7 passaggi per semplificare il backup del cloud aziendale

Una volta, il backup dei dati era un incubo anche per i professionisti IT. Dozzine di unità nastro diverse, ognuna con il proprio standard di formattazione, spesso richiedevano anche software di backup diversi sia sul dispositivo di cui si faceva il backup sia sul server dell'unità nastro. In molti casi dovevi persino spedire un nastro in un luogo fuori sede per renderlo conforme. Tutta questa è storia, tuttavia, con l'arrivo di un software di backup più intelligente fornito dai fornitori di servizi cloud.

In questo modello, tutto ciò che il tuo responsabile IT deve fare è assicurarsi che ogni dispositivo o disco di destinazione disponga di una connessione Internet. Successivamente, la pianificazione e il test vengono eseguiti da una console centrale e ogni dispositivo può scaricare il software client richiesto sul Web. Puoi persino automatizzare quell'attività in diversi modi. Quindi perché il backup è ancora così spesso trascurato dalle piccole e medie imprese (PMI)?

Perché il backup efficace, sfortunatamente, richiede molto più che registrarsi con un singolo provider, e questo significa che è un processo complicato che la maggior parte dei manager aziendali spera di non aver mai bisogno. Un candidato istantaneo per il back burner. Il che è problematico, poiché backup di dati efficaci hanno più usi che mai. Certo, c'è ancora l'evento catastrofico naturale, come una tempesta che distrugge il tuo ufficio, o lo scenario nefasto, come un ladro che ruba dispositivi critici dal tuo quartier generale. In entrambi i casi, avere versioni precedenti dei dati aziendali, dei clienti e dei dipendenti può fare la differenza tra un ritardo minore e un grave tracollo.

Inoltre, il backup dei dati consente di eseguire il backup e l'esecuzione dopo che il software di protezione dell'endpoint determina che si è verificata una violazione. E alcuni malware richiedono persino un buon backup per essere sconfitti. Il ransomware è il miglior esempio. Questo tipo di malware tiene in ostaggio i tuoi dati; a volte solo il dispositivo che sta infettando, ma sempre più, questo software è diventato abbastanza intelligente da infettare la tua rete e tenere prigionieri i dati dell'intera organizzazione. Avere un backup molto aggiornato di tutto ciò che si trova fuori sede con un'efficace sicurezza può aiutare a sconfiggere il ransomware; infatti, diversi fornitori di backup dei dati stanno inserendo nuove funzionalità nel loro software specificamente per affrontare le minacce ransomware. Con una combinazione di software di sicurezza e backup regolari, sarai in grado di individuare le minacce nel momento in cui si verificano, espellerle dalla rete e quindi riportare la rete al suo stato più recente e più sicuro.

Il presidente e CEO di Datacastle, Ron Faith, ci ha aiutato a parlarci attraverso sette modi in cui puoi semplificare i tuoi backup dei dati e come ciò contribuirà a migliorare la tua attività, indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda.

1. Automatizzare i backup

Non è necessario eseguire il backup manuale dei dati ogni volta che si presenta un problema. Volete essere proattivi e impostare backup automatici su base costante e ricorrente. In questo modo, non importa quando si verifica un disastro, sai che c'è un backup seduto lì ad aspettarti. Al contrario, il backup manuale dei dati significa che fai affidamento sulla tua diligenza o diligenza di un dipendente (qualcuno che potrebbe ammalarsi o lasciare l'azienda). Se manca un giorno, una settimana o un mese di backup, è possibile che si verifichino seri problemi se e quando si verifica un disastro.

"Volete una politica gestita centralmente che sia automatica", ha dichiarato Faith. "Volete farlo funzionare continuamente in background. Se fate affidamento su dipendenti e utenti finali per essere conformi, non sarete conformi."

Diverse aziende, inclusi fornitori di software di backup dei dati e costruttori di sistemi operativi come Microsoft con {ZIFFARTICLE id = "338257"}} Windows 10 , stanno includendo funzionalità di backup intelligenti nel loro software che non solo mantengono frequenti i backup, ma gestiscono in modo intelligente l'utilizzo della larghezza di banda del dispositivo di destinazione in modo che i flussi di backup non ostruiscano la rete.

