Revisione e valutazione della tabella

Airtable è uno strumento di database relazionale che funge anche da servizio di collaborazione online. Prima di cancellarlo come noioso a causa della parola "database", dai un'occhiata a Airtable. È altamente visivo e facilita anche conversazioni significative. Le aziende potrebbero utilizzarlo per gestire il CRM e gli utenti potrebbero utilizzarlo per creare inventari delle collezioni di loro proprietà. Airtable è diverso dai vecchi sistemi di gestione del database perché sembra un'app che chiunque abbia un iPhone potrebbe utilizzare. E poiché si utilizza Airtable per guardare le informazioni in modo diverso, come si fa con le schede kanban, rende lo strumento adatto a nuovi usi collaborativi.

Airtable è il sistema di gestione del database meno intimidatorio che abbia mai visto, e viene fornito con un'eccellente gamma di modelli per aiutarti a capire come lo usano anche gli altri. È l'app di gestione del database per i team che non vogliono mai usare la parola "database". Ha ancora spazio per crescere, ma Airtable è già un ottimo servizio per i team che ne hanno bisogno.

Prezzi e piani

Con un piano Airtable gratuito, puoi creare e gestire tutti i database di cui hai bisogno e non ci sono limiti al numero di persone che possono aderire al piano. Tuttavia, esiste un limite di 1.200 record per database e si ottiene solo 2 GB di spazio di archiviazione. Sei anche limitato a 2 settimane di cronologia delle revisioni e delle istantanee.

L'account Plus è il livello di servizio successivo. Costa $ 12 per utente al mese; uno sconto per il pagamento annuale lo riduce all'equivalente di $ 10 a persona al mese. Con questo piano, puoi anche avere tutti i database di cui hai bisogno e il numero di record per database aumenta a 5.000. Lo spazio di archiviazione aumenta a 5 GB e si ottengono 6 mesi di cronologia delle revisioni e delle istantanee.

L'account Pro costa $ 24 per utente al mese, scontato all'equivalente di $ 20 a persona al mese quando paghi annualmente. Con questo livello di servizio, il numero di record per database aumenta a 50.000 e si ottengono 20 GB di spazio per gli allegati. Hai anche un anno di cronologia delle revisioni e delle istantanee, supporto prioritario, moduli personalizzati, viste personali e una tavolozza di colori estesa per i campi a discesa.

Airtable offre anche un account Enterprise, ma è necessario contattare l'azienda per un preventivo. La società offre anche offerte speciali per organizzazioni che lavorano nei settori no profit e dell'istruzione. Consulta la pagina dei prezzi e del piano di Airtable per ulteriori dettagli.

Airtable è meno costoso di Smartsheet, ma abbastanza vicino nel prezzo. Smartsheet parte da $ 14 per utente al mese fatturato ogni anno e il suo piano aziendale costa $ 25 per utente al mese quando viene fatturato ogni anno.

Un'altra app che condivide alcune somiglianze ma non è, a rigor di termini, uno strumento di gestione del database è dapulse. È difficile confrontare i prezzi direttamente, perché dapulse addebita una tariffa mensile per un gruppo di utenti, come $ 29 al mese per un massimo di cinque persone nel suo piano di base (che risulta essere inferiore a $ 6 a persona) o $ 352 al mese per 25 persone nel piano Pro (che costa poco più di $ 14 a testa).

Quick Base, un altro sistema di database, applica commissioni abbastanza simili a quelle di Airtable. Costa $ 15 per utente al mese (con un minimo di 10 persone) per un piano Essential e $ 25 per utente al mese (con un minimo di 20 persone) per un piano Premier.

Caratteristiche principali

Fondamentalmente, Airtable è un sistema online per la creazione e la modifica di database tra un gruppo di persone, anche se puoi sicuramente usarlo da solo se lo desideri. Un database non è altro che un insieme di cose raggruppate insieme e Airtable prende sul serio questa definizione aperta. Puoi usare Airtable per gestire le informazioni su quasi tutto.

Un'altra cosa da notare su Airtable è che contiene anche aspetti del software per fogli di calcolo. All'inizio assomiglia molto a un foglio di calcolo, e per questo motivo, è altamente accessibile.

Come accennato, Airtable viene fornito con un'utile selezione di modelli, che suggeriscono molti dei diversi modi in cui è possibile utilizzare Airtable. I modelli sono raggruppati in temi, come la pianificazione di eventi, la vita quotidiana e il settore immobiliare. All'interno di tali categorie sono presenti modelli specifici; ad esempio, nella categoria Gruppi, club e hobby, ci sono modelli per Catalogo libri, Pianificazione di romanzi, Rilevatore di attrezzi fotografici, Collezione di scarpe da tennis, Club di calcio e altri. Per darti un'idea di alcuni usi aziendali, ci sono modelli per campagne pubblicitarie, localizzatore di bug e problemi, esperimenti di crescita, studi degli utenti e così via.

