Recensione e valutazione Activtrak

Prezzi e installazione

ActivTrak è gratuito per il monitoraggio di un massimo di tre workstation con 3 gigabyte (GB) di spazio di archiviazione. Il piano gratuito (che include annunci nell'interfaccia utente) include anche ID account illimitati, esportazione CSV registro attività, archiviazione dati basata su HDD, uno screenshot per attività, nonché l'accesso alla visualizzazione in tempo reale e il blocco del sito Web. Mentre il prodotto aveva piani di base e avanzati disponibili quando lo abbiamo testato per la prima volta, la società da allora ha ridotto i suoi livelli a solo due: il livello Freemium e uno chiamato Advanced.

Il piano avanzato include tutte le funzionalità di cui le medie più grandi avranno bisogno, come allarmi di screenshot multipli, archiviazione illimitata di dati, installazione remota di Windows, archiviazione di dati basata su SSD e supporto e-mail senza pubblicità per nominarne solo alcune. Il prezzo a più livelli per questo piano inizia a $ 7, 20 per utente al mese, purché si sottoscriva un contratto annuale.

L'azienda ha anche ciò che chiama Funzionalità aggiuntive, per le quali si fattura separatamente. Questi includono cose come la riproduzione di video, il contrassegno degli screenshot, la redazione degli screenshot e l'accesso ai dati non elaborati. Dovrai discutere dei prezzi esatti con un rappresentante ActivTrak e qualsiasi cosa tu scelga di aggiungere verrà inclusa nella tua fattura annuale poiché queste funzionalità sono disponibili solo per gli abbonati annuali. È un po 'meno flessibile rispetto a quando abbiamo visto ActivTrak per la prima volta, ma offre ancora schemi di prezzi molto più convenienti per le piccole e medie imprese (PMI) rispetto ai prezzi delle grandi aziende di uno strumento come Veriato 360.

Per quanto riguarda l'installazione, l'agente ActivTrak era facile da installare come Teramind. L'agente di tracciamento ActivTrak è disponibile per Windows, macOS, Chrome O e un browser Chrome installati su qualsiasi sistema operativo desktop (SO), inclusi FreeBSD, Linux e altri. Sul mio computer Windows 10 di prova, ho effettuato l'accesso al mio account di amministratore e ho fatto clic sul pulsante Installa agente in alto a destra. Quando si configura per la prima volta un account e si accede, ActivTrak ti dà un pop-up con un rapido video di YouTube che ti guida attraverso il processo di installazione dell'agente.

Una volta scaricato, la procedura guidata di installazione di ActivTrak si è aperta sulla mia macchina di prova e ha completato l'installazione in un minuto o due, con zero problemi alla mia estremità. L'agente ActivTrak è invisibile, il che significa che i processi di applicazione e file hanno nomi in incognito, quindi passano inosservati. Quindi, una volta completata l'installazione e mi sono disconnesso dall'account amministratore, la macchina era pronta per il monitoraggio e si è mostrata immediatamente nell'interfaccia utente di gestione. Rispetto all'installazione in più fasi e ai problemi di compatibilità affrontati durante l'impostazione dell'agente in strumenti come InterGuard, ActivTrak è stato un gioco da ragazzi.

Monitoraggio dei dipendenti

Insieme a Teramind, ActivTrak ha sfoggiato l'interfaccia utente di amministrazione basata su cloud più intuitiva di qualsiasi strumento di monitoraggio dei dipendenti in questa carrellata. ActivTrak può sincronizzarsi con il tuo account Google per l'accesso e l'autenticazione a due fattori, un elegante accesso e un tocco di sicurezza che non si trovano in altri strumenti. Al primo accesso, la dashboard Home offre una serie di statistiche e visualizzazioni dei dati a colpo d'occhio per avere un'idea della produttività del team o dell'organizzazione.

ActivTrak mette in primo piano il monitoraggio del tempo, mostrando il tempo aggregato produttivo e non produttivo speso in app e siti Web, sebbene sia possibile filtrare facilmente i risultati per mostrare utenti o gruppi specifici. Scorrendo verso il basso, troverai una selezione di schermate dei dipendenti recenti seguite da un grafico a barre della produttività filtrabile e da un grafico utente che interrompe i tempi di produzione, improduttivi e inattivi. Di seguito, i grafici a torta mostrano una suddivisione delle migliori app e siti Web visitati. Per tutte le app, ActivTrak registra il testo della barra del titolo, ma per i browser raccoglie un campo dati aggiuntivo contenente l'URL completo.