2. Cerca integrazioni

Per diversificare la posizione in cui archiviare i backup dei dati, è necessario cercare due o tre fornitori solidi. Quando conduci questa ricerca, assicurati di scegliere i fornitori che si integrano con i loro concorrenti e con la varietà di applicazioni che usi per condurre affari. In questo modo, se devi migrare bit e pezzi dei tuoi dati dal fornitore X e bit e pezzi da un'app, sarai in grado di far scorrere le informazioni nella piattaforma del fornitore Z senza dover scrivere nuovo codice nel mezzo di un scenario di disastro.

"Volete l'integrazione con il livello amministrativo dell'azienda", ha dichiarato Faith. "Se si utilizza Active Directory e si dispone di un'unica infrastruttura di accesso, è importante avere la soluzione integrata in tali elementi in modo da poter avere una visione coerente su diversi endpoint e server."

Un esempio qui potrebbe essere la differenza tra una soluzione di backup all-in-one di un fornitore come Acronis rispetto a una soluzione in stile combinazione che utilizza software di backup di un fornitore ma utilizza l'infrastruttura del cloud pubblico come destinazione, come un bucket di archiviazione virtuale S3 in esecuzione Amazon Web Services (AWS). In questo scenario, si desidera assicurarsi non solo che il fornitore di backup di terze parti si integri con AWS, ma anche che i dati archiviati in Acronis possano accedere ai dati su AWS o utilizzarli come destinazione alternativa.

3. Creare più copie in più aree

È importante creare copie dei dati in più aree; questo è particolarmente vero per le aziende che operano in diverse aree geografiche. Ad esempio, se la tua azienda con sede a New York ha uffici nel Regno Unito e in Spagna, probabilmente dovresti avere più copie dei tuoi dati archiviati a New York, nel Regno Unito e in Spagna. Questo processo protegge dalle catastrofi basate sulla posizione e dalle catastrofi sui file. Quindi, se New York e la Spagna non possono accedere ai dati della tua azienda, il Regno Unito avrà accesso ai file. E, se per caso uno dei file del Regno Unito è stato danneggiato, allora avrai comunque una copia in più o due salvati lì.

Per le piccole imprese, si applica la stessa logica. Sebbene sia possibile disporre di una sola posizione, è comunque possibile salvare più versioni dei backup dei dati e diversificare ancora dove e come vengono salvati i dati. La maggior parte delle app di backup dei dati ha impostazioni che ti consentono di automatizzare il backup dei tuoi dati in più posizioni, quindi spesso è solo una questione di punta e clicca.

"Qui è dove siamo forti sostenitori di andare su cloud pubblici come Microsoft Azure che hanno funzionalità integrate che possono aiutarti in queste aree", ha affermato Faith. "Desideri backup ridondanti. Inoltre, devi essere consapevole delle restrizioni sui dati locali. Assicurati di collaborare con un provider che può disporre dei tuoi dati da qualsiasi luogo e conformi a seconda della regione e del settore."

4. Scegli il cloud pubblico

Se non stai cercando di approfondire le erbacce su come gestire i tuoi dati, ti consigliamo di scegliere un servizio cloud pubblico come AWS o Rackspace Managed Cloud. Il cloud è più economico dell'archiviazione locale dei file, ma è anche molto più facile da usare, soprattutto se stai lavorando fuori dall'infrastruttura di qualcun altro.

Con l'infrastruttura cloud pubblica, tutto ciò di cui devi preoccuparti è la gestione dei dashboard forniti da fornitori come Microsoft e Amazon. Tratteranno l'amministrazione locale, i problemi hardware e i problemi di recupero dei dati che il personale IT dovrebbe gestire se si dovesse verificare un problema in locale. Se scegli di utilizzare un cloud ibrido o privato, finirai per gestire la tua dashboard e alcuni aspetti del cloud e dell'infrastruttura locale; sebbene ciò possa essere richiesto in alcuni casi, potrebbe anche essere più complesso di quanto sia necessario, quindi assicurati di sederti con il personale IT per determinare le tue reali esigenze.

5. Non ignorare la sicurezza dei dati

Potrebbe sembrare strano preoccuparsi della sicurezza dei dati, poiché i backup sono una parte importante di tale equazione, ma nel modello di servizio cloud, stiamo parlando di archiviare le informazioni più preziose della tua azienda sull'infrastruttura di qualcun altro. Quindi cosa sta succedendo a quei dati dopo averne eseguito il backup ed è semplicemente seduto lì in attesa pacificamente fino a quando non è necessario?

