Revisione e valutazione di Asana

Gli appassionati di produttività adorano Asana, e per una buona ragione. Questo strumento di collaborazione per team online è specializzato nella gestione del flusso di lavoro, ma gestisce anche l'astuzia della gestione delle attività con aplomb. Detto questo, Asana non dovrebbe essere confuso con il software di gestione dei progetti completo, nonostante la sua nuova funzionalità Timeline. Non include né il monitoraggio del tempo nativo né altri strumenti avanzati che prevediamo di vedere per la gestione di progetti su vasta scala. Ma per la gestione di attività e flussi di lavoro, è uno strumento flessibile ed elegante che puoi piegare alla tua volontà. Asana è una delle migliori app di collaborazione e produttività per i team e una scelta dell'editore.

Prezzi e piani

Se vuoi vedere di cosa si tratta Asana, il servizio offre un livello di account gratuito per team di almeno 15 membri. Le uniche altre restrizioni principali sono che non puoi utilizzare la vista Linea temporale di Asana, i Dashboard avanzati o gli strumenti di ricerca avanzata. Discuteremo tutte queste funzionalità in dettaglio in seguito. Gli utenti di account gratuiti ottengono tutte le altre funzionalità di gestione delle attività, inclusa la possibilità di creare attività, assegnare loro le persone, aggiungere date di scadenza, scrivere commenti e allegare file. Non ci sono inoltre limiti al numero di attività o progetti che è possibile creare. Si consiglia di utilizzare l'account gratuito per almeno alcune settimane con un piccolo gruppo di test prima di passare a un livello di servizio a pagamento.

Asana Premium costa $ 119, 88 a persona all'anno o $ 11, 99 a persona se paghi mensilmente. L'account Premium include tutto nell'account gratuito e rimuove i limiti di dimensioni del team, dashboard e strumenti di ricerca. Gli account Premium sono dotati di alcuni vantaggi aggiuntivi, tra cui la funzione Cronologia di Asana, team e progetti privati, campi personalizzati, dipendenze delle attività, controlli amministrativi e supporto prioritario. I progetti privati ​​sono accessibili solo ai membri invitati, mentre i progetti che non sono privati ​​sono accessibili a tutti i membri del team.

Squadre molto piccole di 15 persone o meno che desiderano funzionalità Premium pagano una tariffa inferiore: $ 75 a persona all'anno o $ 7, 50 a persona al mese. I gruppi di studenti possono anche contattare l'azienda per una prova gratuita di sei mesi di Asana Premium. Il prezzo è aumentato negli ultimi anni, ma le persone che hanno accordi Asana esistenti e attivi possono continuare a tariffe più basse.

Per fare un confronto, Todoist Premium costa $ 29 all'anno per uso personale o $ 29 a persona all'anno per i team. Nella fascia alta, Podio inizia a $ 9 a persona al mese o all'incirca $ 86 all'anno se pagato annualmente. Quindi Asana è molto più costosa di Todoist, ma è vicina al prezzo dei piani Basic e Plus di Podio.

Asana ha anche funzionalità di kanban, quindi anche altre popolari app kanban, come Trello, Wrike e Volerro, sono un gioco equo per il confronto. Trello addebita $ 119, 88 a persona all'anno, lo stesso di Asana. Volerro addebita solo $ 7, 99 a persona al mese. Wrike addebita quasi lo stesso importo di Asana Premium per il suo livello professionale di servizio ($ 117, 60 a persona all'anno) e una tariffa molto più elevata per il suo servizio di livello aziendale ($ 297, 60 a persona all'anno)

Che cos'è Asana?

Asana è uno strumento di gestione del flusso di lavoro che viene utilizzato principalmente per gestire le attività. Si differenzia dalle tradizionali app di gestione dei progetti, in particolare per la sua mancanza di struttura. Asana è come un mazzo di carte, mentre il software di project management è come un gioco da tavolo. I giochi da tavolo sono progettati per essere giocati con una serie di regole preimpostate. È insolito che i giocatori si allontanino troppo da queste istruzioni stabilite, sebbene tutti possano concordare alcune modifiche di volta in volta.

