Revisione e valutazione delle spese Zoho

Zoho è noto principalmente per due cose: in primo luogo ha una biblioteca relativamente grande di soluzioni software orientate alle piccole imprese, e in secondo luogo, è una società gestita da programmatori, che mostra in che modo i loro prodotti sono progettati e sviluppati - soluzioni mirate altro mirato a flussi di lavoro specifici anziché a un tipo di pubblico. Ciò mostra in Zoho Expense (che inizia a $ 3 al mese quando viene fatturato mensilmente per 10 utenti ed è disponibile anche in una versione freemium), un eccellente strumento di tracciamento delle spese che fa bene al suo set specifico di attività e può essere personalizzato tanto quanto la maggior parte i clienti richiederanno. Un altro vantaggio di Zoho Expenses è la selezione di software che rientra nel piano Zoho One, al prezzo di $ 30 per dipendente al mese, un affare interessante. Ciò equivale a $ 1 al giorno per dipendente per tutto il software Zoho. Abbiamo trovato l'app più intuitiva per gli amministratori e gli account delle PMI che per i dipendenti, ma Zoho Expense è ancora uno strumento prezioso per i viaggiatori d'affari. Mentre la sua interfaccia utente complessiva (UI) non è all'altezza degli strumenti di Scelte dei nostri redattori che certificano e Expensify, Zoho Expense può altrimenti fare tutto.

Zoho Expense ha una prova gratuita di 14 giorni che ti consente di esplorare l'app in profondità, ma potrebbe essere più facile acquisire familiarità con il software utilizzando la sua versione gratuita, che supporta fino a tre utenti. L'abbonamento gratuito limita l'archiviazione delle ricevute a 5 gigabyte (GB) per tutti gli utenti e 100 ricevute digitalizzate al mese. Altrimenti, quasi tutto viene incluso nella versione a pagamento, incluso il supporto per più valute, l'importazione di dati da carte di credito, l'applicazione delle policy e la sicurezza che si basa sulla crittografia Secure Sockets Layer (SSL) e l'autenticazione a due fattori. L'abbonamento Premium di Zoho Expense, che rimuove le limitazioni di archiviazione e aggiunge un flusso di lavoro di approvazione, inizia a $ 3 al mese per 10 utenti, aggiungendo $ 3 al mese per ogni utente aggiuntivo. Sono disponibili piani personalizzati per organizzazioni con oltre 500 utenti.

Inserimento dati funzionale, Mobile-First

Gli utenti finali (ovvero i dipendenti che desiderano il rimborso delle spese) possono inserire i dati in diversi modi. L'azienda si aspetta che la maggior parte degli utenti acquisisca le ricevute utilizzando l'app mobile Zoho Expense per iOS, Android e Windows Phone, e questo è sicuramente il più snello. Ma puoi anche ottenere facilmente i dati nel sistema usando il sito Web di Zoho Expense (dove puoi trascinare e rilasciare la ricevuta sullo schermo), inviando per e-mail le ricevute a un ID utente dedicato per ciascun dipendente o mediante sincronizzazione con carte di credito aziendali o personali. Nel frattempo, Zoho Expense ha aggiunto la possibilità di eliminare in blocco gli utenti, che può essere una funzione utile.

Zoho Expense ha due caratteristiche che mancano alle altre. È l'unica app che offre un componente aggiuntivo per il browser web Google Chrome. Taglia una parte di una pagina Web e la considera come una ricevuta. Inoltre, Zoho Expense ha una "schermata di aggiunta in blocco delle spese" in modo da poter organizzare molte spese su una pagina. Nel modulo simile a un foglio di calcolo, inserisci una data di spesa, un commerciante, una categoria e un importo e collega le loro entrate. Il processo è meno noioso di più drag-and-drop e sicuramente sarebbe conveniente organizzarsi dopo un viaggio d'affari. Ma desideriamo che Zoho Expense abbia approfondito ulteriormente questa funzione, permettendoci di caricare un foglio di calcolo per prepopolare tutti quei campi. È il tipo di cosa che potremmo fare sul volo di ritorno.

Zoho Expense cerca di ridurre al minimo l'immissione di dati, soprattutto nella sua esperienza mobile. Dall'app, scatti una foto di una ricevuta e questa viene caricata automaticamente. La funzione OCR di Zoho Expense svolge un ottimo lavoro nella scansione delle ricevute per data, nome del commerciante e importo. Una volta mappato un fornitore a una categoria, si ricorda l'associazione per la prossima volta. Una spesa può essere assegnata come fatturabile a un cliente, quindi è possibile addebitare ai clienti le forniture acquistate per loro conto. E se dovessi inserire accidentalmente una ricevuta due volte, Zoho Expanse la contrassegnerà.