Collaborazione

La collaborazione è una parte fondamentale di Airtable. Quando si invitano altri a entrare in un database, tu, nel ruolo di Creatore, puoi concedere loro uno dei tre livelli di autorizzazione. Il primo è il Creatore. Chiunque abbia i permessi del Creatore ha pieno accesso al database, inclusa la possibilità di cambiare i livelli di autorizzazione di altre persone ed eliminare tutto. Il secondo è Solo modifica. Le persone con autorizzazione di sola modifica possono aggiungere, eliminare e modificare sia le righe che le viste. Gli utenti di sola modifica non possono modificare i tipi di campo (ovvero la colonna). Il terzo è l'accesso in sola lettura, il che significa che la persona può solo visualizzare i record e non modificarli in alcun modo.

Per creare un database, è possibile avviarne uno da un modello, crearne uno da zero o importare dati da qualche altra parte. Avrai bisogno di un file CSV se stai per caricare qualcosa, ma un'altra opzione per piccoli database è semplicemente copiare e incollare il contenuto in una finestra fornita da Airtable. L'ho provato con un database che aveva solo una manciata di colonne ma più di 400 righe e ha funzionato senza intoppi.

Per iniziare a girare con un database, lo personalizzi come faresti con un foglio di calcolo. È necessario congelare un numero qualsiasi di righe o colonne? Che tipo di valore terranno le varie colonne? Airtable lo mantiene leggero, con un'interfaccia utente intuitiva che incorpora molte icone. Niente al riguardo sembra intimidatorio.

La possibilità di creare e salvare visualizzazioni personalizzate in Airtable è un'altra caratteristica chiave, che supporta ulteriormente la collaborazione. Oltre alla classica visualizzazione a griglia, altre opzioni sono Calendario, Galleria o Kanban. Kanban non è solo un modo per visualizzare le informazioni in modo diverso. È anche una metodologia per lavorare. Con Airtable, tu e i tuoi compagni di squadra potete creare kanban board e gestire il vostro lavoro con loro. È possibile passare facilmente dalla vista kanban a una vista griglia quando aiuta a vedere le attività disposte in modo diverso.

La terminologia semplice e l'uso dell'iconografia semplificano la navigazione in Airtable e iniziano a personalizzare le visualizzazioni dei database. Se non hai una conoscenza approfondita di come utilizzare il software per fogli di calcolo, Airtable si sente ancora molto disponibile. Invece di scrivere formule usando il gergo di Excel, in Airtable, sembra più che tu stia dicendo all'app: "Mostrami questo, ma non quello".

Airtable non ha viste del diagramma di Gantt, che sono viste della sequenza temporale che solitamente mostrano la durata delle attività e le dipendenze tra le attività. Con ogni probabilità, se avessi bisogno delle viste del diagramma di Gantt, probabilmente staresti meglio con un'app di gestione del progetto. Alcune altre app nella stessa vena di Airtable hanno grafici Gantt, tuttavia, tra cui Smart Sheet e dapulse.

Le celle in Airtable possono espandersi in un intero foglio di informazioni aggiuntive, senza ricaricare la pagina o aprire una nuova finestra. Quando una cella viene espansa, è possibile aggiungere molti più dettagli che potrebbero non essere rilevanti quando si esamina il database come griglia. Ad esempio, in un database di inventario domestico, potresti voler prenotare la vista della griglia per visualizzare facilmente un elenco di tutto ciò che possiedi e il suo valore. Espandi qualsiasi cella e potresti vedere moltissime informazioni aggiuntive, come garanzie caricate e ricevute per l'articolo, immagini di esso o solo note. Anche il caricamento con trascinamento della selezione funziona. La vista espansa ti dà un posto per i commenti, dove puoi usare i simboli @ prima dei nomi delle persone per segnalare la loro attenzione.

La collaborazione va oltre il semplice commento. Ad esempio, se si utilizza Airtable per assegnare e gestire il lavoro, è possibile creare una colonna con il tipo di campo Collaboratore, quindi assegnare a qualsiasi collaboratore l'attività. Se si collega a una tabella o un database di persone per questo tipo di campo, è possibile assicurarsi che tutte le persone appropriate vengano visualizzate come selezioni possibili.

Man mano che diventi un utente Airtable più esperto, il che non è difficile da fare dato i suoi tutorial abbondanti, puoi fare sempre di più con esso. Puoi persino usarlo per la gestione dei progetti, anche se alcuni potrebbero scoprire che un servizio di gestione dei progetti dedicato è meglio attrezzato per gestire quel lavoro.