Con un mazzo di carte, hai più opzioni. Ad esempio, potresti giocare a un gioco ben noto con regole stabilite, come pescare cinque carte, o inventare il tuo gioco. Diciamo che decidi di giocare a ramino. Tutti al tavolo devono prima concordare su quale versione di ramino giocare (ramino dritto, 500 ramino, gin ramino e così via). C'è un modello per il gioco, ma le regole esatte devono essere stabilite in anticipo da tutti i giocatori.

Nel caso di Asana, ci sono tanti modi predefiniti che puoi usare come ci sono modi personalizzati. Un altro punto di distinzione è che Asana è più adatta per il lavoro in corso, mentre le app di gestione dei progetti sono in genere migliori per i progetti con date di inizio e fine chiare, oltre a un risultato finale. La costruzione e il lancio di un sito Web di notizie è un progetto. La scrittura di contenuti giornalieri per un sito Web di notizie è in corso.

In termini più specifici, Asana tiene traccia di chi è responsabile di quale compito, delle informazioni relative a ciascuna attività e di tutte le altre informazioni relative all'avanzamento di tale attività. Se questo sembra ancora confuso, sappi che configurare Asana per le tue esigenze è la parte più difficile. Dopo quel periodo iniziale, la natura aperta di Asana è anche uno dei suoi aspetti migliori. Dai un'occhiata alla Guida di Asana su come iniziare e alla fine padroneggiare tutte le sue funzionalità.

La struttura di Asana

Prima di aprire Asana a tutti i membri dell'organizzazione, un gruppo di amministratori deve prendere una decisione definitiva su come verrà implementato e utilizzato Asana. Mentre alcuni strumenti di collaborazione promuovono la semplicità, non è proprio il caso di Asana. Asana è intuitivo, ma una volta iniziato, la sua completa mancanza di struttura può rendere difficile immergersi senza una buona dose di premura. Asana offre un po 'di aiuto con la struttura con i Modelli di progetto, di cui parleremo più avanti, ma la prospettiva di tradurre una struttura organizzativa in un modo sensato potrebbe essere intimidatoria.

Per quanto riguarda la gerarchia del flusso di lavoro di base, ogni team è responsabile di una serie di progetti con elenchi di attività individuali. Ogni attività può avere attività secondarie, nonché un assegnatario, una data di scadenza, allegati, commenti, tag e follower. Queste attività e attività secondarie vengono utilizzate per tenere traccia del lavoro. I commenti e altri dati ti aiutano a capire cosa sta succedendo con l'attività in modo da non dover discutere argomenti via e-mail o in altro modo. Man mano che le attività e le attività secondarie vengono completate, tutta la loro cronologia e tutto ciò che si verifica finisce per essere allegato all'attività stessa. Pertanto, ogni azione lavorativa ha un contesto significativo.

Oltre alla sua capacità di tenere traccia della minutia, Asana è anche utile per ottenere una prospettiva più ampia sulle responsabilità di ciascun membro del team. Le ricerche personalizzate, di cui discuteremo più dettagliatamente in seguito, o anche solo guardando l'elenco delle attività di qualcun altro, sono un modo efficace per capire se qualcuno è prenotato in eccesso o sottoperformato. È possibile utilizzare queste informazioni per apportare modifiche efficaci.

Privacy e sicurezza

Asana protegge le connessioni al proprio sito utilizzando almeno il protocollo TLS 1.1 e ospita i suoi dati in "data center sicuri certificati SSAE 16 tramite Amazon negli Stati Uniti". Asana offre anche un programma di ricompensa di bug per rivelare vulnerabilità con il servizio. Asana ha recentemente ottenuto la certificazione SOC 2 Tipo 1. Gli audit Soc 2 sono gestiti dall'American Institute of CPAs e secondo tale organizzazione, riguardano "i controlli presso un'organizzazione di servizi relativi alla sicurezza, alla disponibilità e all'integrità dell'elaborazione dei sistemi che l'organizzazione di servizi utilizza per elaborare i dati degli utenti e la riservatezza e riservatezza delle informazioni elaborate da questi sistemi. " Come con Slack, puoi anche controllare lo stato di Asana tramite una dashboard online.

A livello di utilizzo, Asana abbraccia la collaborazione tra tutti i membri del team. Puoi certamente mantenere privati ​​progetti e attività in Asana, ma la natura dello strumento è consentire a tutti i membri del team di avere uguale accesso per vedere, modificare e interagire con le informazioni nell'app. Detto questo, Asana ti consente di contrassegnare i progetti come Solo commento o assegnare questo livello di autorizzazione ai singoli membri.

