Video: Coogle: tutorial su come fare una mappa mentale - Giorgio Taverniti (Novembre 2024)
La gestione del progetto si occupa del caos organizzato. I project manager hanno spesso il compito di coordinare più team, tenere traccia dei flussi di lavoro e assicurarsi che tutte le parti mobili comunichino e collaborino alla consegna del prodotto finito che si aspettano sia i dirigenti aziendali che i clienti.
Allo stesso tempo, ci si aspetta che i project manager forniscano soluzioni creative per risolvere problemi complessi, pur rimanendo sotto budget. Per un project manager che sfoggia un normale cervello umano senza una memoria eidetica e un perfetto richiamo, usare una mappa mentale è un ottimo modo per dare un senso a questa raffica di informazioni.
L'uso del software di gestione dei progetti online in tempo reale è ancora il modo migliore per tenere traccia di tutte le parti in movimento, ma l'utilizzo di una mappa mentale consiste nel lasciare che il project manager dia l'idea del progetto. Lui o lei può farlo per pensare davvero sul modo più efficiente per completare un progetto piuttosto che semplicemente facilitarlo lungo un percorso tradizionale.
Che cos'è una mappa mentale?
Una mappa mentale è un mezzo visivo per organizzare le informazioni, in genere attraverso un diagramma simile al Web. Sono lungi dall'essere un nuovo concetto. Probabilmente li hai disegnati molto nella scuola elementare con carta colorata e pastelli, e il concetto di base non è cambiato. Quello che stai facendo è abbattere un argomento o un'idea per te stesso in un modo che solo tu sai come. Le mappe mentali iniziano con un concetto o un'idea principale al centro e si fanno strada verso l'esterno da lì. Puoi usare una combinazione di parole, colori, immagini e simboli e collegarli con linee e frecce di diversi colori a seconda del modo in cui il tuo cervello decide di disporlo. Non esiste un modello di mappa mentale universale.
Nel suo libro del 1996, "The Mind Map Book: How to Radiant Thinking to Maximized Your Brain's Untapped Potential", il coautore Tony Buzan descrive le mappe mentali come costruite in un modo colorato, simile ad un albero. La mappatura mentale è più viscerale se fatta su carta o una lavagna con penne o pennarelli, ma sono disponibili anche molti buoni software di mappatura mentale.
Nel 2013 Lifehacker ha condotto un sondaggio per scoprire quali offerte di software per la mappatura mentale erano le più popolari e le cinque che avevano ideato erano Mindjet, Coggle, FreeMind, MindNode e XMind. Coggle e Freemind sono gratuiti, MindNode è ottimizzato per dispositivi mobili per iOS e Mindjet ha la suite più completa di applicazioni e strumenti, tra cui significative capacità di gestione dei progetti. In ciascuno di essi, inserisci i concetti, i dati e le parole chiave del tuo progetto e il software genera una mappa mentale personalizzabile, con vari livelli di grafica minimalista o vivida.
Otto modi in cui le mappe mentali possono aiutare con la gestione dei progetti
Indipendentemente dal fatto che tu stia utilizzando un software o lo stia analizzando, la creazione di una mappa mentale è un modo divertente per estrarre idee dalla tua testa (o dal project manager) in un formato più facilmente organizzato al fine di stimolare l'innovazione aziendale. Ecco otto modi in cui le mappe mentali possono essere utilizzate per gestire i progetti.
1. Scarabocchi professionali
In una riunione, quando i tuoi occhi iniziano a sbirciare mentre i dipendenti si presentano e quindi discutono i piani per completare una particolare fase di un progetto, elimina le note in paragrafi o puntate per una mappa mentale. Ti aiuterà a tenere traccia delle idee principali e della progressione di una discussione e manterrà la tua mente impegnata nei minimi dettagli trasformandoli in un equivalente adulto perfettamente accettabile di scarabocchi mentre l'insegnante sta tenendo lezioni.
2. Uno strumento di presentazione
Porta i membri del progetto nella tua testa presentando una mappa mentale, su una lavagna o lanciando una mappa generata dal software su uno schermo. Farà in modo che il tuo team pensi alle domande relative al progetto nello stesso modo di pensare in modo libero e uno strumento di presentazione come Prezi è pronto per dare vita a un concetto di mappatura mentale con animazioni e grafica.
3. Sessioni di brainstorming
Dopo aver provato una mappa mentale come strumento personale per prendere appunti e aver introdotto il metodo a un team di progetto, uno dei suoi vantaggi principali è che aiuta un team a pensare fuori dagli schemi. Ad esempio, se un cliente ti lancia una nuova domanda e, come manager, stai avendo difficoltà a capire come integrare la richiesta nel prodotto finito, mettendo il team in una stanza con una mappa mentale, una lavagna e marcatori crea un percorso più aperto e collaborativo verso una soluzione.
4. Delega di compiti
Dedica un'intera mappa mentale o solo alcuni rami di uno per rappresentare quali membri del team sono responsabili di ciò che all'interno di un progetto, chi riferisce a chi, una chiara proiezione del flusso di lavoro del progetto e chi deve essere coinvolto nelle varie fasi del processo.
5. Un repository Master Idea
Le sessioni di brainstorming spesso risultano in utili idee tangenziali, quindi un team dovrebbe tenere una mappa mentale delle idee che potrebbe tornare utile per i progetti a venire.
6. Scorciatoia simbolo
Uno dei maggiori vantaggi dell'utilizzo di una mappa mentale è che può essere utilizzato per creare e perpetuare un vocabolario visivo delle diverse immagini e simboli che rappresentano diversi stati di avanzamento del progetto, dipartimenti specifici o qualsiasi altro componente all'interno della gestione di un progetto.
7. Un flusso di lavoro vivente
Una mappa mentale è la rappresentazione visiva di un progetto e di tutte le sue parti in movimento, quindi creare una progressione cronologica degli obiettivi, completa di pietre miliari e fasi distinte, è un ottimo modo per tenere aggiornato l'intero team con i progressi di un progetto.
8. Integrazione delle soluzioni
Se riesci a coinvolgere il tuo team di piccole e medie imprese (SMB) o il tuo dipartimento all'interno di un'organizzazione aziendale più grande con la mappatura mentale, vedi se il software di gestione dei progetti della tua azienda contiene funzionalità che ricordano la mappatura mentale o se può integrarsi con una soluzione di mappatura mentale. L'importazione di attività di progetto, team, stati e altre risorse e dati di pianificazione direttamente in una mappa mentale è un buon modo per rappresentare visivamente i progressi e la produttività dell'intero team. Quindi lascia che ogni membro personalizzi la propria mappa mentale da lì per favorire il pensiero creativo all'interno della soluzione di gestione del progetto esistente.
