4 modi per combattere il sovraccarico di e-mail in ufficio

L'e-mail è un problema per quasi tutti, ma in ufficio, in particolare, crea distrazioni e consuma tempo che potrebbe essere meglio speso per svolgere il lavoro effettivo. Alcune persone si riferiscono a controllare e rispondere alle e-mail come "fare lavoro per lavoro", piuttosto che fare il lavoro stesso.

I proprietari e i dirigenti delle imprese possono aiutare sia se stessi che i propri dipendenti a combattere il sovraccarico di posta elettronica sul lavoro.

Innanzitutto, incoraggiare la comunicazione faccia a faccia. Far parlare i dipendenti quando non è necessaria la posta elettronica può davvero aiutare a ridurre le email inutili. Le conversazioni faccia a faccia sono anche meglio dell'email per argomenti delicati, quando il tono e il sentimento contano davvero. Pochissime persone sono tanto abili nel trasmettere le proprie emozioni nella lingua scritta quanto lo sono oralmente.

In secondo luogo, utilizzare un programma di messaggistica istantanea. Per domande e risposte rapide, non puoi davvero battere IM. Alcune aziende vietano ai dipendenti di installare tali programmi, ma penso che in realtà siano un vero vantaggio in ufficio. Puoi ricevere la messaggistica istantanea in un'app standalone o in una piattaforma di business online, come Podio, Yammer, Jive. Se la tua organizzazione utilizza Google Apps, puoi sempre sfruttare Google Talk. Qualunque app di messaggistica istantanea scegliate, assicuratevi che tutti nell'organizzazione utilizzino la stessa cosa. E se il reparto IT ha restrizioni su ciò che i dipendenti possono installare, assicurati che il team sappia quale app di messaggistica istantanea tutti dovrebbero utilizzare in modo da poter verificare le installazioni.

In terzo luogo, trova un posto migliore dell'email per i messaggi comuni. Un chiaro esempio è quando i dipendenti inviano un'e-mail per far sapere a tutti che sono malati, in vacanza o in partenza anticipata. Questi sono messaggi comuni che si aggiungono al disordine delle e-mail ma non è necessario. Una soluzione potrebbe essere quella di avere un calendario condiviso. Un altro potrebbe essere che un assistente amministrativo tenga traccia di chi entra e esce e invia invece un'email consolidata.

In quarto luogo, essere un modello di ruolo e-mail. Se sei il capo di un'azienda o di un dipartimento, assicurati che le tue abitudini di posta elettronica riflettano ciò che desideri che i dipendenti facciano. Scrivi e-mail più brevi quando puoi. Parla con le persone faccia a faccia quando è il giusto metodo di comunicazione. Usa la messaggistica istantanea e fai qualsiasi altra cosa desideri che i dipendenti facciano. Le persone seguiranno il tuo esempio, ed è così che sviluppi una migliore cultura aziendale intorno alla posta elettronica.

Risorse addizionali

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• Intervista: Dmitri Leonov di SaneBox sulla gestione delle e-mail
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