In ogni caso, Zoho Expense organizza tutto per rapporti denominati ("Spese di settembre" o "Viaggio a St. Louis"). È possibile inviare report dall'app mobile o dal sito Web, nonché ottenere una panoramica dello stato corrente per ogni invio. La dashboard della pagina Web di Zoho Expense comunica a colpo d'occhio lo stato delle ricevute, i rapporti in corso e lo stato corrente dei rapporti inviati. Questo è abbastanza intuitivo e lo distingue dalle app con interfacce leggermente più confuse, come Concur Expense.

Una cosa carina: se stai mettendo insieme un rapporto da una raccolta di entrate, Zoho Expense ti ricorda le spese non dichiarate. Cioè, ti farà notare che ieri hai caricato una ricevuta che non hai aggiunto a un rapporto e ti chiederà se desideri includerla in questo invio.

Cancella controllo per amministratori

Come molte altre app, Zoho Expense ha tre tipi di utenti: mittenti, approvatori e amministratori. Ognuno può avere più ruoli. Ad esempio, un amministratore può concedere agli approvatori la capacità di approvare le proprie spese e il software supporta più livelli di approvazione. È possibile creare una regola in cui un manager approva un report con un totale inferiore a un determinato importo. Se si supera tale importo, il rapporto viene inviato a un vice presidente. È inoltre possibile creare una politica aziendale in cui gli approvatori devono approvare i report entro un determinato numero di giorni e ricordare loro quando si avvicina quella data. E recentemente aggiunto: la possibilità di delegare un'approvazione a un altro membro dello staff quando il consueto approvatore non è disponibile.

È semplice anche per il capo. Zoho Expense presenta all'amministratore una chiara immagine di ogni rapporto in coda, comprese le ricevute associate. L'approvazione è semplice come fare clic su un pulsante. Quando una regola è stata violata, ad esempio se una spesa è stata inviata due volte, la violazione viene segnalata nella parte superiore del report, insieme a un collegamento che consente di vedere chiaramente la violazione e suggerisce una soluzione. Sebbene non sia un processo così semplice come lo troverai in Abacus, questo sarà comunque molto facile da imparare per i nuovi utenti.

Ma c'è molto spazio per personalizzare il sistema. Ad esempio, ogni categoria di spesa può avere i propri requisiti, ad esempio le spese per il pranzo che richiedono una ricevuta superiore a $ 20 e l'impostazione di un massimo di $ 100 prima di attivare un avviso. È anche facile aggiungere categorie. E ci sono molti modi per personalizzare ciò che gli utenti vedono su una voce di spesa, ad esempio se Zoho Expense richiede la posizione o il nome del progetto e quali elementi sono obbligatori.

Uno strumento di monitoraggio delle spese solido per le PMI

A differenza delle altre app online in questa carrellata, Zoho Expense fa parte di una suite di prodotti che include contabilità, gestione delle relazioni con i clienti (CRM) con Zoho CRM, sondaggi online e molte altre app aziendali. Zoho Expense fa buon uso di questa integrazione, quindi in qualche modo ottieni più di quanto paghi. Se lo colleghi ad Zoho CRM, ad esempio, i team di vendita possono accumulare spese legate ai clienti, facilitando l'invio da parte del cliente o su base di progetto.

Oltre al software di Zoho, Zoho Expense si collega a Intuit QuickBooks per la contabilità, in modo da poter pianificare i rimborsi nei normali cicli contabili. Senza tale integrazione, è necessario esportare e importare i dati come CSV (con modelli personalizzati per l'esportazione dei dati) e annotare il rimborso in Zoho Expense. E, dal momento che è possibile creare ruoli personalizzati come un contabile esterno autorizzato ad accedere al sistema, questo è qualcosa che una PMI può scegliere di trasferire a un esperto.

Zoho Expense è un vero vantaggio per gli amministratori che vogliono tenere traccia delle analisi. Puoi vedere i soldi spesi per categoria, commerciante, clienti, persino progetti e suddividere i dati per utente, dipartimento e valuta. Diversi rapporti mostrano dove sono andati i soldi. Sono solo testo, niente grafici carini, ma se sei un contatore bean potresti essere più interessato alla capacità del software di esportare i grafici come XLS, CSV o PDF, o al modo in cui si integra facilmente con Zoho Sheet, consentendo per creare immagini colorate con quell'app. Infine, poiché Zoho Expense si collega ai propri Zoho Books e si integra con Zoho Reports, presumibilmente i contabili avranno abbastanza lavoro con cui redigere qualsiasi rapporto di cui potrebbero aver bisogno. Oltre alle applicazioni Zoho, Zoho Expense si integra anche con suite di produttività come Google G Suite e Microsoft Office 365. Un'integrazione inaspettata è la capacità di ottenere entrate dalle tue uscite Lyft.

Nel complesso, Zoho Expense funzionerà per la maggior parte delle PMI. Con un set di funzionalità accattivanti, eccellenti capacità di integrazione e una buona serie di opzioni di prezzo, Zoho Expense è uno strumento fenomenale che è solo un livello al di sotto dei nostri strumenti di scelta degli editori Certify Now e Rydoo.