Airtable per uso personale

Ho notato in precedenza che è possibile utilizzare Airtable per gestire qualsiasi tipo di raccolta, ad esempio una collezione di sneaker personali. Ho chiesto ad alcuni miei amici che sono collezionisti che tipo di app usano per gestire le loro collezioni. Un collezionista di dischi in vinile mi ha detto che usa Discogs, che è specifico per la raccolta musicale. Un altro amico a cui piace il vino ha detto che utilizza l'app Wine Cellar. Un amico che ha un ripostiglio pieno di birra rara mi ha detto che al momento non ha un'app ma zoppica insieme a Wine Cellar mentre si rivolge lentamente ad altri tipi di collezioni di bottiglie.

Il punto è che i collezionisti usano spesso un'app di gestione del database specifica per ciò che stanno raccogliendo. Il motivo è che queste app in genere si collegano a un database che ha già registrazioni degli elementi. Quando la mia amica aggiunge un vino alla sua collezione, lo fa con uno scanner di codici a barre. Tutte le informazioni sul vino si popolano automaticamente e lei deve fare poco di più che cercare errori e forse aggiungere una nota su dove si trova sul suo scaffale.

Una di queste raccolte è adatta per la gestione in Airtable, ma lo svantaggio è il tempo necessario per impostare e aggiungere manualmente le voci. Il vantaggio è che puoi progettare il database in modo che sia esattamente quello che vuoi che sia. Se preferisci la comodità, stai meglio scansionando i codici a barre. Se ti piace un sacco di controllo, Airtable è un ottimo strumento.

App e integrazioni

Esistono app per Airtable per macOS, Windows, iOS e Android. Il servizio funziona anche sul web. Airtable può anche connettersi con un gran numero di altri servizi online, come Asana, Box, Google Drive, Basecamp, SMS Salesforce, Zendesk, Github, Trello e persino Instagram (per caricare immagini). Se è necessario un servizio che non è supportato, puoi provare a connetterlo tramite Zapier o IFTTT, servizi di terze parti che collegano altre app per te. In caso contrario, puoi contattare l'azienda per accedere alla sua API.

Cosa manca

Quando ho esaminato le richieste di funzionalità che gli utenti di Airtable hanno reso online, ho scoperto che molti di loro avevano a che fare con la formattazione. Uno che ha attirato la mia attenzione è stata l'incapacità di Airtable di avvolgere il testo in una tabella. Con alcuni tipi di fogli di calcolo, le persone vogliono mantenere un testo abbastanza lungo nelle celle e devono essere in grado di vedere quei dettagli quando sono in vista griglia. Airtable non ti consente di avvolgere le righe di testo, tuttavia. Un rappresentante dell'azienda ha risposto alla richiesta di funzionalità dicendo che si trattava di una scelta di progettazione per non consentire l'altezza variabile delle file. Ma sarebbe sicuramente un danno per la produttività se fosse necessario essere in grado di avvolgere il testo e non si avesse l'opzione. Quando si stampa, è possibile visualizzare il testo completo come testo a capo. Semplicemente non funziona quando si visualizza un tavolo sullo schermo.

I fan di Airtable hanno altri inconvenienti sulla formattazione e sui display, come l'impossibilità di utilizzare la formattazione condizionale (ad esempio, se il valore della cella è "sì", quindi renderlo verde). La compagnia sembra tuttavia ascoltare. Una delle funzionalità più richieste, la possibilità di esportare i dati dei report in diagrammi e grafici, è già in versione beta per gli abbonati paganti.

Manca anche la possibilità di collegare i database tra loro. Con Airtable, tuttavia, non è necessario creare più database estraendo gli stessi dati perché è invece possibile avere un database con più viste salvate. Tuttavia, questa soluzione potrebbe non essere ideale per diversi team che devono mantenere privati ​​i loro commenti collaborativi.

Lo strumento di database più semplice

Airtable potrebbe essere lo strumento di gestione del database meno intimidatorio che tu abbia mai usato. È fatto per le persone che vogliono capire il lavoro che stanno facendo e farlo in modo efficiente, piuttosto che per le persone che amano lavorare in modo astratto attraverso numeri e simboli. Airtable è semplice e la gamma di modelli ed esercitazioni guida l'utente ad esplorare nuovi modi in cui è possibile utilizzare il sistema. La collaborazione è ben supportata e il prezzo è giusto. Il prezzo è competitivo con Smartsheet, e lo è. Non ho ancora recensito abbastanza software simile per dichiarare una scelta degli editori, ma Airtable è una scelta molto forte.