La risposta che stai cercando dai tuoi provider di backup e infrastruttura cloud è che è ben protetta su più livelli. Innanzitutto, lo vuoi crittografato. Sarà sicuramente crittografato mentre viene trasmesso tramite SSL o una rete privata virtuale (VPN), ma la crittografia dei "dati inattivi" è ciò che stai cercando. Vuoi anche assicurarti che qualunque fornitore tu stia utilizzando per software o spazio di archiviazione, capisca e sia pienamente conforme a tutti i requisiti normativi che riguardano la tua attività. HIPAA e GDPR sono due esempi ovvi, ma ce ne sono letteralmente dozzine in più a seconda del tuo settore. Interroga i tuoi fornitori e scopri come rispondono a queste domande prima dell'acquisto. Amazon è un esempio di eccellenza qui con un sito dedicato a nient'altro che dettaglia tutte le sue capacità di conformità.

Infine, per coloro che archiviano dati su un'infrastruttura pubblica, si desidera anche confermare le funzionalità di riservatezza dei dati del proprio fornitore. Nelle infrastrutture pubbliche, i dati di più clienti vengono archiviati sullo stesso hardware in quelle che vengono definite architetture "multi-tenant", il che significa che i tuoi dati vengono compressi con gigabyte di dati di altri clienti, ma a te sembra che tutto sia dedicato ai tuoi dati. È come dovrebbe essere, ma assicurati che il fornitore supporti le funzionalità di privacy dei dati, il che significa forti controlli di accesso e la capacità per te, il cliente, di controllare dove sono archiviati i dati nei loro data center.

6. Utilizzare Analytics per individuare i backup

Sebbene una volta il backup e il ripristino fossero considerati un processo utilizzato per correggere la perdita di dati in seguito a un disastro, il software di oggi consente a questi sistemi di fornire servizi più complessi e proattivi. Ad esempio, se viene richiesto alla propria azienda di fornire dati alle autorità legali, è possibile utilizzare un backup dei dati e strumenti di analisi aziendale per individuare i dati esatti necessari. Quindi puoi presentare le informazioni mentre la tua azienda è attiva e funzionante, piuttosto che chiudere l'intera azienda e consegnare server fisici, laptop e smartphone mentre si verifica un'indagine.

"Oggi, molto di ciò che si ottiene in termini di analisi è server per server, nodo per nodo o endpoint per endpoint", ha affermato Faith. "Ma ci sono informazioni più interessanti che puoi ricavare dall'analisi avanzata e dalla scoperta di dati intelligenti. Per le aziende che si trovano in settori con molta supervisione, quando ricevi una richiesta di scoperta elettronica o un requisito di sospensione legale, sei in grado di rispondere a quelli rapidamente e facilmente con analisi avanzate ".

7. Fai un vortice

Infine, assicurati di testare regolarmente i tuoi backup. Set-and-forget è una trappola in cui cadono molte PMI quando si tratta di backup. La maggior parte delle app di backup è quasi completamente automatizzata, quindi è facile dimenticare che stanno funzionando, specialmente quando la maggior parte di quel lavoro sta probabilmente avvenendo dopo ore. Tuttavia, è molto importante impiegare 30 minuti ogni tanto e assicurarsi che (a) i dati di cui è necessario eseguire il backup vengano effettivamente salvati e (b), altrettanto importante, che sia possibile ripristinare tali dati entro l'intervallo di tempo che ti aspetti.

Solo perché i tuoi registri di backup indicano che è stato eseguito un backup alla data X all'ora Y, non significa necessariamente che tutto vada bene. La trasmissione al cloud potrebbe essere stata irregolare o interrotta o forse i file salvati in qualche modo potrebbero essere danneggiati. Non è qualcosa che vuoi scoprire il giorno in cui devi effettivamente accedere ai tuoi file di backup. Quindi, prenditi solo pochi minuti e ripristina alcuni file dal tuo backup più recente ogni tanto, quindi sai per certo che tutto funziona.

La maggior parte dei professionisti IT più esperti consulterà un test mensile o addirittura settimanale del processo di backup, ma proviene da persone che lavorano nel settore IT. Se hai uno staff IT nella tua azienda, quindi, testare mensilmente è probabilmente il miglior equilibrio tra sicurezza dei dati e sovraccarico del carico di lavoro IT. Ma se sei un piccolo imprenditore senza personale IT a bordo, puoi giocare un po 'più rilassato con il tuo programma di test di backup, anche se una volta ogni trimestre dovrebbe essere il minimo.