di archiviazione (da $ 29 al mese o $ 313 all'anno per 10 gigabyte (GB), fino a $ 99 al mese o $ 1.069 all'anno per 100 GB). La licenza Dokmee Cloud supporta un singolo utente, con posti aggiuntivi che ti fanno guadagnare $ 15 al mese o $ 162 all'anno. Questo può iniziare a sommarsi in fretta se non stai attento poiché il servizio da 10 GB ($ 313 all'anno) e quattro utenti aggiuntivi ($ 162 all'anno 4 volte) ti faranno guadagnare $ 961 all'anno. Questo livello di prezzo è difficile da ingoiare, considerando che il piano SharePoint Online di Microsoft per gli stessi cinque utenti costerebbe $ 300 all'anno ($ 5 per utente al mese) offrendo 1 terabyte (TB) di spazio di archiviazione per utente.

Le opzioni locali di Dokmee, Dokmee Professional ed Enterprise, sono applicazioni più tradizionali basate su server che consentono a più utenti di gestire e tenere traccia dei documenti. Il vantaggio principale della scelta di una delle soluzioni Dokmee locali è la possibilità di utilizzare più file cabinet. Questa capacità fornisce un ulteriore livello di gestione per cose come sicurezza, archiviazione e capacità di ricerca. Questa ulteriore flessibilità comporta il costo aggiuntivo di dover eseguire attività di installazione e gestione del server, inclusi prerequisiti come Microsoft SQL Server e Internet Information Services. L'edizione Dokmee Professional offre una funzionalità simile impostata su Dokmee Cloud, aggiungendo l'accesso a Software Development Kit (SDK) e la possibilità di importare ed esportare documenti con metadati (in formato XML) ma perdere il controllo della versione durante la modifica dei documenti.

Dokmee Enterprise aggiunge la possibilità di gestire la sicurezza a livello di file e cartelle oltre a file cabinet, backup automatici, integrazione con Microsoft Active Directory (AD) e riconoscimento ottico dei caratteri automatico (OCR) per i documenti scansionati.

Dokmee Professional ed Enterprise offrono anche funzionalità come un portale di sola lettura e l'importazione automatica dei file tramite Dokmee Sync, sebbene queste funzionalità siano moduli aggiuntivi che devono essere acquistati separatamente. Anche le funzionalità che considereremmo fondamentali documento le funzionalità di gestione, come il flusso di lavoro e la conservazione dei file, hanno un costo aggiuntivo. La maggior parte dei moduli Dokmee costa $ 1.500 per sbloccare, anche se il flusso di lavoro è un po 'più ripido a $ 3.700.

Il prezzo per Dokmee Professional è di circa $ 1.500 per server, mentre Dokmee Enterprise ti riporterà a $ 4.500. In entrambi i casi, è inoltre necessario acquistare le licenze utente, che costano $ 800 per utente concorrente e diminuiscono all'aumentare della base utenti. È importante notare che si tratta di costi una tantum, il che significa che non è necessario pagare una tariffa mensile o annuale per l'uso. Tuttavia, la manutenzione e l'assistenza (ad es. Telefono, e-mail e accesso agli aggiornamenti software) dopo il primo anno ti costeranno un ulteriore 20 percento dell'acquisto iniziale di licenza su base annuale. Dokmee offre anche una soluzione di cloud privato, a partire da $ 250 al mese, che colloca Dokmee Professional o Enterprise in un'istanza di server basata su cloud dedicata all'uso della tua azienda sfruttando Dokmee per la gestione dell'applicazione e del server.

Introduzione a Dokmee

L'installazione di Dokmee Enterprise implica la creazione di prerequisiti come l'installazione di Microsoft SQL Server (la Express Edition gratuita è sufficiente) e il ruolo di Internet Information Services. Questi prerequisiti sono chiaramente dettagliati nella guida all'installazione di Dokmee. Una volta soddisfatti i prerequisiti e avviato il programma di installazione di Dokmee, è possibile inizializzare l'app del server Dokmee.

L'app del server Dokmee consente di immettere le informazioni sulla licenza, configurare le impostazioni dell'app come SQL Server o credenziali AD e gestire la posizione del repository di file. Le attività di Dokmee, come la creazione di file cabinet, la modifica dei campi indice e la gestione della sicurezza, vengono eseguite anche dall'app del server Dokmee.

Strumenti di gestione dei documenti

Uno strumento di gestione dei documenti che non va oltre una struttura di file e cartelle di base non vale la pena spendere il tuo tempo e Dokmee offre alcune funzionalità che ti semplificheranno la vita. Dokmee può essere configurato per guardare cartelle esistenti per nuovi documenti, che possono quindi essere importati automaticamente in un file cabinet Dokmee per la gestione. Perché questo caricamento automatico funzioni, è necessario creare una relazione 1 a 1 tra una cartella di file e la cartella Dokmee e deve essere configurato un programma. Sfortunatamente, questo è circa l'estensione della funzionalità in quanto non hai alcun controllo su quali tipi di file vengono risucchiati attraverso la funzionalità, anche se hai la possibilità di abilitare OCR per i file importati.

La conservazione dei file è una caratteristica fondamentale per le aziende che si occupano di conformità normativa o legale, come il Sarbanes-Oxley Act, e Dokmee supporta questa funzionalità attraverso una se i suoi moduli aggiuntivi. La conservazione dei file può essere configurata per armadio di file e si ha la possibilità di definire il periodo di conservazione nonché da quale campo indice viene calcolato il periodo di conservazione. Le opzioni di smaltimento sono anche configurabili, il che significa che è possibile scegliere la modalità di gestione dei file scaduti, se vengono spostati o esportati e se vengono inviati a una coda di file scaduta o addirittura eliminati in modo permanente. Le opzioni di notifica sono anche configurabili, il che consente agli amministratori di ricevere una notifica avanzata che alcuni file stanno per scadere.

I flussi di lavoro sono uno strumento fondamentale per i sistemi di gestione dei documenti in quanto possono aiutare a far rispettare e semplificare i processi che fanno funzionare la tua azienda. Avere un sistema in grado di prendere decisioni basate sui metadati del documento anziché richiedere che un utente esegua queste azioni renderà la tua azienda più efficiente, minimizzerà gli errori umani e ti consentirà di eseguire questi processi quando gli utenti non sono disponibili. Ovviamente, ci sarà un certo assemblaggio necessario per costruire un flusso di lavoro che soddisfi le esigenze della tua azienda (con processi di grandi dimensioni e in più passaggi che richiedono una configurazione più complessa). I flussi di lavoro semplici comportano un paio di istruzioni if ​​/ then seguite da un'azione da eseguire, come spostare il documento altrove, inviare un'e-mail, eseguire un aggiornamento a un campo indice o interrompere il flusso di lavoro nel documento.

Un'opzione locale praticabile per le PMI

È difficile raccomandare Dokmee su Microsoft SharePoint Online o Ascensio System OnlyOffice in quanto non può confrontare né sul prezzo né sulle funzionalità. Laddove Dokmee è in grado di soddisfare le tue esigenze, si trova in una situazione locale per una PMI che ha delle esitazioni riguardo a una soluzione basata su cloud. Dokmee Professional ed Enterprise richiedono un po 'di pratica da parte dell'amministratore per l'installazione e la configurazione iniziale ma, come piattaforma, Dokmee è abbastanza semplice da consentire agli utenti finali di gestire le attività quotidiane.