Per i team che utilizzano Asana come piattaforma aperta, è molto importante mantenere un dialogo sulle regole di ingaggio per assicurarsi che tutti accettino di utilizzare l'app allo stesso modo, non di sovrascrivere il lavoro a vicenda e così via. Di recente, Asana ha aggiunto nuove opzioni di sicurezza aziendale, inclusa la possibilità di controllare quali app sono utilizzabili in tutta l'integrazione e limitare chi può aggiungere ospiti.

Guardare e sentire

Asana è disponibile sul Web e tramite l'App Store e Google Play Store, ma non offre un'app desktop. Alcune app di collaborazione, come Slack, offrono varianti desktop, ma non è un affare.

L'interfaccia Web di Asana è efficiente e reattiva, con un tocco di colore e design sufficiente per renderla interessante e utile senza sembrare troppo ingombra. Ha anche alcune sorprese, come animazioni celebrative che appaiono di tanto in tanto sullo schermo, anche se puoi disabilitare questi effetti extra se non ti piacciono. Asana include anche una serie di scorciatoie da tastiera chiamate Hacks nella sua sezione delle impostazioni, che aggiungono vari tipi di funzionalità e personalità. Ad esempio, premi TAB + B per un po 'di divertimento felino dopo aver abilitato l'hack correlato.

La dashboard web è divisa in tre aree principali: una guida sinistra; una finestra principale che cambia in base a ciò che selezioni da sinistra; e una finestra informativa corretta che analizza tutto ciò che stai visualizzando nella finestra principale. La finestra principale include anche un pulsante per aggiungere rapidamente elementi come attività o progetti, una barra di ricerca e un'icona del profilo. Nelle impostazioni del tuo profilo, puoi aggiungere le informazioni di base sull'account, impostare le preferenze di notifica, regolare le preferenze di visualizzazione e gli effetti visivi di cui sopra e configurare integrazioni con altre app come Harvest e Zapier. Asana mantiene un elenco completo di app e integrazioni supportate.

Con l'ultimo aggiornamento del design, navighi nell'interfaccia tramite il menu della barra di sinistra, che può anche essere completamente nascosto se vuoi concentrarti sulla pagina principale. Dall'alto verso il basso, le opzioni principali sono Home, Attività personali, Posta in arrivo e Cruscotto. Queste opzioni potrebbero differire in base alle impostazioni globali dell'organizzazione. Home è una nuova sezione che mostra i tuoi progetti preferiti e recenti, mentre Le mie attività mostra tutto ciò che ti è stato assegnato o che stai seguendo. Se vedi un nuovo banner su qualsiasi progetto nella scheda Home, puoi passare il mouse su di esso per visualizzare l'attività più recente. Inbox è solo un feed delle attività di Asana. È possibile aggiungere progetti specifici alla sezione Dashboard per tenere traccia degli aggiornamenti e ottenere una panoramica del completamento delle attività. Un punto giallo appare accanto a Posta in arrivo quando si hanno notifiche non lette.

Il design attento rende la finestra principale di Asana adatta alle tue esigenze. Ad esempio, quando fai clic su un progetto a sinistra, la finestra principale apre un menu contestuale sotto il nome del progetto, con Linea temporale, Calendario, Conversazioni, Avanzamento e File. È inoltre possibile ordinare gli elementi per Assegnatario o Data di scadenza in qualsiasi Visualizzazione attività, ad esempio, oppure scegliere di mostrare solo le attività completate o incomplete. Le attività scivolano sullo schermo quando si fa clic e le trascinano per modificarne l'ordine, il che rende la ridistribuzione davvero semplice. Se lo desideri, puoi anche organizzare le attività in sezioni, ma tieni presente che queste sezioni non influiscono sulle classificazioni di attività altrove.

Funzionalità aggiuntive e in uso

Asana non lesina sulle funzionalità. Quando si crea un'attività, è possibile assegnarla a un membro del team, pianificare una data di scadenza o aggiungere una data ricorrente, caricare o collegare a documenti associati, scrivere commenti, aggiungere tag e persino iscriversi o annullare l'iscrizione a se stessi e agli altri per ricevere notifiche ogni volta che si verificano cambiamenti sull'attività. La sezione Commenti è particolarmente utile poiché supporta, tra le altre cose, la formattazione rich text, la modifica dei commenti e le menzioni dirette tramite il simbolo @.

I tag aiutano a rendere le attività più ricercabili e la funzione di ricerca avanzata, che approfondiremo in seguito, è abbastanza buona. Le caselle di controllo interattive ti consentono di spuntare le attività mentre le completi e di deselezionarle altrettanto facilmente se tu o un altro membro di Asana si accorge che qualcosa non funziona. Asana ti dà anche la possibilità di creare un campo personalizzato. È possibile aggiungere un campo che indica la priorità di un'attività (bassa, media, alta) oppure è possibile utilizzare campi personalizzati per indicare lo stato di un'attività (in attesa, in corso, in attesa di approvazione finale).

Asana integra anche un calendario che è possibile utilizzare per tenere traccia delle scadenze. Una nota positiva, Asana sembra prendere sul serio il feedback degli utenti. Dopo aver ricevuto un feedback straordinariamente negativo sulle modifiche al calendario, Asana ha ripristinato l'aggiornamento e sta lavorando per assicurarsi che le funzionalità legacy vengano mantenute oltre ai miglioramenti delle prestazioni.

Asana non offre funzionalità di chat, il che è deludente, sebbene si integri con Slack e Microsoft Teams. Asana fornisce uno spazio chiamato Conversazioni, una bacheca in cui i membri del team possono discutere tra loro problemi che non sono direttamente correlati a una determinata attività. Ad esempio, i membri potrebbero discutere l'ambito di progetti, idee creative o procedure future. Tuttavia, questo non è efficace per la messaggistica diretta o per le conversazioni casuali.

Asana non è nemmeno lo strumento più abile per progetti ad alta intensità grafica, ma è migliorato nel corso degli anni. La visione kanban, di cui parleremo più avanti, è uno di questi miglioramenti. È possibile caricare immagini nelle attività, ma non è possibile contrassegnarle nell'app stessa. È possibile visualizzare l'anteprima delle immagini allegate, tuttavia, dall'app.

Modelli e visualizzazioni

Se non sei sicuro di come impostare un progetto, Asana fornisce una serie di modelli che puoi utilizzare. Per iniziare, premi il pulsante Più> Progetto. Modelli è la scheda centrale. Esempi di modelli predefiniti includono Agenda delle riunioni, Roadmap dei prodotti e Onboarding dei dipendenti. Ovviamente, puoi anche creare il tuo modello personale, che non è bloccato su queste strutture. Pensa a loro come a un punto di partenza.

Un'altra caratteristica utile è la capacità di Asana di creare dipendenze tra le attività. Supponiamo che l'attività A, l'attività B e l'attività C siano registrate in Asana. Se l'attività C non può essere eseguita fino a quando le attività A e poi B non sono state completate, è possibile aggiungere dipendenze tra queste tre.

Naturalmente, quindi, potresti aspettarti che Asana abbia una sorta di funzionalità di diagramma di Gantt. Immettere la vista della cronologia relativamente recente. Qui, gli utenti possono vedere tutti i loro compiti in un formato stile Gantt. Le dipendenze sono rappresentate da linee tra le attività e puoi apportare modifiche a piacimento. I diagrammi di Gantt sono particolarmente utili per vedere in che modo un ritardo in un'attività o un'assenza prolungata di un membro del team possono influire sulle date obiettivo lungo la linea. Asana ha inoltre implementato la possibilità di organizzare le attività nella vista in sezioni. Teamwork Projects offre una vista del diagramma di Gantt, ma non è altrettanto ben progettata.

Bacheche kanban ad Asana

Asana ora include una vista da tavolo, progettata per offrire ai team un modo per gestire il lavoro usando kanban. Le app Kanban sono specializzate nell'aiutarti a visualizzare tutto il lavoro che deve essere fatto e tutti i lavori in corso, con l'accento sul garantire che i team non vengano sovraccaricati di così tante attività da perdere la concentrazione e diventare meno produttivi. Kanban lo fa limitando il numero di attività che possono essere assegnate a una persona o dipartimento in un determinato momento.

Trello è un'altra app per la produttività che utilizza lo stile kanban. Un metodo consiste nell'impostare diverse colonne correlate a uno stato di completamento. Potrebbe avere senso, ad esempio, avere colonne per DEV, QA e Production. Per spostare un'attività da una fase all'altra, trascinala semplicemente su quella successiva.

Si noti che l'utilizzo di questa vista a bacheca richiede la creazione di progetti specificamente in questo stile. In altre parole, non puoi semplicemente passare dalla vista attività predefinita a questo stile al momento di questa recensione. Per modificare la vista, durante la fase di creazione del progetto, basta guardare sotto la sezione layout e selezionare l'opzione Board.

Come accennato in precedenza, le viste della lavagna possono essere più utili per i team che lavorano con materiali visivi, poiché è possibile impostare immagini di copertina per ciascuna attività in una colonna. Proprio come con le altre viste di Asana, puoi creare campi personalizzati nella vista Bacheca e contrassegnare i commenti direttamente alle persone con il simbolo @, una funzione utile ma meno comune tra le app kanban dedicate. Asana non ha tutte le funzionalità kanban desiderabili, tuttavia. Manca le corsie di nuoto e i limiti dei lavori in corso. KanbanFlow ha tutte queste caratteristiche.

Ricerca avanzata e rapporti

Asana include un'eccellente funzionalità di ricerca avanzata. Al livello principale, quando si esegue una query per un termine, è possibile specificare se si sta cercando un'attività o una conversazione. Altri campi predefiniti includono: Assegnato a, Nei progetti; e seguito da. Inoltre, è possibile specificare se un'attività ha un allegato, se è stata completata, nonché la relativa data di scadenza. Per approfondire ulteriormente, è possibile aggiungere filtri per campi personalizzati, Persone, Tag, Dipendenze e persino Attività secondarie. Se non riesci a trovare quello che stai cercando con questi strumenti, probabilmente non esisteva in primo luogo.

Asana semplifica il salvataggio di queste complesse ricerche come Rapporti interattivi, che vivono nel menu di sinistra per un rapido accesso. Questi rapporti si aggiornano quando i nuovi elementi corrispondono ai termini e puoi modificare i termini della ricerca in qualsiasi momento. Apprezziamo questa funzionalità in quanto può essere preziosa per i manager che stanno cercando di capire chi è produttivo. Anche per gli individui, è un buon modo per tenere traccia dei progressi individuali nel tempo.

App mobili di Asana

Asana offre app mobili gratuite per Android e per iOS. Per i test, abbiamo installato Asana su un Google Pixel con Android 9.0. Non abbiamo avuto problemi a scaricare l'app e cantare in un account.

L'app è configurata in modo leggermente diverso rispetto al Web, ma l'interfaccia mantiene il suo aspetto pulito. Ad esempio, la maggior parte dei collegamenti e delle strutture di navigazione si trovano sul lato destro dello schermo, anziché a sinistra. Una volta effettuato l'accesso, Asana ti porta direttamente all'Elenco attività, che è probabilmente il luogo in cui trascorrerai la maggior parte del tempo. Sebbene tutte le funzionalità principali, inclusa la possibilità di creare, tracciare e completare attività, siano presenti nell'app, Asana tende a funzionare meglio su un grande schermo in cui è possibile visualizzare molte informazioni contemporaneamente, quindi le dimensioni dello schermo piccolo non sono ' t ideale.

Detto questo, è sicuramente possibile essere produttivi dal tuo telefono e apprezziamo che puoi accedere ad Asana da qualsiasi luogo in cui hai una connessione Internet. In particolare, anche le app hanno molte funzionalità offline. Quando lavori offline nelle app mobili, vedi nuvole grigie che indicano che il contenuto non è stato ancora sincronizzato, quindi nessuno dei tuoi collaboratori sarà in grado di vederlo fino a quando il dispositivo non si riconnetterà e si sincronizzerà.

Un mazzo di carte

Il design attento di Asana, i fluidi elementi interattivi e l'assegnazione generosa dei membri nella sua versione gratuita la rendono una potente app di gestione delle attività per progetti personali e lavoro di squadra. La sua flessibilità, il vasto set di funzionalità e la varietà di viste sul flusso di lavoro sono anche encomiabili. Per tutti questi motivi, Asana guadagna la scelta dei redattori per le app di collaborazione. Anche se non è economico e la sua mancanza di struttura può inizialmente causare qualche ansia, promettiamo che è uno strumento che vale la pena usare.