Non è possibile personalizzare i widget della dashboard come in InterGuard e Veriato 360. Inoltre ActivTrak non ha visualizzazioni mirate come le dashboard Rischio e Focus di Teramind. Ma c'è una scheda in tempo reale per vedere quali app e siti Web utilizzano attualmente i dipendenti (insieme a dispositivo, sistema operativo, informazioni sull'indirizzo IP, ecc.), Con l'opzione per acquisire uno screenshot in tempo reale premendo l'icona della fotocamera accanto a l'utente. Da lì, gli amministratori possono persino ingrandire e leggere il monitor di un dipendente.

I grafici della dashboard principale, e in realtà tutte le metriche di produttività raccolte da ActivTrak, derivano tutti da come il software gestisce le categorie. Gestisci le categorie tramite la scheda Impostazioni e puoi classificare app e siti Web in base ai quali sono produttivi e non produttivi. Ma non è tutto: gli amministratori possono anche raggruppare le attività per tipo, inclusi servizi bancari, e-mail, intrattenimento, giochi, shopping, social network e sport. Gli elenchi Categorie e Produttività in Impostazioni consentono alle aziende di creare e ordinare le proprie categorie personalizzate, nonché di aggiungere o eliminare manualmente app e siti Web con un semplice clic. L'interfaccia utente di gestione basata su elenco è semplice ma potente e consente di aggiungere e rimuovere facilmente i siti Web. Puoi anche visualizzare un elenco di app e siti Web attualmente non definiti pronti per essere ordinati. Questo è simile a Work Examiner, anche se ActivTrak ha anche una scheda Blocco per aumentare ulteriormente la classificazione della produttività bloccando fisicamente i domini per aumentare la produttività dei dipendenti.

Al di fuori delle dashboard principali e in tempo reale, la maggior parte dei dati di monitoraggio più dettagliati si trova nella scheda Rapporti e nella sezione Schermate. Per quanto riguarda gli screenshot, ActivTrak ti permette di vedere gli screenshot più recenti per utente, che sono stato in grado di fare clic in un visualizzatore simile a uno slideshow attraverso gli screenshot presi dalla mia macchina di prova. Puoi anche guardare una vista storica di schermate filtrate per utente, data o categorie di produttività. Non ci sono feed video live o registrati; non puoi visualizzare registrazioni di riproduzione storiche come puoi fare in Teramind. Ma la funzione di screenshot in tempo reale è buona per catturare prove fotografiche del lavoro di un dipendente (o della sua mancanza) in un momento. Le schermate possono essere configurate su base utente per utente e possono essere scattate almeno ogni 5 secondi. Se necessario, è possibile riprodurre, mettere in pausa o scaricare gli screenshot. Inoltre, puoi selezionare una casella per acquisire più schermate contemporaneamente. Una caratteristica mancante qui è la possibilità di sfocare gli screenshot per la privacy, come puoi fare in Desktime Pro. Ma se ti lanci per il componente aggiuntivo DLP (spiegato più avanti), ActivTrak prenderà ulteriori misure per garantire la privacy dei dati sensibili. ActiveTrak offre anche una funzione alias per modificare il nome di un utente nei report creati. Questo stesso alias può essere utilizzato per più macchine. La funzione alias è disponibile in Impostazioni.

Una nota importante sul monitoraggio di ActivTrak è che la piattaforma non registra intenzionalmente le sequenze di tasti. La società afferma che le piattaforme di monitoraggio dei dipendenti che registrano il keylogging sono talvolta classificate come dannose da programmi antivirus (che ho sperimentato, fastidiosamente, durante l'installazione e il test di InterGuard). Invece di registrare sequenze di tasti, ActivTrak pone maggiormente l'accento sugli screenshot e tiene traccia del movimento del mouse e della tastiera (ma non di specifici tasti e comandi) per determinare se una sessione utente è attiva o inattiva. A differenza di Teramind, ActivTrak non ha la capacità di eseguire il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) su schermate per cercare immagini per parole chiave specifiche. Tuttavia, la società ha confermato che sta lavorando a uno strumento di analisi dei contenuti per fare proprio questo.

Segnalazione e avvisi

Puoi accedere a report specifici facendo clic su ciascun grafico nella dashboard principale. Tuttavia, ActivTrak ha anche un elenco di suddivisioni dei dati nella scheda Rapporti del suo menu di navigazione sul lato sinistro. I report dei siti Web principali, delle applicazioni principali, delle categorie principali e degli utenti principali sono autoesplicativi. Ti mostrano il tempo produttivo e non produttivo tracciato in cima alla pagina e quindi un elenco di siti Web, app, categorie o utenti, con durate e percentuali di utilizzo filtrate da utenti o computer. Ci sono anche alcune utili analisi, come la possibilità di fare clic nelle sottopagine e nei titoli delle pagine, cercare uno screenshot o creare un allarme relativo alla voce di attività che hai identificato.

Esiste anche un rapporto sulla produttività, che può mostrare una barra di avanzamento con data e ora della produttività di un dipendente nel corso di un singolo giorno, settimana, mese o persino anno. Infine, c'è il registro delle attività, un rapporto più completo che mostra tutte le azioni dei dipendenti con data e ora su app, siti Web, ecc., Con schermate corrispondenti, se applicabile. Quindi, se un dipendente ha trascorso un'ora su Reddit, puoi quindi andare nelle sottopagine per vedere cosa stavano guardando o guardare l'attività improduttiva nel contesto più ampio della loro giornata lavorativa. Tutti i rapporti possono essere scaricati come file CSV o salvati direttamente su Google Drive. Durante l'ordinamento e l'esportazione dei dati del report, facendo clic sulla scheda Colonne in alto a destra è possibile verificare quali campi di dati si desidera includere nel report.

ActivTrak non dispone ancora della ricerca di parole chiave OCR per gli screenshot ma offre il monitoraggio delle parole chiave tramite avvisi (definiti allarmi). Nella scheda Allarmi, sono stato in grado di impostare notifiche da attivare con una logica automatizzata, ad esempio se una descrizione o un URL conteneva una parola chiave o una frase specifica o se un utente esegue una determinata azione, come collegare un dispositivo USB. Dopo che la sveglia si è attivata, l'agente ActiveTrak consente di registrare il tempo in cui è stato collegato un dispositivo USB.

Sono stato in grado di impostare il mio avviso di prova per acquisire più schermate ogni 10 secondi se il termine "ricerca di lavoro" è comparso nell'attività di un dipendente e persino visualizzare un messaggio pop-up personalizzato al dipendente per far loro sapere che la sua azione non è consentita (ad esempio, se hanno superato il tempo giornaliero assegnato sui siti Web di social media). ActivTrak consente inoltre di impostare notifiche e-mail e Webhooks per qualsiasi avviso. È inoltre possibile inviare altri report e avvisi basati su e-mail, incluso un report Digest settimanale di tutte le attività e le metriche di produttività dell'ufficio.

Google Analytics per il tuo ufficio

ActivTrak si preoccupa di evitare di essere etichettato come spyware o come un Grande Fratello e include una serie di funzioni per guidare quel punto verso casa. Invece è come un "Google Analytics per il tuo ufficio". Nella scheda Impostazioni, sono stato in grado di impostare un programma agente personalizzato in modo che ActivTrak monitorasse le attività solo durante le ore di lavoro, il che è particolarmente utile per i lavoratori remoti. Inoltre, il software include le schede Gruppi e Accesso per gli amministratori per raggruppare gli utenti in determinati team o dipartimenti, quindi offre ai manager l'accesso solo per visualizzare i dati di monitoraggio relativi ai dipendenti che supervisionano direttamente. C'è anche un registro di controllo che mostra tutte le attività di amministrazione e manager all'interno del sistema e, soprattutto, una funzione Non tenere traccia che interromperà tutto il monitoraggio su una macchina anche se è installato un agente.

La funzionalità di privacy più importante, tuttavia, è se l'organizzazione attiva la funzione DLP disponibile come opzione nella scheda Schermate. Qui ActivTrak in realtà ti consente di redarre elementi come indirizzi e-mail e numeri di telefono, numeri di passaporto e carta di credito, numeri di previdenza sociale, informazioni di assicurazione e altri dati personali e finanziari sensibili in modo che non vengano registrati o archiviati. Questo è disponibile solo nel piano Avanzato come funzionalità aggiuntiva.

ActivTrak non ha la profondità del monitoraggio di Editors 'Choice Teramind o di altri attori aziendali come InterGuard, StaffCop Enterprise e Veriato 360, e questo è in base alla progettazione. Dei tre strumenti che abbiamo testato con particolare attenzione alle metriche di produttività: ActivTrak, Desktime e Work Examiner, ActivTrak è il più semplice da configurare e utilizzare. Offre la maggior parte delle funzionalità per la privacy, metriche e rapporti sulla produttività eccezionali e avvisi automatici. Con un prezzo accessibile in base al volume ridotto, ActivTrak è la nostra scelta dei redattori per le aziende che desiderano aumentare la produttività e l'efficienza nei loro uffici con una raccolta di dati mirata, ma non hanno bisogno o vogliono pagare per una piattaforma di sorveglianza dei dipendenti completa come un fratello